EXERCICE D'EVALUATION ET DE PROMOTION 2011

Période de référence: du 1er janvier au 31 décembre 2010

• PRINCIPES GENERAUX DE L'EVALUATION
• PRINCIPES GENERAUX DE LA PROMOTION
• DEROULEMENT DE L'EXERCICE D'EVALUATION ET DE PROMOTION

Cette information administrative explique les différents aspects du système d'évaluation et de promotion et encadre l'exercice 2011. Vous y trouverez les informations utiles sur les seuils de promotion pour 2011, le calendrier et les délais pour les différents acteurs, les outils de l'évaluation, les principes de base ainsi que les conditions de participation à l'exercice.

L'exercice d'évaluation vise à apprécier les prestations individuelles annuelles au travers d'un dialogue substantiel sur la performance des titulaires de postes, à fixer des objectifs et à planifier le travail de façon efficace. Cet exercice est complémentaire au retour d'information régulier donné au cours de l'année et doit contribuer à l'optimalisation des performances et à l'évolution future des carrières. L'attribution de points de promotion est directement liée à l'évaluation de la performance démontrée au cours de la période de référence.

L'exercice 2011 est lancé sur base des dispositions générales d’exécution (DGE) de l’article 43 et de l’article 45 du statut, adoptées le 18 juin 2008, telles que modifiées par les décisions de la Commission C(2010)2957 and C(2010)2958 les 6 et 7 mai 2010.

Néanmoins, la DG HR a tiré l'expérience des exercices d'évaluation et de promotion 2009 et 2010 et a pris bonne note des commentaires émis par les différentes parties prenantes.

La DG HR envisage donc de modifier ces dispositions dans le futur en étroite coopération avec les partenaires sociaux et l'ensemble des parties prenantes.
 

1. PRINCIPES GENERAUX DE L'EVALUATION
   
   Chaque année, les performances du personnel de la Commission sont évaluées. Cette évaluation fait l’objet d’un rapport individuel, appelé rapport d’évaluation, établi à partir de l’application informatique Sysper2.
   
   Qui doit être évalué ?
   
   Tous les fonctionnaires et agents temporaires (titulaires de poste) ayant été en activité⁽¹⁾ ou détachés dans l’intérêt du service, pendant au moins un mois en continu au cours de l’année 2010, doivent être évalués. Les agents contractuels sont évalués suivant d'autres règles.
   
   Les exceptions:

• Pour les titulaires de poste qui ont quitté définitivement les institutions de l'UE en 2010 ou qui seront amenés à les quitter en 2011, un rapport ne doit être établi qu'à la condition qu'ils/elles en fassent la demande écrite à leur évaluateur.
   
• Les titulaires de poste occupant des fonctions de directeur général ou équivalent et de directeur ou équivalent ne sont pas concernés par cet exercice annuel. Ils/elles font l’objet d’une évaluation selon des modalités particulières.
   

Quels sont les outils de l'évaluation ?

Les objectifs et les critères d'évaluation

Les évaluateurs s’assurent que chaque fonctionnaire et agent temporaire dispose d’objectifs, ceux-ci constituant la base de l'évaluation du rendement. Les objectifs doivent s’aligner sur le programme de travail de la direction générale et de l'unité et sur la description de poste du/de la titulaire. Ils doivent être assortis de critères à partir desquels les résultats seront évalués ainsi que des conditions dans lesquelles ils sont censés être atteints.

Les standards communs d'évaluation

Des standards communs d’évaluation sont d'application obligatoire dans l’ensemble des services de la Commission. Ils ont été publiés à l'attention du personnel dans l'IA n° 22-2008 et sont pris en compte depuis l'exercice d'évaluation 2009.

Les standards s’appliquent à l’évaluation du rendement, des compétences et de la conduite dans le service. Ils ont pour objet d'harmoniser l'évaluation au sein d'une direction générale, de faciliter le dialogue entre l'évaluateur et l'évalué et d'assurer la comparabilité des appréciations données dans l'ensemble des directions générales. Si nécessaire, les standards peuvent être complétés au début de la période de référence par les directions générales, en accord avec la DG HR, pour couvrir des aspects spécifiques liés à leur mission. Dans ce cas, ils doivent être publiés à l’attention du personnel de la direction générale au début de la période de référence.


Quelle est la période couverte par le nouvel exercice d’évaluation ?

La période de référence qui fait l’objet de l’évaluation est celle allant du 1er janvier au 31 décembre 2010.

En cas de mobilité d'un(e) titulaire de poste ou d'un évaluateur au cours de la période de référence, mobilité intervenant au moins 4 mois après la période couverte dans le précédent rapport d'évaluation, l'évaluateur rédige dans Sysper2 une contribution qui sera prise en compte par l'évaluateur responsable du rapport annuel ⁽²⁾. Le titulaire de poste peut commenter cette contribution.

Le rapport d’évaluation et les cinq niveaux de performance

Le rapport d'évaluation⁽³⁾ sert à recueillir les informations se rapportant aux prestations individuelles d'un(e) titulaire de poste pendant une période de référence.

