MODALITES SPECIFIQUES CONCERNANT L’EVALUATION DU PERSONNEL AFFECTE AU SERVICE EXTERIEUR

L’information administrative N° 2-2005 du 12 janvier 2005 annonçait le lancement de l’exercice d’évaluation relatif à l’année 2004, mené conformément aux dispositions générales d’exécution de l’article 43 du statut, adoptées par la Commission, le 23 décembre 2004. http://www.cc.cec/guide/publications/infoadm/2005/ia05002_fr.html

Le 6 avril 2005, la Commission a adopté une décision relative aux modalités d’évaluation spécifiques du personnel affecté au service extérieur, modifiant la décision de la Commission C(2002) 4867/2 du 27.12.2002. Voir en annexe I.

La principale modification apportée par rapport à la décision de décembre 2002 concerne l’évaluation des chefs de délégation dont les modalités seront désormais similaires à celles prévues pour l’évaluation des autres fonctionnaires de la catégorie A*. Cette modification vise à améliorer la qualité du dialogue annuel avec l’évalué, en confiant le rôle de premier évaluateur au directeur responsable de la zone géographique dans laquelle se trouve la délégation (article 2 du projet de décision).

Concrètement, les chefs de délégation (à l’exclusion de ceux qui occupent des fonctions de directeur général ou de directeur qui relèvent des modalités prévues pour le senior management) seront évalués par deux évaluateurs:

• Le premier évaluateur sera le directeur responsable de la zone géographique dans laquelle la délégation est située.
   
• Le second évaluateur sera le directeur du Service extérieur.

Le rôle de validateur sera assumé par le directeur général ou le directeur général adjoint de la DG RELEX.

L’évaluateur d’appel sera le Secrétaire Général de la Commission ou le secrétaire général adjoint, si le validateur est le directeur général de la DG RELEX. Ce rôle sera assumé par le directeur général de la DG RELEX, si le validateur est le directeur général adjoint de la DG RELEX.

La décision apporte par ailleurs un certain nombre de précisions qui permettent de mettre en cohérence le texte légal avec la pratique suivie par le service extérieur :

• L’identité du validateur et de l’évaluateur d’appel est communiquée à l’évalué (article 2 paragraphes 3 et 4 ; article 3 paragraphe 4 ; article 4 paragraphe 6).
   
• La réunion de concertation prévue à l’article 3 paragraphe 1 et à l’article 4 paragraphe 3 implique l’ensemble des premiers et seconds évaluateurs.
   
• Il est précisé que le rapport communiqué à l’évalué comprend les appréciations portées par le premier évaluateur, le second évaluateur et le validateur (article 3 paragraphe 1 et article 4 paragraphe 3).
   
• La notion de directeur fonctionnel a été définie à l’article 3 paragraphe 1.
   

DÉCISION DE LA COMMISSION

du 06.04.2005

relative aux modalités d’évaluation et de promotion du personnel affecté au service extérieur de la Commission

• Article premier : Champ d’application

• Article 2 : Evaluation des chefs de délégation

• Article 3 : Evaluation du personnel relevant de la catégorie A*

• Article 4 : Evaluation du personnel relevant des catégories B* et C*

• Article 5 : Normes d’évaluation

• Article 6 : Délais spécifiques pour le service extérieur

• Article 7 : Comité paritaire d’évaluationArticle 8 : Promotions

• Article 8 : Promotions

• Article 9 : Dispositions finales

LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,

vu le statut des fonctionnaires des Communautés européennes et le régime applicable aux autres agents de ces Communautés, fixés par le règlement (CEE, Euratom, CECA) n° 259/68 du Conseil ¹, et notamment les article 43 et 45 du statut,

vu la consultation du comité du personnel,

vu l’avis du comité du statut,

considérant ce qui suit:

1. Le 23.12.2004, la Commission a adopté des dispositions générales d’exécution de l’article 43 du statut et des dispositions générales d’exécution de l’article 45 du statut.
    
2. Il convient que les règles générales établies dans les dispositions générales d’exécution des articles 43 et 45 du statut soient assorties de règles particulières régissant certains aspects de la procédure d’évaluation et de promotion du personnel affecté au service extérieur.
    
3. Le 27 décembre 2002, la Commission a adopté des modalités spécifiques concernant l’évaluation et la promotion du personnel travaillant au service extérieur ², qui doivent être adaptées pour tenir compte des modifications introduites par le règlement (CE,Euratom) n° 723/2004 et des enseignements à tirer de l’exercice d’évaluation mené en 2004, en ce qui concerne les modalités d’évaluation des chefs de délégation.

