Exercice d'évaluation et de reclassement 2010 pour les agents contractuels visés à l'article 3bis du RAA

Période de référence: du 1 janvier 2008 au 31 décembre 2009

Principes Généraux d'Evaluation
Principes Généraux de Reclassement
L'Exercice d'Evaluation et de Reclassement

Cette information administrative explique les différents aspects de l'exercice d'évaluation et de reclassement 2010 des agents contractuels visés à l'article 3bis du régime applicable aux autres agents (RAA). Vous y trouverez les informations utiles sur les principes de base, les conditions de participation à l'exercice, la période d'évaluation, le rôle des différents acteurs ainsi que les règles détaillées régissant l'exercice d'évaluation et de reclassement.

L'exercice d'évaluation vise à apprécier les prestations individuelles au travers d'un dialogue substantiel sur la performance des titulaires de postes, à fixer des objectifs et à planifier le travail de façon efficace. Cet exercice est complémentaire au retour d'information régulier donné au cours de l'année et doit contribuer à l'optimalisation des performances et à l'évolution future des carrières. L'attribution de points de reclassement est directement liée à l'évaluation de la performance démontrée au cours de la période de référence.

L'exercice 2010 est lancé sur la base des règles détaillées en annexe , et couvre la période du 1er janvier 2008 au 31 décembre 2009.

Des dispositions générales d'exécution concernant les agents contractuels sont actuellement en cours d'adoption. Afin de permettre le déroulement de l'exercice d'évaluation et de reclassement 2010 ainsi qu'une prise des décisions de reclassement en temps utile, cet exercice est lancé au moyen de la présente information administrative sans attendre l'adoption de ces dispositions générales d'exécution. Les règles régissant le présent exercice d'évaluation et de reclassement des agents contractuels, qui sont présentées en annexe de ce document, s'inspirent largement des règles régissant l'exercice d'évaluation et de promotion des fonctionnaires (dispositions générales d'exécution des articles 43 et 45 du statut), tout en abrégeant certains délais et étapes.

1. PRINCIPES GENERAUX DE L'EVALUATION
   
   Les performances du personnel contractuel de la Commission seront évaluées. Cette évaluation fait l’objet d’un rapport individuel, appelé rapport d’évaluation, établi à partir de l’application informatique Sysper2. Exceptionnellement, en 2010, un rapport unique couvrira une période de deux années (2008-2009).
   
   Qui doit être évalué ?
   
   Uniquement les agents contractuels (titulaires de poste) visés à l'article 3bis du régime applicable aux autres agents (RAA) sont concernés par le présent exercice d'évaluation. Ceux-ci doivent avoir été engagés au moins pour une période égale ou supérieure à un an et avoir été en activité ou en congé parental ou familial pendant une durée continue d'au moins un mois au cours de la période de référence.
   
   Les exceptions:
    
• Les titulaires de poste qui n'ont pas terminé leur période de stage au 31 décembre 2009.
   
• Les titulaires de poste qui ont changé de lien statutaire avec la Commission. Par exemple, ils sont entretemps devenus des agents temporaires ou des fonctionnaires.
   
• Pour les titulaires de poste qui ont quitté définitivement les institutions communautaires en 2009 ou qui seront amenés à les quitter en 2010, un rapport ne doit être établi qu'à la condition qu'ils/elles en fassent la demande écrite à leur évaluateur.

Quels sont les outils de l'évaluation ?

Les objectifs et les critères d'évaluation

Les évaluateurs s’assurent que chaque titulaire de poste dispose d’objectifs, ceux-ci constituant la base de l'évaluation du rendement. Les objectifs doivent s’aligner sur le programme de travail de la direction générale et de l'unité et sur la description de poste du titulaire.

Les standards communs d'évaluation

Des standards communs d’évaluation sont d'application obligatoire dans l’ensemble des services de la Commission. Ils ont été publiés à l'attention du personnel dans l'annexe de l'IA n° 22-2008.

Les standards s’appliquent à l’évaluation du rendement, des compétences et de la conduite dans le service. Ils ont pour objet d'harmoniser l'évaluation au sein d'une direction générale, de faciliter le dialogue entre l'évaluateur et l'évalué et d'assurer la comparabilité des appréciations données dans l'ensemble des directions générales.

