AJOURFØRING AF BESTEMMELSERNE OM INDGIVELSE AF

• ANSØGNINGER (ARTIKEL 90, STK. 1, I VEDTÆGTEN)
• KLAGER (ARTIKEL 90, STK. 2, I VEDTÆGTEN)
• ANMODNINGER OM BISTAND (ARTIKEL 24 I VEDTÆGTEN)

Denne meddelelse indeholder detaljerede og ajourførte oplysninger om ansøgninger og klager, herunder de nærmere regler for indgivelse heraf til GD ADMIN, kontoret for klager (ADMIN.B.2) ¹.

Den følgeskrivelse , som skal udfyldes og vedlægges hvert enkelt eksemplar af ansøgningen eller klagen, findes nedenfor (den kan desuden rekvireres i kontoret for klager).

ANSØGNING

1. DEFINITION
2. BERØRTE PERSONER
3. ADMINISTRATIONEN

KLAGE

4. DEFINITION
5. BERØRTE PERSONER
6. ADMINISTRATIONEN

ANMODNING OM BISTAND

OVERHOLDELSE AF FORORDNING (EF) nr. 45/2001 OM BESKYTTELSE AF PERSONOPLYSNINGER

ANSØGNINGER OG KLAGER I HENHOLD TIL ARTIKEL 90, STK. 1 OG 2, I VEDTÆGTEN

Alle, som er omfattet af vedtægten eller ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte, kan forelægge ansættelsesmyndigheden (herefter ”den ansvarlige myndighed”)

• en ansøgning om, at den ansvarlige myndighed træffer en beslutning
• en klage med krav om annullering eller ændring af en beslutning truffet af den ansvarlige myndighed, herunder også en afvisning af en af klageren indgivet ansøgning.

ANSØGNING

1. DEFINITION

Med en ansøgning i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 1, anmoder tjenestemanden (eller en af vedtægten omfattet person) den ansvarlige myndighed om at træffe en beslutning, der vedrører ham.

Eksempler:

• ansøgning vedrørende bosættelsespenge
• ansøgning vedrørende udarbejdelse af en bedømmelse.

Formålet er således at opnå, at den ansvarlige myndighed træffer en beslutning. Beslutningen er ensbetydende med, at den pågældende enten får medhold, eller at ansøgningen afvises, men i så fald er der mulighed for at klage.

Der kan ikke ansøges om at få ændret en beslutning, der allerede er truffet. Det vil kun være berettiget at ansøge om at få en sådan beslutning taget op til fornyet behandling, hvis der foreligger væsentlige nye oplysninger.

2. BERØRTE PERSONER

2.1. Hvem kan indgive en ansøgning:

Enhver person, der er omfattet af vedtægten for tjenestemænd i De Europæiske Fællesskaber og i lighed hermed midlertidigt ansatte, hjælpeansatte, kontraktansatte og særlige rådgivere, der omfattes af ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte, kan i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 1, forelægge en ansøgning for ansættelsesmyndigheden eller den myndighed, der indgår ansættelseskontrakter.

De personer, der omfattes af vedtægten, er ikke kun ovennævnte tjenestemænd og øvrige ansatte i aktiv tjeneste, men også andre persongrupper, f.eks. endnu ikke fastansatte tjenestemænd på prøve, tidligere tjenestemænd og øvrige ansatte, ydelsesberettigede efterladte i tilfælde af dødsfald samt deltagere i en udvælgelsesprøve ².

2.2. Hvem indsendes ansøgningen til:

Uanset om det udtrykkeligt er angivet, anses ansøgningen for at være rettet til ansættelsesmyndigheden ³. Således stiles ansøgningen til ansættelsesmyndigheden, og det anføres, at der er tale om en "ansøgning i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 1".

De beføjelser, som ansættelsesmyndigheden har fået overdraget i henhold til artikel 90, stk. 1, i vedtægten, udøves af de personer, der er fastsat i Kommissionens afgørelse af 28. april 2004 (Meddelelser fra Administrationen nr. 31 af 5. maj 2004), senest ændret ved Kommissionens afgørelse af 7. juli 2004 (C(2004) 2286/3).

