NEUES IT-MODUL FÜR DIE VERWALTUNG DER RECHTE UND
PFLICHTEN NACH TITEL II DES STATUTS – „ETHICS“-MODUL
Die Verwaltung der Rechte und Pflichten nach Titel II des Statuts
erfolgt ab dem 1.September 2010 im Rahmen des neuen IT-Moduls „ETHICS“,
das in Sysper2 eingebunden wird und die elektronische Weiterleitung des
Antrags zwischen allen am Entscheidungsprozess Beteiligten ermöglicht.
Dieses Modul wird in einer ersten Phase für die Verwaltung von
Nebentätigkeiten (Artikel 12b des Statuts und Beschluss K(2004) 1597 der
Kommission über Nebentätigkeiten und Aufträge vom 28. April 2004)
verwendet. In späteren Phasen gilt es auch für Folgendes:
Berufstätigkeiten während eines Urlaubs aus persönlichen Gründen,
Tätigkeiten von Beschäftigten, die die Kommission verlassen haben
(Ruhestand, Vertragsende), Auszeichnungen und Geschenke, Erwerbstätigkeit
von Ehegatten, Veröffentlichung von Presseartikeln oder Redebeiträgen,
Beteiligung an einem Wahlkampf, ein öffentliches Wahlamt und
Zeugenaussagen vor Gericht.
Der Einsatz dieser neuen Anwendung betrifft alle Statutsbediensteten, die
unter das Statut und die Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen
Bediensteten fallen, sowie die abgeordneten nationalen Sachverständigen.
Ab dem 1. September 2010 können Papiervordrucke nicht mehr für die
Einreichung von Anträgen auf Genehmigung der Ausübung einer Nebentätigkeit
verwendet werden. Sie stehen den für die Personalverwaltung zuständigen
Dienststellen jedoch im Falle technischer Schwierigkeiten weiter zur
Verfügung.
Verarbeitung und Speicherung von Daten
Die Angaben zur Person werden von Sysper2 automatisch bereitgestellt. Der
Beamte gibt alle anderen Angaben zu seinem Antrag auf Nebentätigkeit in
das „ETHICS“-Modul ein, so zum Beispiel (bei Anträgen auf Genehmigung
einer Nebentätigkeit)
- die Angaben zu der Stelle, bei der die Tätigkeit ausgeübt wird,
- die Art und Bezeichnung der ausgeübten Tätigkeit,
- den Zeitplan, d.h. die Zahl der Stunden außerhalb oder während der
Arbeitszeit,
- die finanzielle oder vertragliche Verbindung zur Kommission,
- die Verbindung zu den bei der Kommission ausgeübten Tätigkeiten,
- die Art des Urlaubs, die die Abwesenheit rechtfertigt: Jahresurlaub,
Dienstbefreiung, gleitende Arbeitszeit,
- die finanziellen Bedingungen usw.
Auf der Grundlage der erteilten Auskünfte, der etwaigen Klarstellungen
(beispielsweise über die Art der Tätigkeit) und der Stellungnahmen der
Vorgesetzten – die von der zuständigen Dienststelle der Generaldirektion
„Humanressourcen und Sicherheit“ (GD HR) oder dem HR-Referat der
Generaldirektion des Beamten/Bediensteten geprüft werden, wird die
Genehmigung, gegebenenfalls mit Einschränkungen der Anstellungsbehörde,
erteilt oder abgelehnt.
Wenn die Entscheidung getroffen ist, wird sie dem Beamten mitgeteilt und
in seine digitalisierte Personalakte aufgenommen. Es gilt die selbe
Aufbewahrungszeit wie für Unterlagen, die in die Personalakte aufgenommen
wurden.
Die verschiedenen Nachweise mit personenbezogenen Daten (beispielsweise
Nachweise zu erzielten Einkünften), die für die Führung der Akte notwendig
sind, werden in herkömmlichen Aktenordnern oder auf Netzwerkspeicher
abgelegt und von der zuständigen Dienststelle der GD HR oder den
HR-Referaten der Generaldirektionen 5 Jahre aufbewahrt. Diese Daten müssen
gegen unerlaubten Zugriff geschützt werden.
Die einzelnen Akteure werden dabei durch Erläuterungstexte über eine Reihe
von Validierungen und Stellungnahmen der am Entscheidungsprozess
Beteiligten (Workflow) bis zur Entscheidung der Anstellungsbehörde
geleitet. Die Nachweise werden im Rahmen des Workflows nicht
weitergeleitet.
Die gespeicherten Daten können auch für statistische Zwecke verwendet
werden.
Schutz von personenbezogenen Daten
Das „ETHICS“-Modul ermöglicht die Bearbeitung von Anträgen in Sysper2
gemäß der Verordnung Nr. (EG) 45/2001(1)
(siehe die Datenschutzerklärung:
http://intracomm.cec.eu-admin.net/sysper2/home/declaration_specifique_confidentialite.htm)
Zusätzliche Informationen
Die Website Myintracomm enthält im Menu „Personal und Verwaltung“ unter
der Rubrik „Personalwesen Ethik und Verhaltenskodex“ ausführliche
Informationen insbesondere über Nebentätigkeiten:http://myintracomm.ec.europa.eu/hr_admin/de/ethics/obligations/conflicts_interest/Seiten/external_activities.aspx.
Während des Monats der Inbetriebnahme wird die Website durch Informationen
zum „ETHICS“-Modul ergänzt.
Das „ETHICS“-Modul von Sysper2 wird ab dem 1. September 2010 über
folgenden Link zugänglich sein:
http://www.cc.cec/SYSPER2/login.jsp
Fragen zu den Rechten und Pflichten nach Titel II des Statuts können an
das Referat für Personalverwaltung Ihrer Generaldirektion gestellt werden.
Technische Hilfe kann per E-Mail unter folgender Adresse erbeten werden:DIGIT-SYSPER2@ec.europa.eu
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Footnotes
(1) Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des
Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz
natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch
die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr,
ABl. L 8 vom 12.1.2001. |