Le/la titulaire dispose d'une rubrique dans laquelle il/elle insère son autoévaluation.

Le rapport se divise ensuite en trois rubriques, permettant à l'évaluateur d'apprécier sous forme de commentaires qualitatifs :

• Le rendement : évalué au regard des objectifs individuels assortis de critères d’évaluation qui sont fixés pour chaque titulaire de poste au début de la période de référence; l’évaluation du rendement consiste à indiquer dans quelle mesure le/la titulaire de poste a atteint ses objectifs, en tenant compte du contexte de travail. Pour cette rubrique, des standards communs d’évaluation portant sur la gestion, la planification, la réalisation et la qualité du travail doivent également être utilisés.
   
• Les compétences : évaluées sur base des standards communs d’évaluation qui concernent la communication, la négociation, l’analyse des problèmes et la mise en œuvre de solutions, ou la prise en compte de l’environnement de travail. Pour les titulaires de poste qui assument des fonctions d’encadrement, les compétences relatives au leadership, à la gestion des personnes et à la gestion des ressources financières doivent également être évaluées.
   
• La conduite dans le service qui décrit le comportement du/de la titulaire de poste dans son environnement de travail. Les standards communs d'évaluation couvrent des aspects tels que la capacité à travailler en équipe, la culture de service, l’engagement dans le travail, le développement personnel et le leadership.
  
  Ces commentaires qualitatifs sont synthétisés par un des cinq niveaux de performance suivants:
   

  IA	® La performance du/de la titulaire a constamment dépassé le niveau de prestations attendu*.
  IB	® La performance du/de la titulaire a fréquemment dépassé le niveau de prestations attendu*.
  II	® La performance du/de la titulaire a atteint le niveau de prestations attendu*.
  III	® La performance du/de la titulaire a partiellement atteint le niveau de prestations attendu*.
  IV	® La performance du/de la titulaire n'a pas atteint le niveau de prestations attendu*.
  * quant au rendement, aux compétences et à la conduite dans le service.

  Pour chaque direction générale, des pourcentages maxima s’appliquent aux niveaux de performance IA (8% des fonctionnaires de chaque grade) et IB (22% des fonctionnaires de chaque grade). Le résultat de l’application de ces pourcentages étant systématiquement arrondi à l’unité supérieure, une deuxième vérification du respect des pourcentages s’opère au niveau de chaque groupe de fonction.
  
  Evaluation de la démonstration du potentiel pour les besoins de la procédure de certification
  
  Les fonctionnaires du groupe de fonctions AST sans restriction de carrière qui souhaitent se porter candidats à la procédure de certification doivent, lorsqu'ils/elles remplissent leur autoévaluation, demander à leur évaluateur de compléter une rubrique "potentiel".
  
  Pour rappel, la rubrique "potentiel" figurant dans le rapport d’évaluation ne doit être remplie que si le/la titulaire de poste en fait la demande explicite dans son autoévaluation.
  
  L'évaluateur indique, à partir d’un menu déroulant, quelles fonctions de niveau Administrateur (voir référentiel sur la page "certification, exercice 2010"), le/la titulaire de poste a assumées au cours de l’année 2010. Il/elle indique, le cas échéant, à quelles occasions le/la titulaire a démontré son potentiel à devenir administrateur de par son rendement, ses compétences et/ou sa conduite dans le service.
  
  Il appartient au validateur de décider, sur la base des commentaires introduits par l’évaluateur, si le/la titulaire de poste a démontré ou non son potentiel à devenir administrateur.
  
  Quelles sont les règles d’application ?
  
  Les dispositions générales d’exécution de l’article 43 du statut adoptées par la Commission le 18 juin 2008, telles que modifiées par la décision de la Commission C(2010)2957 le 6 mai 2010, s’appliquent aux rapports d’évaluation annuels couvrant l’année 2010 des fonctionnaires et des agents temporaires, tant pour le budget fonctionnement que pour le budget recherche de la Commission.
  
  Pour le personnel actuellement affecté au service extérieur de la Commission, la décision de la Commission du 19 décembre 2008 relative aux modalités d'évaluation et de promotion s'applique, à l'exception de la définition des acteurs (voir titre "acteurs").
   

2. PRINCIPES GENERAUX DE LA PROMOTION
   
   Un exercice de promotion est organisé chaque année. Il comprend l'attribution de points de promotion et l'établissement d'une liste des fonctionnaires promus.
   
   Qui participe à l'exercice de promotion ?
   
   Sont concernés par l'exercice de promotion tous les fonctionnaires rémunérés sur les crédits du budget général, à l’exception des fonctionnaires des grades AST11, AST7/C et AST5/D, ainsi que les fonctionnaires des grades supérieurs au grade AD13.
   
   Il n'y a pas d'exercice de promotion pour les agents temporaires, ni pour les agents contractuels (des règles spécifiques s'appliquent pour le reclassement de certains agents temporaires et agents contractuels).
   
