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Exercice de promotion 2004
L’exercice de promotion 2004 sera le second organisé selon
les modalités décidées par la Commission en 2002 et appliquées pour la
première fois en 2003. La présente information administrative rappelle les
principes qui régissent ces nouvelles modalités. Elle s’attachera
également à présenter les principaux changements ou précisions introduits
par les dispositions générales d’exécution (DGE) de l’article 45 du
statut, adoptées le 24 mars 2004 (http://www.cc.cec/pers_admin/promotions/index_fr.html#2).
Il convient de souligner d’emblée que l’exercice de promotion 2004, bien
que se clôturant après le 1er mai 2004, sera conduit selon l’ancien
système de catégories et carrières (A, B, C, D). En effet, les promotions
prendront effet avant l’entrée en vigueur du nouveau statut. Elles se
feront donc sur la base des anciens grades.
-
RAPPEL : LES CARACTERISTIQUES DU SYSTEME DE PROMOTION
EN VIGUEUR DEPUIS 2003
Le nouveau système de promotion a été appliqué pour la première fois, en
2003. L’ensemble de l’exercice de promotion est désormais géré par le
biais du module « Promotion » de Sysper 2. Chaque fonctionnaire a accès
individuellement à son dossier promotion par le biais d’un mot de passe
personnel et secret. Ce dossier comporte notamment l’information sur
l’attribution des points de priorité reçus au titre de l’exercice ainsi
que sur sa situation personnelle quant aux points de priorité et aux
points de mérite accumulés.
1.1. Les principes du système de promotion en vigueur depuis 2003
-
Le système s’applique à tous les fonctionnaires, sauf aux
fonctionnaires des grades A1 à A4 inclus, LA4, B1, C1, D1.
-
Les fonctionnaires accumulent, au fil des exercices de
promotion, des points de mérite et des points de priorité.
L’ensemble de
ces points est versé dans un sac à dos.
-
A chaque exercice de promotion sont promus :
-
tous les fonctionnaires dont le sac à dos contient plus de
points que le seuil de promotion1;
-
les fonctionnaires dont le sac à dos contient un nombre de
points égal au seuil de promotion, pour autant que les possibilités
budgétaires le permettent. A cet effet, un mécanisme de départage des
ex-aequo sur proposition des comités de promotion est prévu.
-
Le sac à dos des fonctionnaires promus est réduit du
nombre de points correspondant au seuil de promotion.
L’ensemble des principes qui régissent le nouveau système de promotion
sont explicités de manière détaillée dans l’information administrative
n°
34-2003 du 02 mai 2003
1.2. Comment sont accumulés les points de mérite et de priorité ?
Chaque année, un fonctionnaire se voit attribuer des points de mérite et
éventuellement des points de priorité.
1.3. Comment sont établis les seuils de promotion?
Le seuil de promotion n’est pas fixé a priori. Un seuil de promotion est
constaté, au terme de l’exercice annuel de promotion, pour chaque grade
concerné, par les comités de promotion et l’AIPN. Il est fonction des
disponibilités budgétaires et du résultat de l’attribution des points par
les directions générales.
En pratique, un classement des fonctionnaires est établi, en fonction du
nombre de points accumulés : le premier dans la liste est celui qui
dispose du plus grand nombre de points. Si les disponibilités budgétaires
permettent de promouvoir 100 fonctionnaires du grade X au grade Y, les 100
fonctionnaires dont le sac à dos contient le plus de points sont promus.
Le seuil de promotion constaté est le nombre de points accumulés par le
fonctionnaire ayant le 100ième rang dans cette liste.
Compte tenu de ce mécanisme, il est impossible de déterminer au début de
l’exercice, quel sera le seuil de promotion définitif pour un grade donné.
Toutefois, la DG ADMIN réalise, en début d’exercice, sur la base de
simulations statistiques, une estimation des seuils qui n’a qu’une valeur
indicative. Les seuils de promotion indicatifs pour 2004 figurent en
annexe à cette information administrative. Si nécessaire, une nouvelle
estimation sera faite après la clôture de l’exercice REC.
