Bruxelles, le 28.4.2004
C(2004) 1597

DÉCISION DE LA COMMISSION

relative au maintien du niveau des prestations

LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,

Vu le traité instituant la Communauté européenne :

Considérant ce qui suit :

1. Il est nécessaire d’offrir aux fonctionnaires le support et l’appui nécessaires au maintien d’un niveau de prestations professionnelles compatible avec les exigences de la fonction publique européenne.
    
2. Dans ce cadre, le nouveau système d’évaluation du personnel prévoit de faire un suivi continu du rendement, de la compétence et de la conduite des fonctionnaires permettant notamment la détection précoce de l’insuffisance professionnelle.
    
3. S’il apparaît que l’insuffisance des prestations semble imputable à des difficultés personnelles, qu’elles soient médicales ou sociales, les services concernés doivent en être informés, afin qu’ils puissent inviter le fonctionnaire à une consultation en vue d’établir si ces problèmes sont effectivement à l’origine de l’insuffisance des prestations. Des informations succinctes seront communiquées au service auquel le fonctionnaire est rattaché, dans le strict respect du secret médical et de la confidentialité des données à caractère personnel. Des mesures adéquates sont prises en fonction des résultats de la consultation, et dans la mise en œuvre de la présente décision, l’Autorité investie du pouvoir de nomination (A.I.P.N.) prendra en compte, le cas échéant, les difficultés personnelles d’ordre social ou médical qui seraient à l’origine de l’insuffisance des prestations.
    
4. Lorsque l’insuffisance des prestations est établie, et sans préjudice du fait que des actions de support et d'appui seraient par ailleurs déjà prises lorsque les seuils d'alerte définis dans le rapport d’évolution de carrière sont atteints, il sera nécessaire de remédier, par le biais d’un programme renforcé de mesures d’appui et correctives positives, aux situations dans lesquelles il est constaté que le niveau des prestations est manifestement insuffisant. Un formulaire spécifique, annexé au rapport d’évolution de carrière, permettra d’assurer le suivi de ce programme de mesures d’appui et correctives adaptées à chaque cas.
    
5. Toutefois, lorsque ces mesures se sont révélées insuffisantes, il est nécessaire de donner leur pleine application aux dispositions statutaires et par conséquent d’ouvrir la procédure prévue à l'article 51.
    
6. Il est prévu de renforcer le rôle de support des unités chargées de la gestion des ressources humaines et dans ce cadre, d’instaurer dans chaque Direction générale et service une fonction d’orientation professionnelle.
    
7. Le système de descriptions de postes devrait contribuer, en combinaison avec la fixation annuelle des objectifs individuels de chaque fonctionnaire, à l’établissement d’un cadre clair pour l’évaluation des performances des fonctionnaires.
    
8. Les nouvelles dispositions relatives à l’encadrement intermédiaire mettent l’accent sur le rôle accru que doivent jouer les chefs d’unité dans la gestion du personnel.
    
9. Il est par ailleurs nécessaire de garantir les droits de la défense ainsi que la procédure contradictoire.

DÉCIDE:

• Chapitre 1
  AMELIORATION DES PRESTATIONS PROFESSIONNELLES
  • Article premier
     
• SECTION 1. L’INSUFFISANCE
  • Article 2
  • Article 3
  • Article 4
  • Article 5
  • Article 6
  • Article 7
     
• SECTION 2. L’INSUFFISANCE GRAVE
  • Article 8
  • Article 9
  • Article 10
  • Article 11
  • Article 12
     
• SECTION 3. MESURES VISANT A L’AMELIORATION DES PRESTATIONS.
  • Article 13
     
• SECTION 3. MESURES VISANT A L’AMELIORATION DES PRESTATIONS.
  • Article 13
     
• Chapitre 2
  MISE EN ŒUVRE DE LA PROCEDURE D’INSUFFISANCE PROFESSIONNELLE
  • Article 14
  • Article 15
  • Article 16
  • Article 17
  • Article 18
     

Chapitre 1
AMELIORATION DES PRESTATIONS PROFESSIONNELLES

Article premier

Lorsqu’à l’occasion du rapport d’évolution de carrière une inadéquation des prestations professionnelles exprimée en termes de rendement, de compétence ou de conduite dans le service est détectée, l’évaluateur prend immédiatement les mesures d’appui et de correction qu’il estime nécessaires afin d’aider le fonctionnaire à retrouver le niveau de prestation requis.