   Les points de promotion et leurs critères d'attribution
   
   Un fonctionnaire peut se voir attribuer

• 10, 11 ou 12 points de promotion, si sa performance correspond au niveau de performance IA;
   
• 7, 8 ou 9 points de promotion, si sa performance correspond au niveau de performance IB;
   
• 4, 5 ou 6 points de promotion, si sa performance correspond au niveau de performance II;
   
• 1, 2 ou 3 points de promotion, si sa performance correspond au niveau de performance III;
   
• aucun point de promotion, si sa performance correspond au niveau de performance IV.

Sont éligibles aux points de promotion :

• les fonctionnaires qui étaient l'année précédant l'exercice de promotion en position d'activité (y compris en congé de maladie, de maternité, parental ou familial, en congé pour service militaire) ou détachés dans l'intérêt du service;
   
• les fonctionnaires stagiaires dont le stage est arrivé à échéance au plus tard le 31 décembre 2010.

Au début de chaque année, le directeur général établit, après consultation des directeurs et des chefs d'unité, les critères selon lesquels les points de promotion seront attribués. Ces critères tiennent compte des quatre éléments suivants :

• l'évaluation qualitative couvrant l'année précédant l'exercice de promotion;
   
• l'utilisation dans l'exercice des fonctions de langues autres que la langue dont le fonctionnaire a justifié posséder une connaissance approfondie lors de son recrutement;
   
• le niveau de responsabilités exercées durant la période de référence;
   
• les tâches accomplies dans l'intérêt de l'institution, pour autant qu'elles ne fassent pas partie des activités habituelles du fonctionnaire. Ces tâches ne donnent plus lieu à l'attribution de PPII mais figurent néanmoins parmi les critères à prendre en considération pour l'attribution des points de promotion.
   

Ces tâches sont les suivantes :

• Président/membre d'un jury de concours ou d'un comité paritaire de sélection d'agents temporaires,
   
• Assesseur d'un jury,
   
• Correcteur d'épreuves de concours
   
• Président/membre d'un comité paritaire.

Les critères détaillés relatifs à l'attribution des points de promotion sont communiqués au personnel par chaque direction générale.

Pour chaque fonctionnaire, l'information concernant l'utilisation des langues et le niveau de responsabilités est incluse dans le rapport d'évaluation. S'agissant des tâches accomplies dans l'intérêt de l'institution, l'information sera collectée centralement par la DG HR auprès d'EPSO, des Présidents des comités paritaires et des directions générales. La liste des fonctionnaires ayant participé aux tâches reprises ci-dessus fera l'objet d'une publication par le biais d'une information administrative.

Les seuils de promotion

Tous les grades, à l'exception des grades de fin de carrière (AD12, AST10, AST6/C et AST4/D)

Les DGE de l'article 45 du statut prévoient un "plan de convergence" pour la période 2008-2011. Il précise à quel rythme doit s'opérer la transition des vitesses "historiques" de promotion constatées sur la période 2000-2004 vers les vitesses qui découlent des taux multiplicateurs repris à l'annexe IB du statut.

Le plan de convergence mentionne pour chaque année le temps d'attente moyen dans le grade avant promotion. Ce temps d'attente est la base à partir de laquelle est calculé le seuil de promotion selon la formule suivante :

Temps d'attente moyen x nombre moyen de points de promotion distribués par fonctionnaire
= seuil de promotion.

L’avantage d’une telle approche est qu’elle permet de déterminer, à l’avance, la valeur du seuil de promotion.

Tous les fonctionnaires qui disposent d'un nombre de points supérieur ou égal au seuil de promotion et qui remplissent les conditions spécifiées au point "qui est promu"?

	Seuils de promotion 2010
AD13	30
AD11	24
AD10	24
AD09	24
AD08	18
AD07	18
AD06	18
AD05	18
AST09	30
AST08	24
AST07	24
AST06	24
AST05	24
AST04	18
AST03	18
AST02	18
AST01	18
AST05.C	27
AST04.C	27
AST03.C	24
AST02.C	24
AST03.D	27

Compte tenu du nombre très limité de fonctionnaires dans le grade AST2/D, le seuil de promotion pour ce grade sera communiqué directement aux fonctionnaires concernés.

Les grades de fin de carrière (AD12, AST10, AST6/C et AST4/D)

Pour les grades de fin de carrière, il n'existe pas de temps d'attente moyen historique. Pour ces grades, les seuils annuels sont annoncés lors du lancement officiel de l'exercice mais ils restent indicatifs jusqu'à la fin de l'exercice de promotion. En promouvant le nombre fixé de fonctionnaires, le seuil définitif est déterminé par le nombre de points obtenu par le dernier fonctionnaire promu.

Si les possibilités budgétaires ne permettent pas de promouvoir tous les fonctionnaires qui ont accumulé un nombre de points exactement identique au seuil, le comité paritaire d'évaluation et de promotion propose parmi les fonctionnaires à égalité de points (ex aequo), ceux qui peuvent faire l'objet d'une promotion en recourant à des critères subsidiaires comme l'ancienneté dans le grade et des considérations liées à l'égalité des chances ou à la nature des fonctions exercées.

Le statut prévoit toutefois une augmentation graduelle des taux annuels de promotion pour les grades de fin de carrière jusqu'en 2011, ce qui signifie que le nombre de promotions continue à augmenter pendant cette période.

