|
Beurteilungs- und Beförderungsverfahren 2010
Bezugszeitraum:
1. Januar bis 31. Dezember 2009
Diese Verwaltungsmitteilung erklärt die verschiedenen Aspekte des
neuen Beurteilungs- und Beförderungsverfahrens und setzt die
Rahmenbedingungen für das Verfahren 2010 fest. Hier finden Sie relevante
Informationen zu den Beförderungsschwellen für 2010, den Zeitplan mit
Fristen für die verschiedenen Akteure, Hilfsmittel zur Beurteilung,
allgemeine Grundsätze sowie die Voraussetzungen für eine Teilnahme an dem
Verfahren.
Das Beurteilungsverfahren zielt darauf ab, die individuelle jährliche
Leistung mittels eines umfassenden Gesprächs über die Gesamtleistungen des
Stelleninhabers zu bewerten, Zielvorgaben festzulegen und die Arbeit
effizient voraus zu planen. Dieses Verfahren ergänzt das regelmäßig während
des Jahres gegebene Feedback und soll zur Maximierung der Leistungen und
zukünftigen beruflichen Entwicklung beitragen. Die Vergabe von
Beförderungspunkten hängt unmittelbar mit der Beurteilung der während des
Bezugszeitraums nachgewiesenen Leistungen zusammen.
Das Verfahren 2010 wird auf der Grundlage der von der Kommission am 18. Juni
2008 angenommenen neuen allgemeinen Durchführungsbestimmungen (DGE) zu
Artikel 43 und
Artikel 45 des Statuts eröffnet.
Die Generaldirektion "HR" hat jedoch mit dem Beurteilungs- und
Beförderungsverfahren 2009 an Erfahrung gewonnen und hat die Kommentare der
verschiedenen Beteiligten gebührend zur Kenntnis genommen.
Darum erwägt die Generaldirektion "HR" derzeit diese Bestimmungen noch in
2010 im Hinblick auf bestimmte verfahrenstechnische Aspekte zu überarbeiten,
um den verfahrensmäßigen Ablauf zu vereinfachen und zu verkürzen. Die neuen
Bestimmungen werden ungeachtet dessen nach den Prinzipien der
Rechtssicherheit, des Vertrauensschutzes und dem Prinzip angewendet werden,
dass eine geänderte Kommissionsentscheidung keine rückwirkende Kraft haben
kann. Das Personal wird in Kürze umfassend über die geplanten Änderungen und
die weitere Entwicklung der Vorschläge informiert werden.
Die überarbeiteten Bestimmungen werden im Laufe des Verfahrens angenommen
werden und in Kraft treten. Derzeit kann angenommen werden, dass das
Einspruchsverfahren auf Grundlage dieser überarbeiteten
Verfahrensbestimmungen durchgeführt werden wird.
Zusätzliche umfassendere Änderungen der DGE könnten für zukünftige
Beurteilungs- und Beförderungsverfahren angenommen werden, dies in enger
Zusammenarbeit mit den Sozialpartnern und allen Beteiligten.
- ALLGEMEINE BEURTEILUNGSGRUNDSÄTZE
Jedes Jahr beurteilt die Kommission die Gesamtleistungen ihrer Bediensteten.
Jeder Beurteilte erhält einen Bericht, die so genannte Beurteilung, die mit
Hilfe der EDV-Anwendung Sysper2 erstellt wird.
1.1 Wer muss beurteilt werden?
Alle Beamten und Bediensteten auf Zeit (Stelleninhaber), die 2009 mindestens
einen Monat lang ununterbrochen im aktiven Dienst standen(1) oder im dienstlichen
Interesse abgeordnet waren. Vertragsbedienstete werden nach anderen Bestimmungen
beurteilt.
Ausnahmen:
- Stelleninhaber, die 2009 endgültig aus dem Dienst der Gemeinschaftsorgane
ausgeschieden sind oder 2010 endgültig ausscheiden, werden nur beurteilt,
wenn sie dem beurteilenden Beamten schriftlich mitteilen, dass sie dies
wünschen.
- Stelleninhaber, die die Funktion eines Generaldirektors oder Direktors
bzw. eine gleichwertige Funktion innehaben, sind von dem jährlichen Verfahren
nicht betroffen. Sie werden nach gesonderten Bestimmungen beurteilt.
1.2 Mit welchen Hilfsmitteln wird die Beurteilung durchgeführt?
1.2.1 Ziele und Beurteilungskriterien
Die beurteilenden Beamten vergewissern sich, dass für jeden Beamten und
Zeitbediensteten individuelle Ziele festgelegt wurden. Diese bilden die Grundlage
der Leistungsbeurteilung. Die Ziele müssen am Arbeitsprogramm der Generaldirektion
und des Referats sowie an der Stellenbeschreibung des Beamten oder Zeitbediensteten
ausgerichtet sein. Sie müssen mit Kriterien verknüpft sein, anhand deren die
Ergebnisse beurteilt werden. Außerdem sind die Bedingungen festzulegen, unter
denen die Ziele zu erreichen sind.
1.2.2 Gemeinsame Beurteilungsnormen
Die Anwendung der gemeinsamen Beurteilungsnormen, die in allen Dienststellen
der Kommission obligatorisch ist, wurden in der
Verwaltungsmitteilung Nr.
22-2008 veröffentlicht und werden seit der Beurteilungsrunde 2009 angewendet.