2.3. Adresse, hvortil ansøgningen skal sendes, og andre formaliteter:

Ansøgningen sendes elektronisk til kontoret for klager (ADMIN.B.2), helst i pdf-format, til e-mail-adressen ADMIN MAIL B2, eller den kan afleveres på adressen SC11 4/57 mellem kl. 9 og 12 og mellem kl. 14 og 17.

Ansøgningen anses for at være indgivet på den dato, der fremgår af kontoret for klagers registreringsstempel. Hvad angår ansøgninger, som indsendes elektronisk, anses registreringsdatoen at være lig med afsendelsesdatoen eller den første arbejdsdag efter denne dato, hvis afsendelsesdatoen ikke er en arbejdsdag ⁴.

2.4. Frist:

En ansøgning kan indsendes når som helst. Indsendelse af en ansøgning om samme emne som en tidligere ansøgning eller klage, som enten ikke blev besvaret eller blev afvist, fører imidlertid ikke til, at der fastsættes en ny frist i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2, for indsendelse af klager (jf. nedenstående punkt 3.2).

2.5. Form og indhold:

Der er ikke fastsat nærmere betingelser for, hvordan en ansøgning skal være udformet, idet det udelukkende er indholdet, der er afgørende for, om der er tale om en ansøgning. Derfor vil en henvendelse om ændring af en af administrationen tidligere truffet beslutning kunne betragtes som en klage, selv om den er indsendt under betegnelsen ”ansøgning”.

Principielt bør det anføres i ansøgningen, at der er tale om en ansøgning i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 1, ligesom den skal indeholde oplysninger om, hvem den pågældende er, emnet for ansøgningen og de forhold, den er baseret på. Endvidere anføres sted, dato og underskrift. Alle dokumenter, der kan belyse det pågældende problem, bør vedlægges som bilag.

For at lette proceduren bør nedenstående følgeskrivelse vedlægges ansøgningen.

3. ADMINISTRATIONEN

3.1. Behandling af ansøgningen:

Kontoret for klager sender den pågældende en kvittering for modtagelsen af ansøgningen, så vidt muligt elektronisk. Kvitteringen indeholder oplysning om f.eks. ansøgningens nummer, registreringsdatoen og navnet på den medarbejder, der er ansvarlig for sagsbehandlingen.
Behandlingen af ansøgningen følger ikke en bestemt procedure. I behandlingen indgår en gennemgang i den tjenestegren, som har beføjelse til at træffe en beslutning, og eventuelle undersøgelser.

3.2. Beslutning og frister:

Den ansvarlige myndigheds beslutning skal være begrundet, og den meddeles den pågældende (der stilles ingen særlige krav til formen heraf) senest fire måneder efter datoen for ansøgningens indsendelse.

Tidsfristen fastsættes på grundlag af datoen for registreringen i kontoret for klager.

I tilfælde af at ansøgningen afvises, kan den pågældende indsende en klage senest tre måneder efter meddelelsen af beslutningen herom.

Hvis der ikke svares på ansøgningen inden for den frist på fire måneder, som ansættelsesmyndigheden har til at træffe en beslutning, er det ensbetydende med en stiltiende afvisning. Der kan klages over en sådan stiltiende afvisning, dog senest tre måneder efter afvisningen. I tilfælde af at ansættelsesmyndigheden svarer for sent (efter udløbet af fristen på fire måneder), har den pågældende ikke en ny frist på tre måneder til at indsende sin klage.

KLAGE

4. DEFINITION

En tjenestemand kan i henhold til artikel 90, stk. 2 ⁵, i vedtægten indgive en klage, hvis han er uenig i en beslutning truffet af den ansvarlige myndighed, enten fordi myndighedens beslutning er en udtrykkelig eller stiltiende afvisning, eller fordi myndigheden har undladt at træffe en foranstaltning, som er foreskrevet i vedtægten.