Quelle est la période couverte par le nouvel exercice d’évaluation ?

La période de référence qui fait l’objet de l’évaluation est celle allant du 1er janvier 2008 au 31 décembre 2009.

En certains cas de mobilité d'un titulaire de poste ou d'un évaluateur au cours de la période de référence, l'évaluateur rédige dans Sysper2 une contribution qui sera prise en compte par l'évaluateur responsable du rapport annuel.

Pourquoi faut-il un rapport d’évaluation et quels sont les quatre niveaux de performance ?

Le rapport d'évaluation sert à recueillir les informations se rapportant aux prestations individuelles d'un titulaire de poste pendant la période de référence.

Le titulaire dispose d'une rubrique dans laquelle il/elle insère son autoévaluation.

Le rapport se divise ensuite en trois rubriques, permettant à l'évaluateur d'apprécier sous forme de commentaires qualitatifs :

• Le rendement : évalué au regard des objectifs individuels assortis de critères d’évaluation qui sont fixés pour chaque titulaire de poste au début de la période de référence; l’évaluation du rendement consiste à indiquer dans quelle mesure le/la titulaire de poste a atteint ses objectifs, en tenant compte du contexte de travail. Pour cette rubrique, des standards communs d’évaluation portant sur la gestion, la planification, la réalisation et la qualité du travail doivent également être utilisés.
   
• Les compétences : évaluées sur base des standards communs d’évaluation qui concernent la communication, la négociation, l’analyse des problèmes et la mise en œuvre de solutions, ou la prise en compte de l’environnement de travail.
   
• La conduite dans le service qui décrit le comportement du titulaire de poste dans son environnement de travail. Les standards communs d'évaluation couvrent des aspects tels que la capacité à travailler en équipe, la culture de service, l’engagement dans le travail, le développement personnel et le leadership.

Ces commentaires qualitatifs sont synthétisés par un des quatre niveaux de performance suivants:

I	®La performance du titulaire a dépassé le niveau de prestations attendu quant au rendement, aux compétences et à la conduite dans le service.
II	®La performance du titulaire a atteint le niveau de prestations attendu quant au rendement, aux compétences et à la conduite dans le service.
III	®La performance du titulaire a en partie atteint le niveau de prestations attendu quant au rendement, aux compétences et à la conduite dans le service.
IV	®La performance du titulaire n'a pas atteint le niveau de prestations attendu quant au rendement, aux compétences et à la conduite dans le service.

Pour chaque direction générale, des pourcentages maxima s’appliquent au niveau de performance I (25% des titulaires de poste de chaque groupe de fonction et de chaque grade). Le résultat de l’application de ces pourcentages est systématiquement arrondi à l’unité supérieure.

Quelles sont les règles d’application ?

Les règles détaillées régissant le présent exercice d'évaluation et de reclassement des agents contractuels peuvent être consultées en annexe.
 

2. PRINCIPES GENERAUX DU RECLASSEMENT
   
   L'exercice de reclassement est organisé pour attribuer des points de reclassement et pour établir une liste d'agents contractuels reclassés.
   
   Qui participe à l'exercice de reclassement ?
   
   Uniquement les agents contractuels (titulaires de poste) visés à l'article 3bis du régime applicable aux autres agents (RAA) sont concernés par le présent exercice de reclassement. Ceux-ci doivent avoir été engagés au moins pour une période égale ou supérieure à un an et avoir été en activité ou en congé parental ou familial pendant une durée continue d'au moins un mois au cours de la période de référence.
   
   Les exceptions:
    
   • Les agents contractuels qui n'ont pas terminé leur période de stage au 31 décembre 2009.
      
   • Les agents contractuels qui ont changé de lien statutaire avec la Commission. Par exemple, ils sont entretemps devenus des agents temporaires ou des fonctionnaires.
      
   • Les titulaires de poste qui ont quitté définitivement les institutions communautaires en 2009 ou qui seront amenés à les quitter en 2010.

   Quels sont les points de reclassement et leurs critères d'attribution ?
   