Die gemeinsamen Normen werden bei der Beurteilung der Leistung, der Befähigung
und der dienstlichen Führung zugrunde gelegt. Sie sollen die Beurteilungen
innerhalb einer Generaldirektion vereinheitlichen, das förmliche Gespräch
zwischen dem beurteilenden Beamten und dem Stelleninhaber erleichtern und
die Vergleichbarkeit der Beurteilungen aller Generaldirektionen gewährleisten.
Um spezifische Aspekte, die den Auftrag einzelner Generaldirektionen geknüpft
sind, zu berücksichtigen, können die Beurteilungsnormen falls notwendig für
jede Generaldirektion durch spezifische, von der GD HR genehmigte Normen ergänzt
werden, die zu Beginn des Bezugszeitraums veröffentlicht und den Bediensteten
der Generaldirektion zur Kenntnis gebracht werden.
1.3 Welchen Zeitraum betrifft das neue Beurteilungsverfahren?
Bezugszeitraum für die Beurteilung ist der Zeitraum zwischen dem 1. Januar
2009 und dem 31. Dezember 2009.
Im Falle von Mobilität eines Stelleninhabers oder eines beurteilenden Beamten
im Bezugszeitraum erstellt der beurteilende Beamte einen Beitrag in Sysper2,
den der für den Jahresbericht zuständige Beurteilende berücksichtigt.
1.4 Die Beurteilung und die fünf Gesamtleistungsniveaus
In der Beurteilung (2) sind die Leistungen eines Stelleninhabers während eines
Bezugszeitraums erfasst.
Der Stelleninhaber verfügt über eine Rubrik, unter der er seine Selbstbeurteilung
einfügt.
Darüber hinaus umfasst die Beurteilung drei Rubriken, unter denen der beurteilende
Beamte die nachstehenden Aspekte einer qualitativen Bewertung unterzieht:
- Die Leistung: Für jeden Stelleninhaber sind zu Beginn des Bezugszeitraums
individuelle Zielvorgaben sowie Beurteilungskriterien festgelegt worden.
Die Leistung wird daran gemessen, inwieweit diese Ziele unter Berücksichtigung
des Arbeitsumfelds verwirklicht worden sind. Außerdem sind in dieser Rubrik
die einheitlichen Beurteilungsnormen in Bezug auf Organisation, Planung,
Durchführung und Qualität der Arbeit zugrunde zu legen.
- Die Befähigung: Bei der Beurteilung der Befähigung sind die einheitlichen
Beurteilungsnormen in Bezug auf Kommunikation, Verhandlungsgeschick, Problemanalyse
und Lösungsfindung oder in Bezug auf die Kenntnis des Arbeitsumfelds zugrunde
zu legen. Bei Führungskräften müssen auch die Managementqualitäten sowie
die Fähigkeit zur Personal- und Finanzverwaltung beurteilt werden.
- Die dienstliche Führung, die das Verhalten des Stelleninhabers
in seinem Arbeitsumfeld beschreibt. Die einheitlichen Beurteilungsnormen
umfassen Aspekte wie Teamarbeit, Dienstleistungskultur, berufliches Engagement,
persönliche Entwicklung im Arbeitsumfeld und Führungsqualitäten.
Die qualitative Bewertung wird in einem der fünf Leistungsniveaus zusammengefasst:
| IA |
®
Die Gesamtleistung des Stelleninhabers übertraf durchweg den Erwartungen*. |
| IB |
®
Die Gesamtleistung des Stelleninhabers übertraf häufig über den Erwartungen*. |
| II |
®
Die Gesamtleistung des Stelleninhabers entsprach vollkommen den Erwartungen*. |
| III |
®
Die Gesamtleistung des Stelleninhabers entsprach teilweise den Erwartungen*. |
| IV |
®
Die Gesamtleistung des Stelleninhabers entsprach nicht den Erwartungen*. |
*… in Bezug auf Leistung, Befähigung und dienstliche Führung.
Für jede Generaldirektion gelten Höchstprozentsätze für Einstufungen in die
Gesamtleistungsniveaus IA (8 % der Beamten je Besoldungsgruppe) und IB (22
% der Beamten je Besoldungsgruppe). Da die Ergebnisse der Anwendung dieser
Prozentsätze systematisch nach oben aufgerundet werden, wird auf der Ebene
jeder Funktionsgruppe erneut geprüft, ob die prozentualen Vorgaben eingehalten
wurden.
1.5 Beurteilung des Nachweises des Potenzials mit Blick auf die Teilnahme
am Leistungsnachweisverfahren
Die Beamten, die Mitglieder der Funktionsgruppe AST ohne Laufbahnbeschränkung
sind und sich für dieses Verfahren bewerben möchten, müssen bei der Selbstbeurteilung
den beurteilenden Beamten auffordern, die Rubrik „Potenzial“ auszufüllen.
Die Rubrik „Potenzial“ in der Beurteilung ist nur auszufüllen, wenn der Stelleninhaber
in seiner Selbstbeurteilung ausdrücklich darum ersucht.
Der Beurteilende muss mit Hilfe eines Dropdownmenüs angeben, welche Aufgaben
der Funktionsgruppe Administration der Stelleninhaber 2009 überwiegend wahrgenommenen
hat (siehe Webseite "Certification, exercise 2009"). Der Beurteilende kann
gegebenenfalls vermerken, bei welcher Gelegenheit der Stelleninhaber den Nachweis
dafür erbracht hat, dass er aufgrund seiner Leistung, seiner Befähigung und
seiner dienstlichen Führung in der Lage ist, Aufgaben der Funktionsgruppe
Administration wahrzunehmen.
Der gegenzeichnende Beamte entscheidet anhand der Bemerkungen des Beurteilenden,
ob der Stelleninhaber sein Potenzial nachweisen konnte, Aufgaben der Funktionsgruppe
Administration überzeugend wahrzunehmen.
