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EXERCICE D'EVALUATION ET DE PROMOTION 2010
Période de référence:
du 1er janvier au 31 décembre 2009
Cette information administrative explique les différents aspects du
système d'évaluation et de promotion et encadre l'exercice 2010. Vous y
trouverez les informations utiles sur les seuils de promotion pour 2010, le
calendrier et les délais pour les différents acteurs, les outils de
l'évaluation, les principes de base ainsi que les conditions de
participation à l'exercice.
L'exercice d'évaluation vise à apprécier les prestations
individuelles annuelles au travers d'un dialogue substantiel sur la
performance des titulaires de postes, à fixer des objectifs et à planifier
le travail de façon efficace. Cet exercice est complémentaire au retour
d'information régulier donné au cours de l'année et doit contribuer à
l'optimalisation des performances et à l'évolution future des carrières.
L'attribution de points de promotion est directement liée à l'évaluation de
la performance démontrée au cours de la période de référence.
L'exercice 2010 est lancé sur base des dispositions générales d’exécution (DGE)
de
l’article 43
et de
l’article 45 du statut, adoptées le 18 juin 2008.
Néanmoins, la DG HR a tiré l'expérience de l'exercice d'évaluation et de
promotion 2009 et a pris bonne note des commentaires émis par les
différentes parties prenantes.
La DG HR envisage donc, dès 2010, de modifier ces dispositions en ce qui
concerne certains aspects de procédure afin de faciliter et de raccourcir
l'exercice. Ces dispositions seront mises en œuvre en conformité avec les
principes de sécurité juridique, des droits acquis et le principe qu'une
règle nouvelle ne peut pas avoir d'effet rétroactif. Le personnel sera
bientôt informé des changements envisagés et de l'évolution de la
proposition. Les dispositions révisées seront adoptées et entreront en
vigueur en cours d'exercice. Pour l'instant, il est probable que la phase
d'appel sera régie par ces règles de procédure révisées.
Des modifications supplémentaires plus substantielles des DGE sont
susceptibles d'être introduites pour les exercices futurs, en étroite
coopération avec les partenaires sociaux et l'ensemble des parties
prenantes.
- PRINCIPES GENERAUX DE L'EVALUATION
Chaque année, les performances du personnel de la Commission sont évaluées.
Cette évaluation fait l’objet d’un rapport individuel, appelé rapport d’évaluation,
établi à partir de l’application informatique Sysper2.
1.1 Qui doit être évalué ?
Tous les fonctionnaires et agents temporaires (titulaires de poste) ayant
été en activité (1) ou détachés dans l’intérêt du service, pendant au moins un
mois en continu au cours de l’année 2009, doivent être évalués. Les agents
contractuels sont évalués suivant d'autres règles.
Les exceptions:
- Pour les titulaires de poste qui ont quitté définitivement les institutions
communautaires en 2009 ou qui seront amenés à les quitter en 2010, un rapport
ne doit être établi qu'à la condition qu'ils/elles en fassent la demande
écrite à leur évaluateur.
- Les titulaires de poste occupant des fonctions de directeur général
ou équivalent et de directeur ou équivalent ne sont pas concernés par cet
exercice annuel. Ils/elles font l’objet d’une évaluation selon des modalités
particulières.
1.2 Quels sont les outils de l'évaluation ?
1.2.1 Les objectifs et les critères d'évaluation
Les évaluateurs s’assurent que chaque fonctionnaire et agent temporaire dispose
d’objectifs, ceux-ci constituant la base de l'évaluation du rendement. Les
objectifs doivent s’aligner sur le programme de travail de la direction générale
et de l'unité et sur la description de poste du/de la titulaire. Ils doivent
être assortis de critères à partir desquels les résultats seront évalués ainsi
que des conditions dans lesquelles ils sont censés être atteints.
1.2.2 Les standards communs d'évaluation
Des standards communs d’évaluation sont d'application obligatoire dans l’ensemble
des services de la Commission. Ils ont été publiés à l'attention du personnel
dans l'IA n° 22-2008 et sont pris en compte depuis l'exercice d'évaluation
2009.
Les standards s’appliquent à l’évaluation du rendement, des compétences et
de la conduite dans le service. Ils ont pour objet d'harmoniser l'évaluation
au sein d'une direction générale, de faciliter le dialogue entre l'évaluateur
et l'évalué et d'assurer la comparabilité des appréciations données dans l'ensemble
des directions générales. Si nécessaire, les standards peuvent être complétés
au début de la période de référence par les directions générales, en accord
avec la DG HR, pour couvrir des aspects spécifiques liés à leur mission. Dans
ce cas, ils doivent être publiés à l’attention du personnel de la direction
générale au début de la période de référence.