	Seuils indicatifs 2011
AD12	33
AST10	53
AST06.C	34
AST04.D	56

L'accumulation des points dans le sac à dos

Le fonctionnaire accumule dans un sac à dos les points de promotion (de 1 à 12) octroyés chaque année en fonction de son rapport d'évaluation et des critères d'attribution des points de promotion fixés par le directeur général.

Après la promotion, le nombre de points correspondant au seuil de promotion est déduit du total de points accumulés. Le solde éventuel est reporté pour les exercices suivants.

Le calcul des contingents de points de promotion disponibles par niveau de performance, par grade et par direction générale

Le nombre total de points de promotion dont dispose chaque direction générale pour chaque grade et niveau de performance est égal à :

 

Niveau de performance	Calcul des points de promotion disponibles par niveau de performance
IA	10,5 points par fonctionnaire dans le niveau IA
IB	7,5 points par fonctionnaire dans le niveau IB
II	5,1 points par fonctionnaire dans le niveau II
III	2 points par fonctionnaire dans le niveau III
IV	0 point

Le calcul se fait uniquement par grade; il n’existe aucune possibilité de transfert de points d’un grade vers un autre grade. Les résultats obtenus sont arrondis au nombre entier supérieur le plus proche.

Si dans certains grades, le contingent de points disponibles pour un niveau de performance ne permet pas d'attribuer à au moins un fonctionnaire le nombre de points de promotion le plus élevé prévu pour le niveau de performance en question, le directeur général adresse éventuellement une demande de dérogation à l'intention du comité paritaire d'évaluation et de promotion.

Qui est promu ?

Un/une fonctionnaire peut faire l'objet d'une décision de promotion si :

• Il/elle a accumulé dans son sac à dos un nombre de points égal ou supérieur au seuil de promotion dans le grade actuel;
   
• Il/elle a acquis, au plus tard le 31 décembre de l'année de l'exercice de promotion, le minimum d'ancienneté dans le grade requis par le statut (deux ans);
   
• Il/elle a démontré sa capacité à travailler dans une troisième langue et s'il s'agit de sa première promotion après recrutement;
   
• Il/elle est en position d'activité (y compris en congé de maladie, de maternité, parental ou familial et en congé pour service militaire) ou détaché dans l'intérêt du service à la date de l'adoption des décisions de promotion par l'Autorité Investie du Pouvoir de Nomination (AIPN);
   
• sa performance ne correspond pas au niveau IV (insuffisance professionnelle).

Toute décision de promotion d'un fonctionnaire faisant l'objet d'une procédure disciplinaire est suspendue jusqu'à ce que soient connus les résultats de cette procédure.

Dates d'effet de la promotion

Les promotions prennent effet le 1er janvier de l'année de l'exercice de promotion. Si à cette date, le fonctionnaire ne possède pas l'ancienneté minimale requise, la promotion prend effet le premier jour du mois qui suit celui au cours duquel cette ancienneté est acquise.

Démonstration de la capacité à travailler dans une troisième langue

Tous les fonctionnaires dont la première promotion après recrutement prend effet après le 30 avril 2006 sont tenus de démontrer leur capacité à travailler dans une troisième langue.

A partir de l'exercice 2009, le niveau requis est le niveau 6 des cours de langues interinstitutionnels (équivalent au niveau B2 du Cadre européen Commun de Référence du Conseil de l'Europe).

La démonstration de cette capacité peut être faite de trois manières: en réussissant un cours de langue inter-institutionnel de niveau 6, en réussissant un test organisé par l'EPSO ou en produisant un certificat reconnu par le comité d'évaluation d'EPSO.

Pour plus de détails, une Information Administrative sera publiée en janvier 2011.

Quelles sont les règles d'application ?

Les dispositions générales d'exécution de l'article 45 du statut adoptées par la Commission le 18 juin 2008, telles que modifiées par la décision de la Commission C(2010)2957  le 7 mai 2010, s'appliquent à la promotion des fonctionnaires relevant tant du budget de fonctionnement que du budget de recherche.

A l'exception de l'article 9, paragraphe 3, ces dispositions générales ne s'appliquent pas à la promotion résultant d'une nomination suite à la publication d'un avis de vacance conformément à l'article 29, paragraphe 1 (a) (iii) du statut (poste de management).
 

3. DEROULEMENT DE L'EXERCICE D'EVALUATION ET DE PROMOTION
   
   L’exercice d’évaluation et l’exercice de promotion se déroulent simultanément. L’exercice couvrant l’année 2009 sera lancé le 17 décembre 2010. Les rapports d’évaluation annuels devraient être finalisés, en règle générale, le 10 mai 2011.
   
   La procédure d’évaluation et de promotion est gérée par l’application informatique Sysper2, système électronique sécurisé. Chaque fonctionnaire dispose d'un dossier d'évaluation et d'un dossier de promotion qui font partie intégrante de son dossier personnel. Il/elle y accède au moyen d'un mot de passe personnel et secret. Le dossier d'évaluation comporte l'ensemble des rapports d'évaluation établis dans Sysper2, et le dossier de promotion reprend notamment des informations sur le nombre de points de promotion attribués au titre de l'exercice en cours ainsi que le nombre total de points de promotion accumulés. Les titulaires de poste qui se trouvent dans l’impossibilité durable d'accéder à Sysper2 pourront recourir par écrit selon des modalités à définir avec l'unité RH de leur DG.
   
