N° 80-2004 / 25.06.2004

Bruxelles, le 28.4.2004
C(2004) 1597

DÉCISION DE LA COMMISSION

relative au remboursement des frais dus au fonctionnaire affecte dans un pays tiers

LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,

vu le statut des fonctionnaires des Communautés européennes ainsi que le régime applicable aux autres agents de ces communautés fixés par le règlement (CCE, Euratom, CECA) N°259/68 du Conseil(1) et notamment l'annexe X dudit statut,

après consultation du Comité du personnel,

considérant qu'il convient d'arrêter de nouvelles dispositions relatives au remboursement des frais dus au fonctionnaire affecté dans un pays tiers,

DÉCIDE:

SECTION 1
INDEMNITES D'INSTALLATION ET DE REINSTALLATION

Article premier

Conformément à l'article 16, deuxième alinéa de l'annexe X du statut, l'indemnité d'installation est payée, en une seule monnaie, et au choix du fonctionnaire, soit en euros, soit dans la monnaie de son nouveau pays d'affectation.

Dans le deuxième cas, elle est affectée du coefficient correcteur fixé pour ce lieu d'affectation et convertie au taux de change associé.

Article 2

Conformément à l'article 16, deuxième alinéa de l'annexe X, l'indemnité de réinstallation est payée, en une seule monnaie et au choix du fonctionnaire, soit en euros, soit dans la monnaie du pays de réinstallation.

Dans le deuxième cas, elle est affectée du coefficient correcteur fixé pour le lieu de réinstallation et convertie au taux de change associé.

SECTION 2
AUTRES FRAIS DUS

Article 3

Conformément à l'article 16 premier alinéa de l'annexe X du statut, les remboursements des autres frais dus, notamment :

  • les frais de voyage au sens de l’article 7 de l'annexe VII du statut
     
  • les frais de voyage occasionnés par les congés de détente (article 20 de l'annexe X du statut)
     
  • les frais réels de location d'un logement provisoire préalablement approuvé par l'AIPN (article 18 dernier alinéa de l'annexe X du statut)
     
  • les frais de déménagement (article 17, premier alinéa, article 21, premier alinéa, premier tiret, et deuxième alinéa, de l'annexe X du statut)
     
  • les frais de garde-meuble (article 21, premier alinéa, deuxième tiret, de l'annexe X du statut)
     
  • les frais de transport des effets personnels (article 21, premier alinéa, premier et deuxième tirets, et deuxième alinéa, de l'annexe X du statut)
     
  • les frais d'hôtel (article 18, premier alinéa de l'annexe X du statut)
     
  • les frais de loyer (article 23 de l'annexe X du statut)
     
  • les frais encourus lors d'une mission (article 11, 12 et 13 de l'annexe VII du statut)

sont effectués sur présentation des pièces justificatives. Ces remboursements sont effectués, sur demande motivée du fonctionnaire, soit en euros, soit dans la monnaie du pays d’affectation, soit dans la monnaie de la dépense.

Les montants remboursables sont, si nécessaire, convertis au taux de change comptable de la Commission en vigueur au cours du mois pendant lequel la dépense a été effectuée.

Article 4

Le fonctionnaire a droit, conformément à l'article 20 de l'annexe X, au remboursement des frais de voyage aller et retour occasionnés par les congés de détente du lieu d'affectation au lieu fixé par l'AIPN ou, dans la limite de ces frais, au remboursement des frais de voyage à un autre lieu.

Article 5

L'indemnité journalière prévue aux articles 18 et 22 de l'annexe X du statut ainsi qu'à l'article 10 de l'annexe VII du statut est payée en monnaie du pays d'affectation. Les montants dus sont convertis au taux de change comptable de la Commission correspondant au mois pour lequel cette indemnité est due.

L'AIPN peut, sur demande motivée du fonctionnaire, payer cette indemnité en euros.

