EXERCICE D’EVALUATION DU PERSONNEL ⁽¹⁾

Période du 1^er Janvier- 31 Décembre 2004

L’évaluation portant sur la période de référence couvrant l’année civile 2004 est le troisième exercice se déroulant selon le nouveau système mis en place en avril 2002.

La Commission a adopté le 23 décembre 2004, de nouvelles dispositions générales d’exécution (DGE) de l’article 43 du statut. Cette information administrative s’attachera plus particulièrement à détailler les modifications apportées par les nouvelles DGE : ces modifications résultent principalement de l’entrée en vigueur du nouveau statut. Elle rappellera également les différentes étapes de la procédure d’évaluation.

• PRINCIPES GENERAUX
• PRINCIPAUX CHANGEMENTS INTRODUITS PAR RAPPORT A L’EXERCICE D’EVALUATION PRECEDENT
• DEROULEMENT DE L’EXERCICE D’EVALUATION
• OU TROUVER DES INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES
• REFERENTIEL DE FONCTIONS POUR LES BESOINS DES PROCEDURES D’ATTESTATION ET DE CERTIFICATION
• STATISTIQUES RELATIVES AUX EXERCICES D’EVALUATION ET DE PROMOTION 2004

1. PRINCIPES GENERAUX
   
   L’exercice d’évaluation se fera sur la base du rapport d’évolution de carrière (REC). Le modèle de rapport est accessible à l’adresse suivante : http://www.cc.cec/pers_admin/promotions/cdr/forms/forms_fr.html .
   Les rapports d’évolution de carrière sont établis à partir de l’application informatique Sysper2. Chaque évalué reçoit une note de mérite comprise entre zéro et vingt.
    
   • Quelles sont les règles d’application ?
     
     Les dispositions générales d’exécution de l’article 43 du statut adoptées par la Commission le 23 décembre 2004 sont d’application pour les rapports annuels couvrant l’année 2004 et les rapports intermédiaires qui devront être établis en 2005.
     
     http://www.cc.cec/pers_admin/promotions/cdr/ex_2005_fr.html#10
     
     Des dispositions spécifiques sont prévues pour le personnel affecté au service extérieur de la Commission, pour le personnel relevant de la partie recherche du budget général et le personnel détaché auprès de la représentation du personnel.
      
   • Quelle est la période couverte par le nouvel exercice d’évaluation ?
     
     La période de référence qui doit faire l’objet de l’évaluation est celle allant du 1er janvier 2004 au 31 décembre 2004.
      
   • Qui doit être évalué ?
      
     • Tous les fonctionnaires et agents temporaires ayant été en activité ou détachés dans l’intérêt du service, pendant au moins un mois en continu au cours de l’année 2004, doivent être évalués.
        
     • Les exceptions:
        
       • Un rapport doit être établi pour les titulaires de poste⁽²⁾ qui ont quitté définitivement les institutions communautaires en 2004 ou qui seront amenés à les quitter en 2005, uniquement dans la mesure où ces titulaires en font la demande expresse.
       • Les fonctionnaires ou agents temporaires occupant des fonctions de directeur général ou équivalent et de directeur ou équivalent font l’objet d’une évaluation, selon des modalités particulières et ne sont pas concernés par cet exercice annuel.
          
   • Sur quoi porte l’évaluation ?
     
     L’évaluation porte sur 3 volets :
      
     • Le rendement est évalué par une note de zéro à dix : des objectifs individuels assortis de critères d’évaluation ayant été fixés pour chaque titulaire de poste, l’évaluation du rendement devra se faire sur la base du degré de réalisation de ces objectifs, en tenant compte du contexte de travail.
        
     • Les compétences sont évaluées par une note de zéro à six. Des standards applicables à l’ensemble des services de la Commission (http://www.cc.cec/pers_admin/promotions/cdr/ex_2005_fr.html#13) ont été établis par la DG ADMIN, avec l’appui du comité paritaire de suivi de l’évaluation et de la promotion. Ces standards peuvent être appliqués intégralement ou partiellement, complétés par des standards développés par chaque direction générale. Ils peuvent être utilisés dès l’exercice d’évaluation portant sur l’année 2004 ou à partir de l’exercice suivant : il appartiendra au Directeur général avec les membres de l’encadrement, de décider, avant le lancement de l’exercice, de l’éventuelle application de ces standards communs. Pour ceux qui assument des fonctions d’encadrement, le leadership, la gestion des personnes et la gestion des ressources financières sont des compétences spécifiques qui devront également être évaluées.
        