Pour l’exercice de promotion 2003, la DG ADMIN a porté à la connaissance
du personnel, la différence constatée entre les seuils estimés en début
d’exercice et les seuils définitifs
http://www.cc.cec/guide/publications/infoadm/2003/ia03069_fr.html
http://www.cc.cec/guide/publications/infoadm/2003/ia03071_fr.html
1.4. Qui est promu ?
Les fonctionnaires disposant d’un total de points supérieur au seuil de
promotion sont promus, pour autant qu’ils soient dans les conditions
statutaires requises (minimum d’ancienneté dans le grade et en activité).
Il existe toutefois une exception majeure à cette règle : les
fonctionnaires qui ont une note inférieure à 10 dans leur dernier REC ne
peuvent pas être promus, même s'ils ont accumulé un nombre de points
supérieur au seuil de promotion.
Par ailleurs, les fonctionnaires qui ont accumulé un nombre de points
exactement identique au seuil de promotion peuvent éventuellement être
promus. Si les possibilités budgétaires ne permettent pas de promouvoir
tous les fonctionnaires ayant atteint ce seuil, le comité de promotion
propose parmi ces ex aequo, ceux qui peuvent faire l’objet d’une promotion
en utilisant les critères subsidiaires tels que précisés sous le point
2.7. ci-dessous.
1.5. Quelles sont les voies de recours possibles ?
Pour rappel, les dispositions générales d’exécution de l’article 43 du
statut (évaluation du personnel) prévoient des voies de recours pour les
fonctionnaires qui contestent le contenu de leur REC, notamment la note de
mérite obtenue. Un comité paritaire d’évaluation est en particulier mis en
place auprès de chaque direction générale.
http://www.cc.cec/pers_admin/promotions/index_fr.html#5
Lors l’exercice de promotion proprement dit, les fonctionnaires qui
contestent le nombre de points de priorité « direction générale » qui leur
a été attribué peuvent introduire un recours devant le comité de promotion
compétent, selon les modalités suivantes :
-
Après l’attribution des points de priorité par les directeurs généraux,
la DG ADMIN porte à la connaissance du personnel, des listes de mérite qui
reprennent, grade par grade et par ordre de points, les noms des
fonctionnaires auxquels ils ne manque pas plus de cinq points pour
atteindre le seuil de promotion indicatif et les noms de ceux qui ont
atteint ou dépassé ce seuil. La DG ADMIN invite alors l’ensemble des
fonctionnaires à consulter leur dossier de promotion.
-
A compter de la publication de cette liste de mérite, les fonctionnaires
disposent d’un délai de cinq jours ouvrables pour saisir le comité de
promotion compétent.
-
Pour rappel, les comités de promotion4 , au nombre de 5, ont pour rôle :
-
de faire des propositions en matière d’attribution de points (cf. point
1.2. ci-dessus),
-
d’examiner les éventuels recours individuels présentés par les
fonctionnaires.
-
de départager les éventuels ex-aequo (cf. point 1.4)
A l’issue de la procédure de promotion, les fonctionnaires peuvent en
outre introduire une réclamation auprès de l’autorité investie du pouvoir
de nomination, au titre de l’article 90, paragraphe 2, du statut pour
contester :
-
le fait qu’ils n’ont pas été promus ;
-
le calcul des points de mérite sur la base des notes figurant dans les
REC concernés (la contestation des notes de mérite elles-mêmes se fait
dans un autre cadre, celui de l’exercice d’évaluation comme indiqué
ci-dessus) ;
-
le nombre total de points de priorité obtenus lors de l’exercice, quel
que soit le type de points concernés.
-
DIFFÉRENCES ENTRE L’EXERCICE 2004 ET L’EXERCICE 2003
L’exercice de promotion 2003, le premier au cours duquel le nouveau
système de promotion a été appliqué, s’est déroulé de manière globalement
satisfaisante. Néanmoins, la Commission, en accord avec les représentants
du personnel, a convenu d’un certain nombre d’améliorations du système.
