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MISE A JOUR DES MODALITES POUR L'INTRODUCTION DES
- DEMANDES (ARTICLE 90 § 1 STATUT)
- RECLAMATIONS (ARTICLE 90 § 2 DU STATUT)
- DEMANDES D’ASSISTANCE (ARTICLE 24 DU STATUT)
Ci-après figurent les informations complètes et actualisées concernant les
demandes et réclamations, y comprises les modalités d'introduction auprès
de l’unité Recours de la DG ADMIN (ADMIN.B.2)(1).
Le formulaire
 à remplir par l'intéressé pour servir de feuille de
couverture et d'accompagnement de chaque exemplaire de la demande ou de la
réclamation se trouve ci-après et peut également être obtenu auprès de
l'unité Recours.
DEMANDE
- NOTION
- CONCERNANT L'INTERESSE
- CONCERNANT L'ADMINISTRATION
RECLAMATION
- NOTION
- CONCERNANT L'INTERESSE
- CONCERNANT L'ADMINISTRATION
DEMANDE D’ASSISTANCE
RESPECT DU REGLEMENT (CE) n° 45/2001 SUR LA PROTECTION DES DONNEES A
CARACTERE PERSONNEL
DEMANDES ET RECLAMATIONS AU TITRE DE L'ARTICLE 90 § 1 ET 90 § 2 DU STATUT
Toute personne visée au statut, ainsi qu’au régime applicable aux autres
agents, peut saisir l'autorité investie du pouvoir de nomination (ci-après
"AIPN" ou "autorité compétente")
- d'une demande en vue d'obtenir une décision de l'autorité compétente ;
- d'une réclamation afin d'annuler ou de modifier une décision prise par
l'autorité compétente, y compris le rejet d'une demande qui constitue un
acte lui faisant grief.
DEMANDE
- NOTION
Par la demande au titre de l'article 90 § 1 du statut, le fonctionnaire
(ou toute personne visée au statut) sollicite auprès de l'autorité
compétente la prise d'une décision à son égard.
Exemples :
- demande d'indemnité d'installation ;
- demande d'établir un rapport de notation.
Son objet est donc d'obtenir une décision de l'autorité compétente.
Celle-ci peut donner satisfaction à l'intéressé, ou bien, rejetant sa
demande, ouvrir la voie à une réclamation.
La demande ne peut avoir pour objet la révision d'une décision déjà
arrêtée. Seule l’existence de faits nouveaux substantiels peut justifier
la présentation d’une demande tendant au réexamen d’une telle décision.
- CONCERNANT L'INTERESSE
2.1. Qui peut l'introduire :
Toute personne visée au "Statut des fonctionnaires des Communautés
européennes" et, par analogie, les agents temporaires, les agents
auxiliaires, les agents contractuels et les conseillers spéciaux, régis
par le "Régime applicable aux autres agents" ("RAA"), peuvent adresser à
l'autorité investie du pouvoir de nomination (AIPN) ou, le cas échéant, à
l'autorité habilitée à conclure les contrats d'engagement (AHCC), une
demande au titre de l'article 90 § 1 du statut.
Les personnes visées au statut sont non seulement les fonctionnaires et
agents précités se trouvant en exercice, mais aussi d'autres catégories de
personnes telles que les fonctionnaires stagiaires non encore titularisés,
les anciens fonctionnaires et agents, leurs ayants droit en cas de décès,
les candidats à un concours(2).
2.2. Destinataire :
Que ce soit explicitement ou implicitement, le destinataire de la demande
est l'AIPN(3) . Ainsi, la note par laquelle la demande est faite est une note
à l'attention de l'AIPN portant l'indication "Demande article 90
paragraphe 1 du statut ". Le pouvoir dévolu à l'AIPN par l'article 90 § 1
du statut est exercé par les personnes prévues par la décision de la
Commission du 28 avril 2004 (Informations Administratives n° 31 du 5 mai
2004), modifiée en dernier lieu par la décision de la Commission du 7
juillet 2004 (
C(2004) 2286/3).