F.eks.:

• klage over afslag på godtgørelse af lægeudgifter
• klage over karriereudviklingsrapporten eller en beslutning truffet i forbindelse med en  forfremmelsesprocedure
• klage over en beslutning om ikke at udbetale dagpenge ved ansættelsen.

Til forskel fra ansøgningen forudsætter klagen, at der allerede foreligger en forvaltningsbeslutning truffet af den ansvarlige myndighed. For at der kan gøres indsigelse mod en sådan forvaltningsbeslutning skal den være endelig (der kan ikke gøres indsigelse mod forberedende dokumenter) og gå klageren imod personligt og individuelt (den pågældende skal derfor have haft og stadig have en personlig, direkte, legitim interesse i en annullering eller ændring af beslutningen).

Det skal understreges, at en klage er det eneste middel, en tjenestemand/øvrig ansat har for i henhold til vedtægten at anfægte en beslutning truffet af den ansvarlige myndighed, som efter hans opfattelse strider mod hans vedtægtsmæssige rettigheder. Enhver ansøgning om ændring eller genbehandling af en sådan beslutning betragtes således som en klage, for så vidt som nedenstående tidsfrister overholdes ⁶.

5. BERØRTE PERSONER

5.1. Hvem kan indgive en klage:

Enhver person, der er omfattet af vedtægten for tjenestemænd i De Europæiske Fællesskaber og i lighed hermed midlertidigt ansatte, hjælpeansatte, kontraktansatte og særlige rådgivere, der omfattes af ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte, kan i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2, indgive en klage til ansættelsesmyndigheden eller den myndighed, der indgår ansættelseskontrakter.

De personer, der omfattes af vedtægten, er ikke kun ovennævnte tjenestemænd og øvrige ansatte i aktiv tjeneste, men også andre persongrupper, f.eks. endnu ikke fastansatte tjenestemænd på prøve, tidligere tjenestemænd og øvrige ansatte, ydelsesberettigede efterladte i tilfælde af dødsfald samt deltagere i en udvælgelsesprøve ⁷.

5.2. Hvem indsendes klagen til:

Uanset om det udtrykkeligt er angivet, er klagen rettet til ansættelsesmyndigheden ⁸. Klagen stiles således til eller anses for at være stilet til ansættelsesmyndigheden. De beføjelser, som ansættelsesmyndigheden har fået overdraget i henhold til artikel 90, stk. 2, i vedtægten, udøves af de personer, der er fastsat i Kommissionens afgørelse af 28. april 2004 (Meddelelser fra Administrationen nr. 31 af 5. maj 2004), senest ændret ved Kommissionens afgørelse af 7. juli 2004 (C(2004) 2286/3).

5.3. Adresse, hvortil klagen skal sendes, og andre formaliteter:

Klagen sendes elektronisk til kontoret for klager (ADMIN.B.2), helst i pdf-format, til e-mail-adressen ADMIN MAIL B2, eller den kan afleveres på adressen SC11 4/57 mellem kl. 9 og 12 og mellem kl. 14 og 17.
5.4. Frist:

Klagen skal indsendes inden for en frist på tre måneder. Fristen løber fra:

• dagen for offentliggørelsen af forvaltningsbeslutningen, hvis der er tale om en generel foranstaltning
• dagen for beslutningens meddelelse til den berørte person og under alle omstændigheder senest den dag, hvor den berørte person får kendskab til beslutningen, hvis der er tale om en individuel foranstaltning; ved individuelle foranstaltninger, der kan have negativ virkning for andre personer end den direkte berørte, løber fristen for disse andre personer fra den dag, hvor de har fået kendskab til beslutningen og under alle omstændigheder senest fra dagen for dens offentliggørelse
• den dag fristen til at afgive svar udløber, når klagen vedrører en stiltiende afvisning.

Fristerne er officielle og kan ikke ændres ved aftale mellem parterne. Hvis den ansvarlige myndighed i et svar giver en realitetsvurdering af sagen i en for sent indsendt og dermed på forhånd afvist klage, betyder det ikke, at der afviges fra tidsfristerne, og at der igen åbnes mulighed for at klage.

