Die Beurteilung des Personals erfolgt nunmehr nach den neuen Bestimmungen, die die Kommission am 26. April 2002 vorgelegt hat. Diese neuen Bestimmungen wurden Ihnen im Frühjahr bei einer entsprechenden Fortbildungsveranstaltung ("Modul Nr. 1") vorgestellt. Sie sind im "Beschluss der Kommission zur Annahme allgemeiner Durchführungsbestimmungen zu Artikel 43 des Statuts" zusammengefasst, der über folgende Website zugänglich ist:
http://www.cc.cec/home/admref/cdr/documentation_fr.html.
Die nächste Beurteilungsrunde nimmt eine Sonderstellung ein, weil durch sie der Übergang vom alten zum neuen System vollzogen wird. Deshalb gilt für sie eine Sonderregelung.

• Die Beurteilung heißt nunmehr "Beurteilung der beruflichen Entwicklung" (CDR).
• Die erste Beurteilungsrunde wird im ersten Quartal 2003 stattfinden. Alle Beurteilungen sollen bis spätestens 15. März 2003 abgeschlossen sein.
• Gegenstand der Beurteilung ist die Zeit vom 1.7.2001 bis zum 31.12.2002. Dieser achtzehnmonatige Zeitraum wird im Folgenden als "Beurteilungszeitraum" bezeichnet.
• Im Rahmen der Beurteilungsrunde erhält jeder Beamte⁽²⁾ eine Gesamtnote zwischen 0 und 20. Die Gesamtnote ergibt sich aus drei Einzelbewertungen: einer Note für die Leistung des Beamten (von 0 bis 10), einer Note für die Befähigung (von 0 bis 6) und einer Note für die dienstliche Führung (von 0 bis 4).
• Die Gesamtnote wird anschließend in "Verdienstpunkte" umgerechnet, die im Hinblick auf eine künftige Beförderung von Bedeutung sind.
  Für die meisten Beamten ist die Zahl der Verdienstpunkte mit der Gesamtnote identisch. So bekommt zum Beispiel ein Beamter, der eine Gesamtnote von 14 (von 20 möglichen) Punkten erhalten hat, 14 Verdienstpunkte.
• Die wichtigsten Ausnahmen von dieser einfachen Regel sind wie folgt:

1. Beamte in der Probezeit: Sie werden ebenfalls nach dem System zur Beurteilung der beruflichen Entwicklung beurteilt⁽³⁾, aber die Berechnung der Verdienstpunkte erfolgt anteilsmäßig nach der Zahl der Monate, in denen der Beamte auf Probe seinen Dienst versehen hat.
   Angenommen, ein Beamter auf Probe erhält eine Note von 15 (von 20 möglichen) Punkten. Er hat seinen Dienst am 1. Januar 2002 angetreten (und war somit während zwei Dritteln des Beurteilungszeitraums, nämlich 12 von 18 Monaten, im Dienst). Er erhält 2/3 von 15, also 10 Verdienstpunkte.

2. Beamte, die während eines Teils des Beurteilungszeitraums Urlaub aus persönlichen Gründen (CCP) genommen haben oder aus gesundheitlichen Gründen dienstunfähig ("invalidisiert") sind: Die Berechnung der Verdienstpunkte erfolgt anteilsmäßig nach der Zahl der Monate, in denen der Beamte seinen Dienst versehen hat.
   So bekommt zum Beispiel ein Beamter, der eine Gesamtnote von 14 (von 20 möglichen) Punkten erhalten hat, und der für die Hälfte des Beurteilungszeitraums (9 von 18 Monaten) Urlaub aus persönlichen Gründen gehabt hat, nur die Hälfte der Verdienstpunkte: 7 statt 14.

3. Beamte, die während eines Teils des Beurteilungszeitraums auf eigenen Antrag abgeordnet waren: Die Berechnung der Verdienstpunkte erfolgt anteilsmäßig nach der Zahl der Monate, in denen der Beamte seinen Dienst bei der Kommission versehen hat. Außerdem erhält der Beamte Verdienstpunkte für die Zeit der Abordnung nach folgendem Grundsatz: Für einen Abordnungszeitraum von 18 Monaten gibt es 10 Verdienstpunkte. Für kürzere Abordnungszeiträume werden die Verdienstpunkte anteilsmäßig berechnet.
   
