EXERCICE D’EVALUATION DU PERSONNEL¹

Période du 1er Janvier- 31 Décembre 2003
 

L’évaluation portant sur la période de référence couvrant l’année civile 2003 est le second exercice se déroulant selon le nouveau système mis en place en avril 2002. Après consultation du comité du statut, du comité central du personnel et après concertation avec les organisations syndicales et professionnelles, la Commission a adopté le 3 mars 2004, de nouvelles dispositions générales d’exécution (DGE) de l’article 43 du statut. Cette information administrative s’attachera plus particulièrement à détailler les modifications apportées par les nouvelles DGE. Elle rappellera également les différentes étapes de la procédure d’évaluation.

• Principes généraux
• Principaux changements introduits par rapport à l’exercice d’évaluation précédent
• Déroulement de l’exercice d’évaluation
• Quelles sont les implications de l’adoption des nouvelles DGE pour les directions générales qui ont déjà lances l’exercice d’évaluation ?
• Ou trouver des informations complémentaires

1. PRINCIPES GENERAUX
   
   L’exercice d’évaluation se fera sur la base du rapport d’évolution de carrière (REC). Le modèle de rapport est accessible à l’adresse suivante : http://www.cc.cec/pers_admin/promotions/forms/forms_fr.html.
   Les rapports d’évolution de carrière sont établis à partir de l’application informatique Sysper2. Chaque évalué reçoit une note de mérite comprise entre zéro et vingt.

   • Quelles sont les règles d’application ?
     
     Les dispositions générales d’exécution de l’article 43 du statut adoptées par la Commission le 3 mars 2004 sont d’application pour les rapports annuels couvrant l’année 2003. (http://www.cc.cec/pers_admin/promotions/index_fr.html#5).
     Cependant il convient de noter que les rapports partiels ou intermédiaires qui auraient dû être faits en 2003 doivent être établis selon les dispositions antérieures.

   • Quelle est la période couverte par le nouvel exercice d’évaluation ?
     
     La période de référence qui doit faire l’objet de l’évaluation est celle allant du 1er janvier 2003 au 31 décembre 2003.

   •  Qui doit être évalué et faire l’objet d’un REC annuel ?

     • Tous les fonctionnaires et certains agents temporaires² ayant été en activité ou détachés dans l’intérêt du service, pendant au moins un mois en continu au cours de l’année 2003, doivent être évalués.

     • Les exceptions: un rapport doit être établi pour les titulaires de poste³ qui ont quitté définitivement les institutions communautaires en 2003 ou qui seront amenés à les quitter en 2004, uniquement dans la mesure où ces titulaires en font la demande expresse.

   • Sur quoi porte l’évaluation ?
     
     Comme lors de l’exercice précédent, l’évaluation porte sur 3 volets :

     • Le rendement est évalué par une note de zéro à dix : des objectifs individuels ayant été fixés pour chaque titulaire de poste, l’évaluation du rendement devra se faire sur la base du degré de réalisation de ces objectifs, en tenant compte du contexte de travail.

     • Les compétences sont évaluées par une note de zéro à six. Une grille standard applicable à l’ensemble des services de la Commission (http://www.cc.cec/home/admref/cdr/documentation/competency_framework_fr.pdf) a été établie par la DG ADMIN. Il faut également prendre en considération les compétences plus spécifiques liées à la nature du poste occupé ainsi que, pour ceux qui assument des fonctions d’encadrement, le leadership, la gestion des personnes et la gestion des ressources financières.

     • La conduite dans le service qui couvre des aspects comme la capacité à travailler avec d’autres, la motivation, la culture de service, est évaluée par une note de zéro à quatre.

     Dans le cas où des objectifs n’auraient pas pu être fixés pour l’année 2003 pour l’ensemble des tâches assurées, l’évaluation du rendement sera complétée à partir d’éléments dont a connaissance le titulaire de poste, comme la description de poste ou des plannings existants. De même, si la liste des compétences spécifiques et des autres exigences du poste n’a pas pu être établie, l’évaluation de la compétence et de la conduite sera basée principalement, sur la grille des compétences et des aspects de la conduite standard, éventuellement complétée par les standards d’évaluation établis au début de la période de référence.
     (http://www.cc.cec/home/admref/cdr/documentation/competency_framework_fr.pdf).
      
