BEURTEILUNGSVERFAHREN¹

für den Zeitraum vom 1. Januar – 31. Dezember 2003

Bei dem Verfahren für den Bezugszeitraum, der sich mit dem Kalenderjahr 2003 deckt, handelt es sich um das zweite Verfahren nach dem neuen Beurteilungssystem vom April 2002. Am 3. März 2004 nahm die Kommission nach Anhörung des Statutsbeirats und der Zentralen Personalvertretung und nach einer Konzertierung mit den Gewerkschafts- und Berufsverbänden neue allgemeine Durchführungsbestimmungen zu Artikel 43 des Statuts an. In der vorliegenden Verwaltungsmitteilung werden vor allem die Änderungen aufgrund der neuen Durchführungsbestimmungen erläutert und es wird an die einzelnen Verfahrensphasen erinnert.

• ALLGEMEINE GRUNDSÄTZE

• WICHTIGSTE ÄNDERUNGEN GEGENÜBER DEM LETZTEN BEURTEILUNGSVERFAHREN

• ABLAUF DES BEURTEILUNGSVERFAHRENS

• WIE WIRKT SICH DIE ANNAHME DER NEUEN DURCHFÜHRUNGSBESTIMMUNGEN AUF DIE GENERALDIREKTIONEN AUS, DIE DAS BEURTEILUNGSVERFAHREN BEREITS EINGELEITET HABEN?

• WEITERE INFORMATIONEN

1. ALLGEMEINE GRUNDSÄTZE
   
   Das Verfahren erfolgt auf der Grundlage der Beurteilung der beruflichen Entwicklung. Ein Muster des Beurteilungsbogens kann unter http://www.cc.cec/pers_admin/promotions/forms/forms_fr.html abgerufen werden.
   Die Beurteilungen werden mithilfe der DV-Anwendung Sysper2 erstellt. Jeder Beurteilte erhält eine Leistungsnote zwischen null und zwanzig Punkten.

• Welche Bestimmungen gelten für das Verfahren?
  
  Für die jährlichen Beurteilungen des Jahres 2003 sind die von der Kommission am 3. März 2004 angenommenen allgemeinen Durchführungsbestimmungen zu Artikel 43 des Statuts maßgeblich    (http://www.cc.cec/pers_admin/promotions/index_fr.html#5).        
  Es ist aber zu beachten, dass Beurteilungen für Teilzeiträume und Zwischenbeurteilungen, die 2003 zu erstellen gewesen wären, nach den früheren Bestimmungen durchzuführen sind.
   

• Welchen Zeitraum betrifft das neue Beurteilungsverfahren?
  
  Bezugszeitraum für die Beurteilung ist der Zeitraum zwischen dem 1. Januar 2003 und dem 31. Dezember 2003.
   

• Wer muss jährlich beurteilt werden?

• Alle Beamte und bestimmte Bedienstete auf Zeit² , die 2003 mindestens einen Monat lang ununterbrochen im aktiven Dienst standen oder im dienstlichen Interesse abgeordnet waren, müssen beurteilt werden.
   

• Ausnahmen: Stelleninhaber³ , die 2003 endgültig aus den Gemeinschaftsorganen ausgeschieden sind oder die 2004 endgültig ausscheiden, werden nur auf ihren ausdrücklichen Wunsch hin beurteilt.

• Was wird beurteilt?

Wie schon beim letzten Verfahren werden drei Aspekte beurteilt:

• Die Leistung, für die zwischen null und zehn Punkte vergeben werden. Da für jeden Stelleninhaber individuelle Zielvorgaben festgelegt wurden, muss die Leistung daran gemessen werden, inwieweit diese Ziele unter Berücksichtigung des Arbeitsumfelds verwirklicht worden sind.
   

• Die Befähigung, für die der Stelleninhaber zwischen null und sechs Punkte erhält. Die GD ADMIN hat ein Beurteilungsschema ausgearbeitet, das für alle Dienste der Kommission gilt (siehe unter http://www.cc.cec/home/admref/cdr/documentation/competency_framework_de.pdf)  Des Weiteren müssen besondere Kompetenzen in Verbindung mit der Art des Dienstpostens und bei Führungskräften die Managementqualitäten sowie die Fähigkeit zur Personal- und Finanzverwaltung berücksichtigt werden.
   

