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N°27-2003 du 02.04.2003 |
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BEURTEILUNGS- UND BEFÖRDERUNGSVERFAHREN Häufig gestellte Fragen zu Punkten, Durchschnittswerten und Beförderungsgeschwindigkeiten In dem am 15. Januar 2003 eingeleiteten Beurteilungsverfahren nehmen die beurteilenden und gegenzeichnenden Beamten Bewertungen vor, die eine der Grundlagen für das Beförderungsverfahren des Jahres 2003 bilden.In der vorliegenden Verwaltungsmitteilung wird Folgendes erläutert:
I. Relatives Gewicht der Punkte im Jahr 2003 Weshalb werden Punkte vergeben ?Die Beförderung erfolgt auf der Grundlage der Verdienste. Das ab 2003 geltende neue Beförderungssystem beruht auf dem Grundsatz, dass im Zeitverlauf Punkte angesammelt werden. Damit Verdienste angesammelt werden können, müssen sie zuerst einmal gemessen werden. Zu diesem Zweck wurde für das Beurteilungsverfahren ein Punktesystem eingeführt. Auf welche Weise werden die Bewertungen im Rahmen des Beurteilungsverfahrens beim Beförderungsverfahren berücksichtigt ? Abgesehen von bestimmten Sonderfällen werden die Bewertungen im Rahmen des Beurteilungsverfahrens (die mit x von 20 Punkten quantifiziert werden) auch für das Beförderungsverfahren verwendet (so führt beispielsweise eine Bewertung mit 14 von 20 Punkten im Beurteilungsverfahren zu 14 "Verdienstpunkten" für das Beförderungsverfahren). Können Sie einige Beispiele für Sonderfälle geben ? Ein Sonderfall liegt in erste Linie dann vor, wenn ein Beamter nicht während des gesamten Beurteilungszeitraums (vom 1.7.2001 bis zum 31.12.2002) seinen Dienst versehen hat oder im aktiven Dienst stand1 . Beispiele:
Werden im Beförderungsverfahren nur die Verdienstpunkte aus dem Beurteilungsverfahren berücksichtigt ? Nein. Im Beförderungsverfahren können die Generaldirektionen und die Anstellungsbehörde auf Vorschlag der Beförderungsausschüsse eine bestimmte Anzahl von weiteren Punkten vergeben. Ohne näher auf sämtliche Einzelheiten der verschiedenen Punktearten eingehen zu wollen, muss auf die wichtige Rolle der "Prioritätspunkte" (höchstens zehn je Beamter) und der Prioritätspunkte für den Übergangszeitraum verwiesen werden (letztere werden 2003 ausnahmsweise vergeben, wobei der Beamte für jedes Jahr seines Beförderungsdienstalters einen Punkt - insgesamt aber höchstens sieben Punkte - erhält). Darüber hinaus kann der Beförderungsausschuss (ein Gremium, dass sich aus Vertretern der Verwaltung und der Personalvertretung zusammensetzt) vorschlagen, eine Anzahl von Punkten (jeweils bis zu zwei) an Beamte zu vergeben, die Tätigkeiten im Interesse des Organs wahrgenommen haben. 2003 werden die Beförderungsausschüsse über ein Kontingent an Zusatzpunkten verfügen, die sie im Hinblick auf eine ausgewogene Verteilung der beförderten Beamten vergeben können (jeweils bis zu zwei Punkte). Trifft es zu, dass 2003 nur die Beamten mit den höchsten Bewertungen Prioritätspunkte erhalten werden ? Das Ziel der Prioritätspunkte besteht darin, die guten Leistungen zu belohnen, die der Beamte im Beurteilungszeitraum erbracht hat. Daher wird nach der vollständigen Einführung des neuen Systems ein enger Zusammenhang zwischen der Bewertung und den Prioritätspunkten bestehen. 2003 ist indessen ein Jahr des Übergangs. Die Beamten starten alle mit null Punkten, wogegen sie nach der vollständigen Einführung des Systems alljährlich in ihrer Besoldungsgruppe Punkte sammeln werden. 