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N°27-2003 du 02.04.2003 |
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EXERCICE D'EVALUATION ET DE PROMOTION L'exercice d'évaluation du personnel qui a débuté le 15 janvier 2003
conduit les évaluateurs et les validateurs à attribuer des notes qui
constitueront une des composantes de base de l'exercice de promotion 2003.
I.
Importance relative des points en 2003 Pourquoi des points ?
Non. Lors de l'exercice de promotion, un certain nombre d'autres points pourront être attribués par les directions générales et par l'Autorité Investie du Pouvoir de Nomination sur proposition des Comités de promotion. Sans entrer dans le détail de ces différents types de points, il convient de souligner le rôle important que joueront les « points de priorité » (maximum 10 par fonctionnaire) et les points de priorité transitoires (attribués d'office, à titre exceptionnel en 2003, à raison de 1 point par année d'ancienneté de grade, avec un maximum de 7 points par fonctionnaire). De plus, le Comité de promotion (organe dans lequel siègent des représentants de l'administration et du Comité du Personnel) pourra proposer d'attribuer un certain nombre de points aux fonctionnaires ayant accompli des tâches dans l'intérêt de l'institution (jusqu'à 2 points). En 2003, les Comités de promotion disposeront d'un contingent de points supplémentaires qu'ils pourront attribuer notamment en vue d'assurer une répartition équilibrée des fonctionnaires promus (jusqu'à 2 points). Est-il exact que, en 2003, les points de priorité n'iront qu'aux fonctionnaires ayant reçu les meilleures notes ? L'objectif des points de priorité est de récompenser les bonnes performances démontrées en cours d'année. Par conséquent, lorsque le nouveau système sera pleinement opérationnel, il y aura un lien étroit entre la note et les points de priorité. L'année 2003 est cependant une année de transition. Les fonctionnaires démarrent en effet tous avec un stock de points égal à zéro tandis qu'en régime, les fonctionnaires auront accumulé des points à chaque année de présence dans le grade. En 2003, les points de priorité seront donc utilisés également en vue de remédier à ce manque d'accumulation de points. Par conséquent, le lien entre la note de l'année et les points de priorité ne sera pas aussi étroit en 2003. Dans ce cas, n'y a-t-il pas un risque de voir les points de priorité attribués de façon discrétionnaire ? L'objectif des points de priorité est de tenir compte, à l'échelle d'une Direction générale, des mérites des fonctionnaires et de leur contribution aux travaux de la Direction générale. Par conséquent, les points de priorité joueront un rôle important pour rendre plus équitable la comparaison entre fonctionnaires telle qu'elle ressortirait d'une simple comparaison des notes décernées par plusieurs évaluateurs et validateurs. Les points de priorité joueront un rôle particulièrement important en 2003 pour tenir compte du mérite dans la durée (transition, voir point précédent). Ils représentent pour les fonctionnaires la garantie de voir leurs mérites pris en considération dans la durée et pas seulement sur base du rapport d'évolution de carrière. Comment fonctionne le mécanisme de promotion ? Les points obtenus en 2003 et les années suivantes (points de mérite, de priorité, de priorité transitoires,...) sont cumulés jusqu'à obtention d'une promotion. Le fait de dépasser le seuil de promotion définitif (c'est-à-dire celui qui est connu en fin d'exercice, voir point suivant) donne "droit" 2 à la promotion. Le fait d'atteindre tout juste le seuil de promotion définitif peut placer le fonctionnaire en position « d'ex aequo » qui devra peut-être (si les possibilités budgétaires ne permettent pas de promouvoir tous les ex aequo) être départagé par le Comité de promotion. Lors de la promotion, le seuil de promotion est retranché du total de points accumulés par le fonctionnaire. Le solde résiduel est reporté dans le grade suivant. Quels seront les seuils de promotion en 2003 ? En 2003, les fonctionnaires n'auront pas encore accumulé de points. Les seuils de promotion indicatifs seront donc adaptés en conséquence et se situeront à un niveau assez bas, de l'ordre de 20 à 30 points selon le grade. Les seuils de promotion indicatifs pour 2003 seront publiés par la DG ADMIN lors du lancement de l'exercice de promotion. Ces seuils seront des seuils indicatifs susceptibles de varier en fonction des choix opérés par les directions générales en matière d'attribution des points. Pourquoi la DG ADMIN publie-t-elle des seuils indicatifs plutôt que les seuils définitifs ? Parce que les seuils définitifs ne seront connus par la DG ADMIN qu'à la fin de l'exercice de promotion, lorsque tous les points auront été attribués. Comment évolueront les seuils de promotion ? Les seuils augmenteront progressivement jusqu'à se stabiliser lorsque l'ensemble des fonctionnaires auront accumulé assez de points. D'après les estimations, les seuils devraient croître d'environ 16 ou 17 points entre 2003 et 2004. Quel est le poids relatif d'un point dans le nouveau système ? Les points sont accumulés par les fonctionnaires dans la perspective d'atteindre le seuil de promotion. Ce processus d'accumulation s'étale habituellement sur plusieurs années (typiquement 4 ou 5 ans, voire plus, selon le grade si l'on excepte les grades de base). Dans un scénario d'accumulation dans le temps, une différence d'un point une année (par exemple : recevoir 14 points de mérite plutôt que 15 points de mérite en 2003) fait finalement très peu de différence. Pourquoi une « moyenne cible » au niveau de la Commission ?
