UPPDATERING AV VILLKOREN FÖR INLÄMNANDE AV

• BEGÄRAN (ARTIKEL 90.1 I TJÄNSTEFÖRESKRIFTERNA)
• KLAGOMÅL (ARTIKEL 90.2 I TJÄNSTEFÖRESKRIFTERNA)
• BEGÄRAN OM BITRÄDE (ARTIKEL 24 I TJÄNSTEFÖRESKRIFTERNA)

Nedan följer fullständig och uppdaterad information om begäran och klagomål, inbegripet de nya bestämmelserna för inlämnande av begäran och klagomål till enheten för överklaganden inom GD Personal och administration (ADMIN.B.2). ¹

Nedan finns det formulär som berörd person skall fylla i och som skall fungera som försättsblad och bifogas varje exemplar av begäran eller klagomål. Formuläret kan även begäras hos enheten för överklaganden.

BEGÄRAN

1. DEFINITION
2. BERÖRDA PERSONER
3. ADMINISTRATIONEN

KLAGOMÅL

4. DEFINITION
5. BERÖRDA PERSONER
6. ADMINISTRATIONEN

BEGÄRAN OM BITRÄDE

UPPFYLLANDE AV FÖRORDNING (EG) NR 45/2001 OM SKYDD FÖR ENSKILDA DÅ GEMENSKAPSINSTITUTIONERNA OCH GEMENSKAPSORGANEN BEHANDLAR PERSONUPPGIFTER

BEGÄRAN OCH KLAGOMÅL ENLIGT ARTIKEL 90.1 OCH ARTIKEL 90.2 I TJÄNSTEFÖRESKRIFTERNA

Varje person som omfattas av tjänsteföreskrifterna eller av anställningsvillkoren för övriga anställda kan vända sig till tillsättningsmyndigheten (nedan kallad ”tillsättningsmyndighet” eller ”behörig myndighet”) med

• begäran om att den behöriga myndigheten skall fatta ett beslut i en fråga,
• klagomål för att häva eller ändra ett beslut som den behöriga myndigheten har fattat, inbegripet avslag på en begäran som går honom emot.

BEGÄRAN

1. DEFINITION

Genom begäran enligt artikel 90.1 i tjänsteföreskrifterna begär tjänstemannen (eller en person som omfattas av tjänsteföreskrifterna) att den behöriga myndigheten skall fatta ett beslut i en fråga som rör honom.

Exempel:

• Begäran om bosättningsbidrag.
• Begäran om upprättande av en personalrapport.

Syftet är således att få den behöriga myndigheten att fatta ett beslut. Detta kan vara till den berörda personens belåtenhet, eller om begäran avslås, föranleda inlämnande av klagomål.

Syftet med begäran får inte vara att få till stånd en ändring av ett redan fattat beslut. En begäran om omprövning av ett sådant beslut kan endast motiveras av påtagliga nya fakta.

2. BERÖRDA PERSONER

2.1. Vem får lämna in klagomål

Varje person som omfattas av ”Tjänsteföreskrifter för tjänstemän i Europeiska gemenskaperna” och de tillfälligt anställda, extraanställda, kontraktsanställda och särskilda rådgivare som omfattas av ”Anställningsvillkor för övriga anställda” får lämna in en begäran enligt artikel 90.1 i tjänsteföreskrifterna till tillsättningsmyndigheten eller, i förekommande fall, till den myndighet som har befogenhet att sluta anställningsavtal.
De personer som omfattas av tjänsteföreskrifterna utgörs inte enbart av ovannämnda tjänstemän och övriga anställda i aktiv tjänst utan också av andra grupper, såsom ännu icke fast anställda tjänstemän på provtjänstgöring, tidigare tjänstemän och övriga anställda, medförsäkrade berättigade till ersättning vid dödsfall samt deltagare i uttagningsprov. ²

2.2. Mottagare

Begäran skall direkt eller indirekt lämnas till tillsättningsmyndigheten³ och ställas till tillsättningsmyndigheten med uppgifterna ”Begäran enligt artikel 90.1 i tjänsteföreskrifterna”. Tillsättningsmyndighetens befogenheter enligt artikel 90.1 i tjänsteföreskrifterna skall utövas av de personer som anges i kommissionens beslut av den 28 april 2004 (Administrativt meddelande nr 31 av den 5 maj 2004), senast ändrat genom kommissionens beslut av den 7 juli 2004 (C(2004) 2286/3).