   Les acteurs de l’évaluation et de la promotion
    

   Dénomination	Personne(s) concernée(s)
   Titulaire de poste	La personne à évaluer
   Evaluateur	Le supérieur hiérarchique du/de la titulaire de poste (en règle générale, le chef d'unité) à la fin de la période couverte par le rapport (31 décembre)
   Validateur	Le supérieur hiérarchique direct de l’évaluateur (en règle générale le directeur) ; il est déterminé lors de sa 1ère intervention dans le rapport d'évaluation
   Evaluateur d'appel	Dans la plupart des cas, le directeur général ; il est également déterminé lors de sa première intervention
   Comité paritaire de l'évaluation et de la promotion ou CPEP	Un comité paritaire par groupe de fonctions (un pour les AD, un pour les AST), et sept groupes paritaires de travail par comité (un par groupe de services)
   Directeur	Dans le cadre de l'exercice de promotion, il est déterminé lors de sa 1ère intervention dans le processus de promotion
   Directeur général	Dans le cadre de l’exercice de promotion, il établit les intentions formelles d’attribution des points de promotion
   Autorité Investie du Pouvoir de Nomination AIPN "Promotion"	Dans le cadre de l'exercice de promotion, il s'agit du directeur général de la DG HR

   Quelles sont les étapes de la procédure d’évaluation et de promotion ?
   
   L’autoévaluation
   
   Suite à la demande de l’évaluateur, le/la titulaire de poste doit établir une autoévaluation, dans un délai de huit jours ouvrables. Pour ce faire, il utilise les standards communs d’évaluation. Dans la perspective de la procédure de promotion, le/la titulaire est également invité(e) à commenter son niveau de responsabilités et à mentionner les langues qu'il/elle utilise effectivement dans l’exercice de ses fonctions, pour répondre aux besoins du service.
   
   Le/la titulaire de poste doit indiquer dans son autoévaluation s'il/si elle a été élu(e) à la représentation du personnel, ou désigné(e) par celle-ci. Il/elle doit dans ce cas séparer son autoévaluation en deux sections distinctes, afin que l'évaluateur consulte le groupe ad hoc sur la partie relative aux activités effectuées dans le cadre des fonctions exercées en tant qu'élu ou désigné. Cette consultation se fait en dehors de Sysper2.
   
   Des dispositions particulières sont prévues par les DGE de l'article 43 et de l'article 45 du règlement pour les fonctionnaires détachés à 100% ou à 50% auprès de la représentation du personnel.
   
   Les jours d’absences justifiées (missions, congés, maladie, …) sont à décompter des délais octroyés aux titulaires pendant la procédure.
   
   Le dialogue
   
   Après la réception de l’autoévaluation, l’évaluateur tient un dialogue avec le/la titulaire de poste. Ce dialogue constitue l'une des tâches fondamentales d'encadrement pour l'évaluateur (article 7, paragraphe 4 des Dispositions Générales d'Execution de l'article 43 du règlement). Il constitue également une opportunité essentielle pour le titulaire de poste d'obtenir un retour d'information constructif sur ses performances lors de la période de référence et de discuter de ses objectifs futurs et évolution de carrière. Le dialogue se doit d'être transparent, substantiel, et bien préparé aussi bien par l'évaluateur que par le titulaire de poste.
   
   Le dialogue porte en particulier sur l’évaluation des performances du titulaire de poste pendant l’année 2010, la fixation des objectifs pour l’année 2011 et la mise à jour des besoins en formation couvrant au moins l’année 2011. Les objectifs fixés pour l’année 2009 doivent être mesurables et cohérents avec le programme de travail de la direction générale et de l’unité.
   
   Si le/la titulaire de poste a mentionné dans l'autoévaluation ses activités en tant qu'élu(e) ou désigné(e) à la représentation du personnel, l'évaluateur doit avoir consulté le groupe ad-hoc. Il doit disposer de l’avis du groupe ad hoc avant la tenue du dialogue.
   
   La rédaction du rapport qualitatif par l’évaluateur
   
   Dans les dix jours ouvrables suivant le dialogue, l’évaluateur rédige un projet de rapport qualitatif. Ce rapport personnalisé doit refléter la performance réelle du titulaire de poste durant la période de référence.
   
   L'évaluateur a l'obligation de motiver le rapport de façon suffisante et circonstanciée. Cette motivation doit permettre au titulaire de poste d'apprécier le bien-fondé de son évaluation en toute connaissance de cause.
   
   Pour la rédaction du rapport, l'évaluateur dispose de l’autoévaluation, des éléments ressortant du dialogue, des objectifs fixés pour la période de référence et des standards communs d’évaluation. Le cas échéant, il tient compte des contributions établies par d'autres évaluateurs au cours de l'année 2010 ainsi que de l'avis du groupe ad hoc.
   