     • La conduite dans le service qui couvre des aspects comme la capacité à travailler avec d’autres, la motivation, la culture de service, est évaluée par une note de zéro à quatre. Là encore, des standards communs applicables à l’ensemble des services ont été élaborés. Ils peuvent être d’application complètement ou partiellement, en y ajoutant des standards développés par la direction générale, selon les conditions mentionnées plus haut.
       http://www.cc.cec/pers_admin/promotions/cdr/ex_2005_fr.html#13

   Dans le cas où des objectifs n’auraient pas pu être fixés pour l’année 2004 pour l’ensemble des tâches assurées, l’évaluation du rendement sera complétée à partir d’éléments dont a connaissance le titulaire de poste, comme la description de poste ou des plannings existants. De même, si la liste des compétences spécifiques et des autres exigences du poste n’a pas pu être établie, l’évaluation de la compétence et de la conduite sera basée principalement sur les standards communs sur les compétences et la conduite établis par la DG ADMIN ou sur les standards développés par la direction générale.
   http://www.cc.cec/pers_admin/promotions/cdr/ex_2005_fr.html#13.
   
   L’attention du personnel est attirée sur le fait que le mérite individuel des fonctionnaires ayant bénéficié d’une promotion prenant effet en 2004 est apprécié relativement à celui des fonctionnaires du grade vers lequel ils ont été promus. Ceci peut conduire à ce qu’un niveau de performances identique à celui constaté au titre de l’année 2003, donne lieu à une appréciation des mérites différente dans le grade supérieur.
    

2. PRINCIPAUX CHANGEMENTS INTRODUITS PAR RAPPORT A L’EXERCICE D’EVALUATION PRECEDENT
   
   Les principaux changements introduits par les dispositions générales d’exécution (DGE) de l’article 43 du statut, adoptées par la Commission, le 23 décembre 2004, sont les suivants :
    
   • Conformément à l’article 15 paragraphe 2 du règlement applicable aux autres agents, les dispositions de l’article 43 du statut concernant la notation sont applicables par analogie à tous les agents temporaires. Les DGE de l’article 43 concernent donc désormais non seulement les agents temporaires 2a), 2c) et 2d) mais aussi les agents temporaires 2b)⁽³⁾.
      
   •  Lorsqu’un titulaire de poste est transféré dans une autre Institution, un rapport intermédiaire doit être systématiquement établi, quelque soit la durée couverte par ce rapport.
      
   • Un rapport annuel couvre une période qui se termine nécessairement le 31 décembre. Un rapport annuel doit être établi pour tous les titulaires de poste, même si une partie de l’année 2004 a déjà fait l’objet d’un ou plusieurs rapports intermédiaires. Une exception est toutefois prévue : un rapport annuel ne doit pas être établi si le titulaire de poste n’a pas été en activité ou détaché dans l’intérêt du service entre la fin de la période couverte par le dernier rapport intermédiaire et la fin de l’année 2004.
      
   • En cas d’impossibilité d’utiliser Sysper 2, le titulaire de poste doit introduire un recours interne par écrit, auprès du responsable ressources humaines de sa direction générale, dans un délai de 20 jours ouvrables, à compter du moment où il a pu prendre connaissance de la decision le concernant. Il peut, dans ce recours, demander la suspension de la procédure d’évaluation, en justifiant cette demande.
      