A ARRÊTÉ LA PRÉSENTE DECISION :

Article premier : Champ d’application

1. La présente décision s’applique aux fonctionnaires et agents temporaires au sens de l’article 2 du régime applicable aux autres agents des Communauté européennes, qui sont affectés au service extérieur, ci-après dénommé SE, y compris les personnes qui, affectées dans les délégations auprès des organisations internationales établies sur le territoire de l’Union, ne relèvent pas de l’annexe X du statut.
   
   Elles ne s’appliquent pas aux fonctionnaires ou agents temporaires affecté au SE et qui occupent des fonctions de directeur général ou équivalent et de directeur ou équivalent.
    
2. Les dispositions générales d’exécution de l’article 43 et de l’article 45 du statut adoptées par la Commission, le 23.12.2004, sont d’application pour le personnel mentionné au paragraphe 1, à l’exception des modalités particulières visées par la présente décision.

Article 2 : Evaluation des chefs de délégation

1. L’évaluation des chefs de délégation est effectuée par le directeur responsable de la zone géographique dans laquelle la délégation est située, en liaison avec le directeur du SE. Le directeur responsable de la zone géographique et le directeur du SE assument conjointement la fonction d’évaluateur au sens de l’article 2 paragraphe 2 des dispositions générales d’exécution de l’article 43 du statut. Le directeur responsable de la zone géographique est désigné, ci-après, comme « premier évaluateur » et le directeur du SE, comme « deuxième évaluateur ». Le premier évaluateur consulte le (ou les) directeur(s) fonctionnel(s) de l’évalué. Le résultat de cette consultation est joint au rapport d’évolution de carrière.

En ce qui concerne les chefs des délégations multilatérales, le premier évaluateur est le directeur fonctionnel, le deuxième évaluateur est le directeur du SE.

2. Le premier évaluateur et le second évaluateur de l’évalué sont identifiés au début de la période d’évaluation. Leur identité est communiquée à l’évalué ainsi qu’aux membres du comité de gestion du SE.
    
3. Le validateur est le directeur général de la Direction générale Relations extérieures, qui peut habiliter son adjoint à agir en son nom. L’identité du validateur est communiqué à l’évalué.
    
4. L’évaluateur d’appel est le secrétaire général, qui peut habiliter son adjoint à agir en son nom. Lorsque le validateur est le directeur général adjoint, le directeur général de la Direction générale Relations extérieures assume la fonction d’évaluateur d’appel. L’identité de l’évaluateur d’appel est communiqué à l’évalué.
    
5. Sous réserve des dispositions des paragraphes 1 à 4 du présent article, l’évaluation des chefs de délégation suit les modalités prévues à l’article 3 pour l’évaluation du personnel relevant de la catégorie A*. ³

Article 3 : Evaluation du personnel relevant de la catégorie A* ⁴

1. L’évaluation des fonctionnaires du personnel A, y compris les chefs de délégation adjoints, est effectuée par le chef de délégation en liaison avec le directeur responsable de la zone géographique dans laquelle la délégation est située ou, le cas échéant, avec le directeur fonctionnel de l’évalué. Le chef de délégation et directeur responsable de la zone géographique ou, le cas échéant, le directeur fonctionnel (soit le directeur dont les responsabilités comportent le lien thématique le plus proche avec les tâches principalement exercées par le fonctionnaire) assument conjointement la fonction d’évaluateur, au sens de l’article 2 paragraphe 2 des dispositions générales d’exécution de l’article 43 du statut. Le chef de délégation est désigné, ci-après, comme « premier évaluateur » et le directeur responsable de la zone géographique ou, le cas échéant, le directeur fonctionnel comme « deuxième évaluateur ».
   
   L’autoévaluation visée à l’article 8 paragraphe 4 des dispositions générales d’exécution de l’article 43 du statut est transmise par le premier évaluateur au deuxième évaluateur. Le dialogue formel visé à l’article 8 paragraphe 5 des dispositions générales d’exécution de l’article 43 du statut est organisé par le premier évaluateur. Le projet de rapport visé à l’article 8 paragraphe 6 des dispositions d’exécution de l’article 43 du statut est rédigé par le premier évaluateur et transmis au deuxième évaluateur.
   
   Par dérogation aux dispositions de l’article 8 paragraphe 7 des dispositions générales d’exécution de l’article 43 du statut, lorsque pour un grade donné, au moins deux tiers des projets de rapport d’évolution de carrière ont été rédigés et transmis, les deuxièmes évaluateurs vérifient avec les premiers évaluateurs, l’application cohérente des normes d’évaluation et procèdent à la comparaison des mérites et à l’harmonisation des notes de mérite, en se basant sur les indications données par les premiers évaluateurs lors du dialogue formel.
   