   L’intervention du validateur et les commentaires éventuels du/de la titulaire de poste
   
   Après un examen des commentaires figurant dans le rapport et la vérification de l’application des standards, le validateur confirme ou complète l’évaluation qualitative et la transmet au/à la titulaire de poste qui dispose ensuite de cinq jours ouvrables pour réagir. Les commentaires éventuels du/de la titulaire de poste sont renvoyés au validateur.
   
   La proposition du niveau de performance par le validateur ; la proposition des points de promotion par le directeur
   
   Sur base des suggestions des évaluateurs et du contenu des évaluations qualitatives, le validateur propose un niveau de performance pour chaque fonctionnaire et agent temporaire.
   
   Pour chaque fonctionnaire, le directeur propose des points de promotion en relation avec le niveau de performance indiqué par les validateurs.
   
   La concertation
   
   Le directeur général, en concertation avec l’encadrement supérieur, identifie, grade par grade, les fonctionnaires dont le niveau de performance correspond aux niveaux IA et IB et établit ses intentions formelles provisoires d'attribution de points de promotion. Ces éléments sont ensuite insérés dans le module Sysper2. C'est lors de cette concertation que sont répertoriés les grades dans lesquels le contingent de points disponibles pour un niveau de performance ne permet pas d'attribuer à au moins un fonctionnaire le nombre de points de promotion le plus élevé prévu pour le niveau de performance en question. Une demande de dérogation peut être transmise au comité paritaire d'évaluation et de promotion afin d'obtenir une augmentation des contingents de points de promotion dans les grades problématiques.
   
   La consultation du comité paritaire d’évaluation et de promotion
   
   Les comités paritaires d’évaluation et de promotion se réunissent dans un délai de cinq jours ouvrables suivant la transmission par la DG HR de l’analyse statistique des propositions des directions générales. Les comités disposent de huit jours ouvrables pour adresser des recommandations éventuelles aux directions générales. Ces recommandations sont portées à la connaissance du personnel par voie d’Information Administrative.
   
   Les comités paritaires examinent également les demandes de dérogation introduites par les directions générales. En cas d'avis positif du comité, les contingents de points de promotion sont adaptés en conséquence dans SYSPER2.
   
   Finalisation des rapports d’évaluation et des points de promotion
   
   Suite aux recommandations du comité paritaire d’évaluation et de promotion, le directeur général peut confirmer ou modifier la liste des fonctionnaires pouvant se voir reconnaître le niveau de performance IA ou IB, et confirmer ou modifier ses intentions formelles d'attribution des points de promotion.
   
   La DG HR vérifie ensuite le respect des pourcentages maxima prévus pour les niveaux IA et IB et des contingents de points de promotion disponibles.
   
   Dès réception de l’accord de la part de la DG HR, les validateurs valident tous les rapports d’évaluation par groupe de fonction. Par cette action, les rapports sont transmis aux titulaires de poste.
   
   Simultanément, le directeur général valide les listes de promotion, et rend les dossiers de promotion accessibles aux titulaires.
   
   L’acceptation ou le refus du rapport et/ou des points de promotion par le/la titulaire de poste
   
   Le/la titulaire de poste dispose de 15 jours ouvrables pour accepter – avec ou sans commentaires – ou refuser son rapport d’évaluation et/ou ses points de promotion. L’acceptation clôture le rapport, le refus le fait passer en phase d’appel.
   
   Règles spécifiques pour le service extérieur
   
   Chaque titulaire de poste a deux validateurs qui assument conjointement ce rôle. En cas de désaccord entre le premier et le deuxième validateur, la décision finale revient au deuxième validateur.
   
   Le comité de direction du service extérieur identifie sur proposition du directeur général de la direction générale des Relations extérieures et sur base des évaluations qualitatives individuelles ceux dont la performance au cours de la période de référence correspond aux niveaux IA et IB. Il approuve également les intentions formelles provisoires relatives à l'attribution des points de promotion.
   