   • Le modèle de rapport d’évolution de carrière – qui est annexé aux DGE adoptées par la Commission – a été adapté : deux rubriques ont été insérées dans la partie « Potentiel » pour les besoins des procédures d’attestation et de certification. Pour rappel, la procédure d’attestation permettra à certains fonctionnaires appartenant aux catégories C* et D*, en fonction avant le 1^er mai 2004, d’avoir la possibilité de bénéficier d’une progression de carrière au-delà, respectivement, des grades AST 7 et AST 5. La procédure de certification a pour objet de permettre à certains fonctionnaires du groupe de fonctions AST d’être nommés dans le groupe de fonctions AD. Les rubriques insérées dans le REC ne devront être remplies que si le titulaire de poste en fait la demande explicite dans son auto-évaluation. Dans ce cas, le rapport annuel ne pourra pas être établi par reconduction d’un rapport précédent. L’évaluateur devra indiquer, dans les rubriques en question, si le fonctionnaire C* et D* a le potentiel pour assumer des fonctions relevant de la catégorie B* ou si le fonctionnaire B* a le potentiel pour assumer des fonctions relevant de la catégorie A*. Il devra préciser à quelles occasions, le fonctionnaire en question a démontré ce potentiel. A cette fin, un référentiel des fonctions relevant plus particulièrement de la catégorie B* et de la catégorie A* a été diffusé pour servir de guide aux évaluateurs et harmoniser l’approche (voir ci-joint en annexe).
     REFERENTIEL DE FONCTIONS POUR LES BESOINS DES PROCEDURES D’ATTESTATION ET DE CERTIFICATION

   Par ailleurs, un certain nombre de changements ont été introduits dans l’application Sysper 2:
    

   • Comme indiqué ci-dessus, le titulaire de poste devra, en cochant une case dans la rubrique auto-évaluation, indiquer s’il souhaite que l’évaluateur remplisse les nouvelles rubriques relatives aux procédures d’attestation et de certification.
      
   • Un menu déroulant reprenant en particulier la liste de tous les comités paritaires recensés a été installé pour collecter, sous une forme normalisée, les informations liées à la participation dans ces comités en tant que membre ou président. Le titulaire de poste devra indiquer le nombre de jours consacrés aux activités menées dans l’intérêt de l’institution, dont la liste figure à l’annexe I des DGE de l’article 45 du statut. http://www.cc.cec/pers_admin/promotions/promotions2_fr.html A cet égard, il a été convenu par les comités de promotion qui se sont réunis en 2004, que des points dans l’intérêt de l’institution ne pourront être attribués à un fonctionnaire que si le temps consacré au comité en question (temps incluant également la préparation des réunions) est de 1,5 jour au moins. L’attention du personnel est attirée sur le fait que les titulaires de poste ayant participé à des activités dans l’intérêt de l’institution au cours de l’année 2004, ne peuvent pas demander une reconduction de leur rapport précédent : une reconduction ne permettrait pas en effet de prendre en considération les informations liées à ces activités. La DG ADMIN recoupera les données figurant dans chaque REC avec celles qui seront demandées à l’EPSO, pour les jurys de concours, et à chaque président de comité paritaire, pour la participation aux comités paritaires.
      
3. DEROULEMENT DE L’EXERCICE D’EVALUATION
   
   Dans la plupart des directions générales, l’exercice d’évaluation couvrant l’année 2004 sera lancé début janvier. Les REC annuels devraient être finalisés fin avril, au plus tard, y compris ceux pour lesquels un appel auprès du comité paritaire d’évaluation a été introduit. Pour le personnel affecté au service extérieur, une procédure et des délais spécifiques sont prévus : ils feront l’objet d’une autre information administrative.
    
   • Qui assume les fonctions d’évaluateur, de validateur et d’évaluateur d’appel ?
     
     En règle générale, l’évaluateur est le chef d’unité du titulaire de poste, le validateur, le directeur et l’évaluateur d’appel, le directeur général.
     
     L’évaluateur est le chef d’unité en place au 31 décembre 2004. Les fonctions de validateur et d’évaluateur d’appel sont assumées par le directeur et le directeur général, en place au moment où ils doivent intervenir dans la procédure.
      
   • Quelles sont les étapes de la procédure d’évaluation ?
     
     Comme lors de l’exercice précédent, la procédure d’évaluation sera gérée par l’application informatique Sysper 2. Les titulaires de poste qui se trouvent dans l’impossibilité durable d’avoir accès à Sysper 2 pourront toutefois recourir à d’autres formes de communication écrite.
     
     La procédure d’évaluation est organisée autour des étapes suivantes:
      
     • Statistiques relatives aux exercices d’évaluation et de promotion précédents
       
       Les statistiques relatives aux exercices 2004 d’évaluation et de promotion sont annexées à cette information administrative : elles indiquent la distribution des notes de mérite par grade pour les fonctionnaires et les agents temporaires relevant de l’article 2d) du régime applicable aux autres agents, ainsi que la distribution des points de priorité « direction générale », par direction générale et par grade promouvable.