1.3 Quelle est la période couverte par le nouvel exercice d’évaluation
?
La période de référence qui fait l’objet de l’évaluation est celle allant
du 1er janvier 2009 au 31 décembre 2009.
En cas de mobilité d'un(e) titulaire de poste ou d'un évaluateur au cours
de la période de référence, l'évaluateur rédige dans Sysper2 une contribution
qui sera prise en compte par l'évaluateur responsable du rapport annuel.
1.4 Le rapport d’évaluation et les cinq niveaux de performance
Le rapport d'évaluation (2) sert à recueillir les informations se rapportant
aux prestations individuelles d'un(e) titulaire de poste pendant une période
de référence.
Le/la titulaire dispose d'une rubrique dans laquelle il/elle insère son autoévaluation.
Le rapport se divise ensuite en trois rubriques, permettant à l'évaluateur
d'apprécier sous forme de commentaires qualitatifs :
- Le rendement : évalué au regard des objectifs individuels assortis
de critères d’évaluation qui sont fixés pour chaque titulaire de poste au
début de la période de référence; l’évaluation du rendement consiste à indiquer
dans quelle mesure le/la titulaire de poste a atteint ses objectifs, en
tenant compte du contexte de travail. Pour cette rubrique, des standards
communs d’évaluation portant sur la gestion, la planification, la réalisation
et la qualité du travail doivent également être utilisés.
- Les compétences : évaluées sur base des standards communs d’évaluation
qui concernent la communication, la négociation, l’analyse des problèmes
et la mise en œuvre de solutions, ou la prise en compte de l’environnement
de travail. Pour les titulaires de poste qui assument des fonctions d’encadrement,
les compétences relatives au leadership, à la gestion des personnes et à
la gestion des ressources financières doivent également être évaluées.
- La conduite dans le service qui décrit le comportement du/de
la titulaire de poste dans son environnement de travail. Les standards communs
d'évaluation couvrent des aspects tels que la capacité à travailler en équipe,
la culture de service, l’engagement dans le travail, le développement personnel
et le leadership.
Ces commentaires qualitatifs sont synthétisés par un des cinq niveaux de
performance suivants:
| IA |
®La
performance du/de la titulaire a constamment dépassé le niveau de prestations
attendu*. |
| IB |
®La
performance du/de la titulaire a fréquemment dépassé le niveau de prestations
attendu*. |
| II |
®La
performance du/de la titulaire a atteint le niveau de prestations attendu*. |
| III |
®La
performance du/de la titulaire a partiellement atteint le niveau de prestations
attendu*. |
| IV |
®La
performance du/de la titulaire n'a pas atteint le niveau de prestations
attendu*. |
* quant au rendement, aux compétences et à la conduite dans le service.
Pour chaque direction générale, des pourcentages maxima s’appliquent aux niveaux
de performance IA (8% des fonctionnaires de chaque grade) et IB (22% des fonctionnaires
de chaque grade). Le résultat de l’application de ces pourcentages étant systématiquement
arrondi à l’unité supérieure, une deuxième vérification du respect des pourcentages
s’opère au niveau de chaque groupe de fonction.
1.5 Evaluation de la démonstration du potentiel pour les besoins de la
procédure de certification
Les fonctionnaires du groupe de fonctions AST sans restriction de carrière
qui souhaitent se porter candidats à la procédure de certification doivent,
lorsqu'ils/elles remplissent leur autoévaluation, demander à leur évaluateur
de compléter une rubrique "potentiel".
Pour rappel, la rubrique "potentiel" figurant dans le rapport d’évaluation
ne doit être remplie que si le/la titulaire de poste en fait la demande explicite
dans son autoévaluation.
L'évaluateur indique, à partir d’un menu déroulant, quelles fonctions de niveau
Administrateur (voir référentiel sur la page "certification, exercice 2009"),
le/la titulaire de poste a assumées au cours de l’année 2009. Il/elle indique,
le cas échéant, à quelles occasions le/la titulaire a démontré son potentiel
à devenir administrateur de par son rendement, ses compétences et/ou sa conduite
dans le service.