1.6 Welche Bestimmungen gelten für das Verfahren?
Im Bezugszeitraum 2009 gelten für die Beurteilungen der Beamten und Zeitbediensteten,
deren Stellen aus dem Verwaltungs- oder dem Forschungshaushalt finanziert
werden, die von der Kommission am 18. Juni 2008 angenommenen allgemeinen Durchführungsbestimmungen
zu Artikel 43 des Statuts.
Für die Beamten im auswärtigen Dienst der Kommission gelten die Sonderbestimmungen
für die Beurteilung und Beförderung, die von der Kommission am 19. Dezember
2008 angenommen wurden.
- ALLGEMEINE BEFÖRDERUNGSGRUNDSÄTZE
Jedes Jahr wird ein Beförderungsverfahren durchgeführt. Es umfasst die
Vergabe von Beförderungspunkten und die Aufstellung einer Liste der beförderten
Beamten.
2.1 Wer nimmt am Beförderungsverfahren teil?
Am Beförderungsverfahren nehmen alle Beamten teil, deren Stellen aus den
Mitteln des Gesamthaushalts finanziert werden, mit Ausnahme der Beamten der
Besoldungsgruppen AST11, AST7/C und AST5/D sowie der Besoldungsgruppen über
AD13.
Zeit- und Vertragsbedienstete nehmen am Beförderungsverfahren nicht teil (für
das Neueinstufungsverfahren für Vertragsbedienstete gelten spezifische Regeln).
2.2 Vergabekriterien für Beförderungspunkte
Ein Beamter erhält
- 10, 11 oder 12 Beförderungspunkte, wenn seine Gesamtleistung dem Niveau
IA entspricht;
- 7, 8 oder 9 Beförderungspunkte, wenn seine Gesamtleistung dem Niveau
IB entspricht;
- 4, 5 oder 6 Beförderungspunkte, wenn seine Gesamtleistung dem Niveau
II entspricht;
- 1, 2 oder 3 Beförderungspunkte, wenn seine Gesamtleistung dem Niveau
III entspricht;
- keinen Beförderungspunkt, wenn seine Gesamtleistung dem Niveau IV entspricht.
Beförderungspunkte erhalten
- die Beamten, die sich im Vorjahr im aktiven Dienst (einschließlich Krankheit,
Mutterschaftsurlaub, Elternurlaub, Urlaub aus familiären Gründen, Erfüllung
der Wehrpflicht) befanden oder im dienstlichen Interesse abgeordnet waren;
- die Beamten auf Probe, deren Probezeit spätestens am 31. Dezember des
Vorjahres endete.
Zu Beginn eines jeden Jahres legt der Generaldirektor nach Konsultation
der Direktoren und der Referatsleiter die Kriterien fest, nach denen die Beförderungspunkte
vergeben werden. Bei diesen Kriterien werden die vier nachstehenden Elemente
berücksichtigt:
- die qualitative Beurteilung der Gesamtleistung im Jahr vor dem Beförderungsverfahren,
- die dienstliche Verwendung anderer Sprachen als jener, in der der Beamte
bei der Einstellung vertiefte Kenntnisse nachweisen musste,
- die im Bezugszeitraum ausgeübte Verantwortung,
- die im Interesse des Organs wahrgenommenen Aufgaben, soweit sie nicht
zum üblichen Tätigkeitsgebiet des Beamten gehören. Für diese Aufgaben werden
nicht länger Sonderprioritätspunkte in Anerkennung von Tätigkeiten im Interesse
des Organs vergeben, jedoch sind sie bei der Zuteilung von Beförderungspunkten
zu berücksichtigen.
Diese Aufgaben sind im Einzelnen:
- Vorsitzender/Mitglied eines Prüfungsausschusses eines Auswahlverfahrens
oder eines paritätischen Ausschusses zur Auswahl von Zeitbediensteten,
- Beisitzer eines Prüfungsausschusses,
- Korrektor einer Prüfung eines Auswahlverfahrens,
- Vorsitzender/Mitglied eines paritätischen Ausschusses.
Die ausführlichen Kriterien für die Vergabe der Beförderungspunkte werden
den Bediensteten von ihrer jeweiligen Generaldirektion mitgeteilt.
Die Informationen über die Verwendung der Sprachen und die wahrgenommene Verantwortung
sind in der Beurteilung des Beamten aufzuführen. Die Angaben über die im Interesse
des Organs wahrgenommenen Aufgaben werden zentral von der GD HR beim EPSO,
den Vorsitzenden der paritätischen Ausschüsse und den Generaldirektionen eingeholt.
Das Verzeichnis der Beamten, die die oben angeführten Aufgaben wahrgenommen
haben, wird als Verwaltungsmitteilung veröffentlicht.
2.3 Beförderungsschwellen
2.3.1 Sämtliche Besoldungsgruppen mit Ausnahme der Besoldungsgruppen
am Laufbahnende (AD12, AST10, AST6/C und AST4/D)
Die allgemeinen Durchführungsbestimmungen zu Artikel 45 des Statuts sehen
für den Zeitraum 2008-2011 einen „Konvergenzplan“ vor, in dem festgelegt wird,
wie der Übergang von dem im Zeitraum 2000-2004 festgestellten Beförderungsrhythmus
zu jenem vonstatten geht, der sich aus den Multiplikationsfaktoren gemäß Anhang
IB des Statuts ergibt.
