Bruxelles, le 9 juillet 2003
OIB.4/DG/bv D(03) 4482

MODALITES D'UTILISATION DES VEHICULES DE SERVICE
PAR LE PERSONNEL DE LA COMMISSION

1. DEMANDES DE VOITURES DE SERVICE
2. INFORMATIONS PRATIQUES



L'Office Infrastructures et Logistique Bruxelles rappelle les modalités d'utilisation des véhicules du pool transport par le personnel de la Commission en vigueur depuis le 10 décembre 1996¹ .

Dans la limite des disponibilités, des véhicules du pool peuvent être mis à la disposition des fonctionnaires/agents pour les déplacements à des fins de service.

Il est précisé que les véhicules du pool ne peuvent pas être utilisés :

• Pour les déplacements du domicile du fonctionnaire ou de l'agent vers le bureau et vice versa, sauf cas exceptionnels dûment motivés telles des raisons médicales;
  
• Pour les destinations desservies par les deux lignes 21 et 22 ou par les facilités de transport public mises à disposition du personnel des Directions Générales et Services sis hors les périmètres couverts par Eurobus (ligne 12 pour l'aéroport national, notamment);
  
• Pour des destinations desservies par des transports en commun directs et/ou rapides (Paris et, en fonction des horaires, Luxembourg);
  
• Pour les déplacements vers des villes d'Etats Membres limitrophes à la Belgique lorsque le nombre de passagers est inférieur à trois, à l'exception des fonctionnaires et agents de grade A2 ayant présenté une demande spécifique;
  
• En dehors des heures ouvrables officielles sauf cas d'urgence et/ou de sécurité;
  
• Pour les départs et retours de missions (aéroport/gares), l'indemnité journalière couvrant forfaitairement l'ensemble des dépenses du chargé de mission en ce y compris les frais de taxi.
  
Dans ce contexte, il est rappelé les dispositions du Guide des missions du 23 mai 2003 quant aux conditions de prise en charge de certains frais de transport en mission (http://www.cc.cec/guide/missions/7725.htm) - notamment au cas de départ matinal ou de retard tardif - et de dérogations à faire signer par l'ordonnateur concerné, à charge de la Direction Générale compétente.

1. A. DEMANDES DE VOITURES DE SERVICE
   
   Déplacements à Bruxelles et périphérie :
   
   Les demandes - strictement liées à un besoin de service - seront à faire par téléphone auprès du "dispatching" (ext. : 56565) puis à confirmer par e-mail à l'adresse OIB BXL TRANSPORT ou par fax (98686).
   
   Si le pool Logistique et Services ne peut faire face à toutes les demandes de voitures, il pourra être fait appel à un service de taxis. Il est à préciser que les demandes de taxis ne peuvent être introduites que par l'Unité "Logistique et Services" auprès de la compagnie bénéficiant d'un contrat avec la Commission. Toute saisine des services d'un taxi par un fonctionnaire ou agent sera à la charge de celui-ci.
   
   Missions hors de Bruxelles :
   
   Les demandes sont à adresser par e-mail (OIB BXL TRANSPORT), au minimum deux jours avant le départ, au dispatching de l'Unité "Logistique et Services" de l'OIB, accompagnées de la copie de l'ordre de mission. Il doit obligatoirement être visé par le Chef d'Unité Ressources Humaines de la Direction Générale d'affectation du fonctionnaire/agent concerné. Il sera précisé la ou les raisons pour lesquelles l'utilisation des transports en commun s'avère impossible ou moins économique.
   
   La prise en charge s'effectue au départ d'un immeuble de la Commission.
   
   
2. B. INFORMATIONS PRATIQUES
   
   Horaire de travail du dispatching :
   
   • N° de téléphone: 56565
     
   • N° de fax: 98686
     
     
   • Lundi au jeudi: 7H30 à 19H30
     
   • Vendredi: 7H30 à 18H30
     
   
   Horaire de travail du pool automobile :
   
   L'horaire normal de travail du pool automobile est l'horaire officiel de la Commission :
   
   • Lundi: 8H45 à 13H00 - 14H15 à 17H30
     
   • Mardi à jeudi: 8H30 à 13H00 - 14H15 à 17H30
     
   • Vendredi: 8H30 à 13H00 - 14H15 à 16H30
     
   
   Obtention d'une voiture en dehors des heures de travail du dispatching :
   Une permanence est assurée par le dispatching (ext. 56565) pour les cas d'urgence ou pour des raisons impératives de service les soirs de semaine à partir de 19H30 (le vendredi après 18H30).
   
   En dehors de l'horaire officiel du dispatching, il sera recouru aux services de taxis via la permanence du dispatching (cf. liste des permanences du Secrétariat Général, ainsi que les week-ends et jours fériés ou le 53000 qui dispose des numéros de GSM de la permanence).
   
   Transport par bus :
   
   Les déplacements pour des groupes peuvent être assurés. Les demandes visées par le Chef d'Unité Ressources Humaines de la Direction Générale concernée seront adressées au dispatching (fax 98686).
   
   Transport du courrier vers Luxembourg :
   
   Le secteur Courrier Central de l'Unité "Logistique et Services" assure une liaison journalière entre Bruxelles et Luxembourg pour le transport du courrier (ext. 93299).
   Transport par camions :
   Les demandes sont à adresser par note à l'Unité "Logistique et Services", ou par fax 98686 ou par e-mail (OIB BXL Transport), en mentionnant :
   
   
   • La destination, l'expéditeur,
     
   • Le cubage,
     
   • Le nombre de colis (documents ou matériel) description volume, valeur, couverture assurance,
     
   • Le poids,
     
   • La durée de la mission au cas d'expositions.
     
   
   L'Unité "Logistique et Services" fournira toute information quant aux villes desservies, aux fréquences, aux coûts y relatifs et, le cas échéant, étudiera toute formule susceptible de répondre au mieux aux besoins des services.
   

FOOTNOTE

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¹ Cf. Informations administratives du 3 janvier 1997