   Suite à cette concertation, le deuxième évaluateur complète le projet de rapport en y apportant ses éléments d’appréciation.
   
   Avant la finalisation des rapports, le directeur général de la direction générale Relations extérieures se concerte avec le validateur. Cette concertation a pour objet, sur la base des projets de rapport rédigés par le premier et le deuxième évaluateur, de veiller au niveau du SE et grade par grade, à la cohérence de l’évaluation des mérites des titulaires de poste concernés, en tenant compte des normes d’évaluation arrêtées par le SE, conformément à l’article 8 paragraphe 3 des dispositions générales d’exécution de l’article 43 du statut.
   
   Par dérogation aux dispositions de l’article 8 paragraphe 8 des dispositions générales d’exécution de l’article 43 du statut, lorsque la concertation mentionnée ci-dessus a eu lieu, le deuxième évaluateur et le validateur finalisent le rapport d’évolution de carrière et le communiquent au titulaire de poste. Le rapport communiqué au titulaire de poste comprend les appréciations portées par le premier évaluateur ainsi que celles portées par le second évaluateur et le validateur.
    
2. Le premier évaluateur et le second évaluateur de l’évalué sont identifiés au début de la période d’évaluation. Leur identité est communiquée à l’évalué ainsi qu’aux membres du comité de gestion du SE.
    
3. Le validateur est le directeur du SE. La décision finale lui revient en cas de désaccord entre le premier et le second évaluateur.
    
4. L’évaluateur d’appel est le directeur général de la Direction générale Relations extérieures, qui peut habiliter son adjoint à agir en son nom. L’identité de l’évaluateur d’appel est communiqué à l’évalué.

Article 4 : Evaluation du personnel relevant des catégories B* et C* ⁵

1. L’évaluation du personnel relevant de la catégorie C* est effectuée par le chef de délégation, qui assume la fonction d’évaluateur.
    
2. L’évaluation du personnel relevant de la catégorie B* qui occupe un poste de chef d’administration est effectuée par le chef de délégation, qui assume la fonction d’évaluateur, après consultation des chefs d’unité fonctionnels du SE. Cette consultation est obligatoire et l’avis qui en résulte est consigné dans le rapport d’évolution de carrière.
    
3. L’évaluation du personnel relevant de la catégorie B* qui n’occupe pas un poste de chef d’administration est effectuée par le chef de délégation en liaison avec le chef d’unité responsable de la zone géographique dans laquelle la délégation est située ou, le cas échéant, avec le chef d’unité fonctionnel de l’évalué. Le chef de délégation et le chef d’unité responsable de la zone géographique ou, le cas échéant, le chef d’unité fonctionnel assument conjointement la fonction d’évaluateur, au sens de l’article 2 paragraphe 3 des dispositions générales d’exécution de l’article 43 du statut. Le chef de délégation est désigné ci-après comme « premier évaluateur » et le chef d’unité responsable de la zone géographique ou, le cas échéant, le chef d’unité fonctionnel comme « deuxième évaluateur ».
   
   L’autoévaluation visée à l’article 8 paragraphe 4 des dispositions générales d’exécution de l’article 43 du statut est transmise par le premier évaluateur au deuxième évaluateur. Le dialogue formel visé à l’article 8 paragraphe 5 des dispositions générales d’exécution de l’article 43 du statut est organisé par le premier évaluateur. Le projet de rapport visé à l’article 8 paragraphe 6 des dispositions d’exécution de l’article 43 du statut est rédigé par le premier évaluateur et transmis au deuxième évaluateur.
   
   Par dérogation aux dispositions de l’article 8 paragraphe 7 des dispositions générales d’exécution de l’article 43 du statut, lorsque pour un grade donné, au moins deux tiers des projets de rapport d’évolution de carrière ont été rédigés et transmis, les deuxièmes évaluateurs vérifient avec les premiers évaluateurs, l’application cohérente des normes d’évaluation et procèdent à la comparaison des mérites et à l’harmonisation des notes de mérite, en se basant sur les indications données par les premiers évaluateurs lors du dialogue formel.
   
   Suite à cette concertation, le deuxième évaluateur complète le projet de rapport en y apportant ses éléments d’appréciation.
   
   Avant la finalisation des rapports, le directeur général de la Direction générale Relations extérieures se concerte avec le validateur. Cette concertation a pour objet, sur la base des projets de rapport rédigés par le premier et le deuxième évaluateur, de veiller au niveau du SE et grade par grade, à la cohérence de l’évaluation des mérites des titulaires de poste concernés, en tenant compte des normes d’évaluation arrêtées par le SE, conformément à l’article 8 paragraphe 3 des dispositions générales d’exécution de l’article 43 du statut.
   