Article 6

Le montant de l'indemnité journalière de mission est fixé, en principe, annuellement par l'AIPN pour chaque pays. Cette indemnité est payée en monnaie du pays d'affectation. L'AIPN peut, sur demande motivée du fonctionnaire, payer cette indemnité en euros. Les montants dus sont convertis aux taux de change comptables utilisés en vigueur le mois durant lequel la mission s'est déroulée. Au cas où une mission se déroule sur une période couvrant plus d'un mois calendrier, les taux de change comptables à prendre en compte sont ceux de chaque mois relatif à la partie de mission correspondante.

Article 7

L'AIPN fixe au moins une fois par an, pour chaque lieu d'affectation, le montant de l'indemnité kilométrique visée à l'article 19 de l'annexe X du statut.

L'AIPN détermine, sur proposition du délégué, le nombre forfaitaire de kilomètres autorisés pour chaque fonctionnaire.

Article 8

Lors des voyages pour les congés de détente, le fonctionnaire et, s'il a droit à l'allocation de foyer, son conjoint et les personnes à sa charge, au sens de l'article 2 de l'annexe VII du statut, peut être remboursé sur pièces justificatives pour le transport aérien des bagages accompagnés, au-delà de la franchise accordée par les compagnies de navigation aérienne dans la limite d'un plafond correspondant aux poids maxima suivants:

  • 40 kg de bagages personnels pour le fonctionnaire
     
  • 40 kg de bagages personnels pour le conjoint
     
  • 10 kg de bagages personnels par enfant.

Ce plafond est calculé sur la base d'un aller et retour du lieu d'affectation au lieu de congé. Il peut être utilisé par les ayants-droit en une seule fois ou fractionné, à leur choix, sur les deux parcours.

Les frais d'assurance afférents aux risques de transport de tels bagages sont à la charge du fonctionnaire.

Article 9

Lors du voyage du fonctionnaire pour rejoindre son poste d'affectation hors Communauté ou pour en revenir définitivement, les frais de transport des bagages personnels accompagnés du lieu de sa précédente affectation à celui de sa nouvelle affectation sont pris en charge par l'Institution dans les limites de poids fixés ci-après :

Voie aérienne - bagages personnels accompagnés :

En dehors de la franchise accordée par les compagnies aériennes, la Commission prend à sa charge le transport supplémentaire de :

  • 30 kg de bagages personnels pour le fonctionnaire;
     
  • 30 kg de bagages personnels pour le conjoint;
     
  • 10 kg de bagages personnels par enfant à charge.

Le fonctionnaire peut, par ailleurs, demander à l'AIPN de transformer la contre-valeur de tout ou partie de ses droits à transport de bagages accompagnés par voie aérienne par transport de bagages non accompagnés par voie aérienne.

Article 10

Lorsque l'Institution fournit un logement meublé, le fonctionnaire est autorisé à déménager ses effets personnels aux frais de l'Institution dans les limites fixées ci-après :

  1. Effets personnels et matériels ménagers par voie aérienne
     
    • 600 kg d'effets personnels et ménagers pour le fonctionnaire
       
    • - 300 kg d'effets personnels et ménagers pour le conjoint;
       
    • - 150 kg d'effets personnels et ménagers par enfant à charge.

    Ces poids sont indiqués en poids nets et peuvent être majorés 30% pour emballage. Le coût du transport est autorisé sur ces bases par la voie la plus sûre et la plus directe.
     

  2. le fonctionnaire peut, par ailleurs, demander à l'AIPN de transformer la contre-valeur de tout ou partie de ses droits à transport de bagages par voie aérienne en transport par voie de surface. Il lui appartient de soumettre un devis indiquant la valeur du transport par voie de surface.

    Les frais d'assurance afférents aux risques de transport de bagages, à l'exception des bagages avion accompagnés, sont pris en charge par l'Institution à concurrence d'un montant fixé par l'AIPN.

Article 11 - Frais de déménagement

Lorsque l'Institution ne fournit pas un logement meublé, le fonctionnaire est autorisé à déménager son mobilier dans les conditions ci-après :

Les frais de déménagement sont remboursés sur la base de devis préalablement transmis à et approuvé par l'AIPN. Les devis présentés doivent être au moins au nombre de deux. L'AIPN peut demander des devis supplémentaires afin de vérifier les offres présentées.