       L’attention du personnel est attirée sur les points suivants :
        

       • La population prise en compte pour les statistiques relatives aux notes de mérite est celle affectée à la direction générale concernée, au 15 décembre 2003. Elle ne couvre pas les fonctionnaires relevant du grade A*14 : des statistiques séparées seront publiées pour ce grade.
          
       • La population prise en compte pour les statistiques relatives aux points de priorité est celle affectée à la direction générale concernée, à la fin des travaux des comités de promotion, et appartenant aux grades pouvant bénéficier de points de priorité.
          
       • Par souci de confidentialité, les statistiques ne sont pas reprises lorsque pour un grade donné, l’effectif est inférieur à 3 ou lorsque la distribution des notes de mérite permet de déduire la note de mérite obtenue par des personnes individuelles. Par exemple, si au sein d’une direction générale, pour un grade donné, toutes les personnes ont obtenu la même note de mérite, chaque personne relevant de ce grade peut en déduire la note obtenue par les autres. Il en va de même si une personne a obtenu une note de X et toutes les autres une note Y. La personne ayant obtenu la note X peut déduire la note de mérite des autres.
          
     • Moyenne attendue par grade des notes de mérite
       
       La moyenne par grade des notes de mérite qui devrait être constatée par chaque direction générale, au vu des exercices d’évaluation antérieurs, est fixée à 14,25 pour l’exercice d’évaluation relatif à l’année 2004.
       
       Cette moyenne attendue ne doit constituer ni une instruction, ni un élément réduisant en quelque sorte le pouvoir d’appréciation et l’indépendance de l’évaluateur dans l’appréciation de chaque évalué, par rapport aux standards applicables.
        
     • Définition des standards d’évaluation
       
       Comme indiqué ci-dessus, des standards communs applicables dans tous les services ont été établis par la DG ADMIN, avec l’appui du comité paritaire de suivi de l’évaluation et de la promotion, pour l’évaluation des compétences et de la conduite. Ils sont accessibles à l’adresse suivante:
       http://www.cc.cec/pers_admin/promotions/cdr/ex_2005_fr.html#13
       
       Ces standards peuvent être appliqués intégralement ou partiellement, complétés par des standards développés par chaque direction générale. Ils peuvent être utilisés dès l’exercice d’évaluation portant sur l’année 2004 ou à partir de l’exercice suivant : il appartiendra au Directeur général avec les membres de l’encadrement, de décider, avant le lancement de l’exercice, de l’éventuelle application de ces standards communs. Ils sont alors portés à la connaissance du personnel. Ces standards ont pour objet d’harmoniser l’évaluation au sein d’une direction générale.
        
     • L’auto-évaluation
       
       Suite à la demande de l’évaluateur, le titulaire de poste doit établir une auto-évaluation, dans un délai de huit jours ouvrables. Il est fortement recommandé que le titulaire de poste utilise les standards d’évaluation lors de cette étape cruciale.
        
     • Le dialogue formel
       
       Au plus tard dix jours ouvrables après la communication de l’auto-évaluation, l’évaluateur tient un dialogue avec le titulaire de poste, qui porte sur l’évaluation des prestations du titulaire de poste pendant l’année 2004, la fixation des objectifs et la définition d’une carte de formation couvrant au moins l’année 2005.
       
       L’auto-évaluation et les standards d’évaluation doivent être systématiquement utilisées lors de ce dialogue.
       
       L’évaluateur doit donner au titulaire de poste une indication de la note de mérite qu’il envisage de lui attribuer, sous forme d’une fourchette d’une amplitude maximale d’un point.
       
       Les objectifs fixés pour l’année 2005 doivent tenir compte des conditions de travail du titulaire de poste (temps partiel, détachement…) et doivent être cohérents avec le programme de travail de la direction générale et de l’unité.
       
       L’évaluateur rédige à ce moment un projet de rapport.
        
     • Les deux phases de concertation
       
       Lorsque dans une direction et pour un grade donné, au moins deux tiers des projets de rapports d’évolution de carrière ont été rédigés par les évaluateurs, le validateur doit se concerter avec les évaluateurs pour procéder à la comparaison des mérites et à l’harmonisation des notes de mérite proposées.
       