Il appartient au validateur de décider, sur la base des commentaires introduits
par l’évaluateur, si le/la titulaire de poste a démontré ou non son potentiel
à devenir administrateur.
1.6 Quelles sont les règles d’application ?
Les dispositions générales d’exécution de l’article 43 du statut adoptées
par la Commission le 18 juin 2008 s’appliquent aux rapports d’évaluation annuels
couvrant l’année 2009 des fonctionnaires et des agents temporaires, tant pour
le budget fonctionnement que pour le budget recherche de la Commission.
Pour le personnel affecté au service extérieur de la Commission, la décision
de la Commission du 19 décembre 2008 relative aux modalités d'évaluation et
de promotion s'applique.
- PRINCIPES GENERAUX DE LA PROMOTION
Un exercice de promotion est organisé chaque année. Il comprend l'attribution
de points de promotion et l'établissement d'une liste des fonctionnaires promus.
2.1 Qui participe à l'exercice de promotion ?
Sont concernés par l'exercice de promotion tous les fonctionnaires rémunérés
sur les crédits du budget général, à l’exception des fonctionnaires des grades
AST11, AST7/C et AST5/D, ainsi que les fonctionnaires des grades supérieurs
au grade AD13.
Il n'y a pas d'exercice de promotion pour les agents temporaires, ni pour
les agents contractuels (l'exercice de reclassement des agents contractuels
est régi par des règles particulières).
2.2 Les points de promotion et leurs critères d'attribution
Un fonctionnaire peut se voir attribuer
- 10, 11 ou 12 points de promotion, si sa performance correspond au niveau
de performance IA;
- 7, 8 ou 9 points de promotion, si sa performance correspond au niveau
de performance IB;
- 4, 5 ou 6 points de promotion, si sa performance correspond au niveau
de performance II;
- 1, 2 ou 3 points de promotion, si sa performance correspond au niveau
de performance III;
- aucun point de promotion, si sa performance correspond au niveau de
performance IV.
Sont éligibles aux points de promotion :
- les fonctionnaires qui étaient l'année précédant l'exercice de promotion
en position d'activité (y compris en congé de maladie, de maternité, parental
ou familial, en congé pour service militaire) ou détachés dans l'intérêt
du service;
- les fonctionnaires stagiaires dont le stage est arrivé à échéance au
plus tard le 31 décembre 2009.
Au début de chaque année, le directeur général établit, après consultation
des directeurs et des chefs d'unité, les critères selon lesquels les points
de promotion seront attribués. Ces critères tiennent compte des quatre éléments
suivants :
- l'évaluation qualitative couvrant l'année précédant l'exercice de promotion;
- l'utilisation dans l'exercice des fonctions de langues autres que la
langue dont le fonctionnaire a justifié posséder une connaissance approfondie
lors de son recrutement;
- le niveau de responsabilités exercées durant la période de référence;
- les tâches accomplies dans l'intérêt de l'institution, pour autant
qu'elles ne fassent pas partie des activités habituelles du
fonctionnaire. Ces tâches ne donnent plus lieu à l'attribution de PPII
mais figurent néanmoins parmi les critères à prendre en considération
pour l'attribution des points de promotion.
Ces tâches sont les suivantes :
- Président/membre d'un jury de concours ou d'un comité paritaire de sélection
d'agents temporaires,
- Assesseur d'un jury,
- Correcteur d'épreuves de concours
- Président/membre d'un comité paritaire.
Les critères détaillés relatifs à l'attribution des points de promotion
sont communiqués au personnel par chaque direction générale.
Pour chaque fonctionnaire, l'information concernant l'utilisation des langues
et le niveau de responsabilités est incluse dans le rapport d'évaluation.
S'agissant des tâches accomplies dans l'intérêt de l'institution, l'information
sera collectée centralement par la DG HR auprès d'EPSO, des Présidents des
comités paritaires et des directions générales. La liste des fonctionnaires
ayant participé aux tâches reprises ci-dessus fera l'objet d'une publication
par le biais d'une information administrative.
2.3 Les seuils de promotion
2.3.1 Tous les grades, à l'exception des grades de fin de carrière
(AD12, AST10, AST6/C et AST4/D)
Les DGE de l'article 45 du statut prévoient un "plan de convergence" pour
la période 2008-2011. Il précise à quel rythme doit s'opérer la transition
des vitesses "historiques" de promotion constatées sur la période 2000-2004
vers les vitesses qui découlent des taux multiplicateurs repris à l'annexe
IB du statut.