Klagen anses for at være indgivet på den dato, der fremgår af vedtægtskontorets registreringsstempel. Tidsfristerne løber fra denne dato. Der tages ikke hensyn til den tid, forsendelsen med almindelig post eller med intern post tager. Hvad angår klager, som indsendes elektronisk, anses registreringsdatoen at være lig med afsendelsesdatoen eller den første arbejdsdag efter denne dato, hvis afsendelsesdatoen ikke er en arbejdsdag ⁹.

Beslutninger, som ikke indeholder nye elementer i forhold til tidligere beslutninger, udgør blot en bekræftelse og medfører derfor ikke, at der fastsættes en ny tidsfrist for tjenestemanden/den øvrige ansatte.

5.5. Form og indhold:

Ligesom for ansøgningens vedkommende er det ikke formen, men indholdet, der er afgørende for, om der er tale om en klage.

Klagen skal i princippet indeholde oplysning om, hvem klageren er, hvilken beslutning den vedrører, hvad hensigten er, og hvilke forhold og argumenter der ligger til grund for klagen. Endvidere anføres sted og dato, og den underskrives. Som bilag vedlægges dokumenter til belysning af problemet.
For at lette proceduren bør nedenstående følgeskrivelse vedlægges klagen.

6. ADMINISTRATIONEN

6.1. Behandling af klagen:

Klagerne registreres efter de gældende regler, hvorefter de forberedes og behandles af kontoret for klager med henblik på ansættelsesmyndighedens vedtagelse af et svar.

Kontoret for klager sender klageren en kvittering for modtagelsen af klagen, så vidt muligt elektronisk. Kvitteringen indeholder oplysning om f.eks. klagens nummer, registreringsdatoen og navnet på den medarbejder, der er ansvarlig for sagsbehandlingen.

Kontoret for klager indhenter desuden alle de oplysninger, der kan være nyttige for sagsbehandlingen, ved at henvende sig til de tjenestegrene, der har truffet den pågældende beslutning eller er berørt af denne.

Klager vedrørende den fælles sygeforsikringsordning forelægges desuden sygeforsikringens forvaltningskomité til udtalelse.

Kontoret for klager kan, hvis det vurderes at være nyttigt, afholde et møde med deltagelse af klageren, tjenestegrenene med ansvar for den pågældende beslutning, forligsmanden og personalerepræsentanter udpeget af Det Centrale Personaleudvalg. På dette møde kan klageren forelægge sin version af sagen og redegøre for de argumenter, der er anført i klagen. Han kan lade sig ledsage af en person efter eget valg eller af en rådgiver. Hensigten med mødet er ikke at mægle, og der træffes ingen afgørelser; mødet har udelukkende til formål at give de pågældende parter mulighed for at udtale sig.

Efter ovennævnte møde eller når sagen er tilstrækkeligt belyst, udarbejdes der et udkast til svar. Når der er modtaget et svar fra Den Juridiske Tjeneste, forelægges udkastet til svar for ansættelsesmyndigheden, som herefter træffer afgørelse. De personalerepræsentanter, der er udpeget til at deltage i et møde med deltagelse af flere tjenestegrene, informeres om svaret på klagen (positivt eller negativt).

6.2. Afgørelse og frister:

Ansættelsesmyndigheden har fra indgivelsesdatoen en frist på fire måneder til at svare på en klage. Hvis der ikke inden fristen udløb er afgivet et svar, er det ensbetydende med en stiltiende afvisning. Hvis klagen afvises, enten udtrykkeligt eller stiltiende, kan den pågældende indgive en klage til De Europæiske Fællesskabers Ret i Første Instans inden for en frist på tre måneder, som løber fra datoen for meddelelsen af svaret på klagen eller datoen for den stiltiende afvisning.

Hvis der træffes en udtrykkelig afgørelse om at afvise klagen, efter at der allerede foreligger en stiltiende afvisning, men inden tremåneders fristen for indgivelse af en klage er udløbet, og forudsat der ikke er indgivet nogen klage, udløses der en ny tremåneders frist for indgivelse af en klage til Retten i Første Instans.