Ils doivent être établis au nom du fonctionnaire qui déménage et faire ressortir clairement :

  • le cubage des biens à déménager. Ce dernier est en principe limité à un maximum de 60 m3 (sans véhicule). En cas de dépassement, l'AIPN se réserve le droit de demander au fonctionnaire d'entreposer une partie de son mobilier en garde-meuble;
     
  • le pourcentage de la prime d'assurance sur la valeur du mobilier. Celle-ci est limitée à 148.736,11 € (2), sauf exception à apprécier par l'AIPN. Le fonctionnaire est tenu d'assurer à ses frais les sommes dépassant ce montant;
     
  • le montant total du déménagement. Une fois approuvé par l'AIPN celui-ci est communiqué à l'intéressé, qui doit en informer le déménageur choisi.

Aucune augmentation du montant ainsi autorisé ne sera acceptée.

Les fonctionnaires faisant procéder à leur déménagement avant l'approbation du devis le font à leurs propres risques pour ce qui concerne le montant remboursable par l'Institution.

Les frais de déménagement du mobilier, à la fin de l'affectation dans le pays en question, vers le nouveau lieu d'affectation sont remboursés aux mêmes conditions. Si des modifications importantes sont intervenues dans la composition de l'inventaire du mobilier, l'AIPN appréciera sur la base des justifications avancées le montant des frais à rembourser.

Lorsque les opérations de déménagement sont terminées, le fonctionnaire fait parvenir à l'Institution la facture de l'entreprise. Le paiement sera effectué pour le compte du fonctionnaire par l'Institution, sauf avis du fonctionnaire. Toute contestation ou litige relatif au déménagement et/ou au paiement de la facture demeure de la responsabilité exclusive du fonctionnaire.

Article 12

L'AIPN peut prendre en charge les frais de déménagement d'un véhicule personnel dont le fonctionnaire est propriétaire au moment de sa mutation, en fonction notamment du lieu d'affectation du fonctionnaire.

Article 13 - Remboursement des frais de garde-meubles

L'Institution peut prendre en charge les frais de garde-meubles correspondant à la partie du mobilier et des effets personnels non déménagés hors Communautés ainsi que certain frais annexes dans les limites suivantes:

  • les frais de transport, vers le garde-meubles, du mobilier qui n'est pas déménagé vers le pays de l'affectation, ainsi que les frais de garde-meubles proprement dits pendant la durée de l'affectation dans le pays en question;
     
  • la prise en charge desdits frais selon les modalités ci-dessus est approuvée par l'AIPN à chaque changement d'affectation hors Communauté;
     
  • les frais d'assurance y afférents.

Le fonctionnaire doit fournir à l'AIPN deux devis préalables.

L'AIPN peut en outre prendre en charge les frais dans les mêmes conditions si le fonctionnaire est dans l'obligation de déménager du logement dont il bénéficiait à son ancien lieu d'affectation avant d'avoir trouvé un logement à son nouveau lieu d'affectation.

Dans ces cas lesdits frais sont remboursés pendant une durée maximum de six mois.

Toute contestation ou litige relative aux opérations de garde-meubles demeure de l'exclusive responsabilité du fonctionnaire.

Article 14

Les présentes dispositions entrent en vigueur le 1.5.2004.

Elles abrogent et remplacent les directives internes relatives au remboursement des frais dus au fonctionnaire affecté dans un pays tiers, qui sont entrées en vigueur le 10 octobre 1987.

Fait à Bruxelles, le 28.4.2004.

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Footnotes

(1) JO n° L 56 du 04.03.1968, p. 1. Règlement modifié en dernier lieu par le Règlement (CE, Euratom) du Conseil n° 723/2004 du 22.3.2004. (JO L 124 du 27.4.2004, p. 1).

(2) Ce montant est réactualisé annuellement par l'AIPN en fonction du coût de la vie à Bruxelles

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   Auteur: RELEX K2