      

2. PRINCIPAUX CHANGEMENTS INTRODUITS PAR RAPPORT A L’EXERCICE D’EVALUATION PRECEDENT
   
   Les principaux changements introduits par les dispositions générales d’exécution sont les suivants :

   • Pour les fonctionnaires stagiaires : lorsque le stage vient à échéance après le 31 janvier 2004, il ne faut pas faire de REC mais uniquement le rapport de stage. La procédure à suivre sera celle prévue à l’article 34 du statut : un mois au plus tard avant l’expiration de la période de stage, le supérieur hiérarchique du fonctionnaire stagiaire établit un rapport qui est communiqué à l’intéressé. Si le rapport conclut au licenciement ou à la prolongation du stage, l’autorité investie du pouvoir de nomination recueille l’avis du comité des rapports. Les possibilités d’appel prévues dans le cadre de l’exercice d’évaluation ne sont pas d’application. Le rapport de stage suit le modèle du rapport d’évolution de carrière mais il ne comportera pas de note de mérite. Des points de mérite seront attribués de manière forfaitaire, à l’issue de la période de stage, au fonctionnaire titularisé, à raison de 9 points pour les catégories A et B et 6 points pour les catégories C et D.

   • Tout en gardant le rôle d’évaluateur, un chef d’unité pourra confier les travaux préparatoires relatifs à l’évaluation du personnel de son unité, à un collaborateur qu’il juge à même d’assumer cette tâche.

   • Lorsqu’un chef d’unité appartient au même grade que le titulaire du poste, le validateur participe au dialogue, si le titulaire de poste, l’évaluateur ou le validateur en fait la demande. Le validateur doit obligatoirement faire part de ses observations écrites dans la partie du rapport réservée à cette fin. Le comité paritaire d’évaluation accorde une attention particulière aux appels formés par un titulaire de poste appartenant au même grade que son évaluateur. Enfin si, suite à cet appel, le comité paritaire n’est pas en mesure de rendre un avis ou ne rend pas un avis unanime, l’évaluateur d’appel doit organiser un dialogue avec le titulaire de poste avant de confirmer ou modifier le rapport.

   • Une disposition spécifique en matière d’appel a été introduite pour les titulaires de poste qui ont dénoncé des actes répréhensibles graves, en application de la décision de la Commission du 4 avril 2002 (« whistleblower ») et dont la note de mérite aurait été diminuée de plus d’un point par rapport à leur dernier rapport. Dans ce cas, l’évaluateur d’appel devient le directeur général de la direction générale Personnel et Administration ou le secrétaire général de la Commission.

   • Pour les titulaires de poste détachés dans l’intérêt du service ou mis à disposition d’un autre service, le REC devra être établi par la direction générale d’origine. Celle-ci invitera le service d’accueil à organiser le dialogue et à préparer un projet de rapport qui ne comportera pas de note de mérite. Cette note sera attribuée par la direction générale d’origine en tenant compte des normes d’évaluation applicables dans la direction générale en question.

   • Les titulaires de poste élus, désignés ou délégués à des fonctions de représentant du personnel doivent signaler dans leur auto-évaluation leur qualité de membre élu, désigné ou délégué. Ils distinguent dans leur auto-évaluation, ce qui a trait aux activités consacrées à la représentation du personnel, d’une part, et ce qui relève des autres activités. L’évaluateur et le validateur concernés transmettent pour avis au groupe ad-hoc, la partie de l’auto-évaluation relative aux activités consacrées à la représentation du personnel. Suite à la réception de cet avis ou en l’absence de réponse du groupe ad-hoc dans le délai requis, l’évaluateur tient le dialogue formel.

   • Lors du dialogue formel, l’évaluateur devra donner au titulaire de poste une indication, sous forme de fourchette (d’une amplitude maximale d’un point), de la note de mérite qu’il envisage de lui attribuer. Cela ne signifie cependant pas que la note finale se situera nécessairement dans cette fourchette car la note finale doit être validée par le validateur.

   • Deux nouvelles étapes sont formellement insérées dans la procédure d’évaluation (voir point III ci-dessous) : une concertation entre les évaluateurs et le validateur ; une concertation entre les validateurs et le directeur général. Ces deux étapes se situent après la tenue des dialogues formels et avant la finalisation des rapports d’évolution de carrière. Elles visent à assurer une approche homogène de l’évaluation, basée sur l’appréciation individuelle des mérites et sur les standards définis pour la direction générale.

   • La composition des comités paritaires d’évaluation (CPE) a été revue : la présidence du comité attaché à la direction générale (ou aux directions générales en cas de CPE commun à plusieurs services) sera assurée par un directeur n’appartenant pas à la direction générale en question. En outre, côté administration, il y aura un membre externe et un membre interne. Pour atteindre le quorum, le président ou le membre externe doit être présent. Le membre externe remplace le président lorsque celui-ci est empêché. En outre, lorsque l’avis du CPE a été adopté après un vote, les positions majoritaires et minoritaires exprimées lors de ce vote, sont communiquées à l’évaluateur d’appel.