2003 werden deshalb die Prioritätspunkte unter anderem dazu dienen, die nicht angesammelten Punkte auszugleichen. In diesem Jahr wird deshalb ein weniger enger Zusammenhang zwischen der jährlichen Beurteilung und den Prioritätspunkten bestehen. Kann dies nun aber nicht dazu führen, dass bei der Vergabe der Prioritätspunkte willkürlich vorgegangen wird ? Das Ziel der Prioritätspunkte besteht darin, auf der Ebene einer Generaldirektion die Verdienste der Beamten und ihren Beitrag zu den Tätigkeiten der Generaldirektion zu berücksichtigen. Die Prioritätspunkte sind also wichtig, denn sie führen zu einem ausgewogeneren Vergleich zwischen den einzelnen Beamten als wenn lediglich die von mehreren beurteilenden und gegenzeichnenden Beamten vorgenommenen Bewertungen miteinander verglichen werden. Die Prioritätspunkte sind 2003 besonders wichtig, um den Verdiensten im Zeitverlauf Rechnung zu tragen (siehe hierzu den vorangehenden Abschnitt über den Übergangszeitraum). Sie gewährleisten, dass die Verdienste der Beamten im Zeitverlauf und nicht nur auf der Grundlage der Beurteilung der beruflichen Entwicklung berücksichtigt werden. Wie funktioniert das Beförderungssystem ? Die 2003 und in den folgenden Jahren erhaltenen Punkte (Verdienstpunkte, Prioritätspunkte, Prioritätspunkte für den Übergangszeitraum, ...) werden bis zu einer Beförderung gesammelt. Wird die definitive Beförderungsschwelle (also die am Ende des Verfahrens bekannt gegebenen Schwelle; siehe hierzu den folgenden Abschnitt) überschritten, besteht ein "Anspruch"2 auf eine Beförderung. Hat der Beamte die definitive Beförderungsschwelle knapp erreicht, kann er sich gleichauf befinden mit anderen Beamten. Wenn es die Haushaltsmöglichkeiten nicht zulassen, alle Anwärter zu befördern, muss der Beförderungsausschuss entscheiden. Bei der Beförderung wird die der Beförderungsschwelle entsprechende Punktezahl von der Gesamtzahl der vom Beamten gesammelten Punkte abgezogen. Die restlichen Punkte werden in die höhere Besoldungsgruppe mitgenommen. Wie hoch werden 2003 die Beförderungsschwellen liegen ? Da die Beamten 2003 noch keine Punkte angesammelt haben, werden die Richtschwellen für die Beförderungen dementsprechend niedrig sein (je nach Besoldungsgruppe sollen sie zwischen 20 und 30 Punkte betragen). Die Richtschwellen für 2003 werden von der GD ADMIN bei der Einleitung des Beförderungsverfahrens bekannt gegeben. Bei diesen Schwellen wird es sich also um Richtwerte handeln, die entsprechend der Punktevergabe durch die einzelnen Generaldirektionen variieren können. Weshalb gibt die GD ADMIN Richtschwellen und keine definitiven Schwellen bekannt ? Weil die GD ADMIN die definitiven Schwellen erst am Ende des Beförderungsverfahrens nach der Vergabe sämtlicher Punkte kennen wird. Wie werden sich die Beförderungsschwellen entwickeln ? Die Beförderungsschwellen werden schrittweise angehoben und sich einpendeln, wenn alle Beamten genügend Punkte gesammelt haben. Es kann davon ausgegangen werden, dass die Beförderungsschwellen zwischen 2003 und 2004 um etwa 16 bis 17 Punkte erhöht werden. Welches relative Gewicht hat ein Punkt im neuen System ? Die Beamten sammeln Punkte, um die Beförderungsschwelle zu erreichen. Dieser Sammelprozess erstreckt sich in der Regel über mehrere Jahre (normalerweise über vier bis fünf Jahre oder mehr, abhängig von der Besoldungsgruppe, wobei die Eingangsbesoldungsgruppen eine Ausnahme bilden). Über mehrere Jahre hinweg