Le plan de convergence mentionne pour chaque année le temps d'attente moyen
dans le grade avant promotion. Ce temps d'attente est la base à partir de
laquelle est calculé le seuil de promotion selon la formule suivante :
Temps d'attente moyen x nombre moyen de points de promotion
distribués par fonctionnaire
= seuil de promotion.
L’avantage d’une telle approche est qu’elle permet de déterminer, à l’avance,
la valeur du seuil de promotion.
Tous les fonctionnaires qui disposent d'un nombre de points supérieur ou
égal au seuil de promotion et qui remplissent les conditions spécifiées au
point 2.6 sont promus.
| |
Seuils de promotion 2010 |
| AD13
|
30 |
| AD11
|
27 |
| AD10
|
24 |
| AD09
|
24 |
| AD08
|
18 |
| AD07
|
18 |
| AD06
|
18 |
| AD05
|
18 |
| AST09
|
30 |
| AST08
|
28 |
| AST07
|
24 |
| AST06
|
24 |
| AST05
|
24 |
| AST04
|
18 |
| AST03
|
18 |
| AST02
|
18 |
| AST01
|
18 |
| AST05.C
|
31 |
| AST04.C
|
27 |
| AST03.C
|
24 |
| AST02.C
|
24 |
| AST03.D
|
27 |
2.3.2 Les grades de fin de carrière (AD12, AST10, AST6/C et AST4/D)
Pour les grades de fin de carrière, il n'existe pas de temps d'attente moyen
historique. Pour ces grades, les seuils annuels sont annoncés lors du lancement
officiel de l'exercice mais ils restent indicatifs jusqu'à la fin de l'exercice
de promotion. En promouvant le nombre fixé de fonctionnaires, le seuil définitif
est déterminé par le nombre de points obtenu par le dernier fonctionnaire
promu.
Si les possibilités budgétaires ne permettent pas de promouvoir tous les fonctionnaires
qui ont accumulé un nombre de points exactement identique au seuil, le comité
paritaire d'évaluation et de promotion propose parmi les fonctionnaires à
égalité de points (ex aequo), ceux qui peuvent faire l'objet d'une promotion
en recourant à des critères subsidiaires comme l'ancienneté dans le grade
et des considérations liées à l'égalité des chances ou à la nature des fonctions
exercées.
Le statut prévoit toutefois une augmentation graduelle des taux annuels de
promotion pour les grades de fin de carrière jusqu'en 2011, ce qui signifie
que le nombre de promotions continue à augmenter pendant cette période.
| |
Seuils indicatifs 2010 |
| AD12 |
45 |
| AST10
|
53 |
| AST06.C
|
41 |
| AST04.D
|
54 |
2.4 L'accumulation des points dans le sac à dos
Le fonctionnaire accumule dans un sac à dos les points de promotion (de
1 à 12) octroyés chaque année en fonction de son rapport d'évaluation et des
critères d'attribution des points de promotion fixés par le directeur général.
Après la promotion, le nombre de points correspondant au seuil de promotion
est déduit du total de points accumulés. Le solde éventuel est reporté pour
les exercices suivants.
2.5 Le calcul des contingents de points de promotion disponibles par niveau
de performance, par grade et par direction générale
Le nombre total de points de promotion dont dispose chaque direction générale
pour chaque grade et niveau de performance est égal à :
| Niveau de performance |
Calcul des points de promotion disponibles
par niveau
de performance |
| IA |
10,5 points par fonctionnaire dans
le niveau IA |
| IB |
7,5 points par fonctionnaire dans le
niveau IB |
| II |
5,1 points par fonctionnaire dans le
niveau II |
| III |
2 points par fonctionnaire dans le
niveau III |
| IV |
0 point |
Le calcul se fait uniquement par grade; il n’existe aucune possibilité
de transfert de points d’un grade vers un autre grade. Les résultats obtenus
sont arrondis au nombre entier supérieur le plus proche.
Si dans certains grades, le contingent de points disponibles pour un niveau
de performance ne permet pas d'attribuer à au moins un fonctionnaire le nombre
de points de promotion le plus élevé prévu pour le niveau de performance en
question, le directeur général adresse éventuellement une demande de dérogation
à l'intention du comité paritaire d'évaluation et de promotion.