   So bekommt zum Beispiel ein Beamter, der eine Gesamtnote von 14 (von 20 möglichen) Punkten erhalten hat, und der für die Hälfte des Beurteilungszeitraums (9 von 18 Monaten) auf eigenen Antrag abgeordnet war, einerseits 7 Punkte im Rahmen seiner Beurteilung (die Hälfte von 14) und andererseits 5 Punkte für die neunmonatige Abordnung auf eigenen Antrag (die Hälfte von 10); insgesamt bekommt er also 7 + 5 = 12 Verdienstpunkte.

• Diese Regel gilt jedoch nicht für im dienstlichen Interesse abgeordnete Beamte. Deren Beurteilung wird von der Organisation erstellt, in der sie tätig sind, und nach den üblichen Regeln in Verdienstpunkte umgerechnet.

• Das Beurteilungsformular
   
• Es ist vorgesehen, dass die Bearbeitung des Beurteilungsformulars unter Einsatz eines derzeit in der Entwicklungsphase befindlichen IT-Instruments erfolgen soll. Was den Inhalt des Formulars betrifft, so wurde Ihnen die Papierfassung im Frühjahr bei der Fortbildungsveranstaltung ("Modul Nr. 1") bereits ausgehändigt. Sie finden das Formular auf der "Reform-Website" — http://www.cc.cec/home/admref/cdr/documentation_fr.html — und im Anhang II der allgemeinen Durchführungsbestimmungen.

• Die Beurteilungen werden nach Möglichkeit unmittelbar am Bildschirm ausgefüllt und im neuen Informationssystem zur Personalverwaltung (SysPer2) gespeichert. Wenn dies (etwa im Falle der Delegationen der Kommission, die nicht an SysPer2 angeschlossen sind) nicht möglich ist, werden die Formulare in der Papierfassung ausgefüllt und die Angaben anschließend in SysPer2 eingegeben.
• In Erwartung der Bereitstellung des IT-Instruments wird eine Papierfassung (sowie eine Fassung im Word-Format), die der elektronischen Fassung sehr ähnlich ist, an alle Führungskräfte mit Personalverantwortung verteilt.

• Wie die Leistung, die Befähigung und die dienstliche Führung beurteilt werden

• Für die "Leistung" wird eine Note zwischen Null und Zehn vergeben. Da der Beurteilende und der Beurteilte am Anfang dieses Beurteilungszeitraums keine Ziele festgelegt haben, nimmt der Beurteilende eine Gesamtbewertung der vom Stelleninhaber während des Zeitraums durchgeführten Arbeiten vor.
• Für die "Befähigung" wird eine Note zwischen Null und Sechs, für die "dienstliche Führung" eine Note zwischen Null und Vier vergeben. Da der Beurteilende und der Beurteilte am Anfang dieses Beurteilungszeitraums keine Liste der Fähigkeiten und sonstigen Eigenschaften, die für die Stelle erforderlich sind, erstellt haben, stützt sich der Beurteilende auf die "Schemata zur Beurteilung der allgemeinen Befähigung und dienstlichen Führung". Sie finden diese Unterlagen auf der IntraComm-Reform-Website: http://www.cc.cec/home/admref/cdr/documentation_fr.html .

• Wer übernimmt die Rolle des Beurteilenden? Wer fungiert als gegenzeichnender Beamter?

