Bruxelles, le 28.4.2004
C(2004) 1597

DÉCISION DE LA COMMISSION

portant création des dispositions d’application en matière d’absence pour maladie ou accident

LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,

Vu le statut des fonctionnaires des Communautés européennes ainsi que le régime applicable aux autres agents de ces Communautés (RAA), fixés par le règlement (CEE, Euratom, CECA) n° 259/68 du Conseil⁽¹⁾ , et notamment les articles 59 et 60 dudit statut ainsi que les articles 16, 59, 60 et 91 du RAA,

Considérant ce qui suit :

1. En vue d’assurer une pratique uniforme et transparente, il convient de rassembler dans un seul document les dispositions applicables dans le domaine des absences pour maladie ou accident.
    
2. Il convient de prévoir que l’annexe à la présente décision devra ultérieurement pouvoir être amendée, dans les meilleurs délais, d’une manière appropriée.
    
3. A cet égard, il apparaît inopportun que la Commission soit saisie de manière répétée pour ces amendements pour autant qu’ils demeurent ponctuels.

A ARRÊTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:

Article premier

L’annexe de la présente décision constituant les dispositions d’application en matière d’absence pour maladie ou accident est approuvée.

Article 2

La Commission habilite le Directeur général du Personnel et de l’Administration à procéder aux amendements ponctuels nécessaires de l’annexe de la présente décision.

Article 3

La présente décision entre en vigueur le 1er mai 2004.

Fait à Bruxelles, le 28.4.2004.

ANNEXE

DISPOSITIONS D’APPLICATION EN MATIÈRE D’ABSENCE POUR MALADIE OU ACCIDENT


TABLE DES MATIÈRES

• DÉFINITIONS
• INTRODUCTION
• I. DISPOSITIONS GÉNÉRALES
• II. MISE EN APPLICATION
• II.a : ABSENCE INFÉRIEURE OU ÉGALE À TROIS (3) JOURS
• II.b : ABSENCE SUPÉRIEURE À TROIS JOURS OU TOUTE ABSENCE COUVERTE PAR UN CERTIFICAT MEDICAL
• II.c : ACCIDENT
• II.d : ABSENCE POUR MALADIE PENDANT UN CONGÉ ANNUEL
• II.e : CONTRÔLE MEDICAL
• III. CAS PARTICULIERS
• III.a : ABSENCE POUR MALADIE EN DEHORS DU LIEU D'AFFECTATION
• III.b : DÉPLACEMENT HORS DU LIEU D'AFFECTATION POUR EXAMEN OU TRAITEMENT MÉDICAL
• III.c : TEMPS PARTIEL MEDICAL
• III.d : CONGÉ D'OFFICE POUR RAISON MÉDICALE
• III.e : ABSENCE IRRÉGULIÈRE

DÉFINITIONS :

INTRODUCTION
 

1. DISPOSITIONS GÉNÉRALES :
    
   • Le fonctionnaire qui justifie être empêché d'exercer ses fonctions par suite de maladie ou d'accident bénéficie de plein droit d'un congé de maladie;
      
   • Par analogie avec le fonctionnaire, l'agent temporaire/auxiliaire/contractuel (au sens du RAA) qui justifie être empêché d'exercer ses fonctions par suite de maladie ou d’accident bénéficie d'un congé de maladie ;
      
   • L'END qui justifie être empêché d'exercer ses fonctions par suite de maladie ou d'accident bénéficie de plein droit d'un congé de maladie ;si le congé de maladie excède un mois ou la durée du service déjà accompli par l'END la plus longue de ces deux périodes étant seule prise en compte, les indemnités de séjour lui sont automatiquement suspendues; le congé de maladie ne peut se prolonger au-delà de la durée de détachement ;cependant, l'END, victime d'un accident liée à son travail survenu pendant la période de détachement, continue de percevoir l'intégralité des indemnités de séjour pendant toute la durée de son inaptitude au travail et jusqu'à la fin de son détachement.
      
