WIJZIGING VAN DE VOORSCHRIFTEN INZAKE DE INDIENING VAN

• VERZOEKEN (ARTIKEL 90, LID 1, VAN HET STATUUT)
• KLACHTEN (ARTIKEL 90, LID 2, VAN HET STATUUT)
• VERZOEKEN OM BIJSTAND (ARTIKEL 24 VAN HET STATUUT)

Hieronder vindt u de volledige bijgewerkte inlichtingen over verzoeken en klachten, alsmede voorschriften voor de wijze van indiening bij de administratieve eenheid “Beroep” van DG ADMIN (ADMIN.B.2)¹.

Het begeleidend formulier dat de indiener per verzoek/klacht moet invullen is opgenomen in de bijlage en kan ook aangevraagd worden bij de administratieve eenheid “Beroep”.

HET VERZOEK

1. DEFINITIE
2. DE INDIENER
3. DE ADMINISTRATIE

DE KLACHT

4. DEFINITIE
5. DE INDIENER
6. DE ADMINISTRATIE

VERZOEK OM BIJSTAND

EERBIEDIGING VAN VERORDENING (EG) NR. 45/2001 BETREFFENDE DE BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS

VERZOEKEN EN KLACHTEN OVEREENKOMSTIG ARTIKEL 90, LID 1 EN 2 VAN HET STATUUT

Iedere in het statuut bedoelde persoon kan bij het tot aanstelling bevoegde gezag (hierna genoemd “het bevoegde gezag”)

• een verzoek indienen om het bevoegde gezag jegens hem of haar een besluit te doen nemen;
• een klacht indienen teneinde een besluit van het bevoegde gezag te doen vernietigen of te doen wijzigen, ook wanneer het de afwijzing van een verzoek betreft en de betrokkene zich door dat besluit bezwaard acht.

VERZOEKEN

1. DEFINITIE

Door een verzoek in de zin van artikel 90, lid 1, van het statuut in te dienen kan de ambtenaar (of iedere andere in het statuut bedoelde persoon) het bevoegde gezag vragen jegens hem of haar een besluit te nemen.

Voorbeelden:

• verzoek om toekenning van de inrichtingsvergoeding
• verzoek om een beoordelingsrapport op te stellen.

Het is dus de bedoeling het bevoegde gezag ertoe te brengen een besluit te nemen. Met dat besluit kan het bevoegde gezag op het verzoek van de betrokkene ingaan of dat verzoek afwijzen; in laatstgenoemd geval ontstaat de mogelijkheid om een klacht in te dienen.

Het verzoek kan niet de herziening van een reeds genomen besluit betreffen. Alleen het bestaan van nieuwe, wezenlijke feiten rechtvaardigen de indiening van een verzoek om een dergelijk besluit te heroverwegen.

2. DE INDIENER

2.1. Wie kan een verzoek indienen?

Alle in het “Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen” bedoelde personen en, mutatis mutandis, alle tijdelijke functionarissen, hulpfunctionarissen, contractanten en bijzondere adviseurs die onder de “Regeling van toepassing op de andere personeelsleden” (RAP) vallen, kunnen, respectievelijk bij het tot aanstelling bevoegde gezag (AIPN) en bij het tot het aangaan van overeenkomsten bevoegde gezag (AHCC), een verzoek overeenkomstig artikel 90, lid 1, van het statuut indienen.

Met “in het statuut bedoelde personen” worden niet alleen ambtenaren en personeelsleden in actieve dienst bedoeld, maar ook andere categorieën personen, zoals ambtenaren op proef die nog niet in vaste dienst zijn benoemd, gewezen ambtenaren en personeelsleden, de rechthebbenden in geval van overlijden van (gewezen) ambtenaren of personeelsleden, en kandidaten voor algemene vergelijkende onderzoeken².

2.2. Tot wie wordt het verzoek gericht?

Een verzoek is steeds, hetzij uitdrukkelijk, hetzij stilzwijgend, aan het bevoegde gezag gericht³. Het wordt geformuleerd in een aan het bevoegde gezag geadresseerde nota, waarop “verzoek overeenkomstig artikel 90, lid 1, van het statuut” vermeld is. De bevoegdheden die bij artikel 90, lid 1, van het statuut aan het bevoegde gezag zijn verleend, worden uitgeoefend door de personen die daartoe bij besluit van de Commissie van 28 april 2004 zijn aangewezen (zie Mededelingen van de administratie nr. 31 van 5 mei 2004), laatstelijk gewijzigd bij het besluit van de Commissie van 7 juli 2004 (C(2004) 2286/3).