2.3. Lieu et formalités d'introduction :
La demande doit être présentée auprès de l'unité Recours (ADMIN.B.2) par
voie électronique, de préférence en format .pdf, à la boîte fonctionnelle
ADMIN MAIL B2 ou bien déposée à l'adresse SC11 4/57 (de 9h à 12h et de 14h
à 17h).
Le cachet d'enregistrement de l'unité Recours fera foi en ce qui concerne
la date de l'introduction de la demande. Pour les demandes introduites par
voie électronique, la date d’enregistrement sera la date de l’envoi ou le
premier jour ouvrable après cette date, s’il s’agit d’un jour férié(4).
2.4. Délai d'introduction :
Une demande peut être introduite à tout moment. Toutefois, l'introduction
d'une demande ayant le même objet qu'une demande ou une réclamation
antérieure, restée sans réponse ou ayant reçu une réponse négative, n'est
pas susceptible de rouvrir le délai prévu à l'article 90 § 2 du statut
pour l'introduction d'une réclamation (voir point 3.2 ci-après).
2.5. Forme et contenu :
La forme, qui n'est par ailleurs soumise à aucune condition particulière,
ne constitue pas le facteur déterminant pour qualifier une demande comme
telle. Seul son contenu en détermine la nature. C'est ainsi qu'une
requête, même présentée sous l'intitulé de «demande», invitant
l'administration à réviser une décision antérieure, pourra être qualifiée
par l'administration de réclamation.
En principe, la demande devrait indiquer qu'il s'agit d'une demande au
titre de l'article 90 § 1 du statut, contenir les données identifiant
l'intéressé, son objet ainsi que les moyens sur lesquels elle se fonde, le
lieu, la date et la signature. Toute pièce permettant une bonne
compréhension du problème posé devrait être annexée.
Afin de faciliter la procédure, l'intéressé joindra un formulaire (voir
ci-après) pour introduire sa demande.
- CONCERNANT L'ADMINISTRATION
3.1. Traitement de la demande :
L'unité Recours transmettra à l'intéressé un accusé de réception de la
demande, dans la mesure du possible par courrier électronique. Cet accusé
de réception contient des informations telles que le n° de la demande, la
date de l’enregistrement et le nom du membre de l’unité chargé de
l’instruction du dossier.
Le traitement de la demande ne suit pas une procédure particulière. Il
suppose l'examen de l'objet de la demande par le service compétent pour
prendre une décision et les vérifications nécessaires, le cas échéant,
pour l'arrêter.
3.2. Décision et délais :
La décision arrêtée par l'autorité compétente devra être motivée et sera
notifiée à l'intéressé, sans formalité particulière, dans un délai de
quatre mois à partir de la date d'introduction de la demande.
Sera prise en considération pour le calcul des délais, la date
d'enregistrement à l'unité Recours.
En cas de rejet de la demande, l'intéressé pourra présenter une
réclamation dans un délai de trois mois à partir de la notification de la
décision.
L'absence de réponse à la demande lors de l'expiration du délai de quatre
mois dont dispose l'AIPN pour arrêter sa décision vaut décision implicite
de rejet. Une telle décision peut également faire l'objet d'une
réclamation qui doit être introduite dans un délai de trois mois suivant
la décision implicite de rejet. La réponse tardive de l'AIPN (au-delà du
délai de quatre mois) ne fait pas courir à nouveau le délai de trois mois
dont dispose l'intéressé pour introduire sa réclamation.
RECLAMATION
- NOTION
En introduisant la réclamation au titre de l'article 90 § 2 du statut(5), le
fonctionnaire conteste une décision de l'autorité compétente qui lui fait
grief ; soit que l'autorité ait pris une décision explicite ou implicite
de rejet, soit qu'elle se soit abstenue de prendre une mesure imposée par
le statut :
Exemples :
- réclamation contre le refus de remboursement de frais médicaux ;
- réclamation contestant le REC ou une décision dans le cadre de
l’exercice de promotion ;
- réclamation contre une décision de ne pas verser des indemnités
journalières lors du recrutement.
