1. principe général
2. attribution des points en « régime de croisière »
3. dispositions transitoires applicables en 2003
4. calendrier
5. cas particuliers
6. information des fonctionnaires
7. recours
8. renseignements complémentaires
9. annexe

1. PRINCIPE GENERAL 

• La méthode de promotion décrite dans cette information administrative s’applique à tous les fonctionnaires, sauf aux fonctionnaires des grades A1 à A4 inclus, LA4, B1, C1, D1. Cette méthode est également appliquée, par analogie, pour la modification de classement des agents temporaires qui relèvent de l’article 2, paragraphe d) du règlement applicable aux autres agents ;
   
• Dans le texte qui suit, le mot « fonctionnaire » doit s’entendre comme englobant tous les fonctionnaires et agents temporaires visés au point précédent ;
   
• La nouvelle méthode de promotion¹ renforce le lien entre promotion et mérite dans la durée. Son fonctionnement peut se résumer de la façon suivante :
   
  1. Tous les ans, les fonctionnaires reçoivent des points² en rétribution de leur mérite.
      
  2. Le nombre de fonctionnaires pouvant être promus vers chaque grade est déterminé, comme par le passé, en fonction des possibilités budgétaires.
      
  3. Une fois ce nombre connu, l'Autorité Investie du Pouvoir de Nomination (ci-après AIPN) accorde une promotion aux fonctionnaires qui ont accumulé le plus de points (par exemple si les possibilités budgétaires permettent de promouvoir 100 fonctionnaires de C3 vers C2, l'AIPN accordera une promotion aux 100 fonctionnaires de grade C3 ayant accumulé le plus de points).
      
  4. Le seuil de promotion dans chaque grade est le nombre de points qu'aura accumulé le "dernier" fonctionnaire promu (dans l'exemple ci-dessus, supposons que le fonctionnaire promu qui avait le moins de points en avait 28, le seuil de promotion est 28. En effet, tous les fonctionnaires qui avaient accumulé plus de 28 points sont promus et tous les fonctionnaires qui avaient accumulé moins de 28 points ne le sont pas).
      
  5. Il y a deux exceptions à cette règle simple :
      
     • les fonctionnaires qui ont une note inférieure à 10 à leur dernier REC ne peuvent pas être promus, même s'ils ont accumulé un nombre de points supérieur au seuil de promotion;
        
     • les fonctionnaires qui ont un nombre de points égal au seuil de promotion peuvent être promus mais ne le sont pas nécessairement. Si les possibilités budgétaires ne permettent pas de promouvoir tous les fonctionnaires ayant atteint le seuil, le comité de promotion sera amené à faire des propositions en vue de trancher parmi les ex aequo.
        
  6. Les fonctionnaires promus voient leur « stock de points » réduit du nombre de points correspondant au seuil de promotion (dans l'exemple ci-dessus, un fonctionnaire avec 30 points est promu et repart dans le grade suivant avec un « stock de points » de 30 – 28 = 2).
     
     Les fonctionnaires non promus conservent tous leurs points. Ce « stock de points » leur servira pour l'exercice de promotion suivant. Les points qui leur seront attribués durant l'exercice suivant seront ajoutés à leur stock de départ.
      
• La DG ADMIN a estimé les seuils pour 2003 sur la base de simulations statistiques. Ces seuils de promotion indicatifs sont reproduits en annexe à cette information administrative ; les seuils définitifs ne seront connus qu’à la fin de l’exercice de promotion, lorsque tous les points auront été attribués ;
   
• Les 5 comités de promotion³ demeurent. Leur rôle consiste à  :

• faire des propositions en matière d’attribution de points (cf. Parties II , III et VII),
   
• départager les éventuels ex-aequo (fonctionnaires ayant un nombre de points égal au seuil),
   
• évaluer le fonctionnement global de la méthode,
   
• examiner les éventuels recours individuels présentés par les fonctionnaires.

