Guide des Services – Coordonnées publiques des fonctionnaires et agents

12/11/03

• Le Guide des Services sur Europa

• Respect du règlement (CE) n° 45/2001 sur la Protection des données personnelles

• Inscription dans des annuaires privés

1) Le Guide des Services sur Europa

En cohérence avec la volonté de développer une culture de service et afin de renforcer la transparence du fonctionnement de l’institution, la Direction générale Personnel et Administration et le Secrétariat général ont décidé de publier sur Europa un nouveau Guide des Services destiné à faciliter l’accès au personnel de l’institution par les citoyens via les moyens de communication courants que sont le téléphone, le courrier électronique, le courrier postal et Internet.

A cet effet, les informations suivantes concernant les fonctionnaires et autres agents sont considérées comme leurs coordonnées publiques :

• Nom, prénom, titre de politesse
• Affectation administrative (Direction générale, direction, unité)
• Fonction²
• Lieu d’affectation (y compris l’adresse postale)
• Numéro de téléphone (plus éventuellement numéro de fax)
• Adresse de courrier électronique

Pour autant, la diffusion de ces données doit se faire dans le respect du règlement (CE) n° 45/2001 du Parlement européen et du Conseil sur la Protection des données personnelles (voir point 2).

Pour des raisons de sécurité, l’adresse physique du bureau (bâtiment, étage, numéro de bureau) n’est pas considérée comme une donnée publique. Le personnel est néanmoins invité à communiquer de son plein gré cette adresse à ses correspondants identifiés de façon à faciliter le travail des services internes de distribution du courrier.

Exceptions et limitations :

Pour certaines fonctions comportant des aspects de sécurité particuliers, les Directions générales auront la possibilité de demander, sur base d’une justification, d’omettre les coordonnées des personnes afin de les protéger.

Les catégories suivantes de personnel sont référencées dans le Guide des Services :

• Fonctionnaires (permanents et temporaires)
• Auxiliaires
• Agents contractuels
• Experts nationaux détachés

Seront exclus les intérimaires, stagiaires et experts intra-muros sous contrat.

En dehors des services autorisés, responsables de ces données et des traitements relatifs à ces données, il n’est pas permis de fournir à des personnes ou des organismes externes des listes sur papier ou électroniques contenant les coordonnées des fonctionnaires, même publiques.

En particulier, le règlement (CE) n° 45/2001 impose aux institutions de prendre les mesures nécessaires pour empêcher que les annuaires soient utilisés à des fins de prospection directe.

La lutte contre les envois non sollicités (« pollupostage » ou « spamming ») via le courrier électronique – mais également via les autres moyens de communication – est une préoccupation constante des services de la Commission. Des moyens techniques d’accès et de filtrage appropriés sont installés sur les serveurs centraux et continueront d’être développés. Des moyens juridiques seront également mis en œuvre dans le cadre de la directive 2002/58/CE (directive vie privée et communications électroniques).

Le Guide des Services publié sur Europa ne pourra être utilisé qu’en mode interactif pour des interrogations ponctuelles. Ces interrogations ne permettront d’obtenir que des listes de réponses limitées en longueur. Dans la version initiale du Guide, les adresses de courrier électronique seront omises et seule l’initiale du prénom sera indiquée pour empêcher de reconstituer ces adresses³. D’autres techniques de protection des adresses électroniques sont à l’étude pour une phase ultérieure

Dans le cas où les fonctionnaires seraient sollicités par des organismes extérieurs (créateurs d’annuaires commerciaux ou de Who’s who) pour transmettre leurs propres données de contact et tout particulièrement leur adresse de bureau ainsi que leur adresse de courrier électronique, leur attention est attirée sur les aspects de sécurité, les risques d’obsolescence des données et leur exposition potentielle à des actions de promotion directe.

Footnotes

¹Règlement (CE) n° 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données.

²Le libellé succinct décrivant la fonction, sera issu de la description d’emploi contenue dans Sysper 2 ce qui permet de lier l’actualisation du Guide des Services à celle de Sysper 2.

³Exception faite pour le personnel d’encadrement dont l’adresse est déjà publiée dans la base IDEA.