In diesem Konvergenzplan wird für jedes Jahr die durchschnittliche Verweildauer
je Besoldungsgruppe festgehalten. Auf der Grundlage dieser Verweildauer wird
die Beförderungsschwelle nach folgender Formel berechnet:
Durchschnittliche Verweildauer x durchschnittliche Zahl
der je Beamten vergebenen
Beförderungspunkte = Beförderungsschwelle.
Der Vorteil dieses Verfahrens besteht darin, dass die Beförderungsschwelle
vorab feststeht.
Sämtliche Beamte, deren Punktezahl über oder auf dieser Beförderungsschwelle
liegt und die die unter Punkt 2.6 aufgeführten Bedingungen erfüllen, werden
befördert.
| |
Beförderungsschwelle 2010 |
|
AD13 |
30 |
|
AD11 |
27 |
|
AD10 |
24 |
|
AD09 |
24 |
|
AD08 |
18 |
|
AD07 |
18 |
|
AD06 |
18 |
|
AD05 |
18 |
|
AST09 |
30 |
|
AST08 |
28 |
|
AST07 |
24 |
|
AST06 |
24 |
|
AST05 |
24 |
|
AST04 |
18 |
|
AST03 |
18 |
|
AST02 |
18 |
|
AST01 |
18 |
|
AST05.C |
31 |
|
AST04.C |
27 |
|
AST03.C |
24 |
|
AST02.C |
24 |
|
AST03.D |
27 |
2.3.2 Besoldungsgruppen am Laufbahnende (AD12, AST10, AST6/C und
AST4/D)
Für die Besoldungsgruppen am Laufbahnende gibt es keine historische durchschnittliche
Verweildauer. Daher werden die jährlichen Beförderungsschwellen bei der förmlichen
Einleitung des Beförderungsverfahrens bekannt gegeben, gelten jedoch bis zum
Abschluss des Beförderungsverfahrens nur als vorläufige Richtwerte. Mit der
Beförderung der festgelegten Anzahl von Beamten gilt die Zahl des mit der
geringsten Punktezahl beförderten Beamten als endgültige Beförderungsschwelle.
Lassen die verfügbaren Haushaltsmittel die Beförderung sämtlicher Beamten,
die mit ihrer Punktezahl die Beförderungsschwelle erreicht haben, nicht zu,
schlägt der paritätische Beurteilungs- und Beförderungsausschuss unter den
Beamten mit gleicher Punktezahl jene vor, die unter Berücksichtigung zusätzlicher
Kriterien wie des Dienstalters in der bisherigen Besoldungsgruppe, des Gleichbehandlungsaspekts
oder der Art der ausgeübten Tätigkeit befördert werden sollten.
Im Statut ist eine schrittweise Anhebung der Beförderungsquoten für die Besoldungsgruppen
am Laufbahnende bis 2011 vorgesehen, so dass die Zahl der Beförderungen in
diesem Zeitraum weiter ansteigt.
| |
Vorläufige Beförderungs-schwellen 2010 |
|
AD12 |
45 |
|
AST10 |
53 |
|
AST06.C |
41 |
|
AST04.D |
54 |
2.4 Ansammlung und Mitnahme von Beförderungspunkten
Der Beamte sammelt die an ihn im Beurteilungsverfahren und aufgrund der
vom Generaldirektor festgelegten Vergabekriterien vergebenen (1-12) Beförderungspunkte
auf einem Punktekonto an.
Nach erfolgter Beförderung wird die Punktezahl, die der Beförderungsschwelle
entspricht, von der Summe der angesammelten Punkte abgezogen. Die etwaige
Differenz wird in die nächsten Beförderungsverfahren übernommen.
2.5 Berechnung der Kontingente an Beförderungspunkten je Gesamtleistungsniveau,
Beförderungsgruppe und Generaldirektion
Je Generaldirektion, Besoldungsgruppe und Gesamtleistungsniveau stehen zur
Verfügung:
| Gesamt-leistungsniveau |
Berechnung der Zahl der je Gesamtleistungsniveau
verfügbaren Beförderungspunkte |
| IA |
10,5 Punkte je Beamten des Gesamtleistungsniveaus
IA |
| IB |
7,5 Punkte je Beamten des Gesamtleistungsniveaus
IB |
| II |
5,1 Punkte je Beamten des Gesamtleistungsniveaus
II |
| III |
2 Punkte je Beamten des Gesamtleistungsniveaus III |
| IV |
0 Punkte |
Die Punkte werden je Besoldungsgruppe berechnet und können nicht von einer
Besoldungsgruppe auf eine andere übertragen werden. Die Ergebnisse werden
auf die nächsthöhere ganze Zahl aufgerundet.
Erlaubt es das für ein bestimmtes Gesamtleistungsniveau verfügbare Punktekontingent
in bestimmten Besoldungsgruppen nicht, dass mindestens ein Beamter die höchste
für das betreffende Gesamtleistungsniveau vorgesehene Punktezahl erhält, kann
der Generaldirektor beim paritätischen Beurteilungs- und Beförderungsausschuss
eine Ausnahme beantragen.