       Le directeur général se concerte également avec les validateurs afin de procéder à la même vérification au niveau de l’ensemble de la direction générale.
        
     • L’établissement du rapport d’évolution de carrière
       
       Après ces concertations, l’évaluateur et le validateur finalisent le rapport d’évolution de carrière. Celui-ci est porté à la connaissance du titulaire de poste. Le titulaire dispose de cinq jours ouvrables pour accepter le rapport sans formuler d’observations, pour l’accepter tout en y ajoutant des commentaires ou pour le refuser, en motivant son refus.
        
     • Les voies d’appel
       
       En cas de refus du rapport, le validateur doit organiser un second dialogue avec le titulaire de poste, dans un délai de dix jours ouvrables. Le titulaire de poste peut se faire assister par un autre fonctionnaire. En outre, si le titulaire de poste, l’évaluateur ou le validateur en fait la demande, l’évaluateur participe également au second dialogue. A l’issue de ce dialogue, le validateur confirme le rapport ou le modifie dans les cinq jours ouvrables. Le rapport est porté à la connaissance du titulaire de poste qui dispose de dix jours ouvrables pour l’accepter ou le refuser, en motivant son refus.
       
       Le refus vaut saisine du comité paritaire d’évaluation. Un comité paritaire est mis en place auprès de chaque direction générale⁽⁴⁾. Le comité examine l’appel dans un délai de 10 jours ouvrables. Il ne se substitue ni à l’évaluateur, ni au validateur mais vérifie le respect de la procédure et examine dans quelle mesure le rapport a été établi conformément aux standards d’évaluation définis pour la direction générale concernée.
       
       L’avis du comité paritaire est porté à la connaissance du titulaire de poste, de l’évaluateur, du validateur et de l’évaluateur d’appel. Lorsqu’il a été adopté suite à un vote, cet avis fait état des positions majoritaires et minoritaires qui se sont exprimées. Dans un délai de cinq jours ouvrables, l’évaluateur d’appel confirme ou modifie le rapport. L’évaluateur d’appel doit motiver sa décision s’il s’écarte des recommandations figurant dans l’avis du comité paritaire d’évaluation.
       
       Le rapport est alors clôturé et porté à la connaissance du titulaire de poste. A ce stade de la procédure, en cas de désaccord, ce dernier a toujours la faculté d’introduire une réclamation auprès de l’autorité investie du pouvoir de nomination, au titre de l’article 90 du statut.
        
     • Des dispositions spécifiques pour les titulaires de poste ayant le même grade que leur évaluateur
       
       Lorsqu’un chef d’unité appartient au même grade que le titulaire du poste, le validateur participe au dialogue, si le titulaire de poste, l’évaluateur ou le validateur en fait la demande. Le validateur doit obligatoirement faire part de ses observations écrites dans la partie du rapport réservée à cette fin. Le comité paritaire d’évaluation accorde une attention particulière aux appels formés par un titulaire de poste appartenant au même grade que son évaluateur. Enfin si, suite à cet appel, le comité paritaire n’est pas en mesure de rendre un avis ou ne rend pas un avis unanime, l’évaluateur d’appel doit organiser un dialogue avec le titulaire de poste avant de confirmer ou modifier le rapport.
        
4. OU TROUVER DES INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES
   
   Des informations complémentaires peuvent être trouvées à l’adresse suivante :
   
   http://www.cc.cec/pers_admin/promotions/cdr/index_fr.html

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FOOTNOTES

⁽¹⁾ Hors fonctionnaires ou agents temporaires occupant des fonctions de directeur général ou équivalent, et de directeur ou équivalent.

⁽²⁾  Le terme « titulaire de poste » désigne indifféremment les fonctionnaires et les agents temporaires.

⁽³⁾ Article 2b) du régime applicable aux autres agents : « agent engagé en vue d’occuper, à titre temporaire, un emploi permanent compris dans le tableau des effectifs annexé à la section du budget afférente à chaque institution ».

⁽⁴⁾ A noter que les DGE de l’article 43 permettent sous certaines conditions, la création d’un comité paritaire commun à plusieurs directions générales.