Ainsi, la Commission a arrêté le 24 mars 2004 de nouvelles DGE de
l’article 45 qui confirment les principes du système de promotion mais
apportent cependant certains changements ou précisions dont les éléments
les plus notables sont indiqués ci-dessous. Le texte complet de ces DGE
est accessible à l’adresse suivante :
http://www.cc.cec/pers_admin/promotions/index_fr.html#2
2.1. Calcul des points de mérite
Comme en 2003, il y aura égalité parfaite entre la note de mérite figurant
dans le dernier rapport d’évolution de carrière annuel et les points de
mérite attribués au fonctionnaire, sauf dans certains cas particuliers,
notamment lorsque plusieurs rapports ont été établis au cours de la
période de référence, lorsque le fonctionnaire a changé de catégorie ou
lorsqu’il n’a pas été en activité pendant la totalité de la période de
référence. La règle générale est maintenue, à savoir que les points de
mérite sont calculés au prorata de la période prestée. Cependant, dans
certains cas, le calcul du prorata est modifié :
-
Les nouvelles DGE adaptent la manière dont sont calculés les points de
mérite en cas de congé de convenance personnelle (CCP). La Commission a
estimé que la méthode appliquée en 2003 pourrait pénaliser certains
fonctionnaires, dans une phase transitoire où les seuils de promotion sont
croissants. La Commission a donc décidé de modifier cette méthode en
tenant compte du poids relatif des points par rapport au seuil de
promotion. Cette méthode sera appliquée de manière rétroactive aux
fonctionnaires ayant pris un CCP au cours de la période allant du 1er
juillet 2001 au 31 décembre 2002.
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Exemple :
La méthode utilisée en 2003 consistait à appliquer un simple prorata,
tenant compte du nombre effectif de jours d’activité : ainsi, un
fonctionnaire de grade B/4, depuis le 1er janvier 1999, ayant pris un CCP
de 6 mois et obtenu une note de mérite de 14 pour l’année 2003, se serait
vu attribuer un total de points de mérite égal à 14 * 6/12, soit 7 points.
Avec la méthode modifiée, le nombre de points de mérite qu’obtiendra le
même fonctionnaire sera de 11,5 points. |
- Les rapports de stage concernant les fonctionnaires stagiaires dont la
fin de la période de stage est postérieure au 31 janvier, ne comporteront
plus de notes de mérite. Les nouvelles DGE prévoient que lors de leur
titularisation, les fonctionnaires stagiaires se voient attribuer de
manière forfaitaire 9 points de mérite pour ceux qui appartiennent à la
catégorie A, B ou au cadre LA, et 6 points de mérite pour ceux qui
relèvent des catégories C et D.
- Des dispositions spécifiques concernant les fonctionnaires et les agents
temporaires (2d), rémunérés sur la partie recherche du budget général, ont
été adoptées en première lecture par la Commission, le 20 avril 2004.
Elles précisent les conditions dans lesquelles les agents temporaires «
recherche » (2d) nommés sur un poste permanent relevant de la partie
recherche du budget général, suite à un concours, peuvent conserver les
points de mérite et de priorité acquis dans le grade, avant leur
nomination en tant que fonctionnaire stagiaire. Elles font actuellement
l’objet d’une consultation auprès du comité du statut et du comité central
du personnel.
2.2. Contingent de points de priorité
- Chaque direction générale ou service peut disposer, pour un grade donné,
d’un contingent de points de priorité égal à 2,5 fois le nombre de
fonctionnaires appartenant au grade en question. En 2003, une seule
condition devait être remplie, à savoir la finalisation du rapport
d’évolution de carrière (REC). Pour l’exercice de promotion 2004, deux
conditions sont ajoutées : le fonctionnaire doit avoir non seulement un
REC finalisé, mais également des objectifs validés pour 2004 et une carte
de formation couvrant au moins l’année 2004. Si, pour un fonctionnaire
donné, l’une de ces trois conditions n’est pas remplie, le contingent de
points de priorité est diminué de 2,5 points.
- Le contingent de points de priorité attribué à une direction générale
pour un grade donné est également réduit si, pour le grade concerné, la
moyenne des notes de mérite dépasse de plus d’un point la moyenne des
notes de mérite attendue. Les directions générales peuvent toutefois
demander des dérogations. Alors qu’en 2003, ces demandes de dérogations
étaient examinées par les comités de promotion, elles le seront, à compter
de 2004, par un groupe paritaire unique. Ce groupe sera présidé par le
directeur général de la DG ADMIN et composé de 4 membres représentant
l’administration et 4 membres désignés par le comité du personnel,
représentant le personnel.