   Au début de l’exercice, le directeur général établit, après consultation des directeurs et des chefs d'unité, les critères selon lesquels les points de reclassement seront attribués. Ces critères tiennent compte des trois éléments suivants :

   • l'évaluation qualitative couvrant les deux années précédant l'exercice de reclassement;
      
   • l'utilisation dans l'exercice des fonctions de langues autres que la langue dont l'agent contractuel a justifié posséder une connaissance approfondie lors de son recrutement;
      
   • le niveau de responsabilités exercées durant la période de référence.

   Les critères détaillés relatifs à l'attribution des points de reclassement sont communiqués au personnel par chaque direction générale.
   
   Un agent contractuel peut se voir attribuer

   • 5 ou 6 points de reclassement, si sa performance correspond au niveau de performance I;
      
   • 3 ou 4 points de reclassement, si sa performance correspond au niveau de performance II;
      
   • 1 ou 2 points de reclassement, si sa performance correspond au niveau de performance III;
      
   • aucun point de reclassement, si sa performance correspond au niveau de performance IV.

   Sont éligibles aux points de reclassement :

   • les agents contractuels qui étaient en position d'activité (y compris en congé de maladie, de maternité, parental ou familial, en congé pour service militaire) ou détachés dans l'intérêt du service pendant la période de référence;
      
   • les agents contractuels stagiaires dont le stage est arrivé à échéance au plus tard le 31 décembre 2009.

   Comment se constitue le sac-à-dos ?
   
   Les titulaires de poste qui n'ont pas bénéficié d'un reclassement depuis 2004
   
   Pour les années 2004 à 2007, les titulaires de postes recevront 4 points par année d’ancienneté dans leur grade.
   
   Exception: dans le cas où les titulaires de postes ont fait l'objet d'une appréciation globale (cas de certains titulaires de poste en 2006 et 2007), cette appréciation globale est transformée en points de reclassement comme suit:

   Exercice 2007 (année evaluation 2006)	Points de reclassement	Exercice 2008 (année evaluation 2007)	Points de reclassement
   Excellent	6	Excellent	6
   Très bon	5	Très bon	5
   Bon	4	Bon	4
   Suffisant	2
   Faible	1	Faible	1
   Insuffisant	0	Insuffisant	0

   Les titulaires de postes reçoivent des points de reclassement au prorata du nombre de jours couverts par un contrat d'agent contractuel. Les résultats obtenus sont arrondis au point entier supérieur le plus proche. Par exemple, un agent contractuel qui a été engagé par la Commission le 1 septembre 2005 se verra attribuer 2 points de reclassement pour cette année (4 points * 4/12 = 1,33 soit 2 points).
   
   Les titulaires de poste qui ont déjà bénéficié d'un reclassement
   
   Les sacs à dos sont calculés par rapport à la date d'ancienneté dans le grade actuel. Ainsi, les titulaires de poste ayant bénéficié d'un reclassement n'accumulent de points qu'à compter de la date d'effet de leur reclassement. En particulier, les évaluations ayant donné lieu à des appréciations globales se traduiront en points de reclassement selon le tableau ci-dessus pour autant que ces évaluations se rapportent à des périodes au cours desquelles le titulaire avait déjà sont grade actuel.
   
   Le personnel stagiaire
   
   Le personnel stagiaire recruté au cours de l'année N, seulement au titre de l'année N + 1, reçoit un nombre de points de reclassement pour l'année N calculé sur la base d'un prorata en tenant compte du nombre de mois prestés durant l'année N et des points de reclassement attribués pour l'année N + 1 selon la formule suivante:

   mois prestés durant l'année N * points de reclassement attribués pour l'année (N + 1)
   12

   Le résultat de ce calcul est arrondi au point entier supérieur le plus proche.
   
   Combien d'années en moyenne faut-il passer dans le grade avant reclassement dans le grade supérieur et comment fixer les seuils de reclassement?
   