2.6 Qui est promu ?
Un/une fonctionnaire peut faire l'objet d'une décision de promotion si
:
- Il/elle a accumulé dans son sac à dos un nombre de points égal ou supérieur
au seuil de promotion dans le grade actuel;
- Il/elle a acquis, au plus tard le 31 décembre de l'année de l'exercice
de promotion, le minimum d'ancienneté dans le grade requis par le statut
(deux ans);
- Il/elle a démontré sa capacité à travailler dans une troisième langue
et s'il s'agit de sa première promotion après recrutement;
- Il/elle est en position d'activité (y compris en congé de maladie, de
maternité, parental ou familial et en congé pour service militaire) ou détaché
dans l'intérêt du service à la date de l'adoption des décisions de promotion
par l'Autorité Investie du Pouvoir de Nomination (AIPN);
- sa performance ne correspond pas au niveau IV (insuffisance professionnelle).
Toute décision de promotion d'un fonctionnaire faisant l'objet d'une procédure
disciplinaire est suspendue jusqu'à ce que soient connus les résultats de
cette procédure.
2.7 Dates d'effet de la promotion
Les promotions prennent effet le 1er janvier de l'année de l'exercice de promotion.
Si à cette date, le fonctionnaire ne possède pas l'ancienneté minimale requise,
la promotion prend effet le premier jour du mois qui suit celui au cours duquel
cette ancienneté est acquise.
2.8 Démonstration de la capacité à travailler dans une troisième langue
Tous les fonctionnaires dont la première promotion après recrutement prend
effet après le 30 avril 2006 sont tenus de démontrer leur capacité à travailler
dans une troisième langue.
A partir de l'exercice 2009, le niveau requis est le niveau 6 des cours de
langues interinstitutionnels (équivalent au niveau B2 du Cadre européen Commun
de Référence du Conseil de l'Europe).
La démonstration de cette capacité peut être faite de trois manières: en réussissant
un cours, en réussissant un test organisé par l'EPSO ou en produisant un certificat
reconnu par le comité d'évaluation d'EPSO.
Pour plus de détails, une Information Administrative sera publiée en janvier
2010.
2.9 Quelles sont les règles d'application ?
Les dispositions générales d'exécution de l'article 45 du statut adoptées
par la Commission le 18 juin 2008 s'appliquent à la promotion des fonctionnaires
relevant tant du budget de fonctionnement que du budget de recherche.
A l'exception de l'article 9, paragraphe 3, ces dispositions générales ne
s'appliquent pas à la promotion résultant d'une nomination suite à la publication
d'un avis de vacance conformément à l'article 29, paragraphe 1 (a) (iii) du
statut (poste de management).
- DEROULEMENT DE L'EXERCICE D'EVALUATION ET DE PROMOTION
L’exercice d’évaluation et l’exercice de promotion se déroulent simultanément.
L’exercice couvrant l’année 2009 sera lancé le 15 janvier 2010. Les
rapports d’évaluation annuels devraient être finalisés, en règle générale,
le 12 mai 2010.
La procédure d’évaluation et de promotion est gérée par l’application informatique
Sysper2, système électronique sécurisé. Chaque fonctionnaire dispose d'un
dossier d'évaluation et d'un dossier de promotion qui font partie intégrante
de son dossier personnel. Il/elle y accède au moyen d'un mot de passe personnel
et secret. Le dossier d'évaluation comporte l'ensemble des rapports d'évaluation
établis dans Sysper2, et le dossier de promotion reprend notamment des informations
sur le nombre de points de promotion attribués au titre de l'exercice en cours
ainsi que le nombre total de points de promotion accumulés. Les titulaires
de poste qui se trouvent dans l’impossibilité durable d'accéder à Sysper2
pourront recourir à d’autres formes de communication écrite.
3.1 Les acteurs de l’évaluation et de la promotion
| Dénomination |
Personne(s) concernée(s) |
| Titulaire de poste |
La personne à évaluer |
| Evaluateur |
Le supérieur hiérarchique du/de la titulaire de poste
(en règle générale, le chef d'unité) à la fin de la période couverte par
le rapport (31 décembre) |
| Validateur |
Le supérieur hiérarchique direct de l’évaluateur (en
règle générale le directeur) ; il est déterminé lors de sa 1ère intervention
dans le rapport d'évaluation |
| Evaluateur d'appel |
Dans la plupart des cas, le directeur général ; il
est également déterminé lors de sa première intervention |
Comité paritaire de l'évaluation et
de la promotion
ou CPEP |
Un comité paritaire par groupe de fonctions (un pour
les AD, un pour les AST), et sept groupes paritaires de travail par comité
(un par groupe de services) |
| Directeur |
Dans le cadre de l'exercice de promotion, il est déterminé
lors de sa 1ère intervention dans le processus de promotion |
| Directeur général |
Dans le cadre de l’exercice de promotion, il établit
les intentions formelles d’attribution des points de promotion |
Autorité Investie du Pouvoir de Nomination
AIPN "Promotion" |
Dans le cadre de l'exercice de promotion, il s'agit
du directeur général de la DG HR |
3.2 Quelles sont les étapes de la procédure d’évaluation et de promotion
?