   • Le présent document ne s'applique qu’au personnel mentionné ci-dessus. Le personnel employé directement ou indirectement par la Commission, tels que "intérimaire", "prestataire", « contractuel » de droit national, etc. est régi par la législation nationale du lieu de travail.
      
2. MISE EN APPLICATION :
    

   Préambule :

   Le fonctionnaire/agent/END doit aviser ou faire aviser, dans les délais les plus brefs, - en pratique, dans les premières heures de l'absence - par tout moyen à sa disposition, son supérieur hiérarchique en précisant les coordonnées précises où il peut être joint ainsi que la durée prévisible de l'absence. Avant envoi des documents justificatifs, le fonctionnaire/agent/END doit s'assurer que son numéro personnel et le cas échéant sa qualité (fonctionnaire/agent/END) y figurent (au besoin ajoutés par l’intéressé), et que ces documents soient parfaitement lisibles et complets.

   
   II.a : ABSENCE INFÉRIEURE OU ÉGALE À TROIS (3) JOURS :
   
   Principe de base :
    
   • Un certificat médical n'est pas exigé pour une absence pour maladie inférieure ou égale à trois (3) jours calendrier;
      
   • Toutefois, lorsque ces absences pour maladie inférieures ou égales à trois (3) jours calendrier, non couvertes par un certificat médical, dépassent un total de douze (12) jours sur la période des douze (12) mois qui précède, le fonctionnaire/agent/END est tenu de produire un certificat médical pour toute nouvelle absence pour cause de maladie aussi minime soit-elle, tant que le total reste supérieur à 12 jours sur les 12 mois. L’absence est automatiquement considérée comme injustifiée à compter du treizième jour d’absence pour maladie sans certificat.
      
   • Une absence pour maladie sans certificat ne peut pas suivre une absence pour maladie avec certificat;
      
   • Une absence pour maladie sans certificat ne peut précéder ni suivre directement un congé annuel ou spécial, lorsque la totalité de l’absence, congé inclus est supérieure à 3 jours « calendrier ». Dans ce cas, l’absence sera considérée comme irrégulière (voir IIIe ci-après).

   Mise en application :
    

   • L'absence de certificat ne dispense pas le fonctionnaire/agent/END d'aviser dans les délais les plus brefs son supérieur hiérarchique (voir préambule ci-dessus).

   II.b : ABSENCE SUPÉRIEURE À TROIS JOURS OU TOUTE ABSENCE COUVERTE PAR UN CERTIFICAT MEDICAL :
   
   Principe de base :
    

   • En cas d'absence pour maladie dépassant trois (3) jours calendrier, le fonctionnaire / agent / END doit obligatoirement être couvert par un certificat médical attestant clairement son incapacité de travail;
      
   • Le certificat médical doit être lisible et mentionner OBLIGATOIREMENT les informations suivantes :
      
     • nom et prénom du malade,
        
     • lieu de séjour du malade,
        
     • durée prévisible de l'incapacité de travail avec indication de la date de début et de fin de celle-ci.
        
   • L'absence ne sera considérée comme absence maladie que lorsque le SM aura pu apprécier la validité du certificat médical (voir rubrique IIIe infra).

   Mise en application :
    

   • Le fonctionnaire/agent/END doit obligatoirement adresser au SM, sans passer par sa direction générale/service/office d'affectation, l'original du certificat médical, dans les délais les plus brefs⁽²⁾ , suivant le premier jour d'incapacité de travail et au plus tard le cinquième jour de l’absence, le cachet de la poste faisant foi. A défaut, l’absence sera considérée comme injustifiée, sauf si le certificat n’a pas pu être transmis pour des raisons indépendantes de la volonté du fonctionnaire (à justifier le cas échéant). Un certificat de régularisation établi après la reprise du travail ne pourra être accepté dans la mesure où il mettrait le SM dans l’incapacité de contrôler/évaluer la réalité de la maladie.
      
