Voraussetzungen für die Anwendung von Artikel 26 des Statuts

In der vorliegenden Mitteilung werden die Voraussetzungen für die Anwendung von Artikel 26 des Statuts nach Inkrafttreten des neuen Beurteilungs- und Beförderungssystems sowie die Modalitäten für die Übermittlung der Beurteilungen der beruflichen Entwicklung und der Beförderungsaktenan die anderen Organe dargelegt. Ferner werden die Bediensteten der Kommission damit gemäß Artikel 5 Buchstabe a der Verordnung (EG) Nr. 45/2001¹ über ihre Zugangsrechte zu diesen Dokumenten im Falle einer Bewerbung auf einen freien Dienstposten informiert.

• ARTIKEL 26 DES STATUTS UND BEURTEILUNG DER BERUFLICHEN ENTWICKLUNG

• ÜBERMITTLUNG DER BEURTEILUNGEN DER BERUFLICHEN ENTWICKLUNG UND DER BEFÖRDERUNGSAKTEN AN DIE ANDEREN ORGANE

• STELLENAUSSCHREIBUNG UND ÜBERMITTLUNG DER BEURTEILUNGEN DER BERUFLICHEN ENTWICKLUNG

1. ARTIKEL 26 DES STATUTS UND BEURTEILUNG DER BERUFLICHEN ENTWICKLUNG
   
   Artikel 26 des Statuts sieht vor, dass die Personalakte des Beamten sämtliche sein Dienstverhältnis betreffenden Schriftstücke sowie jede Beurteilung seiner Befähigung, Leistung und Führung enthält und dass die Personalakte vertraulich zu behandeln ist und nur in den Diensträumen der Verwaltung eingesehen werden darf. Außerdem darf für jeden Beamten nur eine Personalakte geführt werden. Gemäß Artikel 11 der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Gemeinschaften (BBSB) gelten diese Bestimmungen auch für Bedienstete auf Zeit.
   
   Das neue Beurteilungs- und Beförderungssystem, das 2003 erstmals Anwendung fand, wird mit Hilfe der Beurteilungs- und Beförderungsmodule des Softwareprogramms SYSPER 2 umgesetzt, das auch für die Durchführung der Maßnahmen 7, 8 und 9 des Weißbuchs über die Reform der Kommission² verwendet wird. SYSPER 2 wird als ein Element der für die Jahre 2001-2005 vorgesehenen Strategie zur Verwirklichung der e-Kommission genannt, durch die der Papierverbrauch schrittweise reduziert werden soll ³ .
   
   Artikel 7 Absatz 3 der von der Kommission am 3. März 2004 erlassenen Allgemeinen Durchführungsbestimmungen zu Artikel 43 des Statuts besagt Folgendes: „Die Beurteilungen der beruflichen Entwicklung werden mittels einer DV-Anwendung erstellt. Die Akten der einzelnen Stelleninhaber bestehen deshalb aus einem auf Papier geführten Teil und einem in elektronischer Form geführten Teil. Der in elektronischer Form geführte Teil kann insbesondere die im Verlauf des Beurteilungsverfahrens ergangenen Entscheidungen und die internen Einsprüche gegen diese Entscheidungen enthalten. Jeder Stelleninhaber hat durch ein persönliches und geheimes Passwort Zugang zu seinen Beurteilungen der beruflichen Entwicklung.“ (http://www.cc.cec/pers_admin/promotions/index_fr.html#5)
   
   In diesem Zusammenhang sei darauf hingewiesen, dass die Beurteilungen der beruflichen Entwicklung und die Beförderungsakten aller Beschäftigten in SYSPER 2 in gesicherter Form gespeichert und nicht für die Personalakte ausgedruckt werden.
   
