AGGIORNAMENTO DELLE MODALITÀ PER L'INTRODUZIONE DI

• DOMANDE (ARTICOLO 90 § 1 DELLO STATUTO)
• RECLAMI (ARTICOLO 90 § 2 DELLO STATUTO)
• DOMANDE DI ASSISTENZA (ARTICOLO 24 DELLO STATUTO)

Qui di seguito si trovano tutte le informazioni aggiornate concernenti le domande ed i reclami, comprese le modalità di presentazione presso l’unità Ricorsi della DG ADMIN (ADMIN.B.2)¹.

L'interessato deve riempire un formulario, da utilizzare come pagina di presentazione e di accompagnamento per ogni copia della domanda o del reclamo. Qui di seguito si trova un esemplare di tale formulario, ottenibile anche dall'unità Ricorsi.

DOMANDA

1. NOZIONE
2. CON RIGUARDO ALL'INTERESSATO
3. CON RIGUARDO ALL'AMMINISTRAZIONE

RECLAMO

4. NOZIONE
5. CON RIGUARDO ALL'INTERESSATO
6. CON RIGUARDO ALL'AMMINISTRAZIONE

DOMANDA DI ASSISTENZA

OSSERVANZA DEL REGOLAMENTO (CE) n. 45/2001 SULLA TUTELA DEI DATI PERSONALI

DOMANDE E RECLAMI AI SENSI DELL'ARTICOLO 90, PARAGRAFI 1 E 2 DELLO STATUTO

Qualsiasi persona cui si applica lo statuto nonché il Regime applicabile agli altri agenti può presentare all'autorità investita del potere di nomina (in seguito “AIPN” o “autorità competente”)

• una domanda intesa ad ottenere una decisione dell'autorità competente ;
• un reclamo inteso ad annullare o modificare una decisione adottata dall'autorità competente, incluso il rigetto di una domanda che costituisce un atto che le arreca pregiudizio.

DOMANDA

1. NOZIONE

Con una domanda presentata ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 1 dello statuto, il funzionario (o la persona cui si applica lo statuto) invita l'autorità competente a prendere una decisione nei suoi confronti.

Esempi:

• domanda di indennità di prima sistemazione;
• domanda di compilazione di un rapporto informativo.

Il fine è pertanto di ottenere una decisione dell'autorità competente. Questa può accogliere la domanda presentata dall'interessato, oppure respingerla e, così facendo, apre la via ad un reclamo.

In nessun caso la domanda può avere come oggetto la revisione di una decisione già adottata. Soltanto l’esistenza di nuovi fatti sostanziali può giustificare la presentazione di una domanda avente come oggetto la revisione di una decisione siffatta.

2. CON RIGUARDO ALL'INTERESSATO

2.1. Chi può presentarla

Qualsiasi persona cui si applica lo "Statuto dei funzionari delle Comunità europee", e per analogia gli agenti temporanei, gli agenti ausiliari, gli agenti a contratto ed i consiglieri speciali coperti dal "Regime applicabile agli altri agenti" (RAA), può rivolgere all'autorità che ha il potere di nomina (AIPN) o, rispettivamente, all'autorità abilitata a concludere i contratti di assunzione (AACC) una domanda ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 1 dello statuto.

Le persone cui si applica lo statuto non sono unicamente i suindicati funzionari e agenti in servizio, ma anche altre categorie di persone come i funzionari in prova non ancora nominati in ruolo, gli ex funzionari e agenti, i loro aventi diritto in caso di decesso, i candidati ad un concorso ^2.

2.2. Destinatario

In modo esplicito o implicito, il destinatario della domanda è l'AIPN ³. Pertanto la nota con cui viene presentata la domanda è una nota all'attenzione dell'AIPN che reca l'indicazione “Domanda ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 1 dello statuto”. Il potere accordato all'AIPN dall'articolo 90, paragrafo 1 dello statuto è esercitato dalle persone indicate nella decisione della Commissione del 28 aprile 2004 (Informazioni amministrative n. 31 del 5 maggio 2004), modificata da ultimo dalla decisione della Commissione del 7 luglio 2004 (C(2004) 2286/3).