• Im Rahmen der Beurteilungsrunde 2001-2002 übernimmt die Rolle des Beurteilenden der Beamte, der am 31.12.02 unmittelbarer Dienstvorgesetzter des zu beurteilenden Stelleninhabers ist. Gegenzeichnender Beamter ist der Beamte, der am 31.12.02 unmittelbarer Dienstvorgesetzter des beurteilenden Beamten ist.
• Für die meisten Beamten ist der beurteilende Beamte der Referatsleiter und der gegenzeichnende Beamte der Direktor. In Referaten, in denen mindestens 20 Beamte tätig sind, kann der Referatsleiter die Beurteilungstätigkeiten an Mitarbeiter der Laufbahngruppe A delegieren. Diese können die Beurteilung von Beamten der Laufbahngruppen B, C und D übernehmen, die sie mit einem gewissen Grad an Autonomie anleiten und beaufsichtigen⁽⁴⁾. In diesen Fällen ist der Referatsleiter gegenzeichnender Beamter.
  Einem Direktor unmittelbar unterstehende Beamte (Sekretäre, Assistenten, Berater, Referatsleiter) werden von diesem beurteilt. Gegenzeichnender Beamter ist zumeist der Generaldirektor oder der stellvertretende Generaldirektor. Einem Generaldirektor unmittelbar unterstehende Beamte (Sekretäre, Assistenten, Berater, Referatsleiter usw.) werden von diesem beurteilt; er übernimmt zugleich die Rolle des gegenzeichnenden Beamten.
• Hat der Beamte während des Beurteilungszeitraums mehrere unmittelbare Dienstvorgesetzte gehabt, fungieren als beurteilender Beamter und als gegenzeichnender Beamter stets die am 31.12.2002 für ihn zuständigen Dienstvorgesetzten. Sie vergeben die Gesamtnote (Bestnote: 20) im Rahmen der Beurteilung.
  Der beurteilende Beamte muss allerdings seine Vorgänger konsultieren. Diese Verpflichtung erstreckt sich auf alle Beamten, die während des Beurteilungszeitraums wenigstens drei Monate lang unmittelbare Dienstvorgesetzte des zu beurteilenden Stelleninhabers gewesen sind. Im Rahmen dieser Konsultation kann sich der Beurteilende von der Leistung, Befähigung und dienstlichen Führung des zu beurteilenden Beamten während des Zeitraums, in dem ihm dieser nicht unterstellt war, ein Bild machen. Der beurteilende Beamte und der gegenzeichnende Beamte berücksichtigen die Stellungnahmen der früheren Dienstvorgesetzten des zu beurteilenden Beamten. Die früheren Dienstvorgesetzten können jedoch keine Punkte vergeben.
• In der Praxis können Dienstvorgesetzte, die am 31.12.02 nicht die Rolle des Beurteilenden innehaben, sofern sie dies wünschen schon jetzt, also ohne abzuwarten, bis sie dazu aufgefordert werden, formlos oder auf einem alten oder neuen Beurteilungsformular ihre Stellungnahmen abgeben, um die zuständigen Dienstvorgesetzten des zu beurteilenden Beamten entsprechend zu informieren.
• Die aus den Konsultationen resultierenden Stellungnahmen/Anmerkungen werden vom Beurteilenden unter Angabe des Datums und des Verfassers in das elektronische Formular in ein zu diesem Zweck eingerichtetes Feld eingegeben. Dem Beurteilten ist eine Kopie des Originals in der Papierfassung auszuhändigen. Das Original wird in der Personalakte abgelegt.

• Der durchschnittsorientierte Zielwert und andere Leitwerte für die Vergabe von Verdienstpunkten

• Die Generaldirektionen sind aufgefordert, bei der Beurteilung ihres Personals den Durchschnittswert von 14 (Bestnote: 20), den so genannten durchschnittsorientierten Zielwert, einzuhalten. Dieser Durchschnittswert von 14 muss für jede Besoldungsgruppe und in jeder Generaldirektion eingehalten werden.
• Generaldirektionen, die für eine Besoldungsgruppe im Durchschnitt eine bessere Note als 15 vergeben, werden bestraft. Die Bestrafung besteht darin, dass das Prioritätspunktekontingent, das der GD beim nächsten Beförderungsverfahren für jene Besoldungsgruppe zur Verfügung steht, entsprechend reduziert wird.
  
  Als Beispiel sei eine GD angeführt, bei der 100 Beamte der Besoldungsgruppe B2 arbeiten. Angenommen, die in der GD tätigen Beamten der Besoldungsgruppe B2 erhalten in ihrer Beurteilung im Durchschnitt die Note 16. Die Generaldirektion erhält für ihr Personal der Besoldungsgruppe B2 statt der üblichen 250 Prioritätspunkte (100 x 2,5) lediglich ein Kontingent von 50 Prioritätspunkten (250 Punkte minus 200 Strafpunkte). Die Zahl der Strafpunkte entspricht der Zahl der Verdienstpunkte, die die Generaldirektion über die durchschnittliche Verdienstpunktezahl hinaus verteilt hat; in diesem Falle sind es 100 x (16-14).
• Eine Generaldirektion, deren Durchschnittswert (für eine bestimmte Besoldungsgruppe) 15 überschreitet, kann allerdings den Beförderungsausschuss auffordern, ihre Strafpunktezahl zu stornieren oder zu reduzieren, sofern für die Überschreitung einschlägige Gründe vorliegen.
• Die Generaldirektionen sind aufgefordert, nicht nur den durchschnittsorientierten Zielwert einzuhalten, sondern außerdem darauf zu achten, dass die Noten 12 bis 16 an Beamte vergeben werden, die eine normale Laufbahnentwicklung verdienen; die Noten 17 bis 20 sind für Beamte mit schneller Laufbahnentwicklung vorgesehen, die Noten 10 und 11 dagegen für Beamte mit langsamer Laufbahnentwicklung. Erhält ein Beamter weniger als 10 Verdienstpunkte, sind Maßnahmen einzuleiten, um seine Leistung zu verbessern; eine Beförderung in jenem Jahr ist ausgeschlossen.
• Wenn wir uns ansehen, wie die Beförderungen in der Vergangenheit gehandhabt wurden, ist festzustellen, dass etwa 15 % der Beförderten eine schnelle, 75 % eine normale und 10 % eine langsame Laufbahnentwicklung aufwiesen. Daraus folgt, dass etwa 15% der Beamten eine Note zwischen 17 und 20 erhalten werden; etwa 75% der Beamten erhalten Noten zwischen 12 und 16 und etwa 10% die Note 10 oder 11.