Svaret på klagen sendes til den pågældende eller til assistenten/chefen for personalekontoret i den pågældendes generaldirektorat eller tjenestegren, eller hvis der er tale om tjenestemænd eller øvrige ansatte, der gør tjeneste i lande uden for EU, til lederen af delegationen, idet der kvitteres for modtagelsen. Herudover kan der pr. e-mail gives besked til den pågældende eller dennes rådgiver om, at der er afsendt et svar på klagen ad hierarkisk vej.

ANMODNING OM BISTAND

Kontoret for klager er desuden ansvarlig for behandlingen af anmodninger om bistand i henhold til artikel 24¹⁰ i vedtægten. Bestemmelserne for indgivelse af en sådan anmodning er de samme som for en ansøgning i henhold til artikel 90 eller en klage.

Med særlig henblik på sager vedrørende mobning har Kommissionen som supplement til de allerede eksisterende formelle procedurer etableret nogle uformelle procedurer med det formål at undgå en forringelse af arbejdsklimaet og forsøge at løse konfliktsituationer i mindelighed, når de opstår, jf. meddelelse til Europa-Kommissionen om en mobningspolitik¹¹ og Meddelelser fra Administrationen nr. 23/2004 af 6. april 2004).

OVERHOLDELSE AF FORORDNING (EF) NR. 45/2001 OM BESKYTTELSE AF PERSONOPLYSNINGER ¹²

I henhold til artikel 11 og 12 (”Oplysningspligt over for den registrerede”) i forordning (EF) nr. 45/2001 giver kontoret for klager den registrerede oplysning om, hvad formål oplysningerne anvendes til, og navnet på den registeransvarlige. I henhold til artikel 13-19 (”Den registreredes rettigheder”) kan den registrerede efter henvendelse til den registeransvarlige få indsigt i oplysningerne om sig selv.

________________________
Footnotes

¹ Disse oplysninger træder i stedet for Meddelelser fra Administrationen nr. 83-2001 af 20.9.2001.

² Lokalt ansatte kan forelægge en ansøgning for den ansvarlige myndighed på samme betingelser som tjenestemænd, hvis dette er fastsat i bestemmelserne for deres ansættelse. Men retstvister mellem disse og institutionen kan hverken indbringes for Retten i Første Instans eller for De Europæiske Fællesskabers Domstol, men skal indbringes for den kompetente retsinstans i henhold til lovgivningen på det sted, hvor den ansatte gør tjeneste (artikel 122 i ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte).

³ For øvrige ansatte indsendes ansøgningen til den myndighed, der indgår ansættelseskontrakter.

⁴ Jf. artikel 3, stk. 4, i Rådets forordning (EØF, Euratom) nr. 1182/71 af 3. juni 1971 om fastsættelse af regler for frister, datoer og terminer (EFT L 124 af 8.6.1971, s. 1).

⁵ Samt artikel 46, 73, 117 og 124 i ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte, når det drejer sig om midlertidigt ansatte, hjælpeansatte, kontraktansatte og særlige rådgivere.

⁶ Beslutninger truffet af en udvælgelsesprøves udvælgelseskomité og beslutninger vedrørende karriereudviklingsrapporten kan indbringes direkte for Retten i Første Instans.

⁷ Lokalt ansatte kan indgive en klage til den ansvarlige myndighed på samme betingelser som tjenestemænd, hvis dette er fastsat i bestemmelserne for deres ansættelse. Men retstvister mellem disse og institutionen kan hverken indbringes for Retten i Første Instans eller for De Europæiske Fællesskabers Domstol, men skal indbringes for den kompetente retsinstans i henhold til lovgivningen på det sted, hvor den ansatte gør tjeneste (artikel 122 i ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte).

⁸ Se fodnote 3.

⁹ Se fodnote 4.

¹⁰ Kommissionens forpligtelse til at bistå sit personale.

¹¹ Skriftlig procedure E/1820/2003 – C(2003) 3644– vedtaget den 22. oktober 2003.

¹² Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger, EFT L 8 af 12.1.2001, s. 1.