2.6 Wer wird befördert?
Ein Beamter kann befördert werden, wenn
- er in seinem Rucksack ein Anzahl von Punkten angesammelt hat, die dem
Wert der Beförderungsschwelle des entsprechenden Dienstgrades entspricht
oder darüber liegt,
- er spätestens am 31. Dezember des Jahres, in dem das betreffende Beförderungsverfahren
stattfindet, das im Statut festgelegte Mindestdienstalter in seiner Besoldungsgruppe
(zwei Jahre) erreicht;
- er seine Fähigkeit nachgewiesen hat, in einer dritten Sprache zu arbeiten
falls es sich um seine erste Beförderung nach der Einstellung handelt;
- er sich zum Zeitpunkt der Beförderungsentscheidungen der Anstellungsbehörde
im aktiven Dienst (einschließlich Krankheit, Mutterschaftsurlaub, Elternurlaub,
Urlaub aus familiären Gründen, Erfüllung der Wehrpflicht) befand oder im
dienstlichen Interesse abgeordnet war;
- seine Gesamtleistung nicht dem Niveau IV (unzulängliche dienstliche
Leistungen) entspricht.
Die Beförderung von Beamten, gegen die ein Disziplinarverfahren eingeleitet
wurde, wird bis zum Abschluss des Verfahrens ausgesetzt.
2.7 Wirksamwerden der Beförderung
Die Beförderungen werden zum 1. Januar des Jahres wirksam, in dem das
Beförderungsverfahren stattfindet. Verfügt der Beamte zu diesem Zeitpunkt
nicht über das erforderliche Mindestdienstalter, wird die Beförderung zum
ersten Tag jenes Monats wirksam, der auf den Monat folgt, in dem der betreffende
Beamte das Mindestdienstalter erreicht.
2.8 Nachweis der Fähigkeit, in einer dritten Sprache zu arbeiten
Sämtliche Beamte, deren erste Beförderung nach ihrer Einstellung nach dem
30. April 2006 wirksam wird, müssen nachweisen, dass sie in einer dritten
Sprache arbeiten können.
Seit dem Beförderungsverfahren 2009 ist hierfür das Niveau 6 der interinstitutionellen
Sprachkurse erforderlich (entspricht dem Niveau B2 des "Common European Framework
of Reference" (CEF) des Europarates).
Der Nachweis dieser Fähigkeit erfolgt hauptsächlich auf drei Arten: das erfolgreiche
Absolvieren eines Sprachkurses, das Bestehen eines von EPSO organisierten
Sprachtests oder die Anerkennung eines Sprachzeugnisses durch den zuständigen
EPSO-Ausschuss.
Als weiterführende Information wird im Januar eine zusätzliche Verwaltungsmitteilung
veröffentlicht.
2.9 Welche Bestimmungen gelten für das Verfahren?
Für die Beförderung der Beamten, deren Stellen aus dem Verwaltungs- oder
dem Forschungshaushalt finanziert werden, gelten die von der Kommission am
18. Juni 2008 angenommenen allgemeinen Durchführungsbestimmungen zu Artikel
45 des Statuts.
Diese allgemeinen Bestimmungen gelten mit Ausnahme von Artikel 9 Absatz 3
nicht für die Beförderung aufgrund einer Ernennung nach Veröffentlichung einer
Stelle gemäß Artikel 29 Absatz 1, Buchstabe a) Unterabsatz iii des Statuts
(Leitungsfunktion).
- ABLAUF DES BEURTEILUNGS- UND BEFÖRDERUNGSVERFAHRENS
Das Beurteilungs- und das Beförderungsverfahren gleichzeitig durchgeführt.
Das Verfahren beginnt am 15. Januar 2010. Die jährlichen Beurteilungen
sind grundsätzlich bis spätestens 12. Mai 2010 abzuschließen.
Das Beurteilungs- und Beförderungsverfahren wird über die gesicherte EDV-Anwendung
Sysper2 abgewickelt. Jeder Beamte verfügt über ein Beurteilungs- und ein Beförderungsdossier,
die integraler Bestandteil seiner Personalakte sind, und zu denen er mittels
seines persönlichen, geheimen Kennworts Zugang hat. Das Beurteilungsdossier
erhält sämtliche in Sysper2 erstellten Beurteilungen. Das Beförderungsdossier
enthält u.a. die Zahl der im laufenden Verfahren erhaltenen Beförderungspunkte
sowie die Gesamtzahl der angesammelten Beförderungspunkte. Stelleninhaber,
die dauerhaft keinen Zugang zu Sysper2 haben, können sich anderer Formen der
schriftlichen Kommunikation bedienen.
3.1 Die am Beurteilungs- und Beförderungsverfahren Beteiligten
| Bezeichnung |
Betroffene Person(en) |
| Stelleninhaber |
Die zu beurteilende Person |
| Beurteilender |
Der Dienstvorgesetzte des Stelleninhabers (in der
Regel der Referatsleiter) zum Ende des Bezugszeitraums (31. Dezember) |
| Gegenzeichnender Beamter |
Der unmittelbare Dienstvorgesetzte des Beurteilenden
(in der Regel der Direktor); er wird bei seinem ersten Tätigwerden
in der
Beurteilung bestimmt |
| Berufungsbeurteilender |
In den meisten Fällen der Generaldirektor; auch er
wird bei seinem ersten Tätigwerden bestimmt |
| Paritätischer Beurteilungs– und Beförderungsausschuss
oder PBBA |
Ein paritätischer Ausschuss je Funktionsgruppe (einer
für die AD-Beamten, einer für die AST-Beamten) sowie je Ausschuss sieben
paritätische Arbeitsgruppen (eine je Dienststellengruppe). |
| Direktor |
Im Rahmen des Beförderungsverfahrens wird er bei seinem
ersten Tätigwerden im Beförderungsverfahren bestimmt |
| Generaldirektor |
Er legt im Beförderungsverfahren die förmlichen Pläne
zur Vergabe von Beförderungspunkten fest |
Anstellungsbehörde
„Beförderung“ |
Im Rahmen des Beförderungsverfahrens fungiert der
Generaldirektor der GD HR |
3.2 Die einzelnen Phasen des Beurteilungsverfahrens und des Beförderungsverfahrens
3.2.1 Selbstbeurteilung
Der Stelleninhaber erstellt nach Aufforderung durch den Beurteilenden
innerhalb von acht Werktagen eine Selbstbeurteilung. Dabei stützt er sich
auf die gemeinsamen Beurteilungsnormen. Mit Blick auf das Beförderungsverfahren
wird der Stelleninhaber auch aufgefordert, die im Bezugszeitraum ausgeübte
Verantwortung darzulegen und anzugeben, welche Sprachen er tatsächlich in
Ausübung seines Amtes verwendet hat.