macht ein Unterschied von einem Punkt pro Jahr (wenn beispielsweise der Beamte in einem Jahr 14 Verdienstpunkte erhält anstatt 15 Punkte wie im Jahr 2003) kaum einen Unterschied aus. II. Anzustrebender Durchschnitt Weshalb wird kommissionsweit ein anzustrebender Durchschnittswert festgelegt ?Im neuen Beförderungssystem wird es keine nach Direktionen und Generaldirektionen getrennte Liste mit den Namen der für eine Beförderung vorgeschlagenen Beamten mehr geben. Alle Beamten werden auf der Grundlage der von ihnen gesammelten Punkte miteinander verglichen. Bei großen Unterschieden in den Bewertungen durch die einzelnen Generaldirektionen (wenn zum Beispiel die GD A durchschnittlich 13 von 20 Punkten vergeben würde und die GD B 17 von 20 Punkten) würde der Vergleich verfälscht (die Beamten der GD B hätten besser Beförderungsaussichten). Eine Analyse der Statistiken über frühere Beförderungsverfahren hat gezeigt, dass die Durchschnittswerte von Generaldirektion zu Generaldirektion zuweilen sehr unterschiedlich waren. Aus diesem Grund wurde ein "anzustrebender Durchschnittswert" festgelegt, dessen Überschreitung Sanktionen zur Folge hat (so wird in allen Besoldungsgruppen das den Generaldirektionen zugeteilte Prioritätspunktekontingent begrenzt, wenn die GD den Zielwert um mehr als einen Punkt überschreitet). Weshalb dürfen die Generaldirektionen nicht "frei" bewerten und die Abweichungen werden anschließend korrigiert ? Ein System zur nachträglichen Korrektur von Abweichungen zwischen den einzelnen Generaldirektionen wäre durchaus denkbar, wurde aber aus folgenden Gründen verworfen:
Weshalb wurde der anzustrebende Durchschnittswert auf 14 von 20 Punkten festgelegt? Gemäß der Beurteilungsskala können zwischen null und 20 Punkte vergeben werden Eine Bewertung mit 10 von 20 Punkten entspricht - wie in den meisten Beurteilungssystemen - einem gerade noch annehmbaren Leistungsniveau. Die Kommission ist der Ansicht, dass die Leistungen ihres Personals im Durchschnitt als sehr gut einzustufen sind und deshalb im Mittel mit über 10 von 20 Punkten bewertet werden müssen. Eine Bewertung mit 14 von 20 Punkten entspricht einem sehr guten, in Bezug auf sämtliche Beurteilungskriterien ausgewogenen Leistungsniveau und muss deshalb erfolgen, wenn der Beamte ein sehr gutes Gesamtergebnis erzielt hat. In dieser Hinsicht wird auf die in der Sitzung der Generaldirektoren erläuterte Auslegung der Bewertung mit 14 von 20 Punkten verwiesen: "In Beantwortung einer Frage zu der Vergabe von Punkten im Rahmen der Beurteilung der beruflichen Entwicklung präzisierte Herr Reichenbach, dass bei einem kommissionsweiten Durchschnittsrichtwert von 14 Punkten die Bandbreite für Beamte mit guten Leistungen im neuen System bei 12 bis 16 Punkten liegt. Beamte mit sehr guten Arbeitsergebnissen erhielten 14 Punkte. Eine höhere Bewertung könne dann erfolgen, wenn der Beamte außergewöhnliche Anstrengungen unternommen habe. Die Leistung von Beamten, die zwischen 12 und 13 Punkte erhielten, sei als völlig zufriedenstellend anzusehen." Ich habe etwas weniger als 14 von 20 Punkten erhalten. Was bedeutet das ? Wie aus der Sitzung der Generaldirektoren hervorgeht (siehe weiter oben), entspricht eine Bewertung mit 12 bis 13 Punkten guten Leistungen. Eine solche Bewertung ist in einem System, in dem die meisten Beamten im Großen und Ganzen dem Durchschnitt entsprechen (also etwas darüber oder etwas darunter liegen können), völlig normal. Davon