   Le nombre d'années en moyenne passées dans le grade avant reclassement dans le grade supérieur est comme suit:

   Groupes de fonctions	Grades	Nombre d'années en moyenne passées dans ce grade avant reclassement dans le grade supérieur
   IV	18	-
   	17	entre 6 et 10 années
   	16	entre 5 et 7 années
   	15	entre 4 et 6 années
   	14	entre 3 et 5 années
   	13	entre 3 et 5 années
   III	12	-
   	11	entre 6 et 10 années
   	10	entre 5 et 7 années
   	9	entre 4 et 6 années
   	8	entre 3 et 5 années
   II	7	-
   	6	entre 6 et 10 années
   	5	entre 5 et 7 années
   	4	entre 3 et 5 années
   I	3	-
   	2	entre 6 et 10 années
   	1	entre 3 et 5 années

   Pour chaque grade, les seuils de reclassement seront fixés par l'Autorité Habilitée à Conclure des Contrats (AHCC) à la fin de l'exercice de reclassement. Ils seront fonction des disponibilités budgétaires et des durées moyennes indiquées plus haut. Le seuil correspond au nombre total de points accumulés par le dernier titulaire de poste pour lequel un reclassement au grade supérieur est possible.
   
   Qui est reclassé ?
   
   Un titulaire de poste peut faire l'objet d'une décision de reclassement si :

   • Il/elle a accumulé dans son sac à dos un nombre de points égal ou supérieur au seuil de reclassement dans le grade actuel;
      
   • Il/elle a acquis, au plus tard le 31 décembre de l'année de l'exercice de reclassement, le minimum d'ancienneté dans le grade requis par le RAA, article 87(3);
      
   • Il/elle est en position d'activité (y compris en congé de maladie, de maternité, parental ou familial et en congé pour service militaire) à la date de l'adoption des décisions de reclassement par l'AHCC;
      
   • sa performance ne correspond pas au niveau IV.

   Toute décision de reclassement d'un titulaire de poste faisant l'objet d'une procédure disciplinaire est suspendue jusqu'à ce que soient connus les résultats de cette procédure.
   
   Quelles sont les dates d'effet du reclassement ?
   
   Les reclassements prennent effet le 1er janvier de l'année de l'exercice de reclassement. Si à cette date, le titulaire de poste ne possède pas l'ancienneté minimale requise, le reclassement prend effet le premier jour du mois qui suit celui au cours duquel cette ancienneté est acquise.
   
   Quelles sont les règles d'application ?
   
   L'article 87 du RAA oblige la Commission d’évaluer et reclasser selon le mérite des agents contractuels visés à l'article 3bis du RAA.
   
   Les règles détaillées pour l'exercice 2010 peuvent être consultées en annexe.
    

3. DEROULEMENT DE L'EXERCICE D'EVALUATION ET DE RECLASSEMENT
   
   L’exercice d’évaluation et l’exercice de reclassement se déroulent simultanément. L’exercice sera lancé le 3 septembre 2010. L'exercice devrait être finalisé, en règle générale, le 31 décembre 2010.
   
   La procédure d’évaluation et de reclassement est gérée par l’application informatique Sysper2, système électronique sécurisé. Chaque titulaire de poste concerné dispose d'un dossier d'évaluation et d'un dossier de reclassement qui font partie intégrante de son dossier personnel. Il/elle y accède au moyen d'un mot de passe personnel et secret. Le dossier d'évaluation comporte l'ensemble des rapports d'évaluation établis dans Sysper2, et le dossier de reclassement reprend notamment des informations sur le nombre de points de reclassement attribués au titre de l'exercice en cours ainsi que le nombre total de points de reclassement accumulés. Les titulaires de poste qui se trouvent dans l’impossibilité durable d'accéder à Sysper2 pourront recourir à d’autres formes de communication écrite.
   
   Qui sont les acteurs de l’évaluation et du reclassement ?
    

   Dénomination	Personne(s) concernée(s)
   Titulaire de poste	La personne à évaluer
   Evaluateur	Le supérieur hiérarchique du titulaire de poste (en règle générale, le chef d'unité) à la fin de la période couverte par le rapport (31 décembre 2009)(1)
   Validateur	Le supérieur hiérarchique direct de l’évaluateur (en règle générale le directeur) ; il est déterminé lors de sa 1ère intervention dans le rapport d'évaluation(1)
   Evaluateur d'appel	Dans la plupart des cas, le directeur général ; il est également déterminé lors de sa 1re intervention
   Comité paritaire de l'évaluation et du reclassement ou CPER	Un comité paritaire unique pour tous les groupes de fonctions
   Directeur	Dans le cadre de l'exercice de reclassement, il est déterminé lors de sa 1ère intervention dans le processus de reclassement
   Directeur général	Dans le cadre de l’exercice de reclassement, il établit les intentions formelles d’attribution des points de reclassement
   Autorité Habilitée pour Conclure les Contrats	Dans le cadre de l'exercice de reclassement, il s'agit du directeur général de la DG HR

   (1) à noter que des possibilités de délégation des rôles d’évaluateur et de validateur sont définies dans les règles détaillées de l’exercice.
   