SECTION 1. L’INSUFFISANCE

Article 2

Aux fins exclusives de la présente décision et sans préjudice des règles fixées à l’annexe II des dispositions générales d’exécution de l’article 43 du statut ⁽¹⁾, lorsqu’un rapport d’évolution de carrière définitif fait apparaître une note globale comprise entre 7,5 et 9,5 sur 20, l’évaluateur fixe au fonctionnaire un programme d’appui et de correction. La durée maximale de ce programme est de un an. Il peut comprendre, entre autres et si nécessaire, une ou plusieurs des mesures visées à l’article 13 de la présente décision.

Ce plan est contresigné par l’évaluateur, le titulaire du poste et le responsable des ressources humaines. A la demande du fonctionnaire et afin de l’aider dans la réalisation de ce programme, un tuteur peut être nommé, à l’intérieur ou à l’extérieur de l’unité après approbation du médiateur de la Commission.

Article 3

L’insuffisance des prestations est, dans tous les cas, clairement indiquée dans le rapport d’évolution de carrière et le délai mentionné à l’article précédent court à compter de la date où celui-ci devient définitif.

Article 4

A l’issue de ce programme d’appui et de correction d’un an, un rapport d’évolution de carrière portant sur l’année au cours de laquelle le plan d’appui et de correction s’est déroulé est établi.

1. Si les difficultés ont été surmontées dans le délai d’un an, c’est-à-dire si le fonctionnaire obtient à l’occasion de ce rapport d’évolution de carrière une note au moins égale à 10 points sur 20, il en est fait mention dans ce rapport et la procédure prévue par la présente section est arrêtée.
    
2. Si la note du fonctionnaire se maintient entre 7,5 et 9,5, ses difficultés n’ont pas été totalement résolues. Dès lors, l’évaluateur fixe un nouveau délai de six mois au fonctionnaire dans les conditions fixées à l’article 5, afin de lui permettre d’atteindre un niveau de prestations suffisant.
    
3. Si la note du fonctionnaire descend à 7 ou moins de 7, les difficultés du fonctionnaire se sont aggravées et dès lors, conformément aux articles 9 § 3 et 10 de la présente décision, l’évaluateur fixe un nouveau délai de six mois au fonctionnaire ainsi que des mesures renforcées.

Article 5

1. Le nouveau délai de 6 mois visé à l’article 4 § 2 court à compter de la date à laquelle le rapport d’évolution de carrière portant sur l’année au cours de laquelle le plan d’appui et de correction s’est déroulé devient définitif. Ce second plan est contresigné par l’évaluateur, le titulaire du poste et le responsable des ressources humaines. Le tuteur éventuellement nommé pour les besoins de l’article 2 ou tout autre tuteur nommé dans des conditions identiques peut aider le fonctionnaire dans la réalisation de ce programme.
    
2. Les nouvelles mesures fixées par le rapport peuvent également comprendre, entre autres et si nécessaire, une ou plusieurs des mesures visées à l’article 13 de la présente décision.
    
3. Au cours de ce second programme d’appui et de correction, le fonctionnaire peut demander à bénéficier d’un rapport d’évolution de carrière intermédiaire. Si les difficultés ont été surmontées dans le délai de six mois indiqué ci-dessus, c’est-à-dire si le fonctionnaire obtient à l’occasion du rapport d’évolution de carrière intermédiaire portant sur le second programme d’appui et de correction, une note au moins égale à 10 points sur 20, il en est fait mention dans ce rapport et la procédure prévue par la présente section est arrêtée. Si en revanche la note du fonctionnaire demeure en dessous de 10 points sur 20, le second programme se poursuit jusqu’au terme prévu.

Article 6

A la fin du second programme visé à l’article 5 paragraphe 1, après consultation de l’unité chargée au sein de la direction générale de la gestion des ressources humaines, un nouveau rapport d’évolution de carrière est établi.

Si les prestations sont désormais satisfaisantes - note globale supérieure ou égale à 10 points sur 20 -, la procédure tendant au maintien du niveau des prestations est arrêtée, sinon l’A.I.P.N. en est informée et, dès lors que le rapport est devenu définitif, la procédure prévue à l’article 51 du statut peut être ouverte.

Article 7

Au cours de la procédure prévue à l’article 51 du statut, le fonctionnaire peut également demander à bénéficier d’un rapport d’évolution de carrière intermédiaire. S’il est à cette occasion établi que les prestations du fonctionnaire sont redevenues satisfaisantes - note globale supérieure ou égale à 10 points sur 20 -, cette procédure est arrêtée.

SECTION 2. L’INSUFFISANCE GRAVE

Article 8

Lorsqu’au cours du 1^er semestre de l’année, il apparaît à l’évaluateur que le fonctionnaire est susceptible de recevoir une note inférieure ou égale à 7 sur 20, l’évaluateur adresse au plus tard le 30 juin au fonctionnaire un avertissement écrit. Cet avertissement par écrit revêt la forme d’une note qui sera annexée au rapport d’évolution de carrière pour l’année en cours.