L’attribution de points suite à l’appréciation du mérite des fonctionnaires constitue une démarche nouvelle à la Commission. Afin de tenir compte du mérite dont les fonctionnaires ont déjà fait preuve avant l’entrée en vigueur du nouveau système de promotion, la Commission a prévu un certain nombre de mesures transitoires qui viendront s’ajouter au dispositif de promotion « en régime de croisière ».

Le « régime de croisière » est exposé dans cette partie II. Les mesures transitoires sont exposées dans la partie III ci après.

• En « régime de croisière » les points proviennent chaque année :

1. du rapport d’évolution de carrière (ces points sont appelés « points de mérite » ; leur nombre est compris entre 0 et 20)⁴ ;
    
2. de l’attribution de « points de priorité » par les directions générales⁵ aux fonctionnaires jugés les plus méritants.

Chaque direction générale dispose d’un contingent de points de priorité égal à 2,5 fois les effectifs de chaque grade, contingent qui devra être réparti à parts égales entre :

• les fonctionnaires les plus performants, représentant environ 15% des effectifs de chaque grade et qui recevront entre 6 et 10 points ;
   
• les autres fonctionnaires du grade, pouvant recevoir entre 0 et 4 points, à l’exclusion de ceux dont le rapport d’évolution de carrière comporte une appréciation « faible » ou « insuffisant ».

L’attribution des points de priorité a lieu en trois étapes : une proposition d’attribution est établie, soumise pour avis au comité paritaire d’évaluation⁶ puis adoptée.

3. de l’attribution de points sur proposition des comités de promotion. Les comités de promotion disposeront de 0,25 point par fonctionnaire et pourront proposer d’attribuer un maximum de 2 points aux fonctionnaires qui, en dehors de leurs tâches habituelles, ont exercé avec succès une des activités dans l’intérêt de l’Institution énumérées dans une liste exhaustive annexée aux dispositions générales d’exécution (par exemple : membre de jury de concours, formateur, conférencier, membre d’une commission paritaire,…). Les comités de promotion seront informés de l’exercice d’une de ces activités par un fonctionnaire grâce aux informations reprises dans la partie 6.6 du rapport d’évolution de carrière et grâce aux informations recueillies par les secrétariats des comités de promotion auprès des instances compétentes.

Les mesures suivantes, destinées à tenir compte du mérite dans la durée dès la première année de mise en oeuvre de la nouvelle méthode de promotion, seront appliquées en 2003:

• Des points de priorité transitoires seront attribués d’office aux fonctionnaires, à raison de 1 point par année d’ancienneté de grade, avec un maximum de 7 points par fonctionnaire ; la date de référence prise en compte pour le calcul de ces points est le 31 décembre 2003, auquel il conviendra de retrancher la date d’entrée dans le grade⁷.
   
• L’attribution des points de priorité (cf. Partie II b) supra) aux fonctionnaires les plus performants ne se fera pas uniquement sur base du dernier exercice d’évaluation mais tiendra compte de façon appropriée du mérite dans la durée ;
   
• Sous certaines conditions, les fonctionnaires proposés⁸ par leur DG lors de l’exercice de promotion 2002 mais non promus (« reliquats ») pourront se voir attribuer, si leur mérite le justifie, jusqu’à 4 points de priorité spéciaux supplémentaires ;
   
• En plus des points visés à la partie II c) supra, les comités de promotion disposeront en 2003 d’un contingent de points transitoires de 0,25 point par fonctionnaire. Ils pourront proposer d’attribuer un maximum de 2 points aux fonctionnaires dont la situation le justifie.

4. CALENDRIER 

• Les exercices de promotion « carrière à carrière » et « intérieur de carrière » ont lieu en parallèle et sont lancés chaque année⁹ à la fin de l’exercice d’évaluation.
   