2.3. Waar en hoe wordt het verzoek ingediend?

Verzoeken moeten worden ingediend bij de administratieve eenheid “Beroep” (ADMIN.B.2) door ze in elektronische vorm, liefst in pdf-formaat, te zenden aan e-mailadres ADMIN MAIL B2 of af te geven in kantoor SC 11 4/57 (van 9 tot 12 uur en van 14 tot 17 uur).

De datum van het registratiestempel van de administratieve eenheid “Beroep” geldt als de datum waarop het verzoek is ingediend. Voor elektronisch ingediende verzoeken geldt als datum van indiening de datum van verzending of de eerste daaropvolgende werkdag in geval van een zon- of feestdag⁴.

2.4. Termijn voor de indiening

Een verzoek kan op ieder ogenblik worden ingediend. Hierbij zij evenwel opgemerkt dat de indiening van een verzoek dat betrekking heeft op een aangelegenheid waarvoor reeds eerder een verzoek of een klacht is ingediend waarop geen antwoord of een afwijzend antwoord is gegeven, geen aanleiding kan geven tot het ingaan van een nieuwe termijn voor de indiening van een klacht als bedoeld in artikel 90, lid 2 (zie punt 3.2).

2.5. Vorm en inhoud

De vorm, waarvoor overigens geen bijzondere voorwaarden gelden, is niet van doorslaggevende betekenis bij de kwalificatie van een verzoek als zodanig; daarvoor is alleen de inhoud bepalend. Zo zal een aanvraag om herziening van een vroeger genomen besluit, zelfs als die het opschrift “verzoek” draagt, door de administratie toch als een klacht worden beschouwd.

In een verzoek moet in beginsel vermeld zijn dat het een verzoek overeenkomstig artikel 90, lid 1, van het statuut betreft; voorts moet het de volgende elementen bevatten: gegevens betreffende de identiteit van de indiener, het doel van het verzoek en de rechtsgronden waarop het is gebaseerd, en de plaats, de datum en de handtekening van de indiener. Het verzoek moet vergezeld gaan van alle documenten die de inhoud ervan kunnen toelichten.

Om de procedure te vereenvoudigen moet de indiener van het verzoek gebruik maken van het formulier in de bijlage.

3. DE ADMINISTRATIE

3.1. Behandeling van het verzoek

De administratieve eenheid “Beroep” zendt de indiener van het verzoek, voor zover mogelijk per e-mail, een bevestiging van ontvangst toe. In deze ontvangstbevestiging worden vermeld: het nummer van het verzoek, de datum van indiening en de naam van de ambtenaar die met het dossier belast wordt.

Er bestaat geen specifieke procedure voor de behandeling van een verzoek. De dienst die bevoegd is om een besluit te nemen bestudeert het voorwerp van het verzoek en verricht de controles die eventueel nodig zijn om tot een besluit te komen.

3.2. Besluit en termijnen

Het bevoegde gezag neemt een met redenen omkleed besluit, dat binnen een termijn van vier maanden na de indiening van het verzoek zonder bijzondere formaliteiten ter kennis van de betrokkene wordt gebracht.

Deze termijn gaat in op de datum waarop het verzoek bij de administratieve eenheid “Beroep” is geregistreerd.

Als het verzoek wordt afgewezen, kan de betrokkene een klacht indienen tegen het besluit tot afwijzing; hiervoor beschikt hij over een termijn van drie maanden na de datum van kennisgeving van dat besluit.

Heeft het bevoegde gezag vier maanden na de indiening van het verzoek nog geen besluit genomen, dan geldt dat als een stilzwijgend besluit tot afwijzing van het verzoek. Ook in dat geval kan binnen een termijn van drie maanden een klacht worden ingediend. Als het bevoegde gezag zijn antwoord te laat (na het verstrijken van de termijn van vier maanden) meedeelt, impliceert dat niet dat de betrokkene opnieuw over een termijn van drie maanden beschikt om een klacht in te dienen.

KLACHTEN

4. DEFINITIE

Door een klacht overeenkomstig artikel 90, lid 2, van het statuut in te dienen⁵, betwist de ambtenaar een besluit van het bevoegde gezag waardoor hij zich bezwaard acht; hierbij kan het gaan om een uitdrukkelijk of een stilzwijgend besluit tot afwijzing, of om het feit dat het bevoegde gezag heeft nagelaten een door het statuut opgelegde maatregel te nemen.

Voorbeelden:

• klacht tegen een weigering om ziektekosten te vergoeden;
• klacht in verband met een loopbaanontwikkelingsrapport (CDR) of bevorderingsronde;
• klacht tegen een besluit om geen dagvergoeding bij indiensttreding toe te kennen.