   Quelles sont les étapes de la procédure d’évaluation et de reclassement ?
   
   L’autoévaluation
   
   Suite à la demande de l’évaluateur, le titulaire de poste doit établir une autoévaluation, dans un délai de cinq jours ouvrables. Pour ce faire, il utilise les standards communs d’évaluation. Dans la perspective de la procédure de reclassement, le titulaire est également invité à commenter son niveau de responsabilités et à mentionner les langues qu'il utilise effectivement dans l’exercice de ses fonctions, pour répondre aux besoins du service.
   
   Le titulaire de poste doit indiquer dans son autoévaluation s'il a été élu à la représentation du personnel, ou désigné par celle-ci. Pour des informations plus spécifiques au sujet de titulaires de poste qui sont exemptés pour une partie du temps de travail, d'exercer ses fonctions dans un service de la Commission afin d'assumer des fonctions auprès d'une organisation syndicale représentative, veuillez consulter les règles détaillées en annexe.
   
   Les jours d’absences justifiées (missions, congés, maladie, …) sont à décompter des délais octroyés aux titulaires pendant la procédure.
   
   Le dialogue
   
   Après la réception de l’autoévaluation, l’évaluateur tient un dialogue avec le titulaire de poste. Il constitue une opportunité essentielle pour le titulaire de poste d'obtenir un retour d'information constructif sur ses performances lors de la période de référence et de discuter de ses objectifs futurs et évolution de carrière. Le dialogue se doit d'être transparent, substantiel, et bien préparé aussi bien par l'évaluateur que par le titulaire de poste.
   
   Le dialogue porte en particulier sur l’évaluation des performances du titulaire de poste pendant les années 2008 et 2009, la fixation des objectifs pour le futur et la mise à jour des besoins en formation. Les objectifs fixés pour le futur doivent être mesurables et cohérents avec le programme de travail de la direction générale et de l’unité.
   
   La rédaction du rapport qualitatif par l’évaluateur
   
   Dans les onze jours ouvrables suivant le dialogue, l’évaluateur rédige un projet de rapport qualitatif individuel du rendement, des compétences et de la conduite dans le service du titulaire de poste.
   
   Pour la rédaction du rapport, l'évaluateur dispose de l’autoévaluation, des éléments ressortant du dialogue, des objectifs fixés pour la période de référence et des standards communs d’évaluation. Il tient compte des contributions établies par d'autres évaluateurs au cours de l'année 2008 et 2009 ainsi que de l'avis du groupe ad hoc (s'il en avait besoin).
   
   L’intervention du validateur et les commentaires éventuels du titulaire de poste
   
   Après un examen des commentaires figurant dans le rapport et la vérification de l’application des standards, le validateur confirme ou complète l’évaluation qualitative et la transmet au titulaire de poste qui dispose ensuite de trois jours ouvrables pour réagir. Les commentaires éventuels du titulaire de poste sont renvoyés au validateur.
   
   La Direction-Générale identifie les titulaires de poste dont la performance correspond au niveau I
   
   Sur base du contenu des évaluations qualitatives individuelles, la Direction-Générale propose, en consultation avec les validateurs, pour chaque grade, les titulaires de poste dont la performance pendant la période de référence correspond au niveau 1.
   
   Finalisation des rapports d’évaluation et des points de reclassement
   
   Le validateur finalise ensuite chaque rapport et détermine en particulier le niveau de performance correspondant à la performance du titulaire de poste.
   
   Le directeur général établit ensuite ses intentions formelles relatives à l'attribution des points de reclassement sur la base du niveau de performance.
   
   Le rapport est alors communiqué au titulaire de poste. À cette fin, l’ensemble des titulaires de poste d’une direction générale et d’un groupe de fonctions donné sont invités collectivement à consulter leur rapport par voie électronique.
   