   Die Personalakte des Beamten oder sonstigen Bediensteten wird also während einer Übergangsphase aus den beiden folgenden Elementen bestehen:

• einer auf „Papier“ geführten Personalakte, die die in Artikel 26 des Statuts genannten Unterlagen einschließlich der Beurteilungen für den Zeitraum vor dem 1. Juli 2001⁴ und ggf. Unterlagen oder Dokumente enthält, die nicht in der Anwendung SYSPER 2 gespeichert werden konnten;
   

• den Beurteilungen der beruflichen Entwicklung und der Beförderungsakte, die in SYSPER 2 gespeichert sind. Jeder Beamte oder Bedienstete hat über seinen Benutzernamen und sein Kennwort Zugang zu den Beurteilungen seiner beruflichen Entwicklung und zu seiner Beförderungsakte. Außerdem wird in den Räumlichkeiten, in denen die Personalakten archiviert werden, der Zugang zu SYSPER 2 über einen Computer möglich sein.

Langfristig ist gemäß den Zielen der Strategie für die "e-Kommission“ vorgesehen, die Personalakten einzuscannen, damit sie ebenfalls elektronisch gespeichert und alle Teile der Akten in einer gesicherten Umgebung elektronisch verwaltet werden können.

2. ÜBERMITTLUNG DER BEURTEILUNGEN DER BERUFLICHEN ENTWICKLUNG UND DER BEFÖRDERUNGSAKTEN AN DIE ANDEREN ORGANE
   
   Wenn ein Beamter gemäß Artikel 8 des Status in ein anderes Organ versetzt wird, geht seine Personalakte an dieses Organ. Gemäß Artikel 26 des Statuts wird die Personalakte auch dem Gericht erster Instanz oder dem Gerichtshof vorgelegt, wenn ein den Beamten betreffender Rechtsstreit beim Gerichtshof anhängig ist.
   
   In beiden Fällen verfügen die befugten Sachbearbeiter aus den für die Führung der Personalakten zuständigen Referaten über einen geeigneten Zugang zu den Beurteilungs- und Beförderungsmodulen in SYSPER 2. Sie erstellen die Beurteilungen der beruflichen Entwicklung und die Beförderungsakten des betreffenden Beamten in Papierform oder in einem gesicherten elektronischen Format, je nach Wunsch des neuen Dienstherrns, und beglaubigen die Übereinstimmung der Dokumente mit der gesicherten Fassung in SYSPER 2.
   
   Wird ein Beamter in ein anderes Organ versetzt, werden die Beurteilungen der beruflichen Entwicklung und Beförderungsakten nach Erhalt der Eingangsbestätigung des betreffenden Organs gelöscht bzw. aufgelöst.
    

3. STELLENAUSSCHREIBUNG UND ÜBERMITTLUNG DER BEURTEILUNGEN DER BERUFLICHEN ENTWICKLUNG
   
   Der Bewerber auf eine Stellenausschreibung muss seinen Lebenslauf beilegen. Er wird davon in Kenntnis gesetzt, dass der für den betreffenden Dienstposten zuständige Vorgesetzte während des Verfahrens zur Besetzung dieses Postens aufgrund der Bewerbung automatisch Zugang zu dem die Laufbahn des Bewerbers betreffenden Teil der Personalakte sowie zu den Beurteilungen seiner beruflichen Entwicklung der letzten drei Jahre erhält.
   
   Durch das Modul «Jobholder Management » in SYSPER 2, das spätestens Anfang 2005 Anwendung finden soll, wird der für den zu besetzenden Dienstposten zuständige Vorgesetzte automatisch Zugang zu den letzten Beurteilungen der beruflichen Entwicklung des Bewerbers erhalten.
   
   Bis zur Anwendung dieses Moduls wird der Bewerber jedoch ersucht, seiner Bewerbung eine Kopie dieser Beurteilungen beizulegen.

Footnotes
¹Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr, ABl. L 8 vom 12.1.2001, S.1.
²KOM(2000)200 endg.
³Mitteilung an die Kommission vom 8.6.2001: „Auf dem Weg zur elektronischen Kommission: Umsetzungsstrategie 2001-2005 (Maßnahmen 7, 8 und 9 des Weißbuchs über die Reform)“.
⁴Gemäß Artikel 26 des Statuts hat jeder Beamte und Bedienstete das Recht, seine Akte einzusehen, wenn er es wünscht. Die Einsichtnahme kann in den folgenden Räumlichkeiten erfolgen: für die Bediensteten in Brüssel im Büro B28 1/164, in Luxemburg im Büro JMO A1/109, in Ispra im Büro TP64 und für die Bediensteten der GD RELEX im Büro N105 6/96.