Les services de courrier de la Commission ont pour vocation l’acheminement et la distribution du courrier officiel de l’institution. L'ensemble du courrier – postal ou autre, externe comme interne – est reçu, trié et traité par les services du Courrier Central à Bruxelles et Luxembourg et de la Posta Centrale à Ispra. Acheminé par les navettes vers les immeubles, le courrier est pris en charge par les huissiers des Directions Générales et Services pour être distribué au personnel.

Le courrier postal ne doit pas être utilisé à des fins illégales ou irrégulières, ni contre les intérêts des Communautés. Son utilisation doit être conforme aux dispositions du règlement relatif à la protection des données personnelles¹ et ne pas être susceptible de perturber le fonctionnement des services qui en assurent la distribution. Son utilisation pour des transactions ou des activités commerciales n’est pas permise.

Les consignes d’utilisation suivantes sont applicables :

1. Le courrier officiel :

Les services centraux assurent normalement la distribution de tout courrier administratif correctement adressé (nom, fonction du destinataire ou adresse²).

Ils peuvent être amenés à ouvrir du courrier administratif entrant lorsque les mentions indiquées sur l'enveloppe ne permettent pas d'en identifier le destinataire. Cette opération s'effectue exclusivement en vue de l’acheminement de ce courrier. L'enveloppe est ensuite refermée au moyen d'une bande adhésive spécifique mentionnant qu’elle a été ouverte par le service central du courrier.

2. Le courrier privé :

En principe le courrier privé n’est pas accepté par les services centraux. Le personnel est invité à se faire adresser son courrier privé à son domicile. Cependant, une tolérance existe, dans des limites raisonnables, aussi bien à l’expédition qu’à la réception. Les plis à caractère publicitaire n'ayant clairement aucun lien avec les activités de la Commission ne sont, en aucune façon, tolérés.

• L'envoi de courrier privé est autorisé occasionnellement à la condition absolue qu'il soit affranchi par l'expéditeur, lisiblement libellé et que l'adresse de l'expéditeur soit indiquée au dos de l'enveloppe.
• La réception de courrier privé est autorisée dans des quantités limitées. Une mention indiquant la nature privée du pli doit figurer sur l'enveloppe pour éviter son ouverture par les archives et/ou les cellules Courrier dans les Directions générales qui pratiquent une gestion centralisée du courrier en entrée.
• La réception de courrier bancaire et de courrier en provenance des administrations du pays d'accueil est tolérée pour tenir compte des périodes d'installation du personnel. Au terme d'une période raisonnable le personnel est tenu de se faire adresser ce courrier à son adresse privée.

Le courrier privé recommandé ou contre remboursement: Le Courrier Central ne traite pas l'envoi des recommandés à caractère privé. Dans l’autre sens, le personnel est vivement invité à se faire délivrer son courrier recommandé à son domicile privé. Les plis ou paquets envoyés contre remboursement ne sont pas acceptés. Les services du Courrier Central ne peuvent d’ailleurs procéder à aucun paiement lié à ces modes d’expédition. D’autre part, la Commission ne peut être tenue responsable en cas de perte ou de non-remise de ce type d'envois.

Retour du courrier privé en cas d’adresse non identifiée – courrier refusé : Dans le cas où le nom du destinataire est mentionné mais que l'adresse indiquée est inexacte, les services centraux et les huissiers dans les bâtiments s'efforcent de corriger l’adresse. En cas d'insuccès, c’est-à-dire si on ne peut associer d’adresse au destinataire indiqué, et si le courrier semble de nature privée, il ne peut être ouvert par les services et est renvoyé à son expéditeur. Si l'adresse de l'expéditeur ne figure pas sur l'enveloppe, le courrier est remis à l'opérateur postal du pays d'accueil qui procédera selon les pratiques en vigueur.

Le courrier refusé sera traité de manière identique.

3. Distribution de mailings et de périodiques gratuits

En ce qui concerne les envois massifs (mailings) visiblement de nature commerciale : l'acheminement vers le destinataire sera encore exceptionnellement assuré pendant une période transitoire jusqu’au 01/05/2004 pour autant que l'adresse soit correctement libellée. Une étiquette sera apposée pour rappeler au destinataire qu'il lui incombe de se faire expédier ce courrier à son adresse privée. Les expéditeurs seront informés qu’au-delà de cette période ce type de courrier leur sera retourné à leurs frais et, pour finir, détruit si les envois persistent.

Ces dispositions affecteront notamment la distribution des périodiques gratuits faisant l’objet d’une diffusion large et non sollicitée dans l’institution. Dans ce contexte, il est précisé que le Règlement (CE) n° 45/2001 ne permet pas aux services du courrier de communiquer les adresses privées du personnel sans son consentement.

Footnotes