2.3. Dove presentarla:

La domanda deve essere presentata all'unità Ricorsi (DG ADMIN.B.2), per via elettronica, di preferenza in formato pdf, all’indirizzo ADMIN MAIL B2 o essere recapitata all’indirizzo SC11 4/57 (dalle 9h alle 12h e dalle 14h alle 17h).

Per quanto riguarda la data di presentazione della domanda, fa fede il timbro di registrazione dell'unità Ricorsi. Per le domande presentate per via elettronica, fungerà da data di registrazione la data dell’invio o il primo giorno lavorativo successivo a tale data, se si tratta di un giorno festivo ⁴.

2.4. Termine di presentazione

Una domanda può essere presentata in qualsiasi momento. Tuttavia, la presentazione di una domanda che ha lo stesso oggetto di una domanda o di un reclamo precedenti, rimasti senza risposta o che hanno ricevuto una risposta negativa, non ristabilisce la decorrenza del termine previsto all'articolo 90, paragrafo 2 dello statuto per la presentazione di un reclamo (cfr. punto 3.2).

2.5. Forma e contenuto

La forma, che non è soggetta peraltro ad alcuna condizione particolare, non rappresenta il fattore determinante per qualificare una domanda come tale. Solo il contenuto ne determina la natura. Pertanto una richiesta, presentata come "domanda", in cui si invita l'amministrazione a rivedere una decisione precedente è considerata dall'amministrazione come reclamo.

In linea di massima, la domanda dovrebbe indicare che si tratta di una domanda ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 1 dello statuto e contenere gli elementi necessari per identificare l'interessato e il suo oggetto nonché le motivazioni su cui essa è basata, il luogo, la data e la firma. E' opportuno allegare tutti i documenti che consentono una buona comprensione del problema.

Al fine di facilitare la procedura, per presentare una domanda l'interessato deve compilare un formulario (cfr. in appresso).

3. CON RIGUARDO ALL'AMMINISTRAZIONE

3.1. Trattamento della domanda:

L'unità Ricorsi trasmette all'interessato un avviso di ricevimento della domanda, se possibile tramite posta elettronica. L’avviso contiene informazioni quali il numero della domanda, la data di registrazione e il nome del funzionario dell’unità incaricato di istruire il fascicolo.

Il trattamento della domanda non prevede una particolare procedura, ma suppone l'esame dell'oggetto della domanda da parte del servizio cui compete l'adozione di una decisione e le verifiche eventualmente necessarie per adottarla.

3.2. Decisione e termini:

La decisione adottata dall'autorità competente deve essere motivata e notificata all'interessato, senza particolari formalità, entro un termine di quattro mesi a decorrere dalla data di presentazione della domanda.

Per il calcolo dei termini, si prende in esame la data di registrazione dell'unità Ricorsi.

Contro il rigetto della domanda, l'interessato può presentare un reclamo entro un termine di tre mesi a decorrere dalla notifica della decisione.

La mancanza di risposta alla domanda, allo scadere del termine di quattro mesi concesso all'AIPN per adottare la propria decisione, va considerata come decisione implicita di rigetto. Anche tale decisione può essere oggetto di un reclamo, che deve essere inoltrato entro un termine di tre mesi dalla decisione implicita di rigetto. La risposta tardiva dell'AIPN (una volta superato il termine di quattro mesi) non introduce per l'interessato un nuovo termine di tre mesi per la presentazione del reclamo.

RECLAMO

4. NOZIONE

Presentando un reclamo ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2 dello statuto ⁵, il funzionario contesta una decisione dell'autorità competente che gli arreca pregiudizio; tanto nel caso in cui l'autorità abbia adottato una decisione esplicita o implicita di rigetto, quanto nel caso in cui si sia astenuta dal prendere una misura imposta dallo statuto.