L’évaluateur fixe au fonctionnaire un programme d’appui et de correction. La durée maximale de ce programme est de un an et débute le 1^er juillet. Il peut comprendre, entre autres et si nécessaire, une ou plusieurs des mesures visées à l’article 13 de la présente décision. Ce plan est contresigné par l’évaluateur, le titulaire du poste et le responsable des ressources humaines. A la demande du fonctionnaire et afin de l’aider dans la réalisation de ce programme, un tuteur peut être nommé, à l’intérieur ou à l’extérieur de l’unité après approbation du médiateur de la Commission.

Article 9

A l’issue de ce programme d’appui et de correction d’un an, un rapport d’évolution de carrière portant sur l’année au cours de laquelle le plan d’appui et de correction s’est déroulé est établi.

1. Si les difficultés ont été surmontées dans le délai d’un an, c’est-à-dire si le fonctionnaire obtient à l’occasion de ce rapport d’évolution de carrière une note au moins égale à 10 points sur 20, il en est fait mention dans ce rapport et la procédure prévue par la présente section est arrêtée.
    
2. Si la note du fonctionnaire augmente pour se situer entre 7,5 et 9,5, les difficultés n’ont pas été complètement résolues et, dès lors, l’évaluateur accorde au fonctionnaire le bénéfice du délai visé à l’article 2 de la présente décision, afin de lui permettre d’atteindre un niveau de prestations suffisant. Le fonctionnaire ne peut bénéficier qu’une seule fois des dispositions du présent alinéa.
    
3. Si la note du fonctionnaire demeure à 7 ou moins de 7, les difficultés du fonctionnaire ne sont pas résolues et dès lors, conformément à l’article 10 de la présente décision, l’évaluateur fixe un nouveau délai de six mois au fonctionnaire ainsi que des mesures renforcées.

Article 10

1. Le nouveau délai de six mois visé à l’article 9 § 3 court à compter de la date à laquelle le rapport d’évolution de carrière portant sur l’année au cours de laquelle le premier plan d’appui et de correction s’est déroulé devient définitif.
   
   Ce plan renforcé est contresigné par l’évaluateur, le titulaire du poste et le responsable des ressources humaines. L’éventuel tuteur visé à l’article 8 ou tout autre tuteur nommé dans des conditions identiques peut aider le fonctionnaire dans la réalisation de ce programme renforcé.
    
2. Les nouvelles mesures fixées par le rapport peuvent également comprendre, entre autres et si nécessaire, une ou plusieurs des mesures visées à l’article 13 de la présente décision.
    
3. Au cours de ce second programme d’appui et de correction, le fonctionnaire peut demander à bénéficier d’un rapport d’évolution de carrière intermédiaire.

Article 11

A la fin de la seconde période visée à l’article 10 paragraphe 1, après consultation de l’unité chargée au sein de la direction générale de la gestion des ressources humaines, un nouveau rapport d’évolution de carrière est établi.

1. Si les prestations sont désormais satisfaisantes - note globale supérieure ou égale à 10 points sur 20 -, la procédure tendant au maintien du niveau des prestations est arrêtée.
    
2. Si la note du fonctionnaire augmente pour passer entre 7,5 et 9,5, les difficultés n’ont pas été complètement résolues et dès lors, conformément aux articles 4 § 2 et 5 de la présente décision, l’évaluateur accorde au fonctionnaire un nouveau délai de six mois afin de lui permettre d’atteindre un niveau de prestations suffisant. Le fonctionnaire ne peut bénéficier qu’une seule fois des dispositions du présent alinéa.
    
3. Si la note du fonctionnaire demeure à 7 ou moins de 7, les difficultés du fonctionnaire ne sont pas résolues, l’A.I.P.N. en est informée et, dès lors que le rapport est devenu définitif, la procédure prévue à l’article 51 du statut peut être ouverte.

Article 12

Au cours de la procédure prévue à l’article 51 du statut, le fonctionnaire peut également demander à bénéficier d’un rapport d’évolution de carrière intermédiaire. S’il est à cette occasion établi que les prestations du fonctionnaire sont redevenues satisfaisantes - note globale supérieure ou égale à 10 points sur 20 -, cette procédure est arrêtée.

SECTION 3. MESURES VISANT A L’AMELIORATION DES PRESTATIONS.