Der Stelleninhaber gibt in seiner Selbstbeurteilung an, ob er in die Personalvertretung
gewählt oder von dieser benannt oder entsandt wurde. Ist dies der Fall, muss
er die Selbstbeurteilung in zwei gesonderte Abschnitte aufteilen, damit der
Beurteilende die Ad-hoc-Gruppe zu dem Teil konsultiert, der sich auf Tätigkeiten
bezieht, die der Stelleninhaber als gewählter, benannter oder entsandter Personalvertreter
ausgeübt hat. Diese Konsultation wird außerhalb der EDV-Anwendung Sysper2
durchgeführt.
Für Beamte, die während ihrer gesamten oder der Hälfte ihrer Arbeitszeit für
ihre Aufgaben als Personalvertreter freigestellt werden, sehen die allgemeinen
Durchführungsbestimmungen zu Artikel 43 und Artikel 45 des Statuts besondere
Bestimmungen vor.
Tage, an denen der Stelleninhaber aus berechtigen Gründen abwesend ist (Dienstreisen,
Urlaub, Krankheit o.ä.), werden bei der Festlegung der dem Stelleninhaber
gesetzten Fristen nicht berücksichtigt.
3.2.2 Förmliches Gespräch
Der Beurteilende führt nach Erhalt der Selbstbeurteilung mit dem
Stelleninhaber ein förmliches Gespräch. Dieses Gespräch gehört zu den
grundlegenden Führungsaufgaben des Beurteilenden (Artikel 7(4) der DGE zu
Artikel 43). Dieses Gespräch ist ebenfalls für den Stelleninhaber eine
bedeutende Chance, ein konstruktives Feedback über seine Gesamtleistungen
während des Bezugszeitraums zu erhalten und über seine zukünftigen
Zielvorgaben und seine berufliche Entwicklung zu diskutieren.
Das förmliche Gespräch bezieht sich insbesondere auf die Beurteilung der
Gesamtleistungen des Stelleninhabers im Bezugsjahr 2009, die Festlegung
der Zielvorgaben für das laufende Jahr und die Erstellung eines
Fortbildungsplans, der sich mindestens über das Jahr 2010 erstreckt. Die
Zielvorgaben müssen messbar sein und mit dem Arbeitsprogramm der
Generaldirektion und des Referats in Einklang stehen.
Der Beurteilende muss die Ad-hoc-Gruppe konsultieren, wenn der
Stelleninhaber in seiner Selbstbeurteilung Tätigkeiten angibt, die er als
gewählter, benannter oder entsandter Personalvertreter ausgeübt hat. Die
Stellungnahme der Ad-hoc-Gruppe muss ihm vorliegen, bevor er das Gespräch
führt.
3.2.3 Qualitative Bewertung durch den Beurteilenden
Nach dem Gespräch verfasst der Beurteilende binnen zehn Werktagen im
Entwurf eine qualitative Bewertung. Diese persönliche Bewertung muss die
tatsächlichen Gesamtleistungen des Stelleninhabers während des
Bezugszeitraums widerspiegeln.
Der Beurteilende muss die Bewertung ausreichend und ausführlich begründen.
Diese Begründung muss es dem Stelleninhaber erlauben, wohlinformiert die
Begründetheit seiner Bewertung beurteilen zu können.
Um die Bewertung zu verfassen, stützt sich der Beurteilende auf die
Selbstbeurteilung, das Gespräch, die für den Bezugszeitraum festgelegten
Ziele und die gemeinsamen Beurteilungsnormen. Gegebenenfalls
berücksichtigt er die Beiträge, die von anderen Beurteilenden für das Jahr
2009 verfasst wurden, sowie die Stellungnahme der Ad-hoc-Gruppe.
3.2.4 Die Rolle des gegenzeichnenden Beamten und etwaige Bemerkungen des
Stelleninhabers
Nachdem er den vorläufigen Text der Beurteilung und die Einhaltung der
gemeinsamen Beurteilungsnormen geprüft hat, bestätigt oder ergänzt der gegenzeichnende
Beamte die qualitative Bewertung und leitet sie dem Stelleninhaber zu, der
sich binnen fünf Werktagen dazu äußern kann. Die etwaigen Bemerkungen des
Stelleninhabers werden dem gegenzeichnenden Beamten übermittelt.
3.2.5 Vorschlag des Gesamtleistungsniveaus durch den gegenzeichnenden Beamten;
Vorschlag der Beförderungspunkte durch den Direktor
Auf der Grundlage der Ausführungen der Beurteilenden und des Inhalts der qualitativen
Bewertungen unterbreitet der gegenzeichnende Beamte Vorschläge, in welches
Leistungsniveau die einzelnen Beamten und Zeitbediensteten eingestuft werden
sollen.
Der Direktor unterbreitet einen Vorschlag über die Zahl der Beförderungspunkte
entsprechend dem von den gegenzeichnenden Beamten angegebenen Leistungsniveau.