• Die dienstliche Führung, die Kriterien wie die Fähigkeit zur Teamarbeit, die Motivation und das Dienstleistungsbewusstsein abdeckt und für die null bis vier Punkte vergeben werden.

Falls nicht für alle wahrgenommenen Aufgaben für das Jahr 2003 Ziele festgelegt werden konnten, werden zur Vervollständigung der Leistungsbeurteilung Gegebenheiten hinzugezogen, von denen der Stelleninhaber Kenntnis hat, beispielsweise die Stellenbeschreibung oder laufende Planungen. Falls es nicht möglich war, ein Verzeichnis der stellenspezifischen Kompetenzen und anderer stellenspezifischer Anforderungen aufzustellen, stützt sich die Bewertung von Befähigung und dienstlicher Führung in erster Linie auf das Schema für die Kompetenzen und die dienstliche Führung, ggf. ergänzt durch die am Anfang des Bezugszeitraums aufgestellten Beurteilungsstandards.
(http://www.cc.cec/home/admref/cdr/documentation/competency_framework_de.pdf) 

2. WICHTIGSTE ÄNDERUNGEN GEGENÜBER DEM LETZTEN BEURTEILUNGSVERFAHREN

Nachstehend sind die wichtigsten Änderungen in den allgemeinen Durchführungsbestimmungen erläutert:

• Beamte auf Probe: Läuft die Probezeit nach dem 31. Januar 2004 ab, muss keine Beurteilung der beruflichen Entwicklung, sondern nur der Probezeitbericht erstellt werden. Dabei wird nach dem Verfahren gemäß Artikel 34 des Statuts vorgegangen: Spätestens einen Monat vor Ablauf der Probezeit erstellt der Dienstvorgesetzte des Beamten auf Probe einen Bericht und teilt ihn dem Betreffenden mit. Hat dieser Bericht die Entlassung oder die Verlängerung der Probezeit zur Folge, so holt die Anstellungsbehörde die Stellungnahme des Beurteilungsausschusses ein. Die für das Beurteilungsverfahren geltenden Berufungsmöglichkeiten sind nicht anwendbar. Der Probezeitbericht entspricht dem Modell für die Beurteilung der beruflichen Entwicklung, enthält aber keine Leistungsnote. Nach Ablauf der Probezeit erhält der auf Lebenszeit ernannte Beamte eine pauschale Anzahl von Verdienstpunkten – neun Punkte in den Laufbahngruppen A und B und sechs Punkte in den Laufbahngruppen C und D.
   

• Unter Beibehaltung seiner Rolle als Beurteilender kann der Referatsleiter einen von ihm für geeignet gehaltenen Mitarbeiter beauftragen, die Beurteilung des Referatspersonals vorzubereiten.
   

• Befindet sich der Referatsleiter in derselben Besoldungsgruppe wie der Stelleninhaber, so nimmt der gegenzeichnende Beamte an dem förmlichen Gespräch teil, wenn der Stelleninhaber, der Beurteilende oder der gegenzeichnende Beamte dies wünscht. Der gegenzeichnende Beamte hat in dem dafür vorgesehenen Feld des Beurteilungsbogens Bemerkungen anzubringen. Der paritätische Evaluierungsausschuss prüft Einsprüche von Stelleninhabern, die derselben Besoldungsgruppe angehören wie der Beurteilende, mit besonderer Aufmerksamkeit. Sieht sich der paritätische Ausschuss nach einem solchen Einspruch außer Stande, Stellung zu nehmen oder ergeht seine Stellungnahme nicht einstimmig, so muss der Berufungsbeurteilende mit dem Stelleninhaber ein Gespräch führen, bevor er die Beurteilung bestätigt oder ändert.
   

