Conditions d'application de l'article 26 du statut des fonctionnaires.

La présente communication a pour objet de préciser les conditions d’application de l’article 26 du statut suite à l’entrée en vigueur du nouveau système d’évaluation et de promotion et d’indiquer les modalités de communication aux autres institutions des rapports d’évolution de carrière et des dossiers de promotion. Elle vise également, dans le cadre de l’article 5a) du règlement(CE) n° 45/2001 ¹, à informer le personnel de la Commission, des droits d’accès à ces documents lors d’une candidature à un poste vacant.

• Article 26 du statut et rapport d’evolution de carriere (REC)
• Communication des rapports d’evolution de carriere et des dossiers de promotion aux autres institutions
• Avis de vacance et communication des rapports d’evolution de carriere

1. ARTICLE 26 DU STATUT ET RAPPORT D’EVOLUTION DE CARRIERE (REC)

L’article 26 du statut stipule que « le dossier individuel du fonctionnaire doit contenir toutes pièces intéressant sa situation administrative et tous rapports concernant sa compétence, son rendement ou son comportement » et que « le dossier individuel a un caractère confidentiel et ne peut être consulté que dans les bureaux de l’administration». Il précise par ailleurs qu’il « ne peut être ouvert qu’un dossier pour chaque fonctionnaire. » Ces dispositions s’appliquent également aux agents temporaires, en application de l’article 11 du RAA (régime applicable aux autres agents).

Le nouveau système d’évaluation et de promotion qui a été appliqué pour la première fois en 2003 est géré par le biais des modules REC et promotion du logiciel SYSPER 2 qui contribue à mettre en oeuvre les actions 7, 8 et 9 du Livre blanc sur la réforme de la Commission ². SYSPER 2 est mentionné comme un des éléments de la stratégie e-Commission 2001-2005 qui a pour objet de « faire progressivement reculer l’utilisation du support papier » ³.

L’article 7 paragraphe 3 des dispositions générales d’exécution de l’article 43 du statut, adoptées par la Commission le 3 mars 2004, indique que « les rapports d’évolution de carrière sont gérés de manière informatique. Dès lors, le dossier individuel du titulaire de poste est constitué d’une partie gérée sous forme papier et d’une partie sous forme électronique. La partie gérée sous forme électronique peut contenir, notamment, les décisions adoptées au cours de la procédure d’évaluation ainsi que les recours internes dirigés contre ces décisions. Chaque titulaire de poste a accès à ses rapports d’évolution de carrière par le biais d’un mot de passe personnel et secret. » (http://www.cc.cec/pers_admin/promotions/index_fr.html)

Dans ce contexte, il est porté à l’attention du personnel de la Commission que les rapports d’évolution de carrière et les dossiers de promotion de chaque membre du personnel, stockés sous forme électronique sécurisée dans SYSPER 2, ne seront pas imprimés pour être inclus dans le dossier individuel.

Le dossier individuel de chaque fonctionnaire ou autre agent sera donc, pendant une période transitoire, constitué de deux éléments :

• d’une part, un dossier personnel sur support « papier » qui comporte les pièces mentionnées à l’article 26 du statut, y compris les rapports de notation relatifs à la période antérieure au 1er juillet 2001 ⁴ et, éventuellement, des éléments ou pièces qui n’auraient pas pu être stockés dans l’application informatique SYSPER 2 ;
• d’autre part, les rapports d’évolution de carrière et le dossier promotion qui sont stockés sous forme électronique dans SYSPER 2. Pour mémoire, chaque fonctionnaire ou agent a accès via son userid et son password à ses rapports d’évolution de carrière et à son dossier de promotion. En outre, un poste informatique permettant un accès à SYSPER 2 sera installé dans les locaux où sont archivés les dossiers individuels.

A terme et conformément aux objectifs définis par la stratégie « e-Commission », il est envisagé de scanner les dossiers personnels, afin de les stocker également sous forme électronique et de gérer l’ensemble du dossier individuel, dans un environnement informatique sécurisé.

2. COMMUNICATION DES RAPPORTS D’EVOLUTION DE CARRIERE ET DES DOSSIERS DE PROMOTION AUX AUTRES INSTITUTIONS

En cas de transfert d’un fonctionnaire dans une autre institution communautaire, en application de l’article 8 du statut, le dossier individuel du fonctionnaire concerné est transféré à cette institution. De même, conformément à l’article 26 du statut, le dossier individuel est transmis au Tribunal de première instance ou à la Cour de justice lorsqu’un recours intéressant le fonctionnaire est formé devant la Cour.

Dans ces deux cas de figure, les gestionnaires habilités des unités chargées de la maintenance des dossiers individuels disposeront d’un accès approprié aux modules REC et promotion de SYSPER 2. Ils produiront les rapports d’évolution de carrière et les dossiers de promotion du fonctionnaire concerné, sous forme papier ou sur un support électronique sécurisé, en fonction des souhaits formulés par l’institution d’accueil. Les documents seront certifiés comme étant conformes à la version sécurisée éditée dans SYSPER 2.

Dans l’hypothèse d’un transfert du fonctionnaire dans une autre institution, les REC et dossiers de promotion de l’intéressé seront supprimés, dès réception d’un accusé de réception transmis par l’institution en question.

3. AVIS DE VACANCE ET COMMUNICATION DES RAPPORTS D’EVOLUTION DE CARRIERE

Le candidat postulant à un avis de vacance doit joindre son curriculum vitae. Il est informé que son acte de candidature ouvre automatiquement l'accès, pendant la durée de la procédure conduisant au pourvoi du poste, par le supérieur hiérarchique dont relève le poste en question, à son dossier personnel pour la partie concernant sa carrière et à ses rapports d'évolution de carrière couvrant les trois dernières années.

Le module «Jobholder Management » de SYSPER 2 dont l’entrée en vigueur est prévue début 2005 au plus tard, donnera un accès automatique aux derniers rapports d'évolution de carrière du candidat, par le supérieur hiérarchique dont relève le poste à pourvoir.

En attendant l’entrée en vigueur de ce module, le candidat est prié de transmettre une copie de ses rapports, avec son acte de candidature.

Footnotes
¹ Règlement (CE) n° 45/2001 du Parlement européen et du Conseil relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données. JO L 8 du 12.01.2001, p.1
² COM(2000)200 final
³ Communication à la Commission du 8.06.2001 : « Towards the e-Commission : Implementation Strategy 2001-2005 (Actions 7, 8 and 9 of the Reform White Paper) »
⁴ Comme le prévoit l’article 26 du statut, chaque fonctionnaire et agent a le droit de consulter son dossier lorsqu’il le souhaite. Cette consultation peut avoir lieu dans les locaux suivants : pour le personnel en poste à Bruxelles, dans le local B28 1/164 ; à Luxembourg, au JMO A1/109; à ISPRA, au TP64 ; enfin, pour le personnel RELEX, au N105 6/96.