Article 13

En coopération étroite avec l’unité chargée au sein de la Direction générale de la gestion des ressources humaines et les services intéressés, l’évaluateur choisit en priorité une ou plusieurs des mesures correctives ou d’appui parmi celles mentionnées ci-après.

1. Dans les cas où l’insuffisance du niveau des prestations semble tenir à une inadaptation entre d’une part, la formation ou les compétences du fonctionnaire et d’autre part, les exigences du poste, l’évaluateur peut envisager un changement de tâches au sein de la même unité ou proposer à l’A.I.P.N. une réaffectation dans l’intérêt du service. Le fonctionnaire doit être préalablement informé et consulté. L’A.I.P.N. décide de la réaffectation éventuelle, sur la base de la proposition contenue dans le rapport. Le fonctionnaire lui-même peut demander à l’A.I.P.N. d’envisager un transfert. L’A.I.P.N. décide de la réaffectation éventuelle, sur la base de la proposition contenue dans le rapport. Dans ce dernier cas, la mutation a lieu en coopération avec la fonction d’orientation de carrière centrale.
    
2. L’établissement d’un programme, prévoyant par exemple un nombre limité d’objectifs professionnels spécifiques, des critères de réussite clairs et mesurables au moyen d’indicateurs, un suivi mensuel des progrès réalisés effectué par le tuteur (s’il y en a un), le cas échéant une évaluation/révision à mi-parcours et enfin une évaluation finale en présence du fonctionnaire, de l’évaluateur, du tuteur éventuel, du responsable des ressources humaines membre de l’unité R.H., ainsi que du validateur.
   
   Ce programme indique également le niveau de prestation à atteindre ainsi que le délai prescrit pour ce faire.
   
   L’unité chargée au sein de la Direction générale de la gestion des ressources humaines, et le cas échéant la fonction d’orientation décentralisée, assistent l’évaluateur et le noté, les conseillent, et facilitent l’exécution du programme. Lors des entretiens organisés périodiquement à l’initiative de l’évaluateur afin de contrôler le niveau des prestations au regard des objectifs fixés dans le programme, le noté a la possibilité de se faire accompagner par une personne de son choix et/ou par son tuteur éventuel.

Si le fonctionnaire refuse de coopérer au processus en cours, la procédure décrite ci-dessous se poursuit sans attendre l’issue de la seconde période.

Chapitre 2
MISE EN ŒUVRE DE LA PROCEDURE D’INSUFFISANCE PROFESSIONNELLE

Article 14

L’AIPN, dans un délai de trois mois après avoir été informée de l’insuffisance persistante de la performance d’un fonctionnaire au sens des articles 6 et 11 , ouvre la procédure prévue à l’article 51 du statut, en présentant une proposition motivée au comité consultatif paritaire pour l’insuffisance professionnelle visé à l’article 9 paragraphe 6 du Statut.

Article 15

Dès la communication de la proposition au comité consultatif paritaire, l’AIPN doit indiquer au fonctionnaire l’ensemble de ses droits, notamment ceux figurant à l’article 51-3 du Statut.

Article 16

Les rapports établis en vertu de la présente décision sont versés au dossier personnel du fonctionnaire.

Article 17

Les décisions adoptées par l’AIPN en application de l’article 51 du statut sont publiées une fois par an dans les informations administratives. Les noms des fonctionnaires en cause ne sont pas mentionnés. Il en va de même des autres informations qui pourraient permettre de les identifier.

Article 18

Pour l’année 2004 (période de transition), le seuil de déclenchement de la procédure fixé à l’article 2 1er alinéa de la présente décision, est remplacé par les dispositions suivantes :

« - Aux fins exclusives de la présente décision et sans préjudice des règles fixées à l’annexe II des dispositions générales d’exécution de l’article 43 du statut ⁽¹⁾, lorsque la moyenne arithmétique des notes des rapports d’évolution de carrière définitifs pour 2002 et 2003 fait apparaître une note comprise entre 7,5 et 9,5 sur 20, l’évaluateur fixe au fonctionnaire un programme d’appui et de correction. La durée maximale de ce programme est de un an. Il peut comprendre entre autres et si nécessaire, une ou plusieurs des mesures visées à l’article 13 de la présente décision. L’insuffisance des prestations ainsi calculée fera l’objet d’une note annexée au rapport d’évolution de carrière pour 2003 et le point de départ du programme susmentionné sera fixé à la date à laquelle le rapport d’évolution de carrière deviendra définitif ; ».

La présente décision entrera en vigueur le1er mai 2004.

Fait à Bruxelles, le 28.4.2004.

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Footnotes

⁽¹⁾ Décision de la Commission du 3 mars 2004 relative aux dispositions générales d’exécution de l’article 43 du statut.