• Für Stelleninhaber, die gemäß dem Beschluss der Kommission vom 4. April 2002 („Whistleblowing-Beschluss“) schwerwiegende Missstände gemeldet haben und deren Leistungsnote um mehr als einen Punkt unter der Leistungsnote der letzten Beurteilung liegt, wurde in Bezug auf die Einspruchsmöglichkeit eine Sonderbestimmung eingeführt. Berufungsbeurteilender ist in diesem Fall der Generaldirektor der Generaldirektion Personal und Verwaltung oder der Generalsekretär der Kommission.
   

• Für Stelleninhaber, die im dienstlichen Interesse abgeordnet oder einem anderen Dienst zur Verfügung gestellt worden sind, wird die Beurteilung von der Herkunftsgeneraldirektion erstellt. Diese fordert den Dienst, in dem der Betreffende tätig ist, auf, das Gespräch durchzuführen und eine Beurteilung vorzubereiten, die keine Leistungsnote enthält. Die Leistungsnote wird von der Herkunftsgeneraldirektion unter Berücksichtigung der Beurteilungsnormen der Generaldirektion festgelegt, in der der Betreffende tätig ist.
   

• Stelleninhaber, die in ein Personalvertretungsamt gewählt, ernannt oder delegiert sind, müssen dies in ihrer Selbstbeurteilung angeben und darin zwischen den Tätigkeiten im Rahmen der Personalvertretung und ihren anderen Tätigkeiten unterscheiden. Der beurteilende und der gegenzeichnende Beamte übermitteln den Teil der Selbstbeurteilung, der sich auf die Tätigkeiten zur Personalvertretung bezieht, der Ad-hoc-Gruppe zur Stellungnahme. Nach Eingang dieser Stellungnahme oder nach Ablauf der Frist für ihre Abgabe führt der Beurteilende das förmliche Gespräch
   

• Bei dem förmlichen Gespräch muss der Beurteilende dem Stelleninhaber einen Hinweis auf die Leistungsnote geben, die er ihm zu erteilen beabsichtigt. Hierzu macht er eine Punkteangabe mit einer Notenspanne von höchstens einem Punkt. Das bedeutet allerdings nicht unbedingt, dass die Endnote innerhalb dieser Spanne liegt, denn sie muss noch vom gegenzeichnenden Beamten abgezeichnet werden.
   

• Das Beurteilungsverfahren umfasst zwei neue Phasen (siehe unter Ziffer III): eine Konzertierung zwischen den Beurteilenden und dem gegenzeichnenden Beamten sowie eine Konzertierung zwischen den gegenzeichnenden Beamten und dem Generaldirektor. Diese beiden Phasen finden nach den förmlichen Gesprächen und vor der endgültigen Erstellung der Beurteilungen der beruflichen Entwicklung statt; sie sollen ein einheitliches Vorgehen bei den Bewertungen auf der Grundlage der individuellen Leistungsbeurteilung und aufgrund der für die Generaldirektion festgelegten Normen gewährleisten.
   

• Die Zusammensetzung der paritätischen Evaluierungsausschüsse ist geändert worden. Den Vorsitz des Ausschusses für die Generaldirektion (oder bei diensteübergreifenden Evaluierungsausschüssen für mehrere Generaldirektionen) führt ein Direktor, der nicht der betreffenden Generaldirektion angehört. Von Seiten der Verwaltung werden ein externes und ein internes Mitglied ernannt. Der Ausschuss ist beschlussfähig, wenn der Vorsitzende oder das externe Mitglied anwesend ist. Das externe Mitglied vertritt den Vorsitzenden, wenn dieser verhindert ist. Hat der Ausschuss seine Stellungnahme in einer Abstimmung angenommen, werden die Standpunkte, die von der Mehrheit und der Minderheit geäußert wurden, dem Berufungsbeurteilenden zur Kenntnis gebracht.
   