3.2.1 L’autoévaluation
Suite à la demande de l’évaluateur, le/la titulaire de poste doit établir
une autoévaluation, dans un délai de huit jours ouvrables. Pour ce faire,
il utilise les standards communs d’évaluation. Dans la perspective de la procédure
de promotion, le/la titulaire est également invité(e) à commenter son niveau
de responsabilités et à mentionner les langues qu'il/elle utilise effectivement
dans l’exercice de ses fonctions, pour répondre aux besoins du service.
Le/la titulaire de poste doit indiquer dans son autoévaluation s'il/si elle
a été élu(e) à la représentation du personnel, ou désigné(e) par celle-ci.
Il/elle doit dans ce cas séparer son autoévaluation en deux sections distinctes,
afin que l'évaluateur consulte le groupe ad hoc sur la partie relative aux
activités effectuées dans le cadre des fonctions exercées en tant qu'élu ou
désigné. Cette consultation se fait en dehors de Sysper2.
Des dispositions particulières sont prévues par les DGE de l'article 43 et
de l'article 45 pour les fonctionnaires détachés à 100% ou à 50% auprès de
la représentation du personnel.
Les jours d’absences justifiées (missions, congés, maladie, …) sont à décompter
des délais octroyés aux titulaires pendant la procédure.
3.2.2 Le dialogue
Après la réception de l’autoévaluation, l’évaluateur tient un dialogue
avec le/la titulaire de poste. Ce dialogue constitue l'une des tâches
fondamentales d'encadrement pour l'évaluateur (art. 7.4 des DGE de
l'article 43). Il constitue également une opportunité essentielle pour le
titulaire de poste d'obtenir un retour d'information constructif sur ses
performances lors de la période de référence et de discuter de ses
objectifs futurs et évolution de carrière. Le dialogue se doit d'être
transparent, substantiel, et bien préparé aussi bien par l'évaluateur que
par le titulaire de poste.
Le dialogue porte en particulier sur l’évaluation des performances du
titulaire de poste pendant l’année 2009, la fixation des objectifs pour
l’année en cours et la mise à jour des besoins en formation couvrant au
moins l’année 2010. Les objectifs fixés pour l’année 2009 doivent être
mesurables et cohérents avec le programme de travail de la direction
générale et de l’unité.
Si le/la titulaire de poste a mentionné dans l'autoévaluation ses
activités en tant qu'élu(e) ou désigné(e) à la représentation du
personnel, l'évaluateur doit avoir consulté le groupe ad-hoc. Il doit
disposer de l’avis du groupe ad hoc avant la tenue du dialogue.
3.2.3 La rédaction du rapport qualitatif par l’évaluateur
Dans les dix jours ouvrables suivant le dialogue, l’évaluateur rédige un
projet de rapport qualitatif. Ce rapport personnalisé doit refléter la
performance réelle du titulaire de poste durant la période de référence.
L'évaluateur a l'obligation de motiver le rapport de façon suffisante et
circonstanciée. Cette motivation doit permettre au titulaire de poste
d'apprécier le bien-fondé de son évaluation en toute connaissance de
cause.
Pour la rédaction du rapport, l'évaluateur dispose de l’autoévaluation,
des éléments ressortant du dialogue, des objectifs fixés pour la période
de référence et des standards communs d’évaluation. Le cas échéant, il
tient compte des contributions établies par d'autres évaluateurs au cours
de l'année 2009 ainsi que de l'avis du groupe ad hoc.
3.2.4 L’intervention du validateur et les commentaires éventuels du/de
la titulaire de poste
Après un examen des commentaires figurant dans le rapport et la vérification
de l’application des standards, le validateur confirme ou complète l’évaluation
qualitative et la transmet au/à la titulaire de poste qui dispose ensuite
de cinq jours ouvrables pour réagir. Les commentaires éventuels du/de la titulaire
de poste sont renvoyés au validateur.
