• Le formulaire REC
   

• Il est prévu que le formulaire du REC soit utilisé électroniquement dans le cadre d'un outil informatique qui est en cours de développement. S'agissant du contenu du formulaire, celui-ci vous a été présenté en format papier, lors du premier module de formation, au printemps de cette année. Vous pouvez le consulter sur le site réforme http://www.cc.cec/home/admref/cdr/documentation_fr.html  de même qu'à l’Annexe II des Dispositions générales d’exécution.

• Les rapports d'évolution de carrière seront, dans la mesure du possible, directement remplis sur écran et stockés dans le nouveau système informatique de gestion du personnel (SysPer2). Lorsque cela ne sera techniquement pas possible (par exemple pour les délégations de la Commission qui ne sont pas reliées à SysPer2), les formulaires seront remplis sur papier et encodés ensuite.
   

• En attendant la mise à disposition de l’application informatique, une version papier (et Word) du formulaire qui se rapproche de la version électronique sera diffusée prochainement auprès de tous les Responsables Ressources Humaines.

• Comment sont évalués le rendement, les compétences et la conduite?

• Le "Rendement" est évalué par une note de zéro à dix. Etant donné que l'évaluateur et l'évalué n'ont pas fixé à l'avance les objectifs, l'évaluateur portera un jugement d'ensemble sur les tâches effectivement accomplies par le fonctionnaire durant la période de référence.

• La "Compétence" et la "Conduite" sont évaluées respectivement par une note de zéro à six et de zéro à quatre. Etant donné que l'évaluateur et l'évalué n'ont pas fait la liste à l'avance des compétences et des autres exigences du poste, l’évaluateur fondera son évaluation sur la base de la "grille des compétences" et des "aspects de conduite" standard. Vous trouverez ces documents sur le site réforme d'IntraComm à la page http://www.cc.cec/home/admref/cdr/documentation_fr.html 

• Qui est l’évaluateur? Qui est le validateur?

• Pour l’exercice de transition (2001-2002), l’évaluateur est le supérieur hiérarchique direct du fonctionnaire en place au 31.12.02. Le validateur est le supérieur hiérarchique direct de l'évaluateur en place au 31.12.02.
   

• Pour la plupart des fonctionnaires, l'évaluateur est le chef d'unité et le validateur est le directeur. Dans les unités comptant au moins 20 fonctionnaires, le Chef d’unité peut déléguer les obligations en matière d’évaluation à des collaborateurs de grade A. Ceux-ci pourront être les évaluateurs de fonctionnaires B, C et D qu'ils gèrent et supervisent avec un certain degré d’autonomie⁽⁴⁾ . Dans ce cas, le validateur est le chef d'unité.
  Pour les fonctionnaires qui dépendent directement d'un directeur (secrétaires, assistants, conseillers, chefs d'unité, …), l'évaluateur est le directeur et le validateur est, le plus souvent, le directeur général ou le directeur général adjoint. Pour les fonctionnaires qui dépendent directement d'un directeur général (secrétaires, assistants, conseillers, chefs d'unité, …), ce dernier est à la fois évaluateur et validateur.
   

• Lorsque le fonctionnaire a eu plusieurs supérieurs hiérarchiques directs durant la période de référence, l’évaluateur et le validateur sont toujours ceux en place au 31.12.2002. Ce sont eux qui donnent la note globale (sur vingt) au fonctionnaire concerné. 
  Toutefois, l'évaluateur est tenu de consulter ses prédécesseurs. Cette obligation comprend tous les fonctionnaires qui ont été supérieur hiérarchique direct de l'intéressé durant au moins trois mois pendant la période de référence. Cette consultation permet à l'évaluateur de se forger une idée des prestations, rendement, compétences et conduite du fonctionnaire durant les mois où il n’aura pas travaillé sous sa direction. L'évaluateur et le validateur tiendront compte des avis des précédents supérieurs hiérarchiques mais les supérieurs hiérarchiques précédents n'ont pas le pouvoir de donner des points.
   

• Dans la pratique, les supérieurs hiérarchiques qui n’occuperont pas la fonction d’évaluateur au 31.12.02 pourront déjà, s’ils le souhaitent, et sans attendre d’y être invités, rédiger leurs avis, sur feuille libre ou sur un ancien/nouveau formulaire afin d’informer les évaluateurs concernés.
   

• Les avis/commentaires résultant des consultations susvisées seront retranscrits dans le formulaire électronique par l’évaluateur avec mention de date et d’auteur, dans une section (boîte) créée à cet effet. Les évalués devront cependant recevoir une copie de l’original papier. L'original sera déposé au dossier personnel.