• L’article 45 du Statut étant inchangé, l’ancienneté de grade nécessaire pour faire l’objet d’une promotion est toujours de 2 ans (6 mois pour les grades de base) après la titularisation¹⁰, au 31 décembre de l’année de l’exercice ;
   
• L’attribution des points de priorité a lieu au début de l’exercice ; elle débute par l’établissement, au niveau de chaque direction générale, de propositions d’attribution qui sont soumises pour avis aux comités paritaires d’évaluation avant d’être finalisées ;
   
• Les comités de promotion se réunissent après que les directions générales ont attribué les points de priorité. Les propositions des comités de promotion sont transmises à l’Autorité Investie du Pouvoir de Nomination qui adopte ensuite les décisions de promotion ;
   
• La liste des fonctionnaires promus est publiée à la fin de l’exercice ;
   
• Les dates de prise d’effet des promotions sont inchangées (1er janvier de l’année d’exercice pour les promotions à l’intérieur de la carrière et 1er avril de l’année d’exercice pour les promotions de carrière à carrière), pour autant que l’ancienneté requise soit atteinte à cette date ;

• Les notes qui proviennent du rapport d’évolution de carrière sont corrigées pour tenir compte de la durée de présence à la Commission (par exemple, un nouveau fonctionnaire entré à la Commission le 1er janvier 2002 et recevant une note de 14/20 à l’issue de son évaluation recevra 14 x 12/18 = 9.33 (arrondis à 9.5) points de mérite pour tenir compte du fait qu’il n’aura été présent à la Commission que durant 12 mois sur les 18 mois que compte la période d’évaluation).
   
• Les fonctionnaires transférés en provenance d’une autre Institution ou d’une Agence de la Communauté se voient appliquer un calcul similaire, à ceci près que la période passée dans leur Institution ou Agence d’origine génère une « note » égale à la moyenne des notes de la Commission (c’est-à-dire 14/20 lors de ce premier exercice) ; le calcul de leurs points de mérite prend donc la forme suivante :

Points de mérite = (14 x temps passé dans l’Institution ou Agence d’origine / 18) + (note obtenue lors du REC x temps passé à la Commission / 18)

• La situation particulière des fonctionnaires ayant, entre le 31 décembre 2002 et la date d’adoption des décisions de promotion par l’AIPN, intégré la Commission en provenance d’une autre Institution ou ayant « ré-intégré » la Commission suite à une période de non-activité au sens de l’article 36 du statut (CCP, invalidité, détachement sur demande) sera prise en compte lors de l’établissement des listes de fonctionnaires examinées par les comités de promotion; la situation des fonctionnaires ayant, durant la même période, quitté la Commission vers une position administrative incompatible avec la promotion (démission, décès,…) sera également prise en compte lors des différentes étapes de la procédure ;
   
• Sauf disposition contraire, les points de priorité sont attribués par la direction générale d’affectation du fonctionnaire à laquelle incombait, conformément aux dispositions générales d’exécution de l’article 43 du Statut, l’obligation d’établir le dernier rapport d’évolution de carrière de l’année précédant celle de l’exercice de promotion¹¹.
   
• Les points déjà accumulés sont conservés lors des changements d’affectation au sein de la Commission.

L’exercice de promotion sera rythmé par la transmission des informations suivantes :

• les fonctionnaires sont informés individuellement, grâce à un accès au module de promotion SYSPER II, de la décision d’attribution de points de priorité et de points de priorité spéciaux supplémentaires, ainsi que de leur situation d’ensemble (total de points cumulés) ; des mesures particulières d’information seront prises au bénéfice des fonctionnaires qui n’ont pas accès à SYSPER II (cas de certains fonctionnaires en délégation par exemple) ;
   
• des listes de mérite¹² reprenant, pour chaque grade et par ordre de points, le nom des fonctionnaires dont le total de points atteint ou dépasse le seuil de promotion indicatif diminué de cinq points sont publiées avant la réunion des comités de promotion (par exemple, si le seuil indicatif est de 27 points, alors la liste de mérite reprend le nom des fonctionnaires qui ont 22 points ou plus) ;
   
• les listes de mérite sont publiées à nouveau après réunion des comités de promotion. Ces listes établissent une distinction, parmi les fonctionnaires dont le nombre de points est égal au seuil définitif de promotion (les « ex-aequo »), entre les fonctionnaires que le comité de promotion propose de promouvoir et les fonctionnaires que le comité de promotion propose de ne pas promouvoir au cours de l’exercice considéré ;
   
• la liste des fonctionnaires promus est publiée à la fin de l’exercice.