Dans ce contexte, il est rappelé que la moyenne attendue par grade des
notes de mérite, visée à l’article 8 des dispositions générales
d’exécution de l’article 43 du statut reste 14, pour l’exercice
d’évaluation et de promotion 2004.
2.3. Méthode d’attribution des points de priorité par les directeurs
généraux
- Plusieurs dispositions nouvelles ont été introduites pour améliorer la
transparence dans l’attribution des points de priorité « direction
générale ». Les critères établis pour attribuer ces points seront portés à
la connaissance du personnel de la direction générale concernée. Ils
seront communiqués à la DG ADMIN qui en informera le comité du personnel.
Enfin, les propositions d’attribution des points de priorité par les
directeurs généraux seront également portées à la connaissance du
personnel.
- Les DGE de l’article 45 adoptées le 26 avril 2002 définissaient
deux
catégories de fonctionnaires pouvant se voir attribuer des points de
priorité: d’une part, des fonctionnaires ayant fait la preuve de leurs
mérites exceptionnels et pouvant recevoir de 6 à 10 points ; d’autre part,
des fonctionnaires méritants pouvant bénéficier quant à eux de 1 à 4
points. 50% du contingent de points de priorité disponibles dans une
direction générale, pour chaque grade, devaient être attribués à la
première catégorie et 50% à la seconde catégorie, aucun transfert de
points, même limité, n’étant possible entre les deux catégories. Les
nouvelles dispositions assouplissent cette dernière condition : si 50% du
contingent de points ne peuvent être attribués à la première catégorie, le
solde pourra bénéficier à la seconde.
- Par ailleurs, lorsque pour un grade donné, le total de points de
priorité disponibles dans une direction générale est inférieur ou égal à
20, la direction générale ne sera pas tenue de respecter la répartition
des points de priorité entre les deux catégories de fonctionnaires telle
que mentionnée au paragraphe précédent. En 2003, la possibilité de déroger
à cette clef de répartition était limitée aux grades comptant moins de 4
fonctionnaires dans une direction générale.
2.4. Points de priorité reconnaissant le travail accompli dans l’intérêt
de l’institution
Lors de l’exercice de promotion 2003, il a été constaté que la frontière
entre les activités de conférencier ou de formateur et l’activité normale
du fonctionnaire était difficile à cerner. Par ailleurs, ces deux
activités peuvent prendre des formes très variées qui ne sont pas toujours
facilement quantifiables. La liste des activités pouvant justifier
l’octroi de points de priorité dans l’intérêt de l’institution et le
barème d’octroi de ces points ont donc été revus comme suit :
- Président et membre de jury de concours ou d’un comité de sélection
d’agents temporaires : 2 points
- Assesseur/auxiliaire de jury de concours, correcteur d’épreuves de
concours : 1 point
- Président et membre de comités paritaires : 2 points.
Pour l’octroi de ces points, les tâches mentionnées ci-dessus ne doivent
pas faire partie des activités normales du fonctionnaire, telles que
reprises, notamment, dans la description de son poste.
Il appartient à l’évalué, à l’évaluateur et au validateur, de garantir que
les conditions requises pour l’octroi de ces points sont bien remplies.
Un
menu déroulant dans le rapport d’évolution de carrière a été prévu à cette
fin. Il faut noter que la liste des activités reprises dans ce menu est
plus large que celle finalement arrêtée par la Commission ; néanmoins,
seules les activités reprises ci-dessus pourront donner lieu à l’octroi de
points de priorité dans l’intérêt de l’institution.
2.5. Des dispositions transitoires pour l’exercice de promotion 2004
2.6. Calcul du sac à dos
A l’issue des travaux des comités de promotion, le directeur général de la
DG ADMIN décidera formellement du nombre de points de priorité attribués à
chaque fonctionnaire, sans toutefois s’écarter des intentions formelles
des directions générales, des chefs de cabinet ou des membres de la
Commission et en tenant compte des propositions formulées par les comités
de promotion. Seule cette décision fait grief. Ce n’est qu’à ce stade que
les fonctionnaires pourraient par conséquent introduire une réclamation à
l’attention de l’autorité investie du pouvoir de nomination, au titre de
l’article 90, paragraphe 2, du statut.