   • En cas d'empêchement pour le fonctionnaire/agent/END de communiquer dans les délais les plus brefs le certificat au SM, il doit impérativement contacter ou faire contacter le SM en vue de le prévenir et lui exposer les raisons de cet empêchement;
      
   • L'envoi du certificat médical ne dispense pas le fonctionnaire/agent/END d'aviser, dans les délais les plus brefs, son supérieur hiérarchique (voir préambule supra).

   II.c : ACCIDENT :
   
   Principe de base :
   
   En cas d'absence pour accident, les dispositions aux rubriques II.a et II.b ci-dessus s’appliquent "mutatis mutandis";
   
   Mise en application :
    

   • Le fonctionnaire/agent/END doit aviser ou faire aviser dans les délais les plus brefs son supérieur hiérarchique de son absence pour accident et de la durée prévisible de son incapacité de travail; Celui-ci, le cas échéant, lui communiquera, directement ou indirectement (RCAM, Service social, SM, etc.) les formalités à accomplir;
      
   • Pour l’agent auxiliaire et l'END, il importe de se mettre également en rapport avec l'organisme de sécurité sociale national auquel il est affilié;

   II.d : ABSENCE POUR MALADIE PENDANT UN CONGÉ ANNUEL :
   
   Principe de base :
    

   • Lorsqu'un fonctionnaire/agent/END est atteint, durant son congé annuel, d'une maladie qui l'aurait empêché d'exercer ses fonctions s'il ne s’était pas trouvé en congé, il peut demander la récupération des jours de congé annuel pendant cette période de maladie
      
   • Le SM doit pouvoir être en mesure d’effectuer un contrôle médical, s’il l’estime utile, et doit donc être dûment avisé le plus rapidement possible, faute de quoi l’intéressé ne pourra prétendre à la récupération.

   Mise en application :
    

   • Sauf cas de force majeure à apprécier par le SM, le fonctionnaire/agent/END doit obligatoirement prendre contact avec le SM dès le début de la période de maladie et en tous cas dans les 48 heures (le cas échéant par téléphone ou télécopieur) et lui communiquer une copie du certificat médical et les informations suivantes :
      
     • nom, prénom et n° personnel,
        
     • date de début et de fin de la maladie,
        
     • l'adresse précise de l'endroit où il réside pendant cette maladie et les moyens de le contacter (téléphone fixe, GSM, fax, adresse, e-mail, etc),
        
     • nom et adresse précise (+ moyens de contact) du médecin prescripteur;
        
   • Il doit également transmettre, dans les plus brefs délais, l'original du certificat médical;
      
   • Lorsque les deux conditions ci-dessus sont remplies et pour autant que le SM accepte le certificat, la récupération des jours de congé annuel sera enregistrée, par le GECO, dans le "SIC-CONGÉS" sur base d'une liste fournie par le SM;
      
   • Le SM ne prendra pas en considération, également, en vue d’une récupération éventuelle, le certificat médical établi ou transmis a posteriori, c.-à-d. après la date de fin de la période de maladie indiquée ou la période du congé annuel;

   II.e : CONTRÔLE MEDICAL :
    

   • Le fonctionnaire/agent/END absent pour maladie peut être soumis, à tout moment, à un contrôle médical organisé par la Commission. Le but de ce contrôle est de s’assurer que l’absence pour maladie est justifiée et que sa durée est en proportion avec la nature de l’affection. Ce contrôle intervient normalement au domicile du malade.
      
   • Le contrôle médical est effectué par un médecin à la demande du SM qui agit de sa propre initiative ou à la demande du RRH de la direction générale/service/office d’affectation;
      
   • Le fonctionnaire/agent/END soumis au contrôle peut être convoqué, soit par lettre, soit par téléphone, soit par télécopieur, soit par tout autre moyen de communication approprié. Cette convocation est selon le cas envoyée à son adresse privée, adresse de congé ou adresse du lieu où il est autorisé à passer son congé de maladie. Si le fonctionnaire n’est pas en mesure de se déplacer, il en informe immédiatement le médecin contrôleur; cette incapacité devant de toute façon être précisée dans le certificat médical ou dans une attestation détaillée du médecin traitant, certifiant que le fonctionnaire est médicalement inapte à se déplacer.
      
