• Das Dienststellenverzeichnis auf Europa

• Einhaltung der Verordnung (EG) Nr.° 45/2001 zum Schutz personenbezogener Daten

• Eintragung in private Verzeichnisse

1) Das Dienststellenverzeichnis auf Europa

Die Generaldirektion Verwaltung und Personal und das Generalsekretariat haben beschlossen, im Sinne der Entwicklung einer Dienstleistungskultur und einer größeren Transparenz der Funktionsweise des Organs auf Europa ein neues Dienststellenverzeichnis zu veröffentlichen, um die Kontaktaufnahme der Bürger mit dem Personal des Organs über die gängigen Kommunikationsmittel wie Telefon, Briefpost und Internet zu erleichtern.

Zu diesem Zweck werden folgende Angaben zu den Beamten und sonstigen Bediensteten als der Öffentlichkeit zugängliche Daten angesehen :

• Name, Vorname, Anrede
• Dienststelle (Generaldirektion, Direktion, Referat)
• Funktion²
• Dienstort (einschließlich Postanschrift)
• Telefonnummer (und gegebenenfalls Faxnummer)
• E-Mail-Adresse

Bei der Verbreitung dieser Daten muss allerdings die Verordnung (EG) Nr.° 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates zum Schutz personenbezogener Daten (siehe Punkt 2) eingehalten werden.

Aus Sicherheitsgründen fällt die Büroanschrift (Gebäude, Stock, Zimmer) nicht unter die der Öffentlichkeit zugänglichen Daten. Die Mitarbeiter werden jedoch trotzdem gebeten, den Personen und Stellen, mit denen sie in Schriftwechsel stehen, von sich aus ihre Büroanschrift anzugeben, um die Arbeit der für die Verteilung der Post zuständigen internen Dienststellen zu erleichtern.

Ausnahmen und Einschränkungen :

Im Falle von bestimmten, mit besonderen Sicherheitsrisiken verbundenen Tätigkeiten können die Generaldirektionen mit Gründen versehene Anträge stellen, um eine Veröffentlichung der Daten der betreffenden Personen zu deren Schutz zu unterbinden.

Folgende Personalkategorien werden im Dienststellenverzeichnis erfasst :

• Beamte und Bedienstete auf Zeit
• Hilfskräfte
• Vertragsbedienstete
• Abgeordnete nationale Sachverständige

Leiharbeitskräfte, Praktikanten und intern auf Vertragsbasis tätige Fachleute sind nicht erfasst.

Außer den für diese Daten und deren Verarbeitung zuständigen Dienststellen ist es niemandem gestattet, außenstehenden Personen oder externen Stellen Listen mit Angaben über Beamte - auch wenn es sich um öffentliche Daten handelt - in Papier- oder elektronischer Form zukommen zu lassen.

Die Organe sind insbesondere durch die Verordnung (EG) Nr. 45/2001 verpflichtet, durch geeignete Maßnahmen zu verhindern, dass die Dienststellenverzeichnisse zu Zwecken der Direktwerbung verwendet werden.

Die Dienststellen der Kommission sind ständig bemüht, per E-Mail (aber auch durch andere Kommunikationsmittel) übermittelten unverlangten Sendungen („Spamming") entgegenzuwirken. Auf den Zentralservern werden entsprechende Zugangskontrollen und Filter installiert und laufend verbessert. Im Rahmen der Richtlinie 2002/58/EG (Richtlinie über den Schutz der Privatsphäre in der elektronischen Kommunikation) werden auch rechtliche Maßnahmen durchgeführt.

Das auf Europa veröffentlichte Dienststellenverzeichnis kann nur im interaktiven Modus und nur für auf einzelne Punkte begrenzte Fragestellungen benutzt werden. Anhand dieser Fragestellungen können nur Antwortlisten von begrenzter Länge aufgerufen werden. In der Erstfassung des Verzeichnisses werden die E-Mail-Adressen weggelassen und nur der Anfangsbuchstabe des Vornamens angegeben, damit die Adressen nicht rekonstruiert werden können³. Weitere Formen des Schutzes der E-Mail-Adressen werden derzeit im Hinblick auf eine spätere Verwendung untersucht.

3) Eintragung in private Verzeichnisse

Werden Beamte von externen Stellen (Herausgeber von Branchenverzeichnissen oder „Who is who"-Handbüchern) gebeten, ihre eigenen Daten und insbesondere ihre

Büroanschrift sowie ihre E-Mail-Adresse zu übermitteln, so sollten sie beachten, dass damit ein Sicherheitsrisiko verbunden ist, diese Daten möglicherweise bald veraltet sind und sie leicht Opfer von Direktwerbemaßnahmen werden könnten.

footnotes

1Verordnung (EG) Nr.° 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr

²Die Kurzbezeichnung zur Beschreibung der Funktion wird der Stellenbeschreibung in Sysper 2 entnommen, wodurch die Aktualisierung des Dienststellenverzeichnisses mit der von Sysper 2 verbunden werden kann.

³Ausgenommen sind Führungskräfte, deren Adressen bereits in der Datenbank IDEA veröffentlicht sind.