   
   Calendrier de l'exercice général

   Acteurs	Actions		Délais	Calendrier
   DG HR	Lancement de l'exercice par voie d'Information Administrative			17 decembre 2010
   Evaluateur ou Responsable Ressources Humaines	Création des rapports dans Sysper2			A partir du 17 décembre 2010
   DG + management	Echange de vue sur les performances démontrées dans la DG, dans chaque grade au cours de la période de référence			17 janvier 2011 au plus tard
   DG	Publication des standards communs d'évaluation et des éventuels standards propres à la direction générale pour l'année suivante			fin janvier 2011  au plus tard
   	Communication des critères d'attribution points de promotion
   Titulaire de poste	Autoévaluation		8 jours ouvrables	17 janvier 2011 au plus tard
   Titulaire de poste + Evaluateur	Dialogue : évaluation des prestations pendant la période de référence, fixation des objectifs pour l'année, mise à jour des besoins en formation			7 février 2011 au plus tard
   Evaluateur	Projet de rapport qualitatif (pas d'indication de niveau de performance), révision et validation des objectifs		Dialogue + 10 jours ouvrables	21 février 2011 au plus tard
   Validateur	Vérification de l’application des standards communs, comparaison des mérites, confirmation ou modification des commentaires ; transmission du rapport qualitatif au/à la titulaire de poste sans indication de niveau de performance			28 février 2011 au plus tard
   Titulaire de poste	Observations éventuelles pour le validateur, ou renvoi au validateur sans commentaire		5 jours ouvrables	7 mars 2011 au plus tard
   Validateur	Suite aux observations du/de la titulaire de poste, confirmation, ajouts ou correction du rapport Proposition de niveaux de performance via une liste dans Sysper2			21 mars 2011 au plus tard
   Directeurs + Directeurs Généraux Adjoints	Propositions relatives aux intentions formelles d'attribution de points de promotion			24 mars au plus tard
   Concertation DG + Validateurs	Identification grade par grade, des niveaux de performance IA (8%) et IB (22%)			23 mars 2011 au plus tard
   Directeur Général + directeurs	Intentions formelles provisoires relatives à l'attribution des points de promotion dans les dossiers de promotion, via une liste dans Sysper2			23 mars 2011 au plus tard
   DGs	Délai pour la soumission des propositions des niveaux et des points dans Sysper2			28 mars 2011 au plus tard
   DG HR	Transmission des statistiques aux comités paritaires			04 avril 2011 au plus tard
   Comité Paritaire d'Evaluation et Promotion AD	Vérification du bon déroulement de l’exercice pour le groupe de fonction AD ; recommandations éventuelles au directeur général et à DG HR ; transmission de l'analyse du Comité au personnel			12 avril 2011
   Comité Paritaire d'Evaluation et Promotion AST	Vérification du bon déroulement de l’exercice pour le groupe de fonction AST ; recommandations éventuelles au directeur général et à DG HR ; transmission de l'analyse du Comité au personnel			12 avril 2011
   Directeur Général + Validateurs	Eventuellement, nouvelle concertation sur base des recommandations du CPEP			13 – 26 avril 2011
   Directeur Général	Confirmation ou modification des niveaux de performance IA et IB ; confirmation ou modification des listes des points de promotion dans les dossiers de promotion, via une liste dans Sysper2			2 mai 2011 au plus tard
   DG HR	Vérification du respect des pourcentages et des points par rapport aux points disponibles par grade et par niveau de performance ; accord pour finalisation des rapports par le validateur, et des listes de points par DG			5 mai 2011 au plus tard
   Validateur	Validation des rapports et des niveaux de performance, et transmission du rapport au/à la titulaire			10 mai 2011 au plus tard
   Directeur Général	Validation des listes des points dans les dossiers de promotion, et transmission du dossier de promotion au/à la titulaire			10 mai 2011 au plus tard
   Titulaire de poste	Accepte le rapport, avec ou sans commentaire = clôture du rapport	Refuse le rapport, et lance un recours au CPEP	15 jours ouvrables	31 mai 2011 au plus tard
   	Accepte les points de promotion attribués	Refuse le nombre de points, et lance un recours au CPEP

   
   LA PHASE D'APPEL
   
   Les étapes de la phase d'appel
   
   Comité paritaire d’évaluation et de promotion
   
   Le/la titulaire de poste peut contester son rapport d'évaluation, le niveau de performance, ou les points de promotion qui lui ont été octroyés. Dans ce cas, il doit lancer un appel au Comité Paritaire d'Evaluation et de Promotion qui analyse l'appel et donne un avis. L'appel est clôturé par la décision finale de l'AIPN (évaluation et/ou promotion).
   
   Un appel contre le rapport est automatiquement un appel contre les commentaires qualitatifs du rapport, contre le niveau de performance et contre les points de promotion
   
   Un appel contre les points est un appel contre les points de promotion au sein d'un niveau de performance uniquement
   
   Avant de lancer un appel, un titulaire de poste peut demander un dialogue avec son validateur. Ce dialogue doit être demandé dans Sysper2 dans un délai de 12 jours après la communication du rapport au titulaire de poste. Le dialogue a un but purement informatif, et n'impacte pas le niveau de performance et points de promotion alloués.
   
   Indépendamment d'une demande de dialogue, le titulaire de poste doit accepter ou refuser son rapport dans les 15 jours suivant la communication de son rapport.
   
   Si le titulaire de poste décide de faire un appel, il doit motiver ses raisons.
   
   L'appel est alors transmis au Comité Paritaire d'Evaluation et de Promotion, qui examine l'appel et envoi une recommandation à l'évaluateur d'appel (dans le cas d'un appel contre le rapport), ou à l'Autorité Investie du Pouvoir de Nomination (dans le cas d'un appel contre les points)
   
   
   Le travail du Comité Paritaire d'évaluation et de Promotion
   
   Il existe deux Comités paritaires d'évaluation et de Promotion: un pour le groupe de fonction AD et un pour le groupe de fonction AST, chacun concernant les fonctionnaires et les agents temporaires.
   
   Les comités paritaires traitent tous les appels individuellement. Dans le cas d'un appel contre le rapport, le comité ne doit pas se substituer aux acteurs dans le processus d'évaluation: le comité contrôle si la procédure à bien été respectée, et si le rapport a été rédigé in accord avec les standards d'évaluations de la DG concernée.
   