3.2.5 La proposition du niveau de performance par le validateur ; la proposition
des points de promotion par le directeur
Sur base des suggestions des évaluateurs et du contenu des évaluations qualitatives,
le validateur propose un niveau de performance pour chaque fonctionnaire et
agent temporaire.
Pour chaque fonctionnaire, le directeur propose des points de promotion en
relation avec le niveau de performance indiqué par les validateurs.
3.2.6 La concertation
Le directeur général, en concertation avec l’encadrement supérieur, identifie,
grade par grade, les fonctionnaires dont le niveau de performance correspond
aux niveaux IA et IB et établit ses intentions formelles provisoires d'attribution
de points de promotion. Ces éléments sont ensuite insérés dans le module Sysper2.
C'est lors de cette concertation que sont répertoriés les grades dans lesquels
le contingent de points disponibles pour un niveau de performance ne permet
pas d'attribuer à au moins un fonctionnaire le nombre de points de promotion
le plus élevé prévu pour le niveau de performance en question. Une demande
de dérogation peut être transmise au comité paritaire d'évaluation et de promotion
afin d'obtenir une augmentation des contingents de points de promotion dans
les grades problématiques.
3.2.7 La consultation du comité paritaire d’évaluation et de promotion
Les comités paritaires d’évaluation et de promotion se réunissent dans un
délai de cinq jours ouvrables suivant la transmission par la DG HR de l’analyse
statistique des propositions des directions générales. Les comités disposent
de huit jours ouvrables pour adresser des recommandations éventuelles aux
directions générales. Ces recommandations sont portées à la connaissance du
personnel par voie d’Information Administrative.
Les comités paritaires examinent également les demandes de dérogation introduites
par les directions générales. En cas d'avis positif du comité, les contingents
de points de promotion sont adaptés en conséquence dans SYSPER2.
3.2.8 Finalisation des rapports d’évaluation et des points de promotion
Suite aux recommandations du comité paritaire d’évaluation et de promotion,
le directeur général peut confirmer ou modifier la liste des fonctionnaires
pouvant se voir reconnaître le niveau de performance IA ou IB, et confirmer
ou modifier ses intentions formelles d'attribution des points de promotion.
La DG HR vérifie ensuite le respect des pourcentages maxima prévus pour les
niveaux IA et IB et des contingents de points de promotion disponibles.
Dès réception de l’accord de la part de la DG HR, les validateurs valident
tous les rapports d’évaluation par groupe de fonction. Par cette action, les
rapports sont transmis aux titulaires de poste.
Simultanément, le directeur général valide les listes de promotion, et rend
les dossiers de promotion accessibles aux titulaires.
3.2.9 L’acceptation ou le refus du rapport et/ou des points de promotion
par le/la titulaire de poste
Le/la titulaire de poste dispose de 8 jours ouvrables pour accepter – avec
ou sans commentaires – ou refuser son rapport d’évaluation et/ou ses points
de promotion. L’acceptation clôture le rapport, le refus le fait passer en
phase d’appel.
3.2.10 Règles spécifiques pour le service extérieur
Chaque titulaire de poste a deux validateurs qui assument conjointement
ce rôle. En cas de désaccord entre le premier et le deuxième validateur, la
décision finale revient au deuxième validateur.
Le comité de direction du service extérieur identifie sur proposition du directeur
général de la direction générale des Relations extérieures et sur base des
évaluations qualitatives individuelles ceux dont la performance au cours de
la période de référence correspond aux niveaux IA et IB. Il approuve également
les intentions formelles provisoires relatives à l'attribution des points
de promotion.
