UTILISATION DES SERVICES DU COURRIER DE LA COMMISSION – DISTRIBUTION DE PERIODIQUES GRATUITS AU PERSONNEL

La présente note administrative met en application le point 3 de la note n° 74/2003 du 1er décembre 2003 concernant la distribution de périodiques gratuits au personnel. Il est établi que le personnel souhaite recevoir des périodiques gratuits traitant des questions européennes. La présente note définit un cadre précis destiné à permettre la poursuite de cette distribution, de façon à maintenir une situation d'égalité entre les éditeurs désirant diffuser des publications auprès du personnel de la Commission, à respecter les dispositions prévues par la législation de l'Union européenne en matière de protection des données à caractère personnel (qui interdisent notamment la communication des adresses administratives du personnel à des tiers sans accord préalable), et à limiter au minimum nécessaire la charge de travail administrative des services du courrier de la Commission.

À compter du 1er juin 2005, les dispositions ci-après s'appliqueront:

• Périodiques gratuits actuellement distribués au personnel de la Commission
  
  Il sera considéré que les fonctionnaires recevant actuellement des périodiques gratuits ont consenti à ce que leur nom et leur adresse administrative soient communiqués aux éditeurs des périodiques concernés. Un fonctionnaire ne souhaitant plus recevoir une publication devra demander à l'éditeur de retirer son nom de la liste de diffusion.
  
  Il incombe aux fonctionnaires de notifier à l'éditeur des périodiques concernés tout changement dans leur adresse administrative. Les envois à des adresses erronées seront renvoyés à l'expéditeur après envoi d'un rappel par le service central du courrier.
  
  Les éditeurs seront invités à mettre les périodiques à la disposition de tous les fonctionnaires, quel que soit leur grade.
   
• Distribution de nouveaux périodiques au personnel de la Commission
  
  Lorsqu'un éditeur aura manifesté le souhait de distribuer un nouveau périodique gratuit au personnel de la Commission, la DG ADMIN attirera l'attention de son personnel sur cette possibilité en utilisant les canaux de communication internes appropriés (normalement Intranet).
  
  Les fonctionnaires souhaitant recevoir le périodique en question devront le demander à l'éditeur. À cette fin, ils lui communiqueront leur nom complet et leur adresse administrative (par Intranet ou par courrier électronique). Un fonctionnaire ne souhaitant plus recevoir une publication devra demander à l'éditeur de retirer son nom de la liste de diffusion.
  
  Il incombe aux fonctionnaires de notifier à l'éditeur des périodiques concernés tout changement dans leur adresse administrative. Les envois à des adresses erronées seront renvoyés à l'expéditeur après envoi d'un rappel par le service central du courrier.
  
  Les éditeurs seront invités à mettre les périodiques à la disposition de tous les fonctionnaires, quel que soit leur grade.