Anders dan bij een verzoek, impliceert de indiening van een klacht dat het bevoegde gezag reeds eerder een administratief besluit heeft genomen. Een dergelijk besluit kan slechts worden aangevochten als het definitief is (voorbereidende besluiten kunnen niet worden aangevochten) en als het persoonlijk en individueel bezwarend is (dit wil zeggen dat de betrokkene er een persoonlijk, rechtmatig, rechtstreeks, bestaand en daadwerkelijk belang bij heeft dat tot nietigverklaring of wijziging van het besluit wordt overgegaan).

Er moet op worden gewezen dat de klacht voor de ambtenaar/het personeelslid het enige middel is waarin het statuut voorziet om in te gaan tegen een besluit van het bevoegde gezag waarmee zijn statutaire rechten volgens hem zijn aangetast en waardoor hij zich bezwaard acht. Een verzoek om een dergelijk besluit opnieuw te bekijken moet dan ook als een klacht worden beschouwd, met name wat de hierna vermelde termijnen betreft⁶.

5. DE INDIENER

5.1. Wie kan een verzoek indienen?

Alle in het “Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen” bedoelde personen en, mutatis mutandis, alle tijdelijke functionarissen, hulpfunctionarissen, contractanten en bijzondere adviseurs voor wie de “Regeling van toepassing op de andere personeelsleden” (RAP) geldt, kunnen, respectievelijk bij het tot aanstelling bevoegde gezag (AIPN) en bij het tot het aangaan van overeenkomsten bevoegde gezag (AHCC), een klacht overeenkomstig artikel 90, lid 2, van het statuut indienen.

Met “in het statuut bedoelde personen” worden niet alleen ambtenaren en personeelsleden in actieve dienst bedoeld, maar ook andere categorieën personen, zoals ambtenaren op proef die nog niet in vaste dienst zijn benoemd, gewezen ambtenaren en personeelsleden, de rechthebbenden in geval van overlijden van (gewezen) ambtenaren of personeelsleden, en kandidaten voor algemene vergelijkende onderzoeken⁷.

5.2. Tot wie wordt de klacht gericht?

Een klacht wordt steeds, hetzij uitdrukkelijk, hetzij stilzwijgend, aan het bevoegde gezag gericht⁸. Zij wordt geformuleerd in een nota die aan het bevoegde gezag is geadresseerd. De bevoegdheden die bij artikel 90, lid 2, van het statuut aan het bevoegde gezag zijn verleend, worden uitgeoefend door de personen die daartoe bij besluit van de Commissie van 28 april 2004 zijn aangewezen (zie Mededelingen van de administratie nr. 31 van 5 mei 2004), laatstelijk gewijzigd bij het besluit van de Commissie van 7 juli 2004 (C(2004) 2286/3).

5.3. Waar en hoe wordt de klacht ingediend?

Klachten moeten worden ingediend bij de administratieve eenheid “Beroep” (ADMIN.B.2) door ze in elektronische vorm, liefst in pdf-formaat, te zenden aan e-mailadres ADMIN MAIL B2 of af te geven in kantoor SC 11 4/57 (van 9 tot 12 uur en van 14 tot 17 uur).

5.4. Termijn voor de indiening

Een klacht moet worden ingediend binnen een termijn van drie maanden. Deze termijn gaat in

• op de dag van de bekendmaking van het aangevochten besluit, als het een maatregel van algemene aard betreft;
• op de dag waarop het besluit ter kennis wordt gebracht van diegene tot wie het is gericht en in elk geval uiterlijk op de dag waarop de betrokkene er kennis van krijgt, als het een maatregel van individuele aard betreft; wanneer een besluit van individuele aard evenwel bezwarend kan zijn voor een andere persoon dan diegene tot wie het is gericht, gaat de termijn voor deze persoon in op de dag waarop hij van dit besluit kennis krijgt en in elk geval uiterlijk op de dag waarop het wordt bekendgemaakt;
• de dag waarop de antwoordtermijn verstrijkt, als de klacht betrekking heeft op een stilzwijgend besluit tot afwijzing van een verzoek.

Deze termijn is van openbare orde en de partijen kunnen er niet van afwijken. Wanneer de administratie toch nog ingaat op het voorwerp van een te laat ingediende en dus niet-ontvankelijke klacht, betekent dat niet dat van de voorgeschreven termijn mag worden afgeweken en dat een normaal reeds vervallen recht op beroep opnieuw zou ontstaan.

