Die Postdienste der Kommission dienen der Beförderung und Verteilung der amtlichen Post des Organs. Die gesamte Post - gleich, ob es sich um Sendungen von außen oder um interne Post handelt - wird in Brüssel und Luxemburg von den zentralen Postdienststellen und in Ispra von der „Posta Centrale" in Empfang genommen, sortiert und bearbeitet. Die Post wird mit Pendelbussen zu den Gebäuden befördert, von den Amtsboten der Generaldirektionen und Dienststellen übernommen und an das Personal verteilt.

Der Postdienst darf weder für ungesetzliche oder ordnungswidrige Zwecke noch gegen die Interessen der Gemeinschaften verwendet werden. Seine Inanspruchnahme muss den Vorschriften über den Schutz persönlicher Daten¹ entsprechen und darf die Arbeitsabläufe der die Sendungen verteilenden Dienststellen nicht beeinträchtigen. Eine Inanspruchnahme für gewerbliche Vorgänge oder Tätigkeiten wird als Missbrauch betrachtet.

Es gelten folgende Vorschriften:

1. Amtliche Sendungen :

Die zentralen Poststellen besorgen normalerweise die Verteilung der gesamten ordnungsgemäß adressierten Verwaltungspost (Name, Funktion des Empfängers oder Anschrift²).

Es kann vorkommen, dass die Poststellen eingehende Verwaltungspost öffnen müssen, wenn die Empfängeradresse aus der Beschriftung des Umschlags nicht eindeutig hervorgeht. Diese Öffnung erfolgt ausschließlich zu Zwecken der korrekten Zustellung der Postsendung. Danach wird der Umschlag mittels eines speziellen Klebebands, auf dem vermerkt wird, dass die Sendung vom Zentralen Postdienst geöffnet wurde, wieder geschlossen.

2. Private Sendungen :

Im Allgemeinen wird Privatpost von den zentralen Postdienststellen nicht angenommen. Das Personal ist gehalten, sich private Post an seine Wohnanschrift senden zu lassen. Es gibt jedoch eine gewisse, im vernünftigen Rahmen liegende Toleranzschwelle, die sowohl für den Versand als auch für den Erhalt von privater Post gilt. Davon ausgenommen sind Werbesendungen, die eindeutig keinen Bezug zu den Tätigkeiten der Kommission haben.

• Der gelegentliche Versand privater Post ist unter der Voraussetzung gestattet, dass diese vom Absender frankiert, leserlich beschriftet und auf der Rückseite des Umschlags mit der Anschrift des Absenders versehen wird.
• Die Entgegennahme privater Post ist in beschränktem Umfang gestattet. Der Umschlag muss einen Hinweis auf die private Natur der Sendung tragen, um eine Öffnung durch die Archive und/oder Postdienststellen der Generaldirektionen, in denen die eingehende Post zentral verwaltet wird, zu vermeiden.
• Der Empfang von Korrespondenz, deren Absender Banken und Verwaltungsstellen des Aufnahmelandes sind, wird toleriert, um neu eingestelltem Personal seine Einrichtung zu erleichtern. Nach einer gewissen Zeit sollte sich das Personal jedoch diese Art von Post an seine Wohnanschrift senden lassen.

Eingeschriebene Privatpost (oder Privatpost per Nachnahme): Der Zentrale Postdienst nimmt keine Einschreibesendungen mit privatem Charakter zum Versand entgegen, und das Personal ist seinerseits gehalten, sich solche Sendungen an seine Wohnanschrift zustellen zu lassen. Per Nachnahme gesandte Briefe und Pakete werden nicht entgegengenommen. Außerdem können die zentralen Postdienststellen für diese Art von Sendungen keinerlei Zahlungen durchführen. Die Kommission übernimmt auch keine Haftung bei Verlust oder Nichtzustellung solcher Sendungen.

Rücksendung privater Post bei nicht feststellbarer Anschrift - nicht angenommene Sendungen: Ist der Name des Empfängers angegeben, die Anschrift jedoch falsch, bemühen sich die Amtsboten in den Gebäuden um eine Richtigstellung der Anschrift. Gelingt dies nicht, d.h., stimmt die Anschrift nicht mit dem angegebenen Empfänger überein und ist die Post offensichtlich privater Natur, darf sie von den Dienststellen nicht geöffnet werden und wird an den Absender zurückgesandt. Ist die Anschrift des Absenders nicht auf dem Umschlag angeführt, wird die Sendung dem Postdienstanbieter des Aufnahmelandes zurückgesandt, der entsprechend den geltenden Gepflogenheiten vorgeht.

Sendungen, deren Empfang verweigert wurde, werden auf gleiche Weise behandelt.

Umfangreiche Sendungen, die eindeutig kommerzieller Natur sind (Werbung) werden ausnahmsweise noch während eines Übergangszeitraums bis 1.5.2004 zugestellt, sofern die Anschrift korrekt ist. Der Empfänger wird jedoch mittels eines Etiketts darauf hingewiesen, dass er sich diese Art von Post an seine Wohnanschrift senden lassen muss. Den Absendern wird mitgeteilt, dass solche Sendungen nach Ablauf der Frist auf ihre Kosten zurückgesandt und bei weiterer Übersendung vernichtet werden.

Diese Bestimmungen gelten insbesondere für die Verteilung von Gratiszeitschriften, die in großem Umfang und unverlangt innerhalb des Organs verteilt werden. In diesem Zusammenhang wird darauf hingewiesen, dass die Postdienststellen gemäß Verordnung (EG) Nr. 45/2001 ohne Einwilligung der Mitarbeiter keine Auskünfte über deren Privatanschriften geben dürfen.

Footnotes

1. Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr.

2. Die Anschrift kann entweder die Dienststelle (Generaldirektion, Direktion, Referat) oder die Büroanschrift (Gebäude, Stock, Zimmer) sein. Die Verwendung der amtlichen Anschrift ohne nähere Angaben - z.B. für Brüssel: Europäische Kommission, B-1049 Brüssel - ist ebenfalls zulässig, auch wenn sie den Arbeitsaufwand der mit der Verteilung der Post betrauten Dienststellen erhöht. Die Mitarbeiter werden daher gebeten, den Personen und Stellen, mit denen sie in Schriftwechsel stehen, von sich aus ihre Büroanschrift anzugeben, um die Arbeit der für die Verteilung der Post zuständigen internen Dienststellen zu erleichtern.