2.7. Procédure de promotion
Les critères subsidiaires devant servir à départager les fonctionnaires
ayant un total de points égal au seuil de promotion ont été précisés. Ils
s’inscrivent dans le prolongement des DGE adoptées en 2002 et de la
pratique suivie par les comités de promotion, en 2003. Ces critères
subsidiaires sont les suivants : l’ancienneté dans le grade et des
considérations liées à l’égalité des chances ou à la nature des fonctions
exercées. Il faut rappeler que les fonctionnaires ayant un total de points
identique (quelle que soit l’origine de ces points) sont réputés avoir le
même mérite. Dès lors, d’autres critères doivent être pris en
considération pour départager des « ex-aequo ».
2.8. Evaluation de l’exercice d’évaluation et de promotion
Un comité paritaire de suivi de l’évaluation et de la promotion est mis en
place. Il se réunit au début de l’exercice d’évaluation et à la fin de
l’exercice de promotion. Il est chargé d’harmoniser et d’améliorer les
méthodes de travail des comités paritaires d’évaluation et de proposer des
normes d’évaluation qui pourraient être d’application dans tous les
services de la Commission. Il adoptera enfin, à l’issue de l’exercice de
promotion, un avis sur le fonctionnement du système de promotion.
Des informations complémentaires sur l’exercice de promotion peuvent être
trouvées à l’adresse suivante :
http://www.cc.cec/pers_admin/promotions/index_fr.html
Seuils de promotion indicatifs applicables en 2004
Les seuils de promotion propres à chaque grade seront stables d’une année
à l’autre lorsque la nouvelle méthode de promotion aura été en vigueur
durant une période assez longue pour permettre aux fonctionnaires
d’accumuler des points en quantité suffisante. Les seuils de promotion
indicatifs repris ci-dessous sont le résultat d’une estimation
statistique. Ils ne seront connus de manière définitive qu’à la fin de
l’exercice de promotion.
|
Promotion vers le grade |
A4 |
A5 |
A6 |
A7 |
|
Taux |
14% |
24% |
26% |
50% |
|
Seuil indicatif |
48 |
44 |
44 |
28 |
|
Promotion vers le grade |
LA4 |
LA5 |
LA6 |
LA7 |
|
Taux |
14% |
24% |
26% |
50% |
|
Seuil indicatif |
49 |
43,5 |
43 |
26 |
|
Promotion vers le grade
|
B1 |
B2 |
B3 |
B4 |
|
Taux |
10% |
15% |
20% |
35% |
|
Seuil indicatif |
49 |
48 |
45 |
30 |
|
Promotion vers le grade
|
C1 |
C2 |
C3 |
C4 |
|
Taux |
10% |
15% |
20% |
35% |
|
Seuil indicatif |
49 |
47 |
45 |
33 |
|
Promotion vers le grade
|
D1 |
D2 |
|
Taux |
20% |
35% |
|
Seuil indicatif |
45 |
40 |
Remarques
i) Ces seuils peuvent varier légèrement en fonction du budget
(fonctionnement, recherche) dont relèvent les fonctionnaires.
ii) Les taux de promotion sont exprimés en pourcentage des fonctionnaires
« promouvables ».
_________________________
Footnotes
1. A l’exception toutefois de
certains cas particuliers comme les fonctionnaires qui ne sont pas en
position d’activité à la Commission lors de l’adoption des décisions de
promotion, les fonctionnaires ayant obtenu une note de mérite inférieure à
10 lors du dernier exercice d’évaluation, les fonctionnaires faisant
l’objet de procédures disciplinaires, etc.
2. Les DGE de l’article 45 prévoient en outre que
les fonctionnaires dont le dernier REC comporte une appréciation faible ou
insuffisant ne peuvent bénéficier de points de priorité.
3. Les fonctionnaires affectés auprès du
cabinet d’un membre de la Commission peuvent se voir attribuer un maximum
de 2 points de priorité supplémentaires. Ces points ne sont pas cumulables
avec l’octroi de points pour travaux dans l’intérêt de l’institution par
les comités de promotion. 4.
Il existe un comité de promotion par catégorie de personnel A, LA, B, C et
D. En outre, un sous-comité de promotion pour le personnel rémunéré sur
les crédits de la partie recherche du budget général a été également mis
en place.
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