A la différence de la demande, la réclamation suppose l'existence au
préalable d'un acte administratif déjà pris par l'autorité compétente.
Pour que cet acte puisse être contesté, il faut qu'il soit définitif (car
les actes préparatoires ne sont pas attaquables) et qu'il fasse grief
personnellement et individuellement (l'intéressé devant avoir un intérêt
personnel, légitime, direct, né et actuel pour annuler ou modifier la
décision).
Il est à souligner que la réclamation est le seul moyen prévu par le
statut permettant au fonctionnaire/agent de mettre en cause une décision
de l'autorité compétente qui, à son avis, affecte ses droits statutaires
et lui fait grief. Toute demande de révision ou de réexamen d'une telle
décision est donc à considérer comme une réclamation, en vue du respect
des délais mentionnés ci-après(6) .
- CONCERNANT L'INTERESSE
5.1. Qui peut l'introduire :
Toute personne visée au "Statut des fonctionnaires des Communautés
européennes" et, par analogie, les agents temporaires, les agents
auxiliaires, les agents contractuels et les conseillers spéciaux, régis
par le "Régime applicable aux autres agents" ("RAA"), peuvent adresser à
l'autorité investie du pouvoir de nomination (AIPN) ou, le cas échéant, à
l'autorité habilité à conclure les contrats d'engagement (AHCC), une
réclamation au titre de l'article 90 § 2 du statut.
Les personnes visées au statut sont non seulement les fonctionnaires et
agents précités se trouvant en exercice, mais aussi d'autres catégories de
personnes telles que les fonctionnaires stagiaires non encore titularisés,
les anciens fonctionnaires et agents, leurs ayants droit en cas de décès,
les candidats à un concours.(7)
5.2. Destinataire :
Que ce soit explicitement ou implicitement, le destinataire de la
réclamation est l'AIPN(8) . Ainsi, la note par laquelle la réclamation est
faite devra être ou sera considérée comme étant une note à l'attention de
l'AIPN. Le pouvoir dévolu à l'AIPN par l'article 90 § 2 du statut est
exercé par les personnes prévues par la décision de la Commission du 28
avril 2004 (Informations Administratives n° 31 du 5 mai 2004), modifiée en
dernier lieu par la décision de la Commission du 7 juillet 2004 (C(2004)
2286/3).
5.3. Lieu et formalités d'introduction :
La réclamation doit être introduite auprès de l'unité Recours (ADMIN.B.2)
par voie électronique, de préférence en format .pdf, à la boîte
fonctionnelle ADMIN MAIL B2 ou bien déposée à l'adresse SC11 4/57 (de 9h à
12h et de 14h à 17h).
5.4. Délai d'introduction :
La réclamation doit être introduite dans un délai de trois mois. Ce délai
court :
- du jour de la publication de l'acte s'il s'agit d'une mesure de
caractère général ;
- du jour de la notification de la décision au destinataire et, en tout
cas, au plus tard du jour où l'intéressé en a connaissance s'il s'agit
d'une mesure de caractère individuel ; toutefois, si un acte de caractère
individuel est de nature à faire grief à une personne autre que le
destinataire, ce délai court à l'égard de ladite personne à partir du jour
où elle en a connaissance et en tout cas au plus tard du jour de la
publication ;
- à compter de la date d'expiration du délai de réponse lorsque la
réclamation porte sur une décision implicite de rejet d'une demande.
Les délais sont d'ordre public et ne sont pas à la disposition des
parties. Le fait que dans une réponse, l'autorité compétente entre dans le
fond d'une réclamation tardive et donc irrecevable n'a pas pour effet de
déroger aux délais et de reconstituer un droit de recours autrement
périmé.
