Bruxelles, le 28.4.2004
C(2004) 1588

DÉCISION DE LA COMMISSION

Dispositions générales d'exécution concernant la conduite des enquêtes administratives et des procédures disciplinaires

LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,

vu le traité instituant la Communauté européenne,

vu le statut des fonctionnaires des Communautés européennes ainsi que le régime applicable aux autres agents de ces Communautés, fixés par le règlement (CEE, Euratom, CECA) n° 259/68 du Conseil⁽¹⁾ , et notamment l’article 2, paragraphe 3, et l’article 30 de l’annexe IX du statut,

après consultation du comité du statut,

après consultation du comité du personnel,

considérant ce qui suit:

1. Il convient de remplacer la décision C(2002)540 de la Commission du 19 février 2002 concernant la conduite des enquêtes administratives et des procédures disciplinaires par les présentes dispositions afin d’adapter ses dispositions aux exigences du nouveau statut.
    
2. Il convient d’arrêter des dispositions générales d’exécution afin de régler la conduite des enquêtes administratives.
    
3. Il convient d’arrêter des modalités d’application pour les procédures disciplinaires.
    
4. Il convient de prendre en considération les nouvelles fonctions de l’IDOC qui consistent en la représentation de l’AIPN devant le conseil de discipline et il convient de désigner, à cette fin, le directeur de l’IDOC ou son suppléant.
    
5. Il convient de prolonger la durée du mandat du président, des membres du conseil de discipline et de leurs suppléants à une durée maximale de trois ans.
    
6. Il convient de renforcer l’indépendance du conseil de discipline en choisissant le président du conseil de discipline parmi les anciens fonctionnaires ou parmi les anciens membres des institutions européennes.
    
7. Il convient de garantir la prévention et la transparence en matière disciplinaire.
    
8. Il convient de prendre en considération, dans le cadre des enquêtes administratives de l’IDOC, la décision C(2003) 2247 de la Commission du 9 juillet 2003 instituant une instance spécialisée en matière d’irrégularités financières (« PIF »), qui prévoit que cet instance doit, conformément à l’article 66 § 4 du règlement (CE, Euratom) n°1605/2002, émettre un avis sur l’existence d’une irrégularité financière et ses conséquences éventuelles.
    
9. Selon l’article 22 du statut les formalités prescrites en matière disciplinaire doivent être observées également lors d’une procédure concernant la responsabilité pécuniaire d’un fonctionnaire.

A ARRÊTE LES PRÉSENTES DISPOSITIONS:

• Chapitre I - OFFICE D’INVESTIGATION ET DE DISCIPLINE (IDOC)
  • Article premier - IDOC
  • Article 2 - Attributions et fonctions de l’IDOC
     
• Chapitre II - ENQUETES ADMINISTRATIVES
  • Article 3 - Modalités relatives à l’exercice des pouvoirs d’enquête administrative
  • Article 4 - Ouverture et conduite des enquêtes administrative
     
• Chapitre III - LA PROCEDURE DISCIPLINAIRE
  • Article 5 - Audition visée à l’article 3 de l’annexe IX du statut
     
• Chapitre III - LA PROCEDURE DISCIPLINAIRE
  • Article 5 - Audition visée à l’article 3 de l’annexe IX du statut
  • Article 6 - Représentation de l’AIPN devant le conseil de discipline
     
• Chapitre IV - PRESIDENT ET MEMBRES DU CONSEIL DE DISCIPLINE
  • Article 7 - Nomination et durée du mandat du président et des membres
  • Article 8 - Formation
     
• Chapitre V - PREVENTION ET PUBLICITE
  • Article 9 - Guide
  • Article 10 -Publication des résultats des procédures disciplinaires
     
• Chapitre VI - DISPOSITIONS FINALES
  • Article 11 - Abrogation de la décision C(2002)540 du 19 février 2002
  • Article 12 - Date d’entrée en vigueur et applicabilité
    
     

Chapitre I
OFFICE D’INVESTIGATION ET DE DISCIPLINE (IDOC)

Article premier
IDOC

1. Il est institué un Office d’investigation et de discipline (IDOC).
    
2. L’IDOC est directement rattaché à la Direction générale du personnel et de l’administration. Il est dirigé par un directeur.
    
3. Les membres de l’IDOC ne peuvent pas être membres du conseil de discipline.

Article 2
Attributions et fonctions de l’IDOC

1. L’IDOC effectue les enquêtes administratives. Au sens des présentes dispositions, on entend par « enquêtes administratives » toutes les actions menées par le fonctionnaire mandaté qui visent à établir les faits et, le cas échéant, à déterminer s’il y a un manquement aux obligations auxquelles les fonctionnaires de la Commission sont soumis.
   