abgesehen zeigt die Antwort auf die Frage, welches relative Gewicht ein Verdienstpunkt hat, dass der Unterschied von einigen Punkten zwischen einer Bewertung mit 14 von 20 Punkten und einer etwas darunter liegenden Bewertung nicht sehr stark ins Gewicht fällt, wenn man bedenkt, dass mit der Zeit Punkte angesammelt werden und wenn man die anderen Punkte berücksichtigt, die in dem Verfahren vergeben werden. Eine Bewertung mit 10 bis 11 Punkten entspricht einer schwachen bis ausreichenden Leistung, der Beamte bleibt damit aber über der Schwelle, unterhalb deren von gravierenden Leistungsproblemen ("underperformance") gesprochen werden kann, und seine Laufbahnentwicklung verläuft "langsam" (siehe hierzu die Erklärung weiter unten). Eine Bewertung mit 9 Punkten oder weniger spiegelt nicht ausreichende Leistungen wider und macht deutlich, dass in mindestens einem der beurteilten Bereiche (Befähigung, Leistung, dienstliche Führung) Maßnahmen erforderlich sind. Haben die beurteilenden und gegenzeichnenden Beamten in diesem System nicht ihre Beurteilungsfreiheit verloren ? Nein. Durch die Bekanntgabe eines anzustrebenden Zielwertes wird nur eine Bezugsgröße festgelegt, die als Bewertungsgrundlage dient. Danach ist es Sache jedes beurteilenden und gegenzeichnenden Beamten, die Beamten ausgehend von dem bekannt gegebenen anzustrebenden Durchschnittswert ihrer Leistung entsprechend einzustufen. Auf welche Elemente stützen sich die beurteilenden und gegenzeichnenden Beamten bei der Festlegung einer Bewertung ? Bei der Vorbereitung des Beurteilungsverfahrens haben die beurteilenden und gegenzeichnenden Beamten jeder Generaldirektion ausgehend von einem von der GD ADMIN verteilten Beurteilungsraster für die Eignung Beurteilungsstandards festgelegt, die eine objektivere Einstufung des Beamten in Bezug auf Leistung, Befähigung und dienstliche Führung ermöglichen. Ab dem nächsten Jahr werden die am Anfang jedes Beurteilungsverfahrens in den Beurteilungsgesprächen einvernehmlich festgelegten Ziele und Beurteilungskriterien einen weiteren wichtigen Ausgangspunkt für die qualitative Bewertung der ausgeführten Aufgaben bilden. III. 15 / 75 / 10 ? Was bedeuten die Zahlen 15 / 75 /10 ?Aus den Statistiken über die Beförderungsverfahren der letzten zehn Jahre geht hervor, dass insgesamt gesehen4 15% aller Beamten "schnell" befördert werden, 75% mit "normaler" Geschwindigkeit und 10% "langsam". Was bedeutet "schnell", "normal" und "langsam" in diesem Zusammenhang ? Diese Einstufungen beziehen sich auf das durchschnittliche Dienstalter der Beförderten in der Besoldungsgruppe im Vergleich zu verschiedenen statistischen Indikatoren5 . Mit "normaler" Geschwindigkeit befördert zu werden bedeutet, dass der Beamte nach einer "normalen" Anzahl von Jahren befördert wird, wobei die Länge der Wartezeit vor einer Beförderung von Besoldungsgruppe zu Besoldungsgruppe unterschiedlich ist. So gilt es beispielsweise als normal, zwischen drei und fünf Jahre auf eine Beförderung von A7 nach A6 zu warten. Bei Beamten, die in weniger als drei Jahren nach A6 befördert werden, spricht man von einer "schnellen" Laufbahnentwicklung; bei Beamten, die für diese Beförderung länger als fünf Jahre brauchen, von einer "langsamen" Laufbahnentwicklung. Ist es normal, dass die Beamten diesen Anteilen entsprechend mit normaler Geschwindigkeit, schnell oder langsam befördert werden ? Ja. Es ist völlig normal, dass die meisten Beamten nach einer " normalen " Wartezeit (die in etwa dem Durchschnitt entspricht) befördert werden und eine bestimmte (kleinere) Zahl von Beamten schneller oder langsamer. Die Quoten von 15/75/10 entsprechen im Großen und Ganzen der normalen Zusammensetzung einer Population im statistischen Sinne. Müssen sich die beurteilenden und gegenzeichnenden Beamten an die Quoten von 15 / 75 /10 halten ? Die Einteilung in 15 / 75 / 10 Prozent ist in einer relativ großen Population ein statistisch völlig normales Resultat. Es ist deshalb nicht erforderlich, vorab eine entsprechende Festlegung vorzunehmen. Die beurteilenden und gegenzeichnenden Beamten können so bewerten, wie sie es für richtig halten (selbstverständlich unter Berücksichtigung der Beurteilungskriterien und des anzustrebenden Durchschnittswerts), ohne dass dadurch das erwartete Ergebnis (eine "normale" Einteilung der Population) infrage gestellt würde. Bei der Einteilung in 15 / 75 /10 Prozent handelt es sich somit nicht um eine Vorgabe, sondern um das erwartete Ergebnis aus den statistischen Gesetzmäßigkeiten. In der Presse wird über Beurteilungssysteme des Privatsektors berichtet, bei denen die Vorgabe darin bestehen soll, alljährlich bei 10% der Beschäftigten gravierende Leistungsprobleme ("underperformance") festzustellen, damit sie entlassen werden können. Wie verhält es sich mit den Kommissionsbeamten, die in die Gruppe der 10% mit einer "langsamen" Laufbahnentwicklung fallen ? Die in der Presse geschilderten Fälle, in denen 10% der Beschäftigten den Anforderungen nicht genügen sollen, können nicht mit der Gruppe von 10% des Kommissionspersonals gleichgesetzt werden, das aufgrund der statistischen Gesetzmäßigkeiten "langsam" befördert wird. Zunächst einmal ist hierzu festzustellen, dass lediglich bei den Beamten, die in der Kommission weniger als 10 von 20 Punkten erhalten haben, von gravierenden Leistungsproblemen ("underperformance") gesprochen werden kann. Diese Gruppe von Beamten macht ganz bestimmt nicht 10% der Kommissionsbeamten aus, und sie hat nichts mit der Gruppe der "langsam" Beförderten zu tun. Zweitens sei noch einmal daran erinnert, dass es sich bei den 10% mit einer "langsamen" Beförderung nicht um eine Vorgabe, sondern um ein statistisch erwartetes Ergebnis handelt. Drittens fallen unter die "10%" nicht Personen, von denen sich die Kommission trennen möchte, sondern vielmehr Personen, die in die nächste Laufbahngruppe befördert werden, auch wenn diese Beförderung etwas länger auf sich warten lässt ! Footnotes 1N.B.: Eine Teilzeitbeschäftigung führt nicht zu einer Berichtigung der Punktezahl (d.h. es werden x von 20 Punkten vergeben, wobei "x" die Zahl der Verdienstpunkte ist, unabhängig davon, ob der Beamte seinen Dienst voll- oder teilzeitlich versieht).2Dieser "Anspruch" versteht sich vorbehaltlich der Befugnisse der Anstellungsbehörde. 3Es sei denn, in einer Generaldirektion erhalten alle Beamten einer Besoldungsgruppe genau dieselbe Anzahl von Punkten, was aber ganz außergewöhnlich wäre! 4Es gibt Unterschiede zwischen den einzelnen Besoldungsgruppen. 5Die Abgrenzung zwischen einer Beförderung im Rahmen einer "normalen" Laufbahnentwicklung und einer Beförderung im Rahmen einer "schnellen" oder "langsamen" Laufbahnentwicklung wird in Bezug auf den Durchschnitt abzüglich 1 x Standardabweichung (schnell) und dem Durchschnitt zuzüglich 1x Standardabweichung (langsam) festgelegt.
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