• Dans un délai de 5 jours ouvrables suivant la publication des listes de mérite visées au point VI supra, les fonctionnaires peuvent introduire devant le comité de promotion un recours contre les décisions d’octroi de points de priorité. En cas de recours fondé, le comité de promotion dispose de la possibilité de proposer l’octroi de points de priorité additionnels (hors contingents).
   
• Une réclamation au titre de l’article 90 du statut ne peut être introduite avant que la procédure de recours devant le comité de promotion n’ait été menée à son terme. L’introduction d’une réclamation n’a pas d’effet suspensif sur la procédure de promotion.

Les informations qui précèdent constituent un résumé succinct des Dispositions générales d’Exécution de l’article 45 du statut et intègrent quelques références aux Dispositions générales d’Exécution¹³ de l’article 43 du statut. Ces textes, ainsi qu’une liste de « questions fréquemment posées », sont accessibles à l’adresse intranet suivante : http://www.cc.cec/home/admref/promotion/index_fr.html.

Leur consultation est recommandée en vue d’obtenir plus de détails sur la nouvelle méthode de promotion.

Par ailleurs, des renseignements complémentaires peuvent être obtenus :

- auprès des Responsables des Ressources Humaines de vos directions générales,

- auprès du Help-Desk « CDR / Promotion » accessible par téléphone au numéro 85763,

- par e-mail à l’adresse « ADMIN CDR PROMOTION ».

Les seuils de promotion propres à chaque grade seront stables d’une année à l’autre lorsque la nouvelle méthode de promotion aura été en vigueur durant une période assez longue pour permettre aux fonctionnaires d’accumuler des points en quantité suffisante.

La montée en régime du nouveau système en 2003 est marquée par l’absence de cumul antérieur des points par les fonctionnaires. Il convient donc d’adapter les seuils de promotion en conséquence (i.e. commencer avec des seuils relativement bas en 2003) et de prévoir une croissance progressive (de l’ordre de 16 – 17 points par an) de ces seuils jusqu’à ce qu’ils atteignent leur niveau stabilisé.

Les seuils de promotion indicatifs repris ci-dessous sont le résultat d’une estimation statistique. Ils ne seront connus de manière définitive qu’à la fin de l’exercice de promotion. Par ailleurs, ces seuils tiennent compte du taux de promotion propre à chaque grade applicable en 2003. Ces taux sont soit inchangés, soit en légère hausse par rapport à 2002. Cette évolution générale des taux de promotion (stabilité ou hausse) est liée au taux d’occupation de notre tableau des effectifs et est donc indépendante de l’entrée en vigueur de la nouvelle méthode de promotion. Les tableaux ci-dessous reprennent le taux de promotion et le seuil de promotion indicatif propres à chaque grade.

i) Ces seuils peuvent varier légèrement en fonction du budget (fonctionnement, recherche) dont relèvent les fonctionnaires.

ii) Les seuils de promotion définitifs vers A7 et vers LA7 pourraient être inférieurs aux seuils indicatifs repris ici en raison de certains facteurs difficiles à évaluer (e.g. : dans les grades de base, l'ancienneté de grade moyenne des promus a un effet non seulement sur les points de priorité transitoires mais aussi sur les points de mérite (pro-rata temporis des notes)).

FOOTNOTES
____________

⁽¹⁾ Les notions de « propositions des directions », de « propositions des directions générales », de « points méthode Noël » (pour les fonctionnaires de catégories A et LA) et de « profil de carrière » (en tant qu’information transmise chaque année aux fonctionnaires de catégories B, C, D) qui caractérisaient le système de promotion en vigueur jusqu’en 2002 disparaissent.