   Le terme fonctionnaire au sens des présentes dispositions englobe également l’ancien fonctionnaire, l’agent ou l’ancien agent au sens du régime applicable aux autres agents des Communautés.
    
2. L’IDOC peut être chargé d’autres enquêtes qui visent à vérifier certains faits et cela notamment dans le cadre des articles 24, 73 et 90 du statut.
    
3. L’IDOC mène les procédures disciplinaires pour l’AIPN.
    
4. L’IDOC coordonne les mesures de prévention en matière de discipline.

Chapitre II
ENQUETES ADMINISTRATIVES

Article 3
Modalités relatives à l’exercice des pouvoirs d’enquête administrative

1. Le directeur ainsi que les autres membres de l’IDOC exercent leurs pouvoirs d’enquête administrative de manière indépendante. Ainsi, dans l’exercice de ces pouvoirs, ils ne demandent ni ne reçoivent d’instructions. Ils sont habilités à se procurer les documents, à requérir toute personne relevant du statut de fournir des informations et à réaliser des contrôles sur place.
    
2. Les enquêtes administratives sont menées de manière approfondie, à charge et à décharge, et pendant une période appropriée aux circonstances et à la complexité du cas.
    
3. L’IDOC peut recevoir l’appui d’autres fonctionnaires ou services spécialisés.

Article 4
Ouverture et conduite des enquêtes administrative

1. L’enquête administrative est ouverte soit d’initiative, soit à la demande d’un directeur général et d’un chef de service, par le Directeur général du personnel et de l’administration en accord avec le Secrétaire général.
    
2. Avant d’ouvrir l’enquête, le Directeur général du personnel et de l’administration consulte l’Office européen de lutte antifraude (ci-après OLAF) pour s’assurer que celui-ci ne procède pas à une enquête de son côté et n’a pas l’intention de le faire. Tant que l'OLAF conduit une enquête au sens du règlement 1073/99⁽²⁾ , aucune enquête administrative au sens du paragraphe précédent, portant sur les mêmes faits, ne sera ouverte.
    
3. La décision portant ouverture d’une enquête administrative désigne le directeur de l’IDOC ou un autre fonctionnaire responsable de l’enquête, définit l’objet et la portée de celle-ci et requiert des fonctionnaires qui en sont chargés de déterminer les responsabilités en la matière sur la base des faits et des circonstances particulières, voire, s’il y a lieu, en vue de la responsabilité individuelle des fonctionnaires concernés.
    
4. Dès qu’une enquête administrative met en lumière la possibilité qu’un fonctionnaire soit personnellement impliqué dans une affaire, ce dernier en est tenu informé pour autant que cette information ne nuise pas au déroulement de l’enquête. En tout état de cause, des conclusions se rapportant nommément à un fonctionnaire ne peuvent être tirées à l’issue de l’enquête sans que ce dernier ait été en mesure d’exprimer son avis au sujet de l’ensemble des faits le concernant. Les conclusions feront état de cet avis.
   
   Dans les cas nécessitant le maintien d’un secret absolu aux fins de l’enquête et impliquant le recours à des procédures d’investigation relevant de la compétence d’une autorité judiciaire nationale, l’exécution de l’obligation d’inviter le fonctionnaire à exprimer son avis peut être différée par le Secrétaire général en accord avec le Directeur général du personnel et de l’administration. Dans ce cas, aucune procédure disciplinaire ne peut être ouverte avant que le fonctionnaire n’ait été en mesure d’exprimer son avis.
   
   Si, à la suite d’une enquête administrative, aucune charge n’est retenue contre le fonctionnaire faisant l’objet d’allégations, l’enquête administrative le concernant est classée sans suite par décision du Directeur général du personnel et de l’administration, qui en informe par écrit le fonctionnaire. Le fonctionnaire peut demander que cette décision figure dans son dossier personnel.
   
   La clôture de l’enquête administrative n’empêche pas de rouvrir l’enquête sur base de faits nouveaux.
    
5. L’IDOC soumet un rapport d’enquête au Directeur général du personnel et de l’administration, après avoir, le cas échéant, consulté l’instance spécialisée en matière d’irrégularités financières (« PIF ») conformément à la décision C(2003)2247 de la Commission du 9 juillet 2003. Ce rapport expose les faits et circonstances en cause; il établit si les règles et les procédures applicables à la situation ont été respectées et il détermine les éventuelles responsabilités individuelles en tenant compte des circonstances aggravantes ou atténuantes. Les copies de toutes les pièces pertinentes et des comptes rendus des auditions sont jointes au rapport.
    
