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NOTE A L'ATTENTION DE TOUS LES
FONCTIONNAIRES
AFFECTES HORS COMMUNAUTE
Bruxelles, le 8 juin 2004
K.2/AK/MDH REG.D(2004) 514995
REP. D(2004)
VM 150/04
| Objet: |
Allocations Scolaires
– Demande d'attribution – Avances - année scolaire 2004/2005 [En
application de l'article 3 de l'Annexe VII, de l'article 15 de
l'Annexe X, et des dispositions générales d'exécution] |
Il est rappelé à l'ensemble des fonctionnaires affectés
hors Communauté que la demande d'attribution de l'allocation scolaire doit
être renouvelée pour chaque enfant à charge et pour chaque année
scolaire au moyen du formulaire ci-joint. Sont concernés par cet
exercice, les enfants âgés de cinq ans au moins et fréquentant
régulièrement et à plein temps une école primaire ou secondaire ou un
établissement d’enseignement supérieur.
Le formulaire dûment rempli et signé, accompagné des attestations et
pièces justificatives originales, doit être renvoyé au service
compétent [RELEX/K.2] au plus tard à la fin du premier trimestre de
l'année académique en cours, c.-à-d. le 31 décembre pour les étudiants
de l'hémisphère Nord, le 30 avril pour ceux de l'hémisphère Sud (délais de
rigueur). Au cas où le formulaire n'aurait pas été renvoyé avant les
dates précitées, le versement des allocations devra être suspendu.
Jusqu'à examen des demandes pour l'année considérée, les allocations
continueront à être payées sur base de l'année scolaire précédente. Toute
modification qui sera jugée ultérieurement nécessaire sera effectuée
rétroactivement au premier jour du mois au cours duquel le changement est
intervenu.
Nous vous rappelons qu'une avance (80%) sur les frais scolaires
importants peut être autorisée sur demande du/de la fonctionnaire –
veuillez consulter la note RELEX/K.2 n° 514734/VM 150/04 du 07.06.2004
ci-jointe, relative aux nouvelles règles. Les avances sur frais scolaires
ne seront accordées que si le dossier de l'année scolaire précédente
(certificats de scolarité et avances éventuelles) est en ordre.
Afin d'éviter tout retard dans l'examen de leur demande, les intéressé(e)s
sont invité(e)s à s'assurer que les documents fournis sont clairs et
complets.
Tableau récapitulatif des démarches administratives à effectuer par le
fonctionnaire pour l’octroi de l’allocation scolaire du type "B":
| ACTION |
Demande annuelle
+
certificat scolaire |
Remboursement
des frais scolaires |
Avance sur frais
scolaires |
Régularisation de
l’avance sur frais scolaire |
| DELAI |
31 décembre pour l’hémisphère nord
30 avril pour l’hémisphère sud |
Demandes à introduire sur base
trimestrielle, semestrielle ou annuelle |
Demandes à introduire sur base de la
totalité des frais annuels pour autant que ces frais dépassent la
moitié du salaire de base mensuel |
6 mois à partir de la réception
du paiement de l’avance |
| DOCUMENTS A JOINDRE |
Demande d’attribution et les
certificats originaux de scolarité (portant le cachet officiel de
l’établissement scolaire) |
Originaux des factures et preuves de
paiement |
Facture pro-forma de l’école
mentionnant les délais de paiement |
Originaux des factures et preuves de
paiement |
Depuis l’introduction d’un âge plancher de 5ans pour
l’octroi de l’allocation scolaire B, la note de M. FALKOWSKI, datée du
28.11.2003, concernant la couverture des coûts indirects de scolarité, ne
peut plus être appliquée sous le nouveau Statut et est donc abrogée.
J’invite également tous les fonctionnaires affectés hors Communauté de
prendre connaissance des nouvelles dispositions générales d’exécution
relatives à l’octroi de l’allocation scolaire (article 3 de l’annexe VII
du Statut)
http://www.cc.cec/guide/publications/infoadm/2004/ia04053_fr.html
et des mesures complémentaires, spécifiques aux fonctionnaires affectés
dans les pays tiers et concernant notamment le plafond de remboursement de
scolarité (article 15 de l’Annexe X)
http://www.cc.cec/statut/anglais/ann149.htm.
Annexes:
1) Note du 07/06/2004 – annexe VM
150/04 relative aux avances et demandes de remboursement
2) Demande d’attribution et formulaire
pour le remboursement transport privé
Stefan HUBER
Signé
Annexe 1
Bruxelles, le 7 juin 2004
K.2/AK/MDH REG. D(2004) 514734
REP. D(2004)
Annexe VM 150/04
| Objet: |
Allocations Scolaires (Avances - demandes de
remboursement) |
Je vous prie de bien vouloir prendre connaissance des
nouvelles règles en matière d’avances sur les frais de scolarité et en
matière de demandes de remboursement. Cette note remplace la note RE.K.2
n° 130262 du 18 décembre 2002.
Par souci de rationalisation dans le traitement des dossiers d’allocations
scolaires, les demandes d'avances sont, en principe, octroyées une
fois par an et pour la totalité des frais annuels.
Sauf situation exceptionnelle, une avance n’est justifiée que lorsque la
totalité des frais annuels dépassent la moitié du traitement de base
mensuel du fonctionnaire et lorsque les échéances des paiements justifient
l’avance.
Le fonctionnaire est tenu de régulariser l'avance perçue dans les 6
mois à compter de la date de réception du paiement de celle-ci, en
envoyant les factures originales et certifiées par l’école ainsi que les
preuves de paiement de la totalité des frais scolaires annuels auprès de
la DG RELEX/K.2.
Nous vous rappelons que les avances sur les frais de scolarité ne seront
accordées que si le dossier de l'année scolaire précédente (certificats de
scolarité et avances éventuelles) est en ordre et sur base des factures
pro-forma détaillées et personnalisées délivrés par l’établissement
scolaire.
Pour ce qui concerne les demandes de remboursements des frais scolaires
déjà acquittés par le fonctionnaire et qui n’ont pas fait l’objet d’une
avance, il est demandé d’envoyer ces demandes que sur base trimestrielle,
semestrielle ou annuelle.
L'application de ces règles prendra effet à partir du 01.07.2004.
Je vous remercie de votre coopération et compréhension.
Christian FALKOWSKI
signé
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