• Das Muster für die Beurteilung der beruflichen Entwicklung, das den von der Kommission angenommenen Durchführungsbestimmungen beigefügt ist, wurde insofern geändert, als die Leistungsnoten für die drei Aspekte der Beurteilung auch halbe Punkte umfassen können.
  (http://www.cc.cec/pers_admin/promotions/forms/forms_fr.html) 

Davon abgesehen hat es auch in Sysper 2 verschiedene Änderungen gegeben:

• Wenn der Stelleninhaber, der Beurteilende und der gegenzeichnende Beamte mit der Aufrechterhaltung der letzten Beurteilung einverstanden sind, so gilt das Verfahren als abgeschlossen, ohne dass alle Phasen durchlaufen werden müssen. In diesem Fall muss der Beurteilte keine Selbstbeurteilung verfassen. Handelt es sich bei der Beurteilung um eine jährliche Beurteilung, so muss der Beurteilende aber trotzdem mit dem Stelleninhaber ein Gespräch über die Festlegung der Zielvorgaben und über den Weiterbildungsplan führen.
   

• Sysper 2 erstellt in Outlook automatisch elektronische Benachrichtigungen an den Beurteilten, sobald dieser in dem Verfahren tätig werden muss (Selbstbeurteilung, Annahme oder Ablehnung der Beurteilung, Erinnerung an die Fristen).

3. ABLAUF DES BEURTEILUNGSVERFAHRENS

Das Beurteilungsverfahren für das Jahr 2003 ist in den meisten Generaldirektionen eingeleitet worden. Da nunmehr die neuen allgemeinen Durchführungsbestimmungen angenommen sind, sollten die jährlichen Beurteilungen Ende Mai abgeschlossen sein. Für das Personal des Außendienstes sind ein gesondertes Verfahren und gesonderte Fristen vorgesehen, die in einer anderen Verwaltungsmitteilung erläutert werden.

• Wer nimmt die Aufgaben des beurteilenden Beamten, des gegenzeichnenden Beamten und des Berufungsbeurteilenden wahr?
  
  Beurteilender ist in der Regel der Referatsleiter des Stelleninhabers, gegenzeichnender Beamter der Direktor und Berufungsbeurteilender der Generaldirektor.
  
  Die Beurteilung wird von dem am 31. Dezember 2003 amtierenden Referatsleiter erstellt. Die Aufgaben des gegenzeichnenden Beamten und des Berufungsbeurteilenden werden von dem Direktor und dem Generaldirektor wahrgenommen, die zu dem Zeitpunkt, zu dem sie in dem Verfahren tätig werden müssen, amtieren.
   

• Die einzelnen Phasen des Beurteilungsverfahrens
  
  Wie schon im vorangegangenen Verfahren werden die Beurteilungen in der DV-Anwendung Sysper 2 erstellt. Stelleninhaber, die dauerhaft keinen Zugang zu Sysper 2 haben, können sich jedoch anderer Formen der schriftlichen Kommunikation bedienen.
  
  Das Beurteilungsverfahren umfasst die folgenden Phasen⁴:

• Die GD ADMIN gibt die Statistiken über die vorangegangenen Beurteilungs- und Beförderungsverfahren bekannt.

Diese Statistiken wurden in der Verwaltungsmitteilung Nr. 1-2004 vom 12. Januar 2004 veröffentlicht    

• Festlegung der Beurteilungsnormen
  
  Im vorangegangenen Verfahren haben die Generaldirektionen Beurteilungsnormen ausgearbeitet, die vom Generaldirektor überprüft, nach Anhörung der Direktoren und Referatsleiter ggf. angepasst und sodann dem Personal zur Kenntnis gebracht werden müssen. Durch diese Normen, die auf der Grundlage des für die gesamte Kommission geltenden Kompetenzschemas erstellt wurden, soll die Beurteilung innerhalb einer Generaldirektion harmonisiert werden.
  (http://www.cc.cec/home/admref/cdr/documentation/competency_framework_de.pdf)
   

• Selbstbeurteilung
  
  Der Stelleninhaber muss nach Aufforderung durch den Beurteilenden innerhalb von acht Arbeitstagen eine Selbstbeurteilung erstellen. Dem Stelleninhaber wird nachdrücklich empfohlen, in dieser entscheidenden Phase von den Beurteilungsnormen Gebrauch zu machen.
   