3.3 Calendrier de l'exercice général
|
Acteurs |
Actions |
Délais |
Calendrier
2010 |
|
HR |
Lancement de
l'exercice par voie d'Information Administrative |
|
15 janvier |
|
DG +
management |
Echange de vue
sur les performances démontrées dans la DG, dans chaque grade au cours de la
période de référence |
|
18 janvier au
plus tard
|
|
DG |
Publication des
standards communs d'évaluation et des éventuels standards propres à la
direction générale pour l'année suivante |
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fin février au
plus tard |
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Communication
des critères d'attribution points de promotion |
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Evaluateur ou
Responsable Ressources Humaines |
Création des
rapports dans Sysper2 |
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à partir du
15 janvier |
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Titulaire de
poste |
Autoévaluation |
8 jours
ouvrables |
31 janvier au
plus tard |
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Titulaire de
poste + Evaluateur |
Dialogue :
évaluation d<es prestations pendant la période de référence, fixation des
objectifs pour l'année, mise à jour des besoins en formation |
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19 février au
plus tard |
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Evaluateur |
Projet de
rapport qualitatif (pas d'indication de niveau de performance), révision et
validation des objectifs |
Dialogue + 10
jours ouvrables |
5 mars au plus
tard |
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Validateur |
Vérification de
l’application des standards communs, comparaison des mérites, confirmation
ou modification des commentaires ; transmission du rapport qualitatif au/à
la titulaire de poste sans indication de niveau de performance |
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12 mars
au plus tard |
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Titulaire de
poste |
Observations
éventuelles pour le validateur, ou renvoi au validateur sans commentaire |
5 jours
ouvrables |
19 mars
au plus tard |
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Validateur |
Suite aux
observations du/de la titulaire de poste, confirmation, ajouts ou correction
du rapport
Proposition de
niveaux de performance via une liste dans Sysper2 |
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24 mars
au plus tard |
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Directeurs +
Directeurs Généraux Adjoints |
Propositions
relatives aux intentions formelles d'attribution de points de promotion |
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24 mars
au plus tard |
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Concertation
DG + Validateurs |
Identification
grade par grade, des niveaux de performance IA (8%) et IB (22%) |
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31 mars au plus
tard |
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Directeur
Général + directeurs |
Intentions
formelles provisoires relatives à l'attribution des points de promotion dans
les dossiers de promotion, via une liste dans Sysper2 |
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31 mars au plus
tard |
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DGs |
Délai pour la
soumission des propositions des niveaux et des points dans Sysper2
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7 avril |
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HR |
Transmission des
statistiques aux comités paritaires |
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14 avril
au plus tard |
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CPEP AD |
Vérification du
bon déroulement de l’exercice pour le groupe de fonction AD ;
recommandations éventuelles au directeur général et à DG HR ; transmission
de l'analyse du Comité au personnel |
8 jours
ouvrables |
22 avril |
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CPEP AST |
Vérification du
bon déroulement de l’exercice pour le groupe de fonction AST ;
recommandations éventuelles au directeur général et à DG HR ; transmission
de l'analyse du Comité au personnel |
23 avril |
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Directeur
Général + Validateurs |
Eventuellement,
nouvelle concertation sur base des recommandations du CPEP |
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26 – 29 avril |
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Directeur
Général |
Confirmation ou
modification des niveaux de performance IA et IB ; confirmation ou
modification des listes des points de promotion dans les dossiers de
promotion, via une liste dans Sysper2 |
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4 mai
au plus tard |
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HR |
Vérification du
respect des pourcentages et des points par rapport aux points disponibles
par grade et par niveau de performance ; accord pour finalisation des
rapports par le validateur, et des listes de points par DG |
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7 mai
au plus tard |
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Validateur |
Validation des
rapports et des niveaux de performance, et transmission du rapport au/à la
titulaire |
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12 mai
au plus tard |
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Directeur
Général |
Validation des
listes des points dans les dossiers de promotion, et transmission du dossier
de promotion au/à la titulaire |
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12 mai
au plus tard |
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Titulaire de
poste |
Accepte le
rapport, avec ou sans commentaire = clôture du rapport |
Refuse le
rapport, et lance un recours au CPEP |
8 jours
ouvrables |
28 mai
au plus tard |
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Accepte les
points de promotion attribués |
Refuse le nombre
de points, et lance un recours au CPEP |
3.4 Possibilité d'appel
3.4.1 Comité paritaire d’évaluation et de promotion
Le/la titulaire de poste peut contester son rapport d'évaluation, le niveau
de performance, ou les points de promotion qui lui ont été octroyés. Dans
ce cas, il doit lancer un appel au Comité Paritaire d'Evaluation et de Promotion
qui analyse l'appel et donne un avis. L'appel est clôturé par la décision
finale de l'AIPN (évaluation et/ou promotion).
Des détails concernant la phase d'appel seront publiés dans une
Information Administrative en mai 2010.
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Footnotes
(1) Les périodes de congé de maladie,
de maternité, familial, parental, ou pour raisons de service militaire sont
considérées comme périodes d’activité.
(2) Le terme « rapport d’évaluation »
remplace l'ancien terme « rapport d'évolution de carrière » (REC). |