Le cachet d'enregistrement de l'unité Recours fera foi en ce qui concerne
la date de l'introduction de la réclamation à partir de laquelle les
délais courent. Les délais d'acheminement tant par la poste ordinaire que
par la voie interne ne seront pas pris en considération. Pour les
réclamations introduites par voie électronique la date d’enregistrement
sera la date de l’envoi ou le premier jour ouvrable après cette date, s’il
s’agit d’un jour férié(9).
Les actes qui ne contiennent aucun élément nouveau par rapport à un acte
décisionnel antérieur constituent des actes purement confirmatifs de
celui-ci et ne sauraient de ce fait avoir pour effet d'ouvrir, en faveur
du fonctionnaire/agent, un nouveau délai.
5.5. Forme et contenu :
De même que pour la demande, la réclamation est qualifiée, non par la
forme, mais par sa nature et son contenu.
La réclamation doit contenir en principe les éléments identifiant
l'intéressé, l'acte attaqué et son objet ainsi que les moyens et arguments
sur lesquels elle se fonde, le lieu, la date et la signature. Elle portera
en annexe les pièces permettant une bonne appréciation des problèmes
posés.
Afin de faciliter la procédure, l'intéressé joindra un formulaire (voir
ci-après) pour introduire sa demande.
- CONCERNANT L'ADMINISTRATION
6.1. Traitement de la réclamation :
Les réclamations, dûment enregistrées, sont prises en charge et traitées
par l'unité Recours en vue de l'adoption d'une réponse par l'AIPN.
L'unité Recours transmettra à l'intéressé un accusé de réception de la
réclamation, dans la mesure du possible par courrier électronique. Cet
accusé de réception contient des informations telles que le n° de la
réclamation, la date de l’enregistrement et le nom du membre de l’unité
chargé de l’instruction du dossier.
En même temps, l'unité Recours recueille, auprès des services qui ont pris
ou qui sont intéressés par la décision contestée, toute information utile
pour l'instruction du dossier.
Les réclamations concernant le régime commun d'assurance maladie sont
également soumises, pour avis, au Comité de gestion de l'assurance
maladie.
Si elle l’estime utile, l'unité Recours peut organiser une réunion
interservices à laquelle le réclamant, les services responsables de la
décision contestée, le médiateur ainsi que des représentants du personnel
désignés par le Comité central du personnel, sont invités. A cette
réunion, le réclamant pourra présenter sa version des faits et présenter
les arguments visés dans la réclamation. Il peut être accompagné d'une
personne de son choix ou d'un conseil. La réunion n'est pas une instance
d'arbitrage ni de décision et elle se limite à permettre à toutes les
parties concernées de s'exprimer.
Après la réunion précitée ou dès que le dossier est suffisamment instruit,
un projet de réponse est préparé. Ce projet, après avoir reçu l'avis du
Service juridique, est transmis pour décision à l’AIPN compétente. Les
représentants du personnel désignés pour participer aux réunions
interservices seront informés de la suite (positive ou négative) qui a été
donnée aux réclamations.
6.2. Décision et délais :
L'AIPN a un délai de quatre mois pour répondre à une réclamation à partir
du jour de son introduction. A l'expiration de ce délai, l'absence de
réponse vaut décision implicite de rejet. En cas de décision de rejet de
la réclamation, tant explicite qu'implicite, l'intéressé pourra présenter
un recours devant le Tribunal de première instance des Communautés
européennes dans un délai de trois mois qui court à partir du jour de la
notification de la réponse à la réclamation ou du rejet implicite.
Lorsqu'une décision explicite de rejet d'une réclamation intervient après
la décision implicite de rejet, mais dans le délai de trois mois pour
l'introduction d'un recours (sans qu'il y ait de recours), elle fait à
nouveau courir le délai de trois mois pour introduire un recours devant le
Tribunal de première instance.