• Förmliches Gespräch
  
  Der Beurteilende führt spätestens zehn Arbeitstage nach Abgabe der Selbstbeurteilung mit dem Stelleninhaber ein Gespräch über die Beurteilung der Leistungen des Stelleninhabers im Bezugsjahr 2003, über die Festlegung der Zielvorgaben und über die Erstellung eines Weiterbildungsplans, der sich mindestens auf das Jahr 2004 erstreckt.
  
  Dieses Gespräch muss stets auf der Grundlage der Selbstbeurteilung und der für die Generaldirektion festgelegten Beurteilungsnormen erfolgen.
  
  Der Beurteilende muss dem Stelleninhaber einen Hinweis auf die Leistungsnote geben, die er ihm zu erteilen beabsichtigt; dabei gibt er eine Notenspanne mit einer Bandbreite von höchstens einem Punkt an.
  
  Bei den Zielvorgaben für 2004 muss den Arbeitsbedingungen des Stelleninhabers Rechnung getragen werden (Teilzeitarbeit, Abordnung usw.) und sie müssen mit dem Arbeitsprogramm der Generaldirektion und des Referats in Einklang stehen.
  
  Jetzt erstellt der Beurteilende einen Beurteilungsentwurf.
   

• Die beiden Konzertierungsphasen
  
  Wie bereits ausgeführt wurde, muss sich der gegenzeichnende Beamte mit den beurteilenden Beamten abstimmen, um die Verdienste zu vergleichen und die vorgeschlagenen Leistungsnoten zu harmonisieren; dies geschieht, wenn die Beurteilenden in einer Direktion für die jeweilige Besoldungsgruppe mindestens zwei Drittel der Beurteilungsentwürfe erstellt haben.
  
  Der Generaldirektor wiederum stimmt sich mit den gegenzeichnenden Beamten ab, um diese Überprüfung auf der Ebene der gesamten Generaldirektion durchzuführen.
   

• Fertigstellung der Beurteilung der beruflichen Entwicklung
  
  Nach diesen Konzertierungen stellen der beurteilende und der gegenzeichnende Beamte die Beurteilung der beruflichen Entwicklung fertig. Die Beurteilung wird dem Stelleninhaber zur Kenntnis gebracht. Dieser kann innerhalb von fünf Arbeitstagen die Beurteilung ohne Bemerkungen annehmen, er kann sie mit Anmerkungen versehen und annehmen und er kann sie unter Angabe einer Begründung ablehnen.
   

• Einspruchsmöglichkeiten
  
  Lehnt der Stelleninhaber seine Beurteilung ab, so muss der gegenzeichnende Beamte innerhalb von zehn Arbeitstagen ein zweites Gespräch mit ihm führen. Der Stelleninhaber kann sich durch einen anderen Beamten unterstützen lassen. Auf Ersuchen des Stelleninhabers, des Beurteilenden oder des gegenzeichnenden Beamten nimmt auch der Beurteilende an dem zweiten Gespräch teil. Nach diesem Gespräch bestätigt der gegenzeichnende Beamte binnen fünf Arbeitstagen die Beurteilung oder ändert sie ab. Die Beurteilung wird dem Stelleninhaber zur Kenntnis gebracht; dieser muss sie binnen zehn Arbeitstagen annehmen oder unter Angabe von Gründen ablehnen.
  
  Eine Ablehnung führt automatisch zur Befassung des paritätischen Evaluierungsausschusses. Ein solcher Ausschuss wird für jede Generaldirektion eingesetzt⁵. Der Ausschuss prüft den Einspruch innerhalb von zehn Arbeitstagen. Er übernimmt weder die Rolle des beurteilenden, noch die Rolle des gegenzeichnenden Beamten, sondern überprüft, ob das Verfahren eingehalten wurde und ob die Beurteilung entsprechend den für die betreffende Generaldirektion festgelegten Beurteilungsnormen erfolgt ist.
  