Neben den allgemeinen Durchführungsbestimmungen findet sich auf der "Reform-Website" ein Leitfaden mit dem Titel "Das System der Überprüfung der beruflichen Entwicklung" (http://www.cc.cec/home/admref/cdr/documentation_fr.html). Dieses Papier soll die Beurteilenden bei der Leistungsbeurteilung, der Festlegung von Zielvorgaben, der Auslegung des Schemas zur Beurteilung der Befähigung und dienstlichen Führung und bei der Durchführung des Beurteilungsgesprächs unterstützen. Auch den Beurteilten sei das Papier zur Lektüre empfohlen, weil es ihnen helfen wird, die Funktionsweise des neuen Beurteilungssystems besser zu verstehen.

• Zeitplan für die Fortbildungsveranstaltungen

Im Prinzip haben alle zu beurteilenden Beamten an einer Fortbildungsveranstaltung ("Modul Nr. 1") teilgenommen, bei der die Grundsätze des neuen Systems zur Beurteilung der beruflichen Entwicklung erläutert wurden. Gegenwärtig sind sie aufgefordert, die Veranstaltung "Modul Nr. 4" zu besuchen, bei der sie auf die Selbstbeurteilung und auf das Beurteilungsgespräch vorbereitet werden.
Im Prinzip haben alle Beurteilenden und alle gegenzeichnenden Beamten die Veranstaltung "Modul Nr. 2" absolviert, auf der erläutert wurde, wie die Zielvorgaben zu bestimmen sind; gegenwärtig besuchen sie die Veranstaltung "Modul Nr. 3", die sich damit beschäftigt, wie die Beurteilungsmaßstäbe festzulegen sind. Sie werden demnächst aufgefordert werden, sich auch zu der Veranstaltung "Modul Nr. 5" anzumelden, die sich mit der Vorbereitung des Beurteilungsgesprächs und der Erstellung der Beurteilung befasst.

• Zeitplan für die Arbeiten

Es folgt ein Überblick über die einzelnen Phasen der Einführung des neuen Systems. Der Zeitplan gilt für alle Generaldirektionen während der Übergangsphase. Die Daten sind allerdings als vorläufig zu betrachten. Der Fall, dass ein Stelleninhaber alle Einspruchs- und Berufungsmöglichkeiten ausschöpft, wurde bei der Erstellung des Zeitplans berücksichtigt.

 

Zeitplan für die GD: Beurteilungsrunde für den Zeitraum 2001 - 2002

Abkürzungen: Stelleninhaber = SI Beurteilender = BT Gegenzeichnender Beamter = GB
Konsultierte Dienstvorgesetzte = K Für die Humanressourcen zuständige Beamte = FHZB Paritätischer Evaluierungsausschuss = PEA

• Sondervorschriften

Die Sondervorschriften für die Beurteilung der zur Personalvertretung abgeordneten sowie der im Gemeinsamen Außendienst tätigen Beamten sind erstellt und sollen demnächst vorgelegt werden.

• Weitere Auskünfte

Weitere Auskünfte erhalten Sie bei den für das Personal zuständigen Dienststellen der Generaldirektionen und bei den zuständigen Stellen der GD ADMIN⁽⁵⁾.

 

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Footnotes

⁽¹⁾Ausgenommen sind die Besoldungsgruppen A1 und A2.

⁽²⁾Wenn im vorliegenden Text von "Beamten" die Rede ist, so gilt Entsprechendes auch für die Bediensteten auf Zeit.

⁽³⁾Außerdem ist ein Probezeitbericht zu erstellen und, sofern nicht bereits geschehen, die für diesen Zweck vorgesehene Seite des neuen Beurteilungsformulars auszufüllen.

⁽⁴⁾Beamte, denen Beurteilungsverantwortung übertragen wurde, müssen an den Fortbildungsveranstaltungen für Beurteilende teilnehmen.

⁽⁵⁾Sekretariat des Referats ADMIN.A.6, Frau Bosendorf, Tel. : 2955615