2.3. Plats och formaliteter för inlämnande av klagomål

Begäran skall lämnas till enheten för överklaganden (ADMIN.B.2.) på elektronisk väg, företrädesvis i pdf-format, till enhetens e-postlåda ADMIN MAIL B2 eller lämnas på adress SC11 4/57 (kl. 9–12 och 14–17).

Enhetens registreringsstämpel utgör bevis för vilket datum begäran inlämnades. För begäran som inlämnats på elektronisk väg skall det datum då begäran registreras vara det datum då begäran sändes iväg eller, om den dagen infaller på en helgdag ⁴, första arbetsdagen efter detta datum.

2.4. Tidsfrist för inlämnande

En begäran får lämnas vid vilken tidpunkt som helst. En begäran som lämnas in i ett ärende som tidigare behandlats i en begäran eller i ett klagomål som inte besvarats eller som avslagits påverkar dock inte den tidsfrist för inlämnande av klagomål som anges i artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna (se punkt 3.2 nedan).

2.5. Form och innehåll

Det har inte fastställts närmare bestämmelser om begärans form eftersom det endast är innehållet som är avgörande för om det rör sig om en begäran eller ej. Därför kan en anhållan om att administrationen skall se över ett tidigare beslut, även om den lämnas in under rubriken ”begäran”, av administrationen betraktas som ett klagomål.

I princip bör det i begäran anges att det rör sig om en begäran enligt artikel 90.1 i tjänsteföreskrifterna och den bör innehålla uppgifter om den berörde, syftet med begäran liksom de grunder som den baseras på, ort, datum och namnteckning. Alla handlingar som kan belysa det problem som tas upp bör bifogas.
För att underlätta förfarandet skall berörd person bifoga ett formulär (se nedan) när begäran lämnas in.

3. ADMINISTRATIONEN

3.1. Behandling av begäran

Enheten för överklaganden skall skicka ett mottagningsbevis för begäran till den berörde, om möjligt med e-post. Mottagningsbeviset innehåller exempelvis följande uppgifter: numret på begäran, datum då begäran registrerades och namnet på den tjänsteman i enheten som är ansvarig för utredningen av ärendet.
Behandlingen av begäran följer inte något särskilt förfarande. Ärendet i begäran behandlas av ansvarig tjänsteenhet så att denna kan fatta beslut och i förekommande fall görs de kontroller som krävs för att beslutet skall kunna fattas.

3.2. Beslut och tidsfrister

Den behöriga myndigheten skall delge den berörda personen sitt motiverade beslut, utan särskilda formaliteter, inom fyra månader från och med den dag då begäran lämnades in.

Vid beräkning av tidsfrister skall hänsyn tas till det datum då begäran registrerades hos enheten för överklaganden.

Om begäran avslås kan den berörda personen överklaga inom tre månader från och med delgivningsdagen för beslutet.

Om det vid utgången av den tidsfrist på fyra månader som tillsättningsmyndigheten har för att fatta sitt beslut ännu inte lämnats något svar, skall detta anses vara ett tyst avslag. Även ett sådant beslut kan överklagas inom tre månader efter det att beslutet tyst avslagits. Ett försenat svar från tillsättningsmyndigheten (efter utgången av tidsfristen på fyra månader) innebär inte att tidsfristen för inlämnande av klagomål börjar löpa på nytt för den berörde.

KLAGOMÅL

4. DEFINITION

Genom att lämna ett klagomål enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna⁵ motsätter sig tjänstemannen ett beslut som fattats av den behöriga myndigheten och som går honom emot. Det kan röra sig om att myndigheten har fattat ett beslut som innebär avslag, uttryckligen eller tyst, på begäran eller att den har avstått från att vidta en åtgärd enligt tjänsteföreskrifterna.