   • Si le contrôle ne peut avoir lieu pour des raisons imputables à l’intéressé, son absence est considérée injustifiée à compter du jour où le contrôle était prévu.
      
   • Si lors de la visite de contrôle le médecin contrôleur conclut à l’aptitude au travail, il en informe immédiatement par écrit le fonctionnaire/agent/END. Le médecin contrôleur précise dans le même document la date à partir de laquelle le fonctionnaire/agent/END est jugé apte à reprendre le travail. Le médecin contrôleur du SM peut demander une expertise médicale supplémentaire.
      
   • Le SM informe également le RRH de la direction générale/service/office d’affectation;
      
   • S’il estime que les conclusions du médecin contrôleur sont médicalement injustifiées, le fonctionnaire/agent (ou un médecin agissant en son nom) peut, dans les 2 jours ouvrables, saisir le SM d’une demande d’arbitrage. La procédure d’arbitrage est très précisément décrite à l’article 59 du Statut. Si l’arbitrage confirme les conclusions du contrôle, l’absence est traitée comme injustifiée à compter du jour du contrôle.
      
3. CAS PARTICULIERS :
   
   III.a : ABSENCE POUR MALADIE EN DEHORS DU LIEU D'AFFECTATION :
   
   Principe de base :
    
   • Le fonctionnaire/agent/END en congé de maladie qui entend se rendre dans un lieu autre que celui de son affectation⁽³⁾ , doit demander au préalable l'autorisation de son AIPN;
      
   • L'AIPN prend sa décision sur base de l'avis du SM;
      
   • En l'absence de décision ou en cas de décision négative de l'AIPN, l'intéressé ne peut quitter son lieu d'affectation sous peine d'être considéré en absence irrégulière. La non observation de ces règles l’expose à de possibles sanctions disciplinaires. L'AIPN peut demander au SM de convoquer, pour contrôle, l'intéressé(e) en vue de s'assurer de sa présence au lieu d'affectation.

   Mise en application :
    

   • La demande pour passer le congé de maladie hors du lieu d'affectation doit être faite dans la mesure du possible à l'aide du formulaire spécifique "demande d'autorisation de séjour, hors lieu d'affectation" ;
      
   • Le formulaire est à introduire, au moins 10 jours ouvrables avant la date du départ envisagée, auprès du SM qui le transmet, accompagné de son avis, au RRH de la direction générale/service/office dont relève l'intéressé(e); Ce délai est nécessaire pour que le SM puisse vérifier le cas échéant qu’il n’y a pas de contre-indication médicale au déplacement, ou notamment si ce déplacement présente un avantage thérapeutique pour le rétablissement du malade.
      
   • L'AIPN notifie par la suite sa décision à l'intéressé(e) ainsi qu'au SM. L’autorisation éventuelle est donnée pour une durée déterminée.

   III.b : DÉPLACEMENT HORS DU LIEU D'AFFECTATION POUR EXAMEN OU TRAITEMENT MÉDICAL⁽⁴⁾ :
   
   Principe de base :
    

   • Fonctionnaire/agent temporaire : 3 jours MAXIMUM.
      
   • Agent auxiliaire/END : pas de congé spécial prévu.
      
   • Délai de route éventuel à titre très exceptionnel.

   Mise en application :
    

   • Le congé spécial ne peut être octroyé par l'AIPN, après avis du SM, qu'au fonctionnaire/agent temporaire pour une visite, un examen ou un traitement spécifique de courte durée, de nature médicale, en dehors du lieu d'affectation, pendant les jours et heures de travail à la Commission;
      
   • Le congé spécial ne peut couvrir une absence pour maladie ou une hospitalisation;
      
   • Le congé spécial peut être éventuellement combiné avec un congé annuel, mais il n’est pas accordé pendant un congé annuel et ne peut, par conséquent, permettre une éventuelle récupération d’une partie de celui-ci.
      