⁽²⁾ Les différents types de points susceptibles d’être attribués aux fonctionnaires sont décrits en parties II, III et VII ci-après.

⁽³⁾ Il existe un comité de promotion par catégorie de personnel A, LA, B, C et D, soit 5 comités au total. Il seront complétés par un sous-comité de promotion pour le personnel rémunéré sur les crédits de la partie recherche du budget général. Voir à cet égard les dispositions générales d'exécution de l'article 45 du statut établissant des modalités spécifiques relatives à la procédure de promotion ou de modification de classement du personnel rémunéré sur les crédits de la partie "recherche" du budget général, décision de la Commission du 6 décembre 2002.

⁽⁴⁾ Le rapport d’évolution de carrière pour la période 1.7.2001 – 31.12.2002 (REC 2002, générateur des points de mérite) est établi par la DG d’affectation au 31.12.2002. 

⁽⁵⁾ Conformément aux dispositions générales d’exécution des articles 43 et 45 du statut, modalités spécifiques concernant l’évaluation et la promotion du personnel travaillant au sein du Service Extérieur (décision de la Commission du 27 décembre 2002), l’attribution des points de priorité au personnel de catégorie A du Service Extérieur relève de la compétence du Directeur général de la DG RELEX. Le comité de direction du Service extérieur (CDSE) doit être consulté et doit approuver toutes les attributions de points de priorité au personnel de catégorie A. L’attribution des points de priorité au personnel de catégories B et C du service extérieur relève de la compétence du Directeur du Service Extérieur, sur l’initiative des Chefs de Délégation et après consultation, le cas échéant, des autres évaluateurs de la famille RELEX.

⁽⁶⁾ La composition des comités paritaires d’évaluation est décrite dans les dispositions générales d’exécution de l’article 43 du statut.

⁽⁷⁾ L’ancienneté de grade acquise par les fonctionnaires en provenance d’une autre Institution ou d’une Agence communautaire ainsi que par les fonctionnaires qui étaient, durant une période immédiatement antérieure à leur entrée en service en tant que fonctionnaire (i.e. sans discontinuité), agent temporaire dans un grade supérieur ou égal à leur grade actuel de fonctionnaire, sera prise en considération pour le calcul des points de priorité transitoire

⁽⁸⁾ Seuls peuvent recevoir des points de priorité spéciaux supplémentaires les fonctionnaires proposés en 2002 sur la liste de leur DG à un rang équivalent au maximum à 1,5 fois le nombre de promotions de l’exercice 2002. La liste des fonctionnaires répondant à ces critères a été publiée dans les informations administratives N° 18-2003 du 17 février 2003.

⁽⁹⁾ Il n’y a donc plus de décalage entre les exercices de promotion "intérieur de carrière" et "carrière à carrière".

⁽¹⁰⁾ Y compris pour les anciens agents temporaires titularisés.

⁽¹¹⁾ Cette règle est différente de celle contenue dans les DGE de l’article 45 du statut dans leur version du 26 avril 2002. Un projet de décision amendant les DGE dans le sens du texte repris dans cette information administrative va être présenté prochainement pour adoption par la Commission (cf. information administrative N° 26-2003 du 19 mars 2003).

⁽¹²⁾ L’existence de plusieurs listes de mérite pour le même grade est due à la publication de listes de mérite séparées en fonction du tableau des effectifs (fonctionnement, recherche, OLAF) pertinent.

⁽¹³⁾. Y compris les modalités particulières applicables au personnel rémunéré sur les crédits de la partie « recherche » du budget général (décision de la Commission du 6 décembre 2002) et les modalités particulières applicables au personnel affecté au Service extérieur (décision de la Commission du 27 décembre 2002).

⁽¹⁴⁾. Exprimé en pourcentage du nombre de fonctionnaires "promouvables"

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