NOUVEAU MODULE INFORMATIQUE POUR LA GESTION DES DROITS ET OBLIGATIONS RELEVANT DU TITRE II DU STATUT – MODULE ETHICS

La gestion des droits et obligations relevant du titre II du statut s'effectuera à partir du 1er septembre 2010 par le biais du nouveau module informatique "ETHICS" qui sera intégré dans Sysper2 et permettra la transmission électronique de la demande entre tous les intervenants dans le processus de décision.

Ce module sera utilisé dans une première phase pour la gestion des activités extérieures (article 12ter du statut et décision de la Commission relative aux activités extérieures et aux mandats C(2004)1597 du 28 avril 2004). Dans les phases ultérieures, il couvrira également l'activité professionnelle durant un congé de convenance personnelle ; l'activité du personnel ayant quitté la Commission (pension, fin de contrat); les décorations et cadeaux, l'activité du conjoint ; la publication d'articles ou des discours ; la participation à une campagne électorale; la fonction publique élective, et le témoignage en justice.

L'utilisation de cette nouvelle application concerne l'ensemble du personnel statutaire relevant du statut et du RAA ainsi que les experts nationaux détachés. A partir du 1er septembre 2010, les formulaires papier ne pourront plus être utilisés pour introduire des demandes d'autorisation pour l'exercice d'une activité extérieure. Ils resteront toutefois à disposition des services responsables des ressources humaines en cas d'éventuelles difficultés techniques.

Traitement des données et conservation des données

Les informations relatives à l'identification et aux caractéristiques du fonctionnaire seront fournies automatiquement par Sysper2. Le fonctionnaire saisira toutes les autres informations relatives à sa demande d'activité extérieure dans le module "ETHICS" telles que (dans le cas des demandes d'autorisation pour l'exercice d'une activité extérieure) :

• les coordonnées de l'organisme auprès duquel l'activité sera exercée,
• la nature et la description de la fonction exercée,
• l'horaire : nombre d'heure, en dehors ou pendant les heures de travail,
• le lien financier ou contractuel avec la Commission,
• les liens avec les fonctions exercées à la Commission,
• le type de congé qui couvrira l'absence : congé annuel, congé spécial, horaire flexible,
• les modalités financière, etc.

Sur base des renseignements fournis, des éventuelles précisions (p.ex. sur la nature de l'activité) et des avis de la hiérarchie - qui seront examinés par le service compétent de la Direction générale "Ressources humaines et sécurité" (DG HR) ou l'unité Ressources Humaines (RH) de la Direction générale du fonctionnaire/agent - l'autorisation sera accordée ou refusée, éventuellement avec des restrictions par l'Autorité investie du pouvoir de nomination (AIPN).

Lorsque la décision est prise, elle est notifiée au fonctionnaire, et sera classée dans le dossier personnel numérisé de celui-ci. Sa durée de conservation est celle reprise pour les documents classés au dossier personnel.

Les diverses pièces justificatives contenant des données personnelles (par exemple : preuve du revenu perçu) nécessaires à la gestion du dossier seront placés dans des classeurs (papier) ou sur un disque réseau et devront être conservées 5 ans par le service compétent la DG HR ou les unités RH des Directions générales. Ces données doivent être protégées contre les accès non autorisés.

Les différents acteurs sont guidés dans le processus par des textes explicatifs via une chaine de visas et avis hiérarchiques (Workflow) jusqu'à l'aboutissement d'une décision de l'Autorité investie du pouvoir de nomination. Les pièces justificatives ne transitent pas par le workflow.
Les données stockées pourront servir également à des fins de statistiques.

Protection des données à caractère personnel

Le module "ETHICS" permet d'effectuer le traitement des demandes dans Sysper2 en conformité avec le Règlement n° (CE) 45/2001⁽¹⁾ (voir la déclaration de confidentialité: http://intracomm.cec.eu-admin.net/sysper2/home/declaration_specifique_confidentialite.htm).

Informations complémentaires

Le site Myintracomm contient, dans les pages "RH et Administration" dans sa rubrique "Ethique et conduite", des informations détaillées relatives notamment à l'activité extérieure :
http://myintracomm.ec.europa.eu/hr_admin/fr/ethics/obligations/conflicts_interest/Pages/external_activities.aspx.

Dans le courant du mois de la mise en production, ce site sera complété par des informations relatives au module "ETHICS".

L'accès au module "ETHICS" de Sysper2 sera possible à partir du 1er septembre 2010 via le lien suivant : http://www.cc.cec/SYSPER2/login.jsp

Pour toute question relative aux droits et obligations relevant du Titre II du statut, vous pouvez vous adresser à l'Unité chargée de la gestion des ressources humaines de votre Direction générale.
Pour l'assistance technique, vous pouvez vous adresser par courriel à :DIGIT-SYSPER2@ec.europa.eu
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Footnotes

⁽¹⁾ Règlement (CE) n° 45/2001 du Parlement Européen et du conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données, JO L 8 du 12.1.2001.