Exempel:

• Klagomål mot avslag på ersättning för sjukvårdskostnader.
• Klagomål mot CDR-rapporten eller ett beslut i samband med förfarandet för befordran.
• Klagomål mot beslut om att inte betala ut dagtraktamente vid rekrytering.

Till skillnad från begäran förutsätter klagomål att det tidigare föreligger ett administrativt beslut som redan fattats av den behöriga myndigheten. För att beslutet skall kunna överklagas måste det vara definitivt (förberedande åtgärder kan inte överklagas) och skada den berörde personligen och individuellt (det skall föreligga ett personligt, legitimt och direkt intresse av aktuell betydelse för berörda personen för att beslutet skall upphävas eller ändras).

Det bör framhållas att klagomål enligt tjänsteföreskrifterna utgör den enda möjligheten för en tjänsteman/övriga anställda att ifrågasätta ett beslut av den behöriga myndigheten som enligt den berörda personen inverkar på hans rättigheter enligt tjänsteföreskrifterna och går honom emot. Varje begäran om översyn eller omprövning av ett sådant beslut skall sålunda anses som ett klagomål vad beträffar de tidsfrister som anges nedan ⁶.

5. BERÖRDA PERSONER

5.1. Vem får lämna in klagomål

Varje person som omfattas av ”Tjänsteföreskrifter för tjänstemän i Europeiska gemenskaperna” och de tillfälligt anställda, extraanställda, kontraktsanställda och särskilda rådgivare som omfattas av ”Anställningsvillkor för övriga anställda” får lämna in ett klagomål enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna till tillsättningsmyndigheten eller, i förekommande fall, till den myndighet som har befogenhet att sluta anställningsavtal.

De personer som omfattas av tjänsteföreskrifterna utgörs inte enbart av ovannämnda tjänstemän och övriga anställda i aktiv tjänst utan också av andra grupper, såsom ännu icke fast anställda tjänstemän på provtjänstgöring, tidigare tjänstemän och övriga anställda, medförsäkrade berättigade till ersättning vid dödsfall samt deltagare i uttagningsprov. ⁷

5.2. Mottagare

Klagomålet skall direkt eller indirekt lämnas till tillsättningsmyndigheten⁸ och vara ställt till eller anses vara ställt till tillsättningsmyndigheten. Tillsättningsmyndighetens befogenheter enligt artikel 90.1 i tjänsteföreskrifterna skall utövas av de personer som anges i kommissionens beslut av den 28 april 2004 (Administrativt meddelande nr 31 av den 5 maj 2004), senast ändrat genom kommissionens beslut av den 7 juli 2004 (C(2004) 2286/3).

5.3. Plats och formaliteter för inlämnande av klagomål

Klagomål skall lämnas till enheten för överklaganden (ADMIN.B.2.) på elektronisk väg, företrädesvis i pdf-format, till enhetens e-postlåda ADMIN MAIL B2 eller lämnas på adress SC11 4/57 (kl. 9–12 och 14–17).

5.4. Tidsfrist för inlämnande

Klagomålet skall lämnas in inom tre månader. Tidsfristen löper från och med

• den dag då åtgärden offentliggörs om det är fråga om en allmän åtgärd,
• den dag då beslutet delges den det är riktat till, dock senast den dag han får kännedom om beslutet, om det är fråga om en individuell åtgärd; om en individuell åtgärd även kan gå emot tredje man skall dock tidsfristen för denne löpa från och med den dag då han får kännedom om åtgärden, dock senast från och med den dag då den offentliggörs,
• den dag då svarsfristen löper ut när klagomålet gäller ett tyst avslag.

Tidsfristerna är officiellt fastställda och kan inte ändras av parterna. Det faktum att den behöriga myndigheten i ett svar grundligt behandlar ett för sent inkommet klagomål, och sålunda ett klagomål som avslagits, betyder inte att det görs undantag från tidsfristerna och att det skulle utgöra en möjlighet till överklagande som egentligen förfallit.