   • L'avis du SM n'engage pas l'AIPN;
      
   • Un délai de route exceptionnel d'une durée maximum d'un jour peut être octroyé sur avis du SM si la distance, par chemin de fer, entre le lieu d'affectation et le lieu où se déroule la visite/examen/traitement est égale ou supérieure à 200 km.

   Conditions d'octroi :
    

   • Le fonctionnaire/agent temporaire doit introduire, avec sa demande de congé spécial, une demande d'autorisation de séjour hors du lieu à l'aide du formulaire "demande d'autorisation de séjour, hors du lieu d'affectation" auprès du SM dont il relève;
      
   • Après avoir donné son avis, le SM transmet, pour décision, la demande à l'AIPN de la direction générale/service/office d'affectation de l'intéressé;
      
   • En cas d'accord, l'AIPN notifie sa décision à l'intéressé(e), ainsi qu'au SM et au GECO concerné, lequel accordera le congé spécial et le délai de route éventuel tels que mentionnés dans la décision ; en cas de refus de l'AIPN, le GECO informera le fonctionnaire/agent temporaire et imputera la totalité de l'absence éventuelle sur le congé annuel;
      
   • Le délai de route et le congé spécial ne seront confirmés qu’après que le SM aura pu préciser au GECO que l’examen médical a bien eu lieu. Il appartient donc au fonctionnaire/agent temporaire de transmettre au SM un certificat médical attestant la visite ou le traitement.

   III.c : TEMPS PARTIEL MEDICAL :
   
   Principe de base :
    

   • Pour des raisons médicales et notamment en vue de la réintégration progressive dans le processus de travail ou la prévention de risques pour sa santé, le fonctionnaire/agent/END peut être autorisé à travailler à temps partiel sous le régime de "congé de maladie à temps partiel médical". Il pourra ainsi, selon la décision du SM, prester une fraction de la durée normale journalière ou hebdomadaire du travail.

   Mise en application :
    

   • La durée maximale d'un congé de maladie à temps partiel médical est de trois mois;
      
   • Une prolongation peut, à titre exceptionnel, être octroyée par le SM pour un maximum de trois mois, sur base d'un rapport médical circonstancié.
      
   • Si l'intéressé(e) prend un congé annuel prolongé – minimum 10 jours ouvrables – durant une période de travail à temps partiel médical, celui-ci est interrompu pendant la période de congé annuel;
      
   • A l'issue de ce congé annuel, le fonctionnaire/agent/END peut être convoqué par le SM pour réexamen de la justification du maintien du congé de maladie à temps partiel médical;
      
   • Si l'intéressé(e) est mis à temps partiel médical pendant une période où il avait été autorisé à travailler à temps partiel « administratif », cette dernière période est suspendue pour la durée du temps partiel médical ;
      
   • Le fonctionnaire/agent/END qui travaille sous le régime de temps partiel médical conserve la totalité de ses droits, et notamment des droits à congés annuels;
      
   • En conséquence, les jours de congé annuel éventuellement pris sont à comptabiliser en journées entières.

   Conditions d'octroi :
   
   Le régime de temps partiel médical est octroyé par le SM de sa propre initiative ou sur demande du fonctionnaire/agent.
   
   Lorsque c’est le fonctionnaire/agent qui demande l’octroi d’un temps partiel médical, il doit solliciter une visite au SM⁽⁵⁾ et produire une attestation motivée de son médecin traitant.
   
   L’octroi par le SM d’un temps partiel médical doit toujours être préalable à l’exercice par le fonctionnaire de ce temps partiel.
   
   En conséquence :
    

   • La demande doit être faite en temps utile pour que le SM puisse prendre sa décision (notamment dans le cas d’un temps partiel médical qui suit une absence maladie) ;
      
   • Le fonctionnaire/agent ne peut anticiper la décision du SM et travailler à temps partiel médical sans cette décision.