   L’acceptation ou le refus du rapport et/ou des points de reclassement par le titulaire de poste
   
   Dans les six jours ouvrables à compter de la date à laquelle le titulaire de poste est invité à consulter son rapport, celui-ci accepte le rapport sans ajouter de commentaires, l'accepte en ajoutant des commentaires dans la section réservée à cette fin ou refuse le rapport en indiquant les raisons de ce refus. Avant d’accepter ou refuser le rapport, le titulaire de poste peut demander de tenir un dialogue à titre informatif avec le validateur endéans les quatre jours.
   
   S'il est accepté, le rapport devient définitif. Un titulaire de poste qui ne réagit pas dans les délais visés à l'alinéa précédent est considéré comme ayant accepté son rapport.
   
   Quel est le calendrier indicatif de l'exercice général ?
   
   Il y a lieu de souligner le caractère indicatif de ce calendrier. La finalisation de l'exercice dépendra du déroulement effectif des différentes étapes.
   

   Acteurs	Actions		Calendrier 2010
   HR	Lancement de l'exercice par voie d'Information Administrative		3 sept.
   Evaluateur ou Responsable Ressources Humaines	Création des rapports dans Sysper2		à partir du 3 sept.
   DG + management	Echange de vue sur les performances démontrées dans la DG, dans chaque grade au cours de la période de référence		9 sept. au plus tard
   DG	Publication des standards communs d'évaluation et des éventuels standards propres à la direction générale pour l'année suivante		fin sept.  au plus tard
   	Communication des critères d'attribution points de reclassement
   Titulaire de poste	Autoévaluation		10 sept au plus tard
   Titulaire de poste + Evaluateur	Dialogue : évaluation des prestations pendant la période de référence, fixation des objectifs, mise à jour des besoins en formation		17 sept au plus tard
   Evaluateur	Projet de rapport qualitatif (pas d'indication de niveau de performance), révision et validation des objectifs		4 Oct au plus tard
   Validateur	Vérification de l’application des standards communs, comparaison des mérites, confirmation ou modification des commentaires ; transmission du rapport qualitatif au titulaire de poste sans indication de niveau de performance
   Titulaire de poste	Observations éventuelles pour le validateur, ou renvoi au validateur sans commentaire		7 oct au plus tard
   Validateur	Suite aux observations du titulaire de poste, confirmation, ajouts ou correction du rapport Proposition de niveaux de performance via une liste dans Sysper2		11 oct au plus tard
   Directeurs + Directeurs Généraux Adjoints	Propositions relatives aux intentions formelles d'attribution de points de reclassement
   Concertation DG + Validateurs	Identification grade par grade, des niveaux de performance I
   Directeur Général + directeurs	Intentions formelles relatives à l'attribution des points de reclassement dans les dossiers de reclassement, via une liste dans Sysper2
   DGs	Délai pour la soumission des propositions des niveaux et des points dans Sysper2
   HR	Vérification du respect des pourcentages et des points par rapport aux points disponibles par grade et par niveau de performance ; accord pour finalisation des rapports par le validateur, et des listes de points par DG		13 oct
   Validateur	Validation des rapports et des niveaux de performance, et transmission du rapport au titulaire de poste		14 oct au plus tard
   Directeur Général	Validation des listes des points dans les dossiers de reclassement, et transmission du dossier de reclassement au titulaire de poste		14 oct au plus tard
   Titulaire de poste	Accepte le rapport, avec ou sans commentaire = clôture du rapport	Refuse le rapport, et lance un recours au CPER	22 oct au plus tard
   	Accepte les points de reclassement attribués	Refuse le nombre de points, et lance un recours au CPER

   Quelles sont les possibilités d'appel au Comité paritaire d'évaluation et de reclassement ?
   
   Le titulaire de poste peut contester son rapport d'évaluation, le niveau de performance et/ou les points de reclassement qui lui ont été octroyés. Dans ce cas, il doit lancer un appel au Comité Paritaire d'Evaluation et de Reclassement qui analyse l'appel et donne un avis. L'appel est clôturé par la décision finale de l'AHCC (évaluation et/ou reclassement).