Esempi:

• reclamo contro un rifiuto di rimborso di spese mediche;
• reclamo contro il REC o una decisione nel quadro dell’esercizio di promozione;
• reclamo contro la decisione di non versare le indennità giornaliere al momento dell'assunzione.

A differenza della domanda, il reclamo presuppone l'esistenza di un atto amministrativo già adottato dall'autorità competente. Per poter essere contestato questo atto deve essere definitivo (gli atti preparatori non sono impugnabili) e arrecare pregiudizio a titolo personale e individuale (l'interessato deve avere un interesse personale, legittimo, diretto, reale ed attuale per annullare o modificare la decisione).

Occorre sottolineare che il reclamo è l'unico mezzo previsto dallo statuto che consenta al funzionario/agente di rimettere in discussione una decisione dell'autorità competente che, a suo parere, danneggia i suoi diritti statutari e gli reca pregiudizio. Qualsiasi domanda di revisione o di riesame di tale decisione deve pertanto essere considerata un reclamo, ai fini del rispetto dei termini di seguito indicati ⁶.

5. CON RIGUARDO ALL'INTERESSATO

5.1. Chi può presentarlo:

Qualsiasi persona cui si applica lo "Statuto dei funzionari delle Comunità europee", e per analogia gli agenti temporanei, gli agenti ausiliari, gli agenti a contratto ed i consiglieri speciali coperti dal "Regime applicabile agli altri agenti" (RAA), può rivolgere all'autorità che ha il potere di nomina (AIPN) o, rispettivamente, all'autorità abilitata a concludere i contratti di assunzione (AACC) un reclamo ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2 dello statuto.

Le persone cui si applica lo statuto non sono unicamente i suindicati funzionari e agenti in servizio, ma anche altre categorie di persone come i funzionari in prova non ancora nominati in ruolo, gli ex funzionari e agenti, i loro aventi diritto in caso di decesso, i candidati ad un concorso ⁷.

5.2. Destinatario:

In modo esplicito o implicito, il destinatario del reclamo è l'AIPN ⁸. Pertanto la nota con cui è presentato il reclamo deve essere considerata come una nota all'attenzione dell'AIPN. Il potere accordato all'AIPN dall'articolo 90, paragrafo 2 dello statuto è esercitato dalle persone indicate nella decisione della Commissione del 28 aprile 2004 (Informazioni amministrative n. 31 del 5 maggio 2004), modificata da ultimo dalla decisione della Commissione del 7 luglio 2004 (C(2004) 2286/3).

5.3. Dove presentarlo:

Il reclamo deve essere presentato all'unità Ricorsi (DG ADMIN.B.2), per via elettronica, di preferenza in formato pdf, all’indirizzo ADMIN MAIL B2 o essere recapitata all’indirizzo SC11 4/57 (dalle 9h alle 12h e dalle 14h alle 17h).

5.4. Termine di presentazione:

Il reclamo deve essere presentato entro un termine di tre mesi. Questo termine decorre:

• dal giorno della pubblicazione dell'atto se si tratta di una misura di carattere generale;
• dal giorno della notifica della decisione al destinatario, e comunque al più tardi dal giorno in cui l'interessato ne prende conoscenza, se si tratta di una misura di carattere individuale; tuttavia, se un atto di carattere individuale è di natura tale da arrecare pregiudizio ad una persona diversa dal destinatario, nei riguardi di detta persona il termine decorre dal giorno in cui essa ne prende conoscenza e, comunque, al più tardi dal giorno della pubblicazione;
• dalla data di scadenza del termine di risposta, se il reclamo si riferisce ad una decisione implicita di rigetto di una domanda.

Questi termini sono ufficiali e vincolanti, le parti non li possono modificare. Il fatto che in una risposta l'autorità competente entri nel merito di un reclamo tardivo, e pertanto irricevibile, non ha come effetto di derogare ai termini e di ricostituire un diritto al ricorso già scaduto.