Enhetens registreringsstämpel utgör bevis för vilket datum klagomålet inlämnades, vilket också är det datum då tidsfristerna börjar löpa. Förseningar som uppstår i den normala postgången eller i internposten kommer inte att beaktas. För klagomål som inlämnats på elektronisk väg skall det datum då begäran registreras vara det datum då begäran sändes iväg eller, om den dagen infaller på en helgdag ⁹, första arbetsdagen efter detta datum.

Klagomål som inte innehåller några nya fakta i förhållande till tidigare beslut i samma fråga är enbart bekräftande och kan på grund av detta inte ge tjänstemannen/den anställde i kategorin övriga anställda en ny tidsfrist.

5.5. Form och innehåll

Liksom när det gäller begäran är det skrivelsens karaktär och innehåll och inte formen som avgör om det är ett klagomål eller ej.

Klagomålet bör i princip innehålla uppgifter om den berörda personen, om vilken åtgärd som överklagas och vad denna gäller, liksom de grunder och argument som klagomålet baseras på, ort, datum och namnteckning. Till klagomålet skall bifogas sådana handlingar som kan belysa det problem som tas upp.
För att underlätta förfarandet skall berörd person bifoga ett formulär (se nedan) när begäran lämnas in.

6. ADMINISTRATIONEN

6.1. Behandling av klagomålet

Registrerade klagomål hanteras av enheten för överklaganden och förbereds så att tillsättningsmyndigheten kan fatta beslut om ett svar.

Enheten för överklaganden skall skicka ett mottagningsbevis för klagomålet till den berörde, om möjligt med e-post. Mottagningsbeviset skall bl.a. innehålla följande uppgifter: numret på klagomålet, datum då klagomålet registrerades och namnet på den tjänsteman i enheten som är ansvarig för utredningen av ärendet.

Samtidigt informerar sig enheten hos de avdelningar som fattat det beslut som bestrids eller som berörs av detta, för utredning av ärendet.

Klagomål som gäller gemensamma sjukförsäkringssystemet lämnas för yttrande till Förvaltningskommittén för sjukförsäkring.

Enheten för överklaganden har rätt att vid behov anordna möten mellan olika avdelningar till vilket den klagande, den avdelning som fattat det beslut som överklagas, ombudsmannen och personalrepresentanter som utsetts av Centrala personalkommittén inbjuds. Vid detta möte får den klagande tillfälle att lägga fram sin version av ärendet och anföra de bevisgrunder som angetts i klagomålet. Han får åtföljas av en person efter eget val eller av en rådgivare. Detta möte fungerar varken som domstol eller som beslutsfattande instans utan ger möjlighet för alla berörda parter att yttra sig.

Efter detta möte eller så snart ärendet är tillräckligt utrett förbereds ett utkast till svar. Detta utkast skall efter yttrande från rättstjänsten överlämnas för beslut till den behöriga tillsättningsmyndigheten. De personalrepresentanter som utsetts att närvara vid möten mellan olika avdelningar kommer att informeras om hur klagomålen utfaller (positivt eller negativt).

6.2. Beslut och tidsfrister

Tillsättningsmyndigheten har fyra månader på sig från och med dagen för inlämnandet av klagomålet för att svara. Om det inte lämnats något svar vid utgången av denna tidsfrist skall detta anses vara ett tyst avslag. Den berörda personen kan överklaga beslut som uttryckligen eller tyst innebär avslag på klagomålet vid Europeiska gemenskapernas förstainstansrätt inom tre månader från och med dagen för delgivningen av utgången av klagomålet eller för det tysta avslaget.

Om ett klagomål uttryckligen avslås efter ett tyst avslag men inom tidsfristen på tre månader för inlämnande av överklagande (utan att något överklagande lämnats in) börjar denna tidsfrist på tre månader för inlämnande av överklagan till förstainstansrätten att löpa på nytt.