La réponse à la réclamation est transmise à l'intéressé ou à
l'assistant/chef d'unité ressources humaines de sa direction générale ou
de son service ou bien dans le cas de fonctionnaires/agents affectés dans
les pays hors Union, au Chef de délégation, moyennant la signature d'un
accusé de réception. En complément, l'intéressé ou son conseil pourra être
informé, par courrier électronique, de l'envoi de la réponse à sa
réclamation par la voie hiérarchique.
DEMANDE D’ASSISTANCE
L’unité Recours est également chargée d’instruire les procédures relatives
aux demandes d’assistance au titre de l’article 24(10) du statut. Les
modalités d’introduction sont les mêmes que pour une demande au titre de
l’article 90 ou une réclamation.
En ce qui concerne les cas plus spécifiques de harcèlement moral, la
Commission a mis en oeuvre, en complément des procédures formelles déjà
existantes, des procédures informelles destinées à éviter la détérioration
du climat de travail et à tenter de résoudre à l’amiable des situations
conflictuelles dès leur déclenchement (voir Communication sur la politique
en matière de harcèlement moral à la Commission européenne(11) et
Informations
Administratives n° 23/2004 du 6 avril 2004).
RESPECT DU REGLEMENT (CE) n° 45/2001 SUR LA PROTECTION DES DONNEES A
CARACTERE PERSONNEL(12)
Conformément aux articles 11 et 12 ("Information de la personne
concernée") du règlement (CE) n° 45/2001, l’unité Recours fourni à la
personne concernée des informations relatives au traitement des données et
notamment l’identité du responsable du traitement. Suivant les articles
13-19 ("Droits de la personne concernée"), celle-ci peut obtenir, sur
demande auprès du responsable du traitement, l’accès aux données la
concernant.
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Footnotes
(1) Les présentes
informations remplacent celles publiées aux "Informations Administratives"
n° 83-2001 du 20.09.2001.
(2) Les agents locaux -
lorsque les réglementations fixant leurs conditions d'emploi le prévoient
- peuvent adresser à l'autorité compétente une demande dans les mêmes
conditions que les fonctionnaires. Toutefois, les litiges en voie
juridictionnelle entre ceux-ci et l'institution ne devront être soumis ni
au Tribunal de Première Instance ni à la Cour de Justice des Communautés
européennes, mais à la juridiction compétente en vertu de la législation
en vigueur au lieu où l'agent exerce ses fonctions (art. 122 RAA)
(3) L’AHCC pour les personnes relevant du
Régime applicable aux autres agents
(4) Article 3, paragraphe 4, du règlement
(CEE, Euratom) n° 1182/71 du Conseil, du 3 juin 1971, portant
détermination des règles applicables aux délais, aux dates et aux termes
(JO n° L 124 du 8.6.1971, p.1)
(5) Ainsi que des articles 46, 73, 117 et
124 du Régime applicable aux autres agents pour ce qui concerne les agents
temporaires, auxiliaires et contractuels, et les conseillers spéciaux
(6) Les décisions prisent par un jury de
concours et les décisions concernant le Rapport d’évolution de carrière
(REC) peuvent être contestées directement devant le Tribunal de Première
Instance
(7) Les agents locaux - lorsque les
réglementations fixant leurs conditions d'emploi le prévoient - peuvent
adresser à l'autorité compétente une demande dans les mêmes conditions que
les fonctionnaires. Toutefois, les litiges en voie juridictionnelle entre
ceux-ci et l'institution ne devront être soumis ni au Tribunal de Première
Instance ni à la Cour de Justice des Communautés européennes, mais à la
juridiction compétente en vertu de la législation en vigueur au lieu où
l'agent exerce ses fonctions (art. 122 RAA)
(8) Voir footnote 3
(9) Voir footnote 4
(10) Devoir d’assistance de la
Commission vis-à-vis de son personnel
(11) Procédure écrite E/1820/2003 –
C(2003) 3644 - adoptée le 22 octobre 2003
(12) Règlement (CE) n° 45/2001 du Parlement
européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des
personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère
personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre
circulation de ces données (JO
L n° 8 du 12.1.2001, p. 1)
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