Il timbro di registrazione dell'unità Ricorsi fa fede per quanto riguarda la data di presentazione del reclamo, da utilizzare per la decorrenza dei termini. Non sono presi in considerazione i tempi di inoltro, tramite posta ordinaria o posta interna. Per i reclami presentati per via elettronica, fungerà da data di registrazione la data dell’invio o il primo giorno lavorativo successivo a tale data, se si tratta di un giorno festivo ⁹.

Gli atti dell'amministrazione che non contengono alcun elemento nuovo rispetto ad un atto precedente sono meri atti di conferma e non possono quindi istituire nuovi termini di decorrenza per il destinatario dell'atto precedente.

5.5. Forma e contenuto:

Come la domanda, il reclamo si distingue non per la forma ma per il contenuto.

Il reclamo deve obbligatoriamente contenere gli elementi necessari per identificare l'interessato, l'atto impugnato e il suo oggetto nonché le motivazioni su cui esso è basato, il luogo, la data e la firma. Esso reca in allegato tutti i documenti che consentono una buona comprensione del problema oggetto della richiesta.

Al fine di facilitare la procedura, per presentare una domanda l'interessato deve compilare un formulario (cfr. in appresso).

6. CON RIGUARDO ALL'AMMINISTRAZIONE

6.1. Trattamento del reclamo:

I reclami, debitamente registrati, sono presi in esame e trattati dall'unità Ricorsi ai fini dell'adozione di una risposta da parte dell'AIPN.

Detta unità trasmette all'interessato un avviso di ricevimento del reclamo, per quanto possibile tramite posta elettronica. L’avviso contiene informazioni quali il numero della domanda, la data di registrazione e il nome del funzionario dell’unità incaricato di istruire il fascicolo.

Nel contempo, l'unità in questione raccoglie tutte le informazioni utili per l'istruzione del fascicolo presso i servizi che hanno adottato la decisione contestata o che sono da essa interessati.

I reclami relativi al regime comune di assicurazione malattia sono sottoposti per parere anche al comitato di gestione dell'assicurazione malattia.

L'unità Ricorsi può, in linea di massima e in funzione delle necessità, organizzare una riunione interservizi cui sono invitati il reclamante, i servizi responsabili della decisione contestata, il mediatore nonché rappresentanti del personale designati dal Comitato centrale del personale. In questa riunione, il reclamante può presentare la propria versione dei fatti e le argomentazioni esposte nel reclamo. Egli può farsi accompagnare da una persona di sua scelta o da un consulente. La riunione non è un'istanza arbitrale o decisionale ed è intesa unicamente a consentire a tutte le parti interessate di esprimersi.

A seguito della suindicata riunione o non appena il fascicolo è sufficientemente istruito, viene elaborato un progetto di risposta. Tale progetto, previo parere del Servizio giuridico, è trasmesso per decisione all’AIPN competente. I rappresentanti del personale incaricati di partecipare alle riunioni interservizi sono informati del seguito (positivo o negativo) riservato ai reclami.

6.2. Decisione e termini:

L'AIPN dispone di un termine di quattro mesi, a decorrere dal giorno di presentazione del reclamo, per la risposta. Alla scadenza di tale termine, l'assenza di risposta va considerata come decisione implicita di rigetto. Contro la decisione, implicita o esplicita, di rigetto del reclamo l'interessato può presentare un ricorso al Tribunale di primo grado delle Comunità europee, entro un termine di tre mesi a decorrere dal giorno di notifica della risposta al reclamo o del rigetto implicito.

Quando una decisione esplicita di rigetto di un reclamo interviene dopo la decisione implicita di rigetto, ma entro il termine di tre mesi utile per la presentazione di un ricorso (senza che vi sia ricorso), essa riapre un termine di tre mesi per la presentazione di un ricorso presso il Tribunale di primo grado.

La risposta al reclamo è trasmessa all'interessato o all'assistente/capo unità per le risorse umane della sua direzione generale o del suo servizio, oppure, per i funzionari/agenti assegnati a paesi fuori dell'Unione, al capo delegazione, dietro firma di una ricevuta. Inoltre l'interessato, o il suo consulente, può essere informato per posta elettronica dell'invio per via gerarchica della risposta al suo reclamo.