De termijn gaat in op de datum van het registratiestempel van de administratieve eenheid “Beroep”. Er wordt geen rekening gehouden met de tijd die met de verzending met de (interne) post is gemoeid. Voor elektronisch ingediende klachten geldt als datum van indiening de datum van verzending of de eerste daaropvolgende werkdag in geval van een zon- of feestdag⁹.

Een besluit dat aan een eerder genomen besluit geen nieuwe elementen toevoegt, moet worden gezien als een bevestiging van dat besluit en kan er in geen geval toe leiden dat de betrokkene opnieuw over een termijn van drie maanden zou beschikken om een klacht in te dienen.

5.5. Vorm en inhoud

Net zoals bij het verzoek zijn de aard en de inhoud bepalend om een klacht als zodanig te kwalificeren; de vorm doet hierbij niet ter zake.

In beginsel moet de klacht de volgende elementen bevatten: gegevens betreffende de identiteit van de indiener, het besluit dat wordt aangevochten en de inhoud daarvan, de rechtsgronden waarop de klacht is gebaseerd, en de plaats, de datum en de handtekening van de indiener. De klacht moet vergezeld gaan van documenten aan de hand waarvan de aard van het gerezen probleem beter kan worden beoordeeld.

Om de procedure te vereenvoudigen moet de indiener van de klacht gebruik maken van het formulier in de bijlage.

6. DE ADMINISTRATIE

6.1. Behandeling van de klacht

Klachten worden geregistreerd bij de administratieve eenheid “Beroep”, waar ze ook worden behandeld en waar het antwoord van het bevoegde gezag wordt voorbereid.

De administratieve eenheid “Beroep” zendt de indiener van de klacht, voor zover mogelijk per e-mail, een bevestiging van ontvangst toe. In deze ontvangstbevestiging worden vermeld: het nummer van de klacht, de datum van indiening en de naam van de ambtenaar die met het dossier belast wordt.

Tegelijk verzamelt de administratieve eenheid “Beroep” bij de diensten die het betwiste besluit hebben genomen of die daarbij betrokken zijn, alle inlichtingen die nodig zijn voor het onderzoek van het dossier.

Klachten die verband houden met het gemeenschappelijk stelsel van ziektekostenverzekering, worden vooraf voor advies aan het Beheerscomité van de ziektekostenverzekering voorgelegd.

Als de administratieve eenheid “Beroep” dat noodzakelijk acht, kan zij een gemeenschappelijke vergadering van de betrokken diensten bijeenroepen waarop de diensten die verantwoordelijk zijn voor het betwiste besluit worden uitgenodigd, alsook de bemiddelaar en door het centraal personeelscomité aangewezen vertegenwoordigers. Op die vergadering kan de indiener van de klacht zijn versie van de feiten uiteenzetten en de in de klacht aangevoerde argumenten toelichten. Hij kan zich daarbij door een persoon van zijn keuze of door een raadsman laten bijstaan. Deze vergadering is geen arbitrageorgaan en evenmin een besluitvormende instantie; de enige bedoeling ervan is de betrokken partijen de gelegenheid te geven hun standpunt kenbaar te maken.

Na deze gemeenschappelijke vergadering - of zodra het dossier voldoende is onderzocht - wordt een ontwerpantwoord opgesteld. Dit ontwerp wordt voorgelegd aan het bevoegde gezag. De personeelsvertegenwoordigers die aan de gemeenschappelijke vergadering hebben deelgenomen, worden in kennis gesteld van het (gunstige of ongunstige) gevolg dat aan de klacht is gegeven.

6.2. Besluit en termijnen

Het bevoegde gezag beschikt over een termijn van vier maanden om op de klacht te reageren. Is bij het verstrijken van deze termijn een antwoord uitgebleven, dan geldt dat als een stilzwijgend besluit tot afwijzing. Tegen een al dan niet stilzwijgend besluit tot afwijzing kan binnen een termijn van drie maanden een beroep bij het Gerecht van eerste aanleg van de Europese Gemeenschappen worden ingesteld. Deze termijn gaat in op de dag waarop kennis is gegeven van het antwoord op de klacht of, wanneer het een stilzwijgend besluit tot afwijzing betreft, bij het verstrijken van de bovengenoemde termijn van vier maanden.

Als het bevoegde gezag na het verstrijken van de antwoordtermijn, doch binnen de termijn van drie maanden die geldt voor het instellen van een beroep bij het Gerecht van eerste aanleg, een uitdrukkelijk besluit tot afwijzing neemt, begint, anders dan bij een verzoek, laatstgenoemde termijn opnieuw te lopen.