3.2.6 Koordinierung
Der Generaldirektor stellt in Abstimmung mit den höheren Führungskräften fest,
welche Beamten in den verschiedenen Besoldungsgruppen in das Leistungsniveau
IA und IB eingestuft wurden, und legt seinen Vorschlag für die förmlichen
Pläne zur Vergabe von Beförderungspunkten fest. Diese Daten werden anschließend
in Sysper2 eingegeben. Bei dieser Koordinierung wird auch ermittelt, in welchen
Besoldungsgruppen das für ein bestimmtes Leistungsniveau verfügbare Punktekontingent
es nicht zulässt, mindestens einem Beamten die für das betreffende Gesamtleistungsniveau
vorgesehene Höchstpunktezahl zuzuteilen. In diesem Fall kann beim paritätischen
Beurteilungs- und Beförderungsausschuss eine Erhöhung der Beförderungskontingente
für die betroffenen Besoldungsgruppen beantragt werden.
3.2.7 Konsultation des paritätischen Beurteilungs- und Beförderungsausschusses
Der paritätische Beurteilungs- und der paritätische Beförderungsausschuss
treten binnen fünf Werktagen nach Übermittlung der statistischen Analyse der
Vorschläge der Generaldirektionen durch die DG HR zusammen. Die Ausschüsse
verfügen über eine Frist von acht Werktagen, um den Generaldirektionen gegebenenfalls
Empfehlungen zu unterbreiten. Diese Empfehlungen werden dem Personal in Form
einer Verwaltungsmitteilung bekannt gegeben.
Die paritätischen Ausschüsse prüfen ferner die Ausnahmeanträge der Generaldirektionen.
Im Falle einer befürwortenden Stellungnahme des Ausschusses sind die Kontingente
der Beförderungspunkte in SYSPER2 entsprechend anzupassen.
3.2.8 Endgültige Erstellung der Beurteilung und Zuteilung der Beförderungspunkte
Auf der Grundlage der Empfehlungen des paritätischen Beurteilungs- und
Beförderungsausschusses kann der Generaldirektor das Verzeichnis der in die
Gesamtleistungsniveaus IA und IB eingestuften Beamten ebenso wie seine förmlichen
Pläne zur Vergabe von Beförderungspunkten bestätigen oder ändern.
Die GD HR prüft, ob die Höchstprozentsätze für die Gesamtleistungsniveaus
IA und IB sowie die verfügbaren Kontingente für die Beförderungspunkte eingehalten
wurden.
Nach Erhalt der Zustimmung der GD HR validieren die gegenzeichnenden Beamten
sämtliche Beurteilungen nach Funktionsgruppen. Mit der Gegenzeichnung werden
die Beurteilungen den Stelleninhabern zugeleitet.
Gleichzeitig bestätigt der Generaldirektor die Beförderungslisten und macht
den Stelleninhabern ihre Beförderungsdossiers zugänglich.
3.2.9 Annahme oder Ablehnung der Beurteilung und/oder der Beförderungspunkte
durch den Stelleninhaber
Der Stelleninhaber muss binnen acht Werktagen seine Beurteilung – mit
oder ohne Bemerkungen – annehmen oder ablehnen sowie seine Beförderungspunkte
annehmen oder ablehnen. Die Annahme beinhaltet die Beendigung des Verfahrens,
die Ablehnung bildet den Beginn des Einspruchsverfahrens.
3.2.10 Sonderbestimmungen für den auswärtigen Dienst
Jeder Stelleninhaber sind zwei gegenzeichnende Beamte zugeordnet, die
diese Rolle gemeinsam ausführen. Können sich der erste gegenzeichnende Beamte
und der zweite gegenzeichnende Beamte nicht einigen, obliegt dem zweiten gegenzeichnenden
Beamten die endgültige Entscheidung.
Der Lenkungsausschuss des Außendienstes ermittelt auf Vorschlag des Generaldirektors
der Generaldirektion Außenbeziehungen und auf der Grundlage der individuellen
qualitativen Beurteilungen diejenigen, deren Gesamtleistung im Berichtszeitraum
den Gesamtleistungsniveaus IA und IB entspricht. Er verabschiedet ebenso die
vorläufigen förmlichen Pläne hinsichtlich der Vergabe der Beförderungspunkte.
3.3 Zeitplan des allgemeinen Verfahrens
|
Akteure
|
Maßnahmen |
Fristen |
Zeitplan
2010 |
|
HR |
Einleitung
des Verfahrens per Verwaltungsmitteilung |
|
15. Januar |
|
GD +
Management |
Meinungsaustausch über die Leistungen innerhalb der GD in den einzelnen
Besoldungsgruppen während des Bezugszeitraums |
|
bis 18.
