RICHTIGER UMGANG MIT DER POST IN DER KOMMISSION – VERTEILUNG VON GRATISZEITSCHRIFTEN AN DAS PERSONAL

Diese Verwaltungsmitteilung dient der Durchführung von Punkt 3 der Verwaltungsmitteilung Nr. 74/2003 vom 1. Dezember 2003 betreffend die Verteilung von Gratiszeitschriften an das Personal. Es wird festgestellt, dass das Personal Interesse am Empfang von Gratiszeitschriften über EU-Belange hat. In dieser Verwaltungsmitteilung wird ein klarer Rahmen für die laufende Verteilung solcher Zeitschriften festgelegt. Damit werden faire Voraussetzungen für Herausgeber geschaffen, die ihre Zeitschriften beim Kommissionspersonal in Umlauf bringen möchten, es wird den EU Rechtsvorschriften über den Schutz personenbezogener Daten (die die Weitergabe der Büroanschriften des Personals an Dritte ohne dessen Einwilligung untersagen) Rechnung getragen und der Verwaltungsaufwand der Postdienststellen der Kommission wird reduziert.

Ab 1. Juni 2005 gilt folgende Regelung:

• Laufend an das Kommissionspersonal verteilte Gratiszeitschriften
  
  Es wird davon ausgegangen, dass Beamte, die laufend Gratiszeitschriften erhalten, der Weitergabe ihres Namens und ihrer Büroanschrift an die Herausgeber der betreffenden Zeitschrift zugestimmt haben. Beamte, die eine Publikation nicht mehr erhalten möchten, können den Herausgeber um Streichung ihres Namens von der Verteilerliste ersuchen.
  
  Die Beamten sind selbst dafür verantwortlich, den Herausgebern der betreffenden Zeitschriften Änderungen ihrer Büroanschrift zu melden. Nicht ordnungsgemäß adressierte Zeitschriften werden nach einem entsprechenden Vermerk vom zentralen Postdienst an den Absender zurückgesandt.
  
  Den Herausgebern wird nahe gelegt, ihre Zeitschriften allen Beamten, ungeachtet deren Besoldungsgruppe, zukommen zu lassen.
   
• Verteilung neuer Zeitschriften an das Kommissionspersonal
  
  Möchte ein Herausgeber mit der Verteilung einer Gratiszeitschrift an das Kommissionspersonal beginnen, so wird die GD ADMIN das gesamte Personal über geeignete interne Kommunikationskanäle (in der Regel über das Intranet) auf diese Möglichkeit aufmerksam machen.
  
  Die Beamten müssen die betreffende Zeitschrift dann beim Herausgeber anfordern. Dazu müssen sie dem Herausgeber ihren vollen Namen und ihre vollständige Büroanschrift mitteilen, was im Normalfall über das Intranet oder über E-Mail möglich sein wird. Beamte, die eine Publikation nicht mehr erhalten möchten, können den Herausgeber um Streichung ihres Namens von der Verteilerliste ersuchen.
  
  Die Beamten sind selbst dafür verantwortlich, den Herausgebern der betreffenden Zeitschriften Änderungen ihrer Büroanschrift zu melden. Nicht ordnungsgemäß adressierte Zeitschriften werden vom zentralen Postdienst nach einem entsprechenden Vermerk an den Absender zurückgesandt.
  
  Den Herausgebern wird nahe gelegt, ihre Zeitschriften allen Beamten, ungeachtet deren Besoldungsgruppe, zukommen zu lassen.