   • Le modèle de rapport d’évolution de carrière – qui est annexé aux DGE adoptées par la Commission – a été adapté : les notes de mérite concernant les 3 volets prévus dans le REC pourront comporter des demi points.
     http://www.cc.cec/pers_admin/promotions/forms/forms_fr.html
     
     Par ailleurs, un certain nombre de changements ont été introduits dans l’application Sysper 2 :

   • Lorsque le titulaire de poste, l’évaluateur et le validateur marquent leur accord pour reconduire l’évaluation précédente, la procédure sera réputée avoir été clôturée, sans qu’il soit nécessaire d’en suivre toutes les étapes. En particulier, l’évalué n’aura pas à produire une autoévaluation. Lorsque le rapport à établir est un rapport annuel, l’évaluateur devra néanmoins tenir un dialogue avec le titulaire de poste, qui portera sur la fixation des objectifs et le plan de formation.

   • Sysper 2 génèrera automatiquement des messages électroniques dans Outlook à l’attention de l’évalué, à chaque fois que celui-ci doit intervenir dans la procédure : production de l’autoévaluation ; acceptation ou refus du rapport d’évolution de carrière ; rappel des délais à respecter.
      

3. DEROULEMENT DE L’EXERCICE D’EVALUATION
   
   Dans la plupart des directions générales, l’exercice d’évaluation couvrant l’année 2003 a été lancé. Compte tenu du fait que les nouvelles DGE viennent d’être adoptées, les REC annuels devraient être finalisés fin mai. Pour le personnel affecté au service extérieur, une procédure et des délais spécifiques sont prévus : ils feront l’objet d’une autre information administrative.

   • Qui assume les fonctions d’évaluateur, de validateur et d’évaluateur d’appel ?
     
     En règle générale, l’évaluateur est le chef d’unité du titulaire de poste, le validateur, le directeur et l’évaluateur d’appel, le directeur général.
     
     L’évaluateur est le chef d’unité en place au 31 décembre 2003. Les fonctions de validateur et d’évaluateur d’appel sont assumées par le directeur et le directeur général, en place au moment où ils doivent intervenir dans la procédure.

   • Quelles sont les étapes de la procédure d’évaluation ?
     
     Comme lors de l’exercice précédent, la procédure d’évaluation sera gérée par l’application informatique Sysper 2. Les titulaires de poste qui se trouvent dans l’impossibilité durable d’avoir accès à Sysper 2 pourront toutefois recourir à d’autres formes de communication écrite.
     
     La procédure d’évaluation est organisée autour des étapes suivantes⁴ :

     • Publication par la DG ADMIN des statistiques relatives aux exercices d’évaluation et de promotion précédents

     Ces statistiques ont été publiées par l’information administrative n° 01-2004 du 12 janvier 2004,
      

   • Définition des standards d’évaluation
     
     Lors de l’exercice précédent, les directions générales ont élaboré des standards d’évaluation. Ceux-ci doivent être examinés et éventuellement adaptés par le directeur général, après consultation des directeurs et des chefs d’unité et portées à la connaissance du personnel. Ces standards établis sur la base de la grille de compétences d’application pour l’ensemble de la Commission ont pour objet d’harmoniser l’évaluation au sein d’une direction générale.
     (http://www.cc.cec/home/admref/cdr/documentation/competency_framework_fr.pdf  

   • L’auto-évaluation
     
     Suite à la demande de l’évaluateur, le titulaire de poste doit établir une auto-évaluation, dans un délai de huit jours ouvrables. Il est fortement recommandé que le titulaire de poste utilise les standards d’évaluation lors de cette étape cruciale.

   • Le dialogue formel
     
     Au plus tard dix jours ouvrables après la communication de l’auto-évaluation, l’évaluateur tient un dialogue avec le titulaire de poste, qui porte sur l’évaluation des prestations du titulaire de poste pendant l’année 2003, la fixation des objectifs et la définition d’une carte de formation couvrant au moins l’année 2004.
     
     L’auto-évaluation et les normes d’évaluation définies pour la direction générale doivent être systématiquement utilisées lors de ce dialogue.
     
     L’évaluateur doit donner au titulaire de poste une indication de la note de mérite qu’il envisage de lui attribuer, sous forme d’une fourchette d’une amplitude maximale d’un point.
     
     Les objectifs fixés pour l’année 2004 doivent tenir compte des conditions de travail du titulaire de poste (temps partiel, détachement…) et doivent être cohérents avec le programme de travail de la direction générale et de l’unité.
     
     L’évaluateur rédige à ce moment un projet de rapport.

   • Les deux phases de concertation
     
     Comme indiqué ci-dessus, lorsque dans une direction et pour un grade donné, au moins deux tiers des projets de rapports d’évolution de carrière ont été rédigés par les évaluateurs, le validateur doit se concerter avec les évaluateurs pour procéder à la comparaison des mérites et à l’harmonisation des notes de mérite proposées.
     