Het antwoord op de klacht wordt gezonden aan de betrokkene of naar de assistent/het hoofd van de administratieve eenheid die in het desbetreffende directoraat-generaal belast is met personele middelen of, in het geval van ambtenaren met standplaats buiten de Unie, naar het hoofd van de Delegatie, tegen ondertekening van een bericht van ontvangst. Als het antwoord op de klacht via de hiërarchische weg is verzonden, wordt de betrokkene of zijn raadsman daarvan per e-mail in kennis gesteld.

VERZOEKEN OM BIJSTAND

De administratieve eenheid “Beroep” is ook belast met de procedures voor verzoeken om bijstand overeenkomstig artikel 24¹⁰ van het statuut. De voorschriften voor het indienen van een verzoek tot bijstand zijn hetzelfde als voor het indienen van een verzoek of een klacht overeenkomstig artikel 90.

De Commissie heeft met name wat betreft pesten op het werk naast de reeds bestaande formele procedures een aantal informele procedures opgesteld om te voorkomen dat het werkklimaat verslechtert en conflictsituaties in een vroeg stadium in der minne te schikken (zie de Mededeling van de Commissie over het beleid inzake pesten op het werk¹¹ en de Mededelingen van de administratie nr. 23/2004 van 6 april 2004).

EERBIEDIGING VAN VERORDENING (EG) NR. 45/2001 BETREFFENDE DE BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS¹²

Overeenkomstig artikel 11 en 12 (“Mededeling aan de betrokkene”) van Verordening (EG) nr. 45/2001 verstrekt de administratieve eenheid “Beroep” aan de betrokkene informatie over de verwerking van zijn gegevens, en met name de identiteit van degene die daarvoor verantwoordelijk is. Volgens artikel 13-19 (“Rechten van de betrokkene”) kan de betrokkene toegang krijgen tot zijn gegevens door hiertoe een verzoek in te dienen bij degene die verantwoordelijk is voor de verwerking van zijn gegevens.

________________________
Footnotes

⁽¹⁾Deze informatie vervangt de “Mededelingen van de administratie” nr. 83-2001 van 20.09.2001.

⁽²⁾Plaatselijke functionarissen kunnen - als daarin is voorzien in de regeling betreffende hun arbeidsvoorwaarden - bij het bevoegde gezag een verzoek indienen onder dezelfde voorwaarden als ambtenaren. Juridische geschillen tussen plaatselijke functionarissen en de Instelling worden achter niet aan het Gerecht van eerste aanleg of aan het Hof van Justitie voorgelegd, maar aan de rechter die bevoegd is krachtens de wetgeving die geldt op de plaats waar de plaatselijke functionaris zijn werkzaamheden verricht (art. 122 van de RAP).

⁽³⁾Het AHCC voor personeelsleden die onder de Regeling van toepassing op de andere personeelsleden vallen.

⁽⁴⁾Zie artikel 3, lid 4, van Verordening (EEG, Euratom) nr. 1182/71 van de Raad van 3 juni 1971 houdende vaststelling van de regels die van toepassing zijn op termijnen, data en aanvangs- en vervaltijden (PB nr. L 124 van 08.06.1971, blz. 1).

⁽⁵⁾Zie ook artikel 46, 73, 117 en 124 van de Regeling van toepassing op de andere personeelsleden voor tijdelijke functionarissen, hulpfunctionarissen, contractanten en bijzondere adviseurs.

⁽⁶⁾Besluiten die genomen zijn door de jury van een vergelijkend onderzoek en besluiten inzake loopbaanontwikkelingsrapport (CDR) kunnen rechtstreeks bij het Gerecht van eerste aanleg worden aangevochten.

⁽⁷⁾Plaatselijke functionarissen kunnen - als daarin is voorzien in de regeling betreffende hun arbeidsvoorwaarden - bij het bevoegde gezag een verzoek indienen onder dezelfde voorwaarden als de ambtenaren. Juridische geschillen tussen plaatselijke functionarissen en de Instelling worden achter niet aan het Gerecht van eerste aanleg of aan het Hof van Justitie voorgelegd, maar aan de rechter die bevoegd is krachtens de wetgeving die geldt op de plaats waar de plaatselijke functionaris zijn werkzaamheden verricht (art. 122 van de RAP).

⁽⁸⁾Zie voetnoot 3.

⁽⁹⁾Zie voetnoot 4.

⁽¹⁰⁾Verplichting tot bijstand van de Commissie tegenover haar personeel.

⁽¹¹⁾Schriftelijke procedure E/1820/2003 – C (2003) 3644; goedgekeurd op 22 oktober 2003.

⁽¹²⁾Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (PB L 8 van 12.01.2001, blz. 1).