   Dans le cas d'un appel contre les points de promotion, le Comité vérifie l'accord avec les critères d'attribution des points de promotion.
   
   Le comité adopte un avis, traitant de tous les points mentionnés dans la motivation de l'appel. L'avis doit mener à une conclusion opérationnelle, en donnant les raisons, et faisant une recommandation à l'évaluateur d'appel ou à l'AIPN. Si l'avis n'est pas adopté par consensus, il doit contenir la minorité des avis exprimés. Dans le cas d'un avis partagé, le président du Comité peut voter.
   
   Dans le cas où un appel concerne le rapport, l'avis du comité est inséré dans le rapport du titulaire de poste. Dans le cas où un appel concerne les points de promotion, l'avis du comité est inséré dans le dossier de promotion du titulaire de poste.
   Le travail des Comités Paritaires d'Evaluation et de Promotion est préparé par des groupes de travail qui émettent des projets d'avis.
   
   Les fonctionnaires seront informés en temps utile de la composition des membres des groupes de travail et des Comités Paritaires d'évaluation et de Promotion.
   
   La décision de l'évaluateur d'appel concernant les appels contre le rapport
   
   Une fois que l'évaluateur d'appel a reçu l'avis du comité paritaire d'évaluation et de promotion, il a 5 jours ouvrables pour confirmer ou modifier le rapport. Si sa décision va à l'encontre de l'avis du Comité Paritaire d'évaluation et de promotion, il doit la justifier.
   
   Lorsque le titulaire de poste, l'évaluateur et le validateur ont le même grade, l'évaluateur d'appel doit porter une attention particulière en examinant l'appel si le Comité Paritaire d'évaluation et de promotion n'a pas pu délivrer un avis ou bien si l'avis a été déterminé sur la base d'un vote.
   
   Le rapport est alors clôturé, et le titulaire de poste est informé. Si le titulaire de poste n'est pas d'accord avec la décision, il a 3 mois pour soumettre un recours à l'Autorité investie du pouvoir de nomination, sur la base de l'article 90, paragraphe 2 du règlement.
   
   Un appel contre les points (issu d'un appel contre le rapport) ne peut être examiné avant que l'évaluateur d'appel ne prenne une décision sur le rapport.
   
   La décision de l'Autorité Investie du Pouvoir de Nomination  concernant les appels contre les points de promotion
   
   Une fois l'avis du comité paritaire d'évaluation et de promotion reçu, l'autorité investie des pouvoirs de nomination (promotion) (le Directeur Général de la DG HR) attribue le nombre final de points de promotion aux fonctionnaires:

• qui ont émis un appel contre leurs points de promotion
   
• qui ont émis un appel contre leur rapport rejeté par l'évaluateur d'appel, et en même temps avaient le nombre de points de promotion maximaux dans leur niveau de performance

Si le titulaire de poste n'est pas d'accord avec le nombre de points, il a 3 mois pour soumettre un recours à l'Autorité investie du pouvoir de nomination, sur la base de l'article 90, paragraphe 2 du règlement.

Les avis des groupes de travail et des Comité Paritaires d'évaluation et de promotion sont communiqués aux titulaires de poste via Sysper2 le jour de la clôture de leur appel.

Calendrier de la phase d'appel

Le calendrier suivant est purement indicatif et ne constitue pas de garantie quant aux dates qui seront effectivement respectées.

Acteur	Appel contre le rapport	Appel contre les points de promotion	Délais	Calendrier 2011
Titulaire de poste	Emet un appel contre le rapport	Submits appeal against promotion points	15 jours ouvrables après réception du rapport	31 mai au plus tard
Titulaire de poste	Demande optionnelle de dialogue avec le validateur	Demande optionnelle de dialogue avec le validateur	12 jours ouvrables après réception du rapport	26 mai au plus tard
Comité paritaire d'évaluation et promotion	Adoption de l'avis communiqué par le Comité d'évaluation et de promotion à l'évaluateur d'appel (appels contre le rapport)			13 juillet au plus tard
Evaluateur d'Appel	Décision de l'évaluateur d'appel = finalisation du rapport			20 juillet au plus tard
Comité paritaire d'évaluation et promotion	Adoption de l'avis communiqué par le Comité d'évaluation et de promotion à l'Autorité Investie du Pouvoir de Nomination ( appels contre les points)			12 octobre au plus tard
Autorité investie des pouvoirs de nomination		Décision de l'AIPN sur les points de promotion		21 octobre au plus tard
HR		Publication de l'information administrative avec la liste des fonctionnaires promus		30 novembre au plus tard

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Footnotes

⁽¹⁾ Les périodes de congé de maladie, de maternité, familial, parental, ou pour raisons de service militaire sont considérées comme périodes d’activité.
⁽²⁾ Voir article 2, Annexe 1 des Dispositions Générales d'Execution de l'article 43 du règlement
⁽³⁾ Le terme « rapport d’évaluation » remplace l'ancien terme « rapport d'évolution de carrière » (REC).