NEUES IT-MODUL FÜR DIE VERWALTUNG DER RECHTE UND PFLICHTEN NACH TITEL II DES STATUTS – „ETHICS“-MODUL

Die Verwaltung der Rechte und Pflichten nach Titel II des Statuts erfolgt ab dem 1.September 2010 im Rahmen des neuen IT-Moduls „ETHICS“, das in Sysper2 eingebunden wird und die elektronische Weiterleitung des Antrags zwischen allen am Entscheidungsprozess Beteiligten ermöglicht.

Dieses Modul wird in einer ersten Phase für die Verwaltung von Nebentätigkeiten (Artikel 12b des Statuts und Beschluss K(2004) 1597 der Kommission über Nebentätigkeiten und Aufträge vom 28. April 2004) verwendet. In späteren Phasen gilt es auch für Folgendes: Berufstätigkeiten während eines Urlaubs aus persönlichen Gründen, Tätigkeiten von Beschäftigten, die die Kommission verlassen haben (Ruhestand, Vertragsende), Auszeichnungen und Geschenke, Erwerbstätigkeit von Ehegatten, Veröffentlichung von Presseartikeln oder Redebeiträgen, Beteiligung an einem Wahlkampf, ein öffentliches Wahlamt und Zeugenaussagen vor Gericht.

Der Einsatz dieser neuen Anwendung betrifft alle Statutsbediensteten, die unter das Statut und die Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten fallen, sowie die abgeordneten nationalen Sachverständigen. Ab dem 1. September 2010 können Papiervordrucke nicht mehr für die Einreichung von Anträgen auf Genehmigung der Ausübung einer Nebentätigkeit verwendet werden. Sie stehen den für die Personalverwaltung zuständigen Dienststellen jedoch im Falle technischer Schwierigkeiten weiter zur Verfügung.

Verarbeitung und Speicherung von Daten

Die Angaben zur Person werden von Sysper2 automatisch bereitgestellt. Der Beamte gibt alle anderen Angaben zu seinem Antrag auf Nebentätigkeit in das „ETHICS“-Modul ein, so zum Beispiel (bei Anträgen auf Genehmigung einer Nebentätigkeit)

• die Angaben zu der Stelle, bei der die Tätigkeit ausgeübt wird,
• die Art und Bezeichnung der ausgeübten Tätigkeit,
• den Zeitplan, d.h. die Zahl der Stunden außerhalb oder während der Arbeitszeit,
• die finanzielle oder vertragliche Verbindung zur Kommission,
• die Verbindung zu den bei der Kommission ausgeübten Tätigkeiten,
• die Art des Urlaubs, die die Abwesenheit rechtfertigt: Jahresurlaub, Dienstbefreiung, gleitende Arbeitszeit,
• die finanziellen Bedingungen usw.

Auf der Grundlage der erteilten Auskünfte, der etwaigen Klarstellungen (beispielsweise über die Art der Tätigkeit) und der Stellungnahmen der Vorgesetzten – die von der zuständigen Dienststelle der Generaldirektion „Humanressourcen und Sicherheit“ (GD HR) oder dem HR-Referat der Generaldirektion des Beamten/Bediensteten geprüft werden, wird die Genehmigung, gegebenenfalls mit Einschränkungen der Anstellungsbehörde, erteilt oder abgelehnt.

Wenn die Entscheidung getroffen ist, wird sie dem Beamten mitgeteilt und in seine digitalisierte Personalakte aufgenommen. Es gilt die selbe Aufbewahrungszeit wie für Unterlagen, die in die Personalakte aufgenommen wurden.

Die verschiedenen Nachweise mit personenbezogenen Daten (beispielsweise Nachweise zu erzielten Einkünften), die für die Führung der Akte notwendig sind, werden in herkömmlichen Aktenordnern oder auf Netzwerkspeicher abgelegt und von der zuständigen Dienststelle der GD HR oder den HR-Referaten der Generaldirektionen 5 Jahre aufbewahrt. Diese Daten müssen gegen unerlaubten Zugriff geschützt werden.

Die einzelnen Akteure werden dabei durch Erläuterungstexte über eine Reihe von Validierungen und Stellungnahmen der am Entscheidungsprozess Beteiligten (Workflow) bis zur Entscheidung der Anstellungsbehörde geleitet. Die Nachweise werden im Rahmen des Workflows nicht weitergeleitet.

Die gespeicherten Daten können auch für statistische Zwecke verwendet werden.

Schutz von personenbezogenen Daten

Das „ETHICS“-Modul ermöglicht die Bearbeitung von Anträgen in Sysper2 gemäß der Verordnung Nr. (EG) 45/2001⁽¹⁾ (siehe die Datenschutzerklärung:
http://intracomm.cec.eu-admin.net/sysper2/home/declaration_specifique_confidentialite.htm)

Zusätzliche Informationen

Die Website Myintracomm enthält im Menu „Personal und Verwaltung“ unter der Rubrik „Personalwesen Ethik und Verhaltenskodex“ ausführliche Informationen insbesondere über Nebentätigkeiten:http://myintracomm.ec.europa.eu/hr_admin/de/ethics/obligations/conflicts_interest/Seiten/external_activities.aspx.

Während des Monats der Inbetriebnahme wird die Website durch Informationen zum „ETHICS“-Modul ergänzt.

Das „ETHICS“-Modul von Sysper2 wird ab dem 1. September 2010 über folgenden Link zugänglich sein: http://www.cc.cec/SYSPER2/login.jsp

Fragen zu den Rechten und Pflichten nach Titel II des Statuts können an das Referat für Personalverwaltung Ihrer Generaldirektion gestellt werden.

Technische Hilfe kann per E-Mail unter folgender Adresse erbeten werden:DIGIT-SYSPER2@ec.europa.eu
_________
Footnotes

⁽¹⁾ Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr, ABl. L 8 vom 12.1.2001.