DOMANDA DI ASSISTENZA

L’unità Ricorsi è anche incaricata di istruire le procedure relative alle domande di assistenza ai sensi dell’articolo 24 dello statuto ¹⁰. Le modalità da seguire per la presentazione di tali domande corrispondono esattamente alle modalità da seguire per la presentazione di una domanda ai sensi dell’articolo 90 o un reclamo.

Per quanto riguarda i casi più specifici di “mobbing”, la Commissione ha integrato le procedure formali già esistenti con procedure informali destinate ad evitare che il clima di lavoro si deteriori e a tentare di comporre fino dall’inizio in via amichevole situazioni conflittuali (cfr. Comunicazione sulla politica in materia di “mobbing” alla Commissione europea¹¹ e Informazioni amministrative n. 23/2004 del 6 aprile 2004).

OSSERVANZA DEL REGOLAMENTO (CE) n. 45/2001 SULLA TUTELA DEI DATI PERSONALI ¹²

Ai sensi degli articoli 11 e 12 ("Informazione degli interessati") del regolamento (CE) n. 45/2001, l’unità Ricorsi fornisce all’interessato informazioni sul trattamento dei dati e in particolare l’identità del responsabile del trattamento Ai sensi degli articoli da 13 a 19 ("Diritti dell’interessato"), l’interessato ha diritto di ottenere, su domanda indirizzata al responsabile del trattamento, l’accesso ai dati che lo riguardano.

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Footnotes

¹ Le presenti informazioni sostituiscono quelle pubblicate nelle “Informazioni amministrative” n. 83-2001 del 20.09.2001.

² Gli agenti locali - quando le regolamentazioni che fissano le loro condizioni di impiego lo prevedono - possono rivolgere all'autorità competente una domanda alle stesse condizioni dei funzionari. Tuttavia le controversie di natura giuridica fra questi e l'istituzione non devono essere sottoposte al Tribunale di primo grado o alla Corte di giustizia delle Comunità europee, ma alla giurisdizione competente in virtù della legislazione in vigore nel luogo in cui l'agente esercita le sue funzioni (art. 122 del RAA).

³ L’AACC per le persone che rientrano nel Regime applicabile agli altri agenti.

⁴ Articolo 3, paragrafo 4 del regolamento (CEE, Euratom) n. 1182/71 del Consiglio, del 3 giugno 1971, che stabilisce le norme applicabili ai periodi di tempo, alle date e ai termini (GU L 124 del 8.6.1971, pag. 1).

⁵ Nonché degli articoli 46, 73, 117 e 124 del Regime applicabile agli altri agenti per quanto riguarda gli agenti temporanei, gli agenti ausiliari e a contratto ed i consiglieri speciali.

⁶ Nel caso di una decisione adottata da una commissione giudicatrice di concorso e di una decisione riguardante il Rapporto d’evoluzione della carriera (REC), si può adire direttamente il Tribunale di primo grado.

⁷ Gli agenti locali - quando le regolamentazioni che fissano le loro condizioni di impiego lo prevedono - possono rivolgere all'autorità competente una domanda alle stesse condizioni dei funzionari. Tuttavia le controversie di natura giuridica fra questi e l'istituzione non devono essere sottoposte al Tribunale di primo grado o alla Corte di giustizia delle Comunità europee, ma alla giurisdizione competente in virtù della legislazione in vigore nel luogo in cui l'agente esercita le sue funzioni (art. 122 del RAA).

⁸ Cfr. nota 3.

⁹ Cfr. nota 4.

¹⁰ Dovere di assistenza della Commissione nei confronti del personale.

¹¹ Procedura scritta E/1820/2003 – C(2003) 3644 – adottata il 22 ottobre 2003.

¹² Regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (GU L 8 del 12.1.2001, pag. 1).