Svaret på klagomålet skall lämnas till den berörda personen eller till biträdande chef/personalchef på dennes generaldirektorat eller avdelning, eller när det gäller tjänstemän/anställda i kategorin övriga anställda som tjänstgör i ett land utanför EU, till delegationschefen, mot undertecknande av mottagningsbevis. Dessutom får den berörde eller dennes rådgivare informeras via e-post om att svaret på klagomålet sänts iväg via närmast överordnade.

BEGÄRAN OM BITRÄDE

Enheten för överklaganden har även till uppgift att handlägga ärenden avseende begäran om biträde enligt artikel 24¹⁰ i tjänsteföreskrifterna. Bestämmelserna för inlämnande är samma som för en begäran enligt artikel 90 eller ett klagomål.

För mer specifika fall av mobbning har kommissionen infört informella förfaranden som komplettering till de formella förfaranden som redan finns. Syftet är att undvika ett försämrat arbetsklimat och att i godo försöka lösa konflikter redan när de uppstår (se meddelandet om strategier mot mobbning inom Europeiska kommissionen¹¹ och Administrativt meddelande nr 23/2004 av den 6 april 2004).

UPPFYLLANDE AV FÖRORDNING (EG) NR 45/2001 OM SKYDD FÖR ENSKILDA DÅ GEMENSKAPSINSTITUTIONERNA OCH GEMENSKAPSORGANEN BEHANDLAR PERSONUPPGIFTER¹²

Enligt artiklarna 11 och 12 (”Informationsplikt gentemot den registrerade”) i förordning (EG) nr 45/2001 skall enheten för överklaganden ge den registrerade information om behandlingen av uppgifter, bl.a. den registeransvariges identitet. Enligt artiklarna 13–19 (”Den registrerades rättigheter”) har den registrerade rätt att på begäran hos den registeransvarige få tillgång till uppgifter som rör honom eller henne.

_______________________
Footnotes

¹ Denna information ersätter den som publicerades i Administrativt meddelande nr 83/2001 av den 20 september 2001.

² Lokalanställda får lämna in en begäran till den behöriga myndigheten på samma villkor som tjänstemän, under förutsättning att detta är förenligt med de regler som fastställer anställningsvillkoren för dem. Tvister mellan lokalanställda och institutionen skall emellertid varken framläggas för förstainstansrätten eller Europeiska gemenskapernas domstol utan för den domstol som är behörig enligt gällande lagstiftning på den plats där den anställde utövar sina uppgifter (artikel 122 i anställningsvillkoren för övriga anställda).

³ För de personer som omfattas av ”Anställningsvillkor för övriga anställda” är mottagaren den myndighet som har befogenhet att sluta anställningsavtal.

⁴ Jfr artikel 3.4 i rådets förordning (EEG, Euratom) nr 1182/71 av den 3 juni 1971 om regler för bestämning av perioder, datum och frister (EGT L 124, 8.6.1971, s. 1).

⁵ För tillfälligt anställda, extraanställda, kontraktsanställda och särskilda rådgivare tillämpas även artiklarna 46, 73, 117 och 124 i ”Anställningsvillkor för övriga anställda”.

⁶ Beslut som fattats av en uttagningskommitté och beslut angående karriärutvecklingsrapporten (Career development report – CDR) får överklagas direkt hos förstainstansrätten.

⁷ Lokalanställda får lämna in en begäran till den behöriga myndigheten på samma villkor som tjänstemän, under förutsättning att detta är förenligt med de regler som fastställer anställningsvillkoren för dem. Tvister mellan lokalanställda och institutionen skall emellertid varken framläggas för förstainstansrätten eller Europeiska gemenskapernas domstol utan för den domstol som är behörig enligt gällande lagstiftning på den plats där den anställde utövar sina uppgifter (artikel 122 i anställningsvillkoren för övriga anställda).

⁸ Se fotnot 3.

⁹ Se fotnot 4.

¹⁰ Kommissionens skyldighet att biträda sin personal.

¹¹ Skriftligt förfarande E/1820/2003 – C(2003) 3644 – antaget den 22 oktober 2003.

¹² Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter (EGT L 8, 12.1.2001, s. 1).