Januar
|
|
GD |
Veröffentlichung der gemeinsamen Beurteilungsnormen sowie etwaiger
GD-spezifischer Normen für das Folgejahr |
|
spätestens
Ende Februar |
|
Mitteilung
der Kriterien für die Zuteilung von Beförderungspunkten |
|
Beurteilender
oder Personalverwalter |
Eröffnung der
Beurteilung in Sysper2 |
|
ab
15. Januar |
|
Stelleninhaber |
Selbstbeurteilung |
8 Werktage |
bis
spätestens
31. Januar |
|
Stelleninhaber + Beurteilender |
Förmliches
Gespräch: Bewertung der Leistungen im Bezugszeitraum; Vereinbarung von
Zielen und Fortbildungsbedarf |
|
bis
spätestens 19. Februar |
|
Beurteilender |
Entwurf der
qualitativen Bewertung (ohne Gesamtleistungsniveau); Überprüfung und
Bestätigung der Ziele |
Binnen 10
Werktagen nach dem Beurteilungsgespräch |
bis
spätestens 5. März |
|
Gegenzeichnender Beamter |
Überprüfung
der Einhaltung der gemeinsamen Beurteilungsnormen, Vergleich der Verdienste,
Bestätigung oder Ergänzung/Änderung der Bemerkungen; Weiterleitung der
qualitativen Bewertung an den Stelleninhaber, ohne Angabe des
Gesamtleistungsniveaus |
|
bis spätestens 12. März
|
|
Stelleninhaber |
Etwaige
Bemerkungen für den gegenzeichnenden Beamten oder Rückleitung ohne
Bemerkungen |
5 Werktage |
bis
spätestens 19. März |
|
Gegenzeichnender Beamter |
Unter
Berücksichtigung der Bemerkungen des Stelleninhabers Bestätigung, Ergänzung
oder Korrektur der Bewertung
Vorschlag zur
Einstufung in ein Gesamtleistungsniveau über eine Liste in Sysper2 |
|
bis
spätestens 24. März
|
|
Direktoren +
stv. Generaldirektoren |
Vorschläge
für förmliche Pläne zur Vergabe von Beförderungspunkten |
|
bis
spätestens 24. März
|
|
Koordinierung
GD + Gegenzeichnende Beamte |
Einordnung
der Beamten in die Leistungsniveaus IA (8 %) und IB (22 %) nach
Besoldungsgruppen |
|
bis
spätestens 31. März |
|
Koordinierung
GD + Direktoren |
Vorschlag für
förmliche Pläne zur Vergabe von Beförderungspunkten in den
Beförderungsdossiers über eine Liste in Sysper2 |
|
bis
spätestens 31. März |
|
GDs |
Frist für die
Unterbreitung der Vorschläge für die Gesamtleistungsniveaus und die
Beförderungspunkte in Sysper2 |
|
7. April |
|
HR |
Übermittlung
der Statistiken an die paritätischen Ausschüsse |
|
bis
spätestens 14. April |
|
PBBA AD |
Prüfung des
ordnungsgemäßen Verfahrensablaufs für die Funktionsgruppe AD; gegebenenfalls
Empfehlungen an den Generaldirektor und an die GD HR; Weiterleitung der
Analyse an den Personalrat |
8 Werktage |
22. April |
|
PBBA AST |
Prüfung des
ordnungsgemäßen Verfahrensablaufs für die Funktionsgruppe AST;
gegebenenfalls Empfehlungen an den Generaldirektor und an die GD HR,
Weiterleitung der Analyse an den Personalrat |
23. April |
|
GD +
Gegenzeichnende Beamte |
Gegebenenfalls neue Koordinierung auf der Grundlage der Empfehlungen des
PBBA |
|
26. - 29.
April |
|
GD |
Bestätigung
oder Änderung der Leistungsniveaus IA und IB;
Bestätigung oder Änderung der Listen mit der Zuteilung der
Beförderungspunkte in den Beförderungsdossiers über eine Liste in Sysper2 |
|
bis
spätestens 4. Mai
|
|
HR |
Prüfung der
Einhaltung der Höchstprozentsätze und Punkte anhand der je Besoldungsgruppe
und Leistungsniveau verfügbaren Punkte; Zustimmung zur Fertigstellung der
Beurteilungen durch die gegenzeichnenden Beamten und zu den Punktelisten je
GD |
|
bis
spätestens 7. Mai
|
|
Gegenzeichnender Beamter |
Gegenzeichnung der Beurteilungen und Bestätigung der Gesamtleistungsniveaus;
Weiterleitung der Beurteilung an den Stelleninhaber |
|
bis
spätestens 12. Mai
|
|
GD |
Bestätigung
der Punkteverzeichnisse in den Beförderungsdossiers und Übermittlung des
Beförderungsdossiers an den Stelleninhaber |
|
bis
spätestens 12. Mai
|
|
Stelleninhaber |
Annahme der
Beurteilung mit oder ohne Bemerkungen = Beendigung des Verfahrens |
Ablehnung der
Beurteilung und Einspruch beim PBBA |
8 Werktage |
bis
spätestens 28. Mai
|
|
Annahme der
zugeteilten Beförderungspunkte |
Ablehnung der
zugeteilten Beförderungspunkte und Einspruch beim PBBA |
3.4 Möglichkeit eines Einspruchs beim paritätischen Beurteilungs- und Beförderungsausschuss
Der Stelleninhaber kann gegen seine Beurteilung, das Gesamtleistungsniveau
oder die ihm zugeteilten Beförderungspunkte Einspruch einlegen. Dieser Einspruch
muss an den paritätischen Beurteilungs- und Beförderungsausschuss gerichtet
werden, der den Einspruch untersucht und eine Stellungnahme dazu abgibt. Der
Einspruch wird mit der endgültigen Entscheidung durch die Anstellungsbehörde
(Beurteilung und/oder Beförderung) abgeschlossen.
Nähere Informationen zu dem Einspruchsverfahren werden in einer zusätzlichen
Verwaltungsmitteilung im Mai 2010 bekanntgegeben.
_________
Footnotes
(1) Krankheit,
Mutterschaftsurlaub, Urlaub aus familiären Gründen, Elternurlaub oder
Erfüllung der Wehrpflicht gelten als aktiver Dienst.
(2) Der Begriff „Beurteilung“ ersetzt
den bisher geltenden Begriff „Beurteilung der beruflichen Entwicklung
(BBE)“.
|