La grille de notation permet d'attribuer des notes comprises entre 0 et 20. Le niveau de 10/20 correspond - comme dans la plupart des systèmes de notation - au niveau de performances tout juste suffisant. La Commission estime que la performance de son personnel est très bonne en moyenne et qu'elle se situe donc à un niveau moyen supérieur à 10/20. La note de 14/20 correspond à un niveau de performance très bon et équilibré sur l'ensemble des critères d'évaluation et doit donc concerner des fonctionnaires ayant fait preuve d'un très bon résultat d'ensemble. A cet égard, il convient de rappeler l'interprétation de la note de 14/20 telle qu'elle a été présentée en réunion des Directeurs généraux : "In response to a question concerning the attribution of points within the CDR process, H. Reichenbach clarified that while the indicative average number of points for the Commission as a whole had been fixed at 14, the range for well performing officials in the new system was between 12-16 points. 14 points would be given to officials having achieved very good results. For higher marks exceptional efforts would be required. Officials receiving 12 and 13 points were to be considered to be performing perfectly satisfactorily". Ma note est un peu inférieure à 14/20 : qu'est-ce que cela signifie ? Comme indiqué en réunion des Directeurs généraux (cf. point précédent), des notes de l'ordre de 12 et 13 points témoignent de bonnes performances. Ces notes sont tout à fait normales dans un système où la plus grande partie des personnes se situent autour de la moyenne (c'est-à-dire un peu en dessous ou un peu au-dessus). De plus, il ressort de la réponse à la question « Quel est le poids relatif d'un point de mérite ? » que l'écart de quelques points qui sépare une note de 14/20 d'une note un peu inférieure à 14/20 est marginal si l'on se place dans une perspective de cumul dans le temps et si l'on tient compte des autres points qui interviennent dans le système. Les notes de 10 à 11 points témoignent de performances faibles à suffisantes tout en plaçant le fonctionnaire qui les reçoit au-dessus de la barre de la « sous-performance » et donc sur la voie d'une carrière « lente » (cf. la notion de « carrière lente » plus bas). Les notes inférieures ou égales à 9 points témoignent de prestations insuffisantes et du besoin de mesures en vue de faire des progrès dans au moins un des domaines évalués (performances, comportement, conduite). Avec ce système, les évaluateurs et validateurs n'ont-ils pas perdu leur liberté d'appréciation ? Non. La publication d'une moyenne cible ne fait que fixer les ordres de grandeur qui serviront de base à l'évaluation. Il appartient ensuite à chaque évaluateur ou validateur - à partir de la moyenne cible publiée - de positionner les fonctionnaires en fonction de leurs performances. Sur quels éléments les évaluateurs et validateurs fondent-ils l'attribution d'une note ? La phase de préparation de l'exercice d'évaluation a conduit les évaluateurs et les validateurs de chaque DG à définir, à partir d'une « grille des compétences » diffusée par la DG ADMIN, des standards d'évaluation permettant d'apprécier avec une plus grande objectivité le positionnement de chaque fonctionnaire en termes de performances, de comportement et de conduite. A partir de l'année prochaine, les objectifs et les critères d'évaluation définis d'un commun accord lors des entretiens d'évaluation, au début de chaque exercice, constitueront un autre point important permettant d'apprécier la qualité des tâches accomplies. Que veut dire 15 / 75 /10 ? Footnotes 1 Il est important de remarquer que
l'activité à temps partiel n'engendre aucun ajustement des points («
note sur 20 » = points de mérite que l'on travaille à temps plein ou à
temps partiel à la Commission).
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