  Die Stellungnahme des paritätischen Evaluierungsausschusses wird dem Stelleninhaber, dem beurteilenden Beamten, dem gegenzeichnenden Beamten und dem Berufungsbeurteilenden zur Kenntnis gebracht. Wurde die Stellungnahme in einer Abstimmung angenommen, so sind darin die Standpunkte anzugeben, die von der Mehrheit und der Minderheit geäußert wurden. Der Berufungsbeurteilende bestätigt innerhalb von fünf Arbeitstagen die Beurteilung oder ändert sie. Wenn er von den Empfehlungen in der Stellungnahme des paritätischen Evaluierungsausschusses abweicht, muss er seine Entscheidung begründen.
  
  Damit gilt die Beurteilung als abgeschlossen und wird dem Stelleninhaber zur Kenntnis gebracht. In dieser Verfahrensphase kann der Stelleninhaber, der mit seiner Beurteilung nicht einverstanden ist, gemäß Artikel 90 des Statuts Beschwerde bei der Anstellungsbehörde einlegen.

4. WIE WIRKT SICH DIE ANNAHME DER NEUEN DURCHFÜHRUNGSBESTIMMUNGEN AUF DIE GENERALDIREKTIONEN AUS, DIE DAS BEURTEILUNGSVERFAHREN BEREITS EINGELEITET HABEN?
   
   Die Generaldirektion Personal und Verwaltung hatte die Dienststellen, die das Beurteilungsverfahren im Januar eingeleitet haben, gebeten, die Verfahrensphasen nach dem förmlichen Gespräch zwischen dem beurteilenden und dem beurteilten Beamten noch nicht abzuwickeln und darauf hingewiesen, dass die Beurteilungen außer bei einer Aufrechterhaltung der Beurteilung nicht vor Annahme der neuen Durchführungsbestimmungen zu Artikel 43 abgeschlossen werden können.
   
   Stelleninhaber, deren Beurteilung vor dem 3. März 2004 abgeschlossen wurde, ohne dass die Beurteilung aufrecht erhalten worden ist oder Stelleninhaber, die Einspruch eingelegt haben, können vor dem 19. März 2004 beantragen, dass das Beurteilungsverfahren neu eingeleitet wird.
   
   Ebenso muss für die Stelleninhaber, die derselben Besoldungsgruppe angehören wie der Beurteilende, ein neues Gespräch unter Beteiligung des gegenzeichnenden Beamten durchgeführt werden, wenn der Stelleninhaber, der beurteilende Beamte oder der gegenzeichnende Beamte darum vor dem 19. März 2004 ersucht.
   
   Hat das förmliche Gespräch stattgefunden und haben die Stelleninhaber noch keine Kenntnis von ihrer Beurteilung erhalten, so muss der Beurteilende wie in den Durchführungsbestimmungen vom 3. März 2004 vorgesehen mündlich die Spanne für die Leistungsnoten mitteilen.
    

5. WEITERE INFORMATIONEN
   
   Weitere Informationen finden sich auf den folgenden Seiten:
   http://www.cc.cec/pers_admin/promotions/index_fr.html#5

FOOTNOTES

¹Außer für die Besoldungsgruppen A1 und A2.
²Aus dem Forschungshaushalt besoldete Zeitbedienstete (Art. 2 Buchst. d der BBSB), aus dem Verwaltungshaushalt besoldete Zeitbedienstete sowie Zeitbedienstete auf befristet eingerichteten Planstellen (Art. 2 Buchst. a der BBSB) und Zeitbedienstete in Kabinetten (Art. 2 Buchst. c der BBSB).
³Als „Stelleninhaber“ werden sowohl Beamte als auch Zeitbedienstete nach den vorgenannten Artikeln der BBSB bezeichnet.
⁴Die unter Ziffer II erläuterten praktischen Einzelheiten werden an dieser Stelle nicht wiederholt.
⁵Nach den neuen Bestimmungen kann unter bestimmten Voraussetzungen für mehrere Generaldirektionen ein gemeinsamer paritätischer Ausschuss eingesetzt werden.