     Le directeur général se concerte également avec les validateurs afin de procéder à la même vérification au niveau de l’ensemble de la direction générale.

   • L’établissement du rapport d’évolution de carrière
     
     Après ces concertations, l’évaluateur et le validateur finalisent le rapport d’évolution de carrière. Celui-ci est porté à la connaissance du titulaire de poste. Le titulaire dispose de cinq jours ouvrables pour accepter le rapport sans formuler d’observations, pour l’accepter tout en y ajoutant des commentaires ou pour le refuser, en motivant son refus.

   • Les voies d’appel
     
     En cas de refus du rapport, le validateur doit organiser un second dialogue avec le titulaire de poste, dans un délai de dix jours ouvrables. Le titulaire de poste peut se faire assister par un autre fonctionnaire. En outre, si le titulaire de poste, l’évaluateur ou le validateur en fait la demande, l’évaluateur participe également au second dialogue. A l’issue de ce dialogue, le validateur confirme le rapport ou le modifie dans les cinq jours ouvrables. Le rapport est porté à la connaissance du titulaire de poste qui dispose de dix jours ouvrables pour l’accepter ou le refuser, en motivant son refus.
     
     Le refus vaut saisine du comité paritaire d’évaluation. Un comité paritaire est mis en place auprès de chaque direction générale⁵. Le comité examine l’appel dans un délai de 10 jours ouvrables. Il ne se substitue ni à l’évaluateur, ni au validateur mais vérifie le respect de la procédure et examine dans quelle mesure le rapport a été établi conformément aux normes d’évaluation définies pour la direction générale concernée.
     
     L’avis du comité paritaire est porté à la connaissance du titulaire de poste, de l’évaluateur, du validateur et de l’évaluateur d’appel. Lorsqu’il a été adopté suite à un vote, cet avis fait état des positions majoritaires et minoritaires qui se sont exprimées. Dans un délai de cinq jours ouvrables, l’évaluateur d’appel confirme ou modifie le rapport. L’évaluateur d’appel doit motiver sa décision s’il s’écarte des recommandations figurant dans l’avis du comité paritaire d’évaluation.
     
     Le rapport est alors clôturé et porté à la connaissance du titulaire de poste. A ce stade de la procédure, en cas de désaccord, ce dernier a toujours la faculté d’introduire une réclamation auprès de l’autorité investie du pouvoir de nomination, au titre de l’article 90 du statut.
      

4. QUELLES SONT LES IMPLICATIONS DE L’ADOPTION DES NOUVELLES DGE POUR LES DIRECTIONS GENERALES QUI ONT DEJA LANCES L’EXERCICE D’EVALUATION ?
   
   La direction générale Personnel et administration avait demandé aux services qui ont lancé l’exercice d’évaluation au cours du mois de janvier, de ne pas franchir les étapes de la procédure qui suivent le dialogue formel entre l’évaluateur et l’évalué. Elle avait en particulier indiqué que les rapports ne pouvaient pas être clôturés avant l’adoption des nouvelles DGE de l’article 43, sauf en cas de reconduction.
   
   Les titulaires de poste dont le rapport a été clôturé avant le 3 mars 2004, sans qu’il s’agisse d’une reconduction, ou dont le rapport se trouve dans une phase de recours, peuvent demander avant le 19 mars 2004, que la procédure d’évaluation soit réinitialisée.
   
   De même, un nouveau dialogue avec la participation du validateur devra être organisé pour les titulaires de poste ayant le même grade que leur évaluateur, si le titulaire de poste, l’évaluateur ou le validateur en fait la demande avant le 19 mars 2004.
   
   Enfin, lorsque le dialogue formel a eu lieu et que les titulaires de poste n’ont pas encore pris connaissance de leur rapport, l’évaluateur devra leur communiquer par oral, la fourchette de notes de mérite, comme prévu dans les DGE adoptées le 3 mars 2004.
    
    

5. OU TROUVER DES INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES
   
   Des informations complémentaires peuvent être trouvées à l’adresse suivante :
   http://www.cc.cec/pers_admin/promotions/index_fr.html#5

FOOTNOTES
 
¹ Hors grades A1 et A2
² Les agents temporaires relevant du budget recherche (AT 2d), les agents temporaires sur budget fonctionnement et sur poste temporaire ( AT 2a) et les agents temporaires cabinet (AT 2c)
³ Le terme « titulaire de poste » désigne indifféremment les fonctionnaires et les agents temporaires 2a), 2c) et 2d).
⁴ Les modalités particulières décrites au point II ne sont pas répétées.
⁵ A noter que les nouvelles dispositions adoptées par la Commission rendent possible, sous certaines conditions, la création d’un comité paritaire commun à plusieurs directions générales.