6. Le Directeur général du personnel et de l’administration informe l’intéressé de la fin de l’enquête et lui communique les conclusions du rapport d’enquête et, sur demande, tous les documents qui sont en rapport direct avec les allégations formulées à son encontre, sous réserve de la protection des intérêts légitimes de tierces parties.
    
7. Après avoir reçu un rapport d’enquête de l’OLAF, le Directeur général du personnel et de l’administration peut, s’il y a lieu, soit demander à l’OLAF de compléter le rapport, soit décider d’ouvrir lui-même une enquête administrative, soit ouvrir d'emblée une procédure disciplinaire, soit encore classer le dossier sans y donner de suite disciplinaire.

Chapitre III
LA PROCEDURE DISCIPLINAIRE

Article 5
Audition visée à l’article 3 de l’annexe IX du statut

1. Le fonctionnaire entendu en application de l’article 3 de l’annexe IX du statut signe le compte rendu de son audition ou transmet ses commentaires et/ou remarques dans un délai de 15 jours calendrier à compter de la réception de celui-ci. En l’absence de toute réaction dans ce délai et hormis des cas de force majeure, le compte rendu est réputé approuvé.
    
2. Si l’AIPN ou une personne mandatée par elle à cet effet doit avoir des entretiens avec certaines personnes à la suite de l’audition visée à l’article 3 de l’annexe IX du statut, le fonctionnaire intéressé reçoit, sur demande, une copie des comptes rendus signés des entretiens, à condition que les fait qui y sont mentionnés soient en relation directe avec les allégations préliminaires formulées à l’encontre du fonctionnaire.

Article 6
Représentation de l’AIPN devant le conseil de discipline

1. La représentation de l’AIPN devant le conseil de discipline, prévu par l’article 16, paragraphe 2, de l’annexe IX du statut, est assurée par le directeur de l’IDOC ou son suppléant.
    
2. Si le cas soumis au conseil de discipline a donné lieu à une enquête administrative préalable, les fonctionnaires ayant mené cette enquête ne peuvent représenter l’AIPN mais seront appelés comme témoins, le cas échéant, devant le conseil de discipline.

Chapitre IV
PRESIDENT ET MEMBRES DU CONSEIL DE DISCIPLINE

Article 7
Nomination et durée du mandat du président et des membres

1. Le président du conseil de discipline, les membres et leurs suppléants sont nommés pour une durée maximale de trois ans, renouvelable.
    
2. Le président du conseil est choisi parmi les anciens fonctionnaires ou parmi les anciens membres des institutions européennes. Il est rémunéré sur une base journalière correspondant à 1/22 du traitement de base d’un fonctionnaire de grade AD 16, échelon 1.
    
3. Le suppléant du président est choisi parmi les fonctionnaires AD 16 ou AD 15 en service avec des fonctions de Directeur général ou Directeur général adjoint.

Article 8
Formation

Les fonctionnaires nommés à la fonction de membre du conseil de discipline bénéficient d’une formation spécifique d’initiation aussitôt que possible après leur nomination.

Chapitre V
PREVENTION ET PUBLICITE

Article 9
Guide

Le guide illustrant les droits et obligations des fonctionnaires, les règles de conduite qu’ils sont censés respecter et les conséquences que les violations de ces obligations peuvent entraîner ainsi que des exemples de fautes, doit être régulièrement mis à jour et rendu accessible à tous les membres du personnel.

Article 10
Publication des résultats des procédures disciplinaires

Les décisions prises en matière disciplinaire par l’AIPN ou un résumé de celles-ci sont publiés une fois par an. Les noms des fonctionnaires sont omis ainsi que toute autre information de nature à permettre leur identification.

Chapitre VI
DISPOSITIONS FINALES

Article 11
Abrogation de la décision C(2002)540 du 19 février 2002

La décision C (2002)540 de la Commission du 19 février 2002 concernant la conduite des enquêtes administratives et des procédures disciplinaires est abrogée à la date d’entrée en vigueur des présentes dispositions.

Article 12
Date d’entrée en vigueur et applicabilité

Les présentes dispositions entreront en vigueur le 1er mai 2004 ; elles seront applicables aux enquêtes et procédures disciplinaires déjà en cours à cette date.

Fait à Bruxelles, le 28.4.2004.

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Footnotes

(1) JO L 56 du 4.3.1968. Règlement modifié en dernier lieu par le règlement (CE, Euratom) n°723/2004 (JO L 124 du 27.4.2004, p1).

(2) Règlement du Parlement et du Conseil du 25 mai 1999, relatif aux enquêtes effectuées par l'Office européen de lutte antifraude, J.O. L 136 du 31/05/1999, pp. 1-7