• Moyenne cible et autres guides d’octroi de points de mérite

• Les Directions générales sont invitées à évaluer leur personnel en respectant la moyenne de 14 sur 20 (appelée "moyenne cible"). Cette moyenne de 14 doit être respectée dans chaque grade, au niveau de chaque Direction générale.
   

• Les Directions générales qui, pour un grade donné, obtiennent une moyenne supérieure à 15 sont pénalisées. La pénalisation consiste en une réduction du contingent de points de priorité dont la DG dispose, pour ce grade, pour l'exercice de promotion.

Prenons l'exemple d'une DG où sont affectés 100 fonctionnaires de grade B2. Supposons que la moyenne des évaluations des fonctionnaires B2 dans cette Direction générale soit de 16. La Direction générale en question, au lieu de recevoir un contingent de 250 points de priorité pour son personnel de grade B2 (100 x 2,5) recevra un budget de 50 points de priorité (250 moins une pénalisation de 200). La pénalisation correspond aux points de mérite que la Direction générale a distribué en plus de ce qu'elle aurait distribué si elle avait respecté la moyenne ; c'est à dire 100 x (16-14).

• Toutefois, la Direction générale dont la moyenne dépasse 15 (pour un grade donné) peut demander au Comité de Promotion d'annuler ou de réduire sa pénalisation sur la base de justifications valables pour le dépassement.
   

• Outre respecter la moyenne cible de 14, il est recommandé aux Directions générales de réserver une note de 12 à 16 aux fonctionnaires méritant une promotion normale, de 17 à 20 à ceux méritant une promotion rapide et de 10 à 11 aux promotions lentes. Les notes en dessous de 10 points de mérite impliquent une action visant à l’amélioration des performances et excluent la possibilité de promotion lors de l'exercice considéré.
   

• Si nous regardons comment les promotions ont été faites dans le passé, nous observons globalement une distribution des promotions correspondant à approximativement 15 % de promotions rapides, 75 % de normales et 10 % de lentes. Il en découle qu'une note de 17 à 20 sera donnée à approximativement 15% de fonctionnaires, une note de 12 à 16 à approximativement 75% et une note de 10 à 11 à approximativement 10%.

• Guide pour le rapport d’évolution de carrière 

En plus des Dispositions générales d'exécution, le site réforme contient un document appelé "Guide pour le REC" (http://www.cc.cec/home/admref/cdr/documentation_fr.html ) . Ce document est conçu pour aider les évaluateurs à évaluer les performances, fixer les objectifs, interpréter la grille des compétences et conduire l’entretien d’évaluation. Les évalués pourront également lire ce document pour comprendre le fonctionnement du nouveau système d’évaluation.

• Calendrier des formations

Les évalués ont tous, en principe, suivi le premier module de formation, qui expliquait les principes de base du rapport d’évolution de carrière. Actuellement, les évalués sont invités à suivre le module 4 qui prépare à l’auto-évaluation et à l’entretien d’évaluation. 
Les évaluateurs et validateurs ont tous, en principe, suivi le module 2 (qui expliquait comment fixer les objectifs) et suivent actuellement le module 3 qui explique comment fixer les standards d'évaluations. Ils seront ensuite invités à suivre le module 5 qui vise également à les préparer au dialogue d’évaluation et à l’élaboration du rapport d’évolution de carrière.

• Echéancier des travaux

Vous trouverez ci-après un échéancier des étapes qui jalonneront, dans chaque DG, la mise en œuvre du nouveau système, dans sa phase de transition. Les dates y sont indiquées avec un certain degré d’approximation. Par ailleurs, cet échéancier prend en compte le cas d’un évalué qui épuise toutes les possibilités de révision et de recours de son rapport.

ECHEANCIER POUR LES DG : EXERCICE D’EVALUATION 
POUR LA PERIODE 2001-2002

Légende:     Evalué = E  Evaluateur = EV Validateur = V Supérieurs hiérarchiques consultés = C

• Dispositions spécifiques

Les modalités spécifiques pour l’évaluation des fonctionnaires détachés en tant que représentants du personnel ainsi que de ceux qui sont affectés au Service Extérieur ont été élaborées et seront prochainement adoptées.

• Renseignements complémentaires

Des renseignements complémentaires peuvent être obtenus auprès des Responsables des Ressources Humaines rattachés aux directions générales et auprès des services compétents de la DG ADMIN⁽⁵⁾ . 

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Footnotes

⁽¹⁾ Hors grades A1 et A2

⁽²⁾ Le terme "fonctionnaire" désigne dans ce texte-ci, mutatis mutandis, aussi les agents temporaires.

⁽³⁾ Le rapport de fin de stage doit également être établi et, si ceci n’a pas déjà été fait, il conviendra d’utiliser la page prévue à cet effet dans le nouveau formulaire.

⁽⁴⁾ Les fonctionnaires ainsi désignés doivent suivre les formations consacrées aux évaluateurs.