   Dans sa décision, le SM précise dans quelle condition doit être exercé le temps partiel médical ; à défaut d’indication l’intéressé peut choisir, en cas de mi-temps, si celui-ci s’applique le matin ou l’après-midi, sous réserve de l’accord de son supérieur hiérarchique. La décision du SM est communiquée au fonctionnaire/agent/END et à son RRH.
   
   En cas de contestation, la procédure d’arbitrage⁽⁶⁾ est engagée, à l’initiative du SM ou de l’intéressé.
   
   III.d : CONGÉ D'OFFICE POUR RAISON MÉDICALE :
   
   Principe de base :
   
   Le fonctionnaire/agent/END peut être mis en congé d'office à la suite d'un examen pratiqué par le SM, si son état de santé l'exige ou si une maladie contagieuse s'est déclarée dans son foyer.
   
   Mise en application :
    

   • La décision de mise en congé d'office relève de l'AIPN sur avis circonstancié du SM; cette décision peut prévoir le cas échéant le retrait de la carte de service.
      
   • La décision de reprise des fonctions relève de l’AIPN sur avis du SM :
      
   • En cas de maladie contagieuse déclarée au foyer, le fonctionnaire/agent/END, qui désire reprendre l’activité, est tenu de présenter un certificat de non contagion au SM qui transmettra son avis à l’AIPN.
      
   • En cas de contestation, la procédure d’arbitrage⁽⁷⁾ est engagée.

   III.e : ABSENCE IRRÉGULIÈRE :
   
   Principe de base :
   
   Sauf en cas de maladie ou d'accident, le fonctionnaire/agent/END ne peut s'absenter sans y avoir été préalablement autorisé par son supérieur hiérarchique.
   
   Mise en application :
    

   • Comme indiqué au point II. MISE EN APPLICATION - Préambule, il appartient au supérieur hiérarchique (ou à la personne habilitée par celui-ci) d'introduire, sans retard, toute absence constatée dans le "SIC CONGÈS", et d'avertir le RRH de sa direction générale/service/office :
      
     • s'il n'a pas été avisé au cours de la première journée d'absence du motif de l'absence par le fonctionnaire ou une tierce personne et que ce motif est valable, ou
        
     • si l'absence n'est couverte ni par un certificat médical ni par une demande de congé autorisée, ou encore
        
     • si l'absence pour cause de maladie ou d'accident a été dûment constatée auparavant par le SM;
        
   • Averti par le supérieur hiérarchique, le RRH vérifie auprès du SM si celui-ci a reçu un certificat médical ou si celui-ci lui a été annoncé;
      
   • En cas réponse négative du SM, le RRH constate l'absence comme "irrégulière";
      
   • Sans préjudice de l'application éventuelle des dispositions prévues en matière disciplinaire, toute absence irrégulière DÛMENT constatée est imputée sur le congé annuel de l'intéressé(e);
      
   • En cas d'épuisement de ce congé annuel, le montant correspondant au nombre de jours d'absence LUI EST RETENU selon la formule SUIVANTE :
      

     nombre de jours d’absence X traitement mensuel net

     30

____________________
Footnotes

⁽²⁾ En cas d’envoi par télécopieur l'original doit suivre ultérieurement.

⁽³⁾ Le contrôle éventuel sera effectué à l’adresse déclarée par le fonctinnaire/agent/END comme étant celle de son domicile.

⁽⁴⁾ L’AIPN à Luxembourg tiendra compte de la situation particulière su site ; en particulier les fonctionnaires /agents qui consultent un médecin établi dans un rayon de 65 km ne doivent pas faire appel à ce type de congé spécial ni à la demande d’autorisation préalable.

⁽⁵⁾ A Bruxelles au secteur « Contrôle » Tél. 56983/56984

⁽⁶⁾ Telle que prevue à l’article 59, paragraphe 1, troisième alinea du Statut.

⁽⁷⁾ Telle que prevue à l’article 59, paragraphe 1, troisième alinea du Statut.