   Par dérogation aux dispositions de l’article 8 paragraphe 8 des dispositions générales d’exécution de l’article 43 du statut, lorsque la concertation mentionnée ci-dessus a eu lieu, le deuxième évaluateur et le validateur finalisent le rapport d’évolution de carrière et le communiquent au titulaire de poste. Le rapport communiqué au titulaire de poste comprend les appréciations portées par le premier évaluateur ainsi que celles portées par le second évaluateur et le validateur.
    
4. Le chef d’unité responsable de la zone géographique dans laquelle la délégation est située et le chef d’unité fonctionnel de l’évalué sont identifiés au début de la période d’évaluation. Leur identité est communiquée à l’évalué.
    
5. Pour l’ensemble du personnel relevant de la catégorie B* et de la catégorie C*, le validateur est le directeur du SE. La décision finale lui revient en cas de désaccord entre le premier et le second évaluateur.
    
6. L’évaluateur d’appel est le directeur général de la Direction générale Relations extérieures, qui peut habiliter son adjoint à agir en son nom. L’identité de l’évaluateur d’appel est communiquée à l’évalué.

Article 5 : Normes d’évaluation

Pour les titulaires de poste visés à l’article premier paragraphe 1, les normes d’évaluation mentionnées à l’article 8 paragraphe 3 des dispositions générales d’exécution de l’article 43 du statut sont soumises par le comité de gestion du SE, au comité de direction du SE.

Article 6 : Délais spécifiques pour le service extérieur

Pour les titulaires de poste visés à l’article premier paragraphe 1, par dérogation à l’article 8 paragraphe 14 des dispositions générales d’exécution de l’article 43 du statut, tous les rapports annuels doivent être clôturés fin mai, au plus tard.

Article 7 : Comité paritaire d’évaluation

1. Un comité paritaire d’évaluation, distinct de celui de la Direction générale Relations extérieures, est institué pour le SE. La présidence est assurée par un directeur d’une autre direction générale que les directions générales de la famille Relex ⁶. Le président est nommé par le directeur général de la Direction générale Personnel et administration et par le secrétaire général de la Commission. Le président ne peut pas être un directeur chargé des ressources.
   
   Le comité est composé de six membres : trois représentants du personnel désignés par le comité central du personnel, un directeur d’une Direction générale de la famille RELEX autre que le directeur ressources du SE, désigné d’un commun accord par les directeurs généraux des Directions générales de la famille RELEX, le chef d’unité du SE en charge du suivi de l’exercice d’évaluation et un directeur n’appartenant pas à une direction générale de la famille RELEX, faisant fonction de « membre externe » au sens de l’article 9 paragraphe 1 des dispositions générales d’exécution de l’article 43 du statut, et désigné par le directeur général de la Direction générale Personnel et administration.
    
2. Le président et chacun des membres titulaires ont chacun au moins un suppléant. En cas d’absence du président, la présidence est assurée par le membre externe. Les membres suppléants peuvent participer aux réunions, même lorsque les membres titulaires sont présents mais dans ce cas, ils n’ont pas droit de vote. Un membre suppléant a d’office droit de vote lorsque le membre titulaire qu’il représente est absent.
   
   Lorsque le nombre de membres titulaires présents désignés respectivement par les directeurs généraux et par le comité du personnel est inférieur à trois, les membres suppléants ont alors droit de vote pour autant que le nombre total de membres (titulaires ou suppléants) ayant droit de vote ne dépasse pas trois membres désignés par les directeurs généraux et trois membres désignés par le comité du personnel.
    
3. Tous les autres aspects concernant les modalités de travail et le mandat du comité paritaire d’évaluation sont régis par les clauses de l’article 9, paragraphes 3 à 8 des dispositions générales d’exécution de l’article 43 du statut.

Article 8 : Promotions

1. Aux fins de l’exercice de promotion, le SE est considéré comme une Direction générale distincte. Il se voit donc attribuer un ensemble de points de priorité à répartir entre les fonctionnaires méritants conformément aux règles définies aux articles 5 et 6 des dispositions générales d’exécution de l’article 45 du statut.
    
2. Les propositions d’attribution des points de priorité au personnel relevant de la catégorie A* sont formulées par le directeur général de la Direction générale Relations extérieures, après consultation des chefs de délégation concernés. Le comité de direction du SE doit être consulté et doit approuver les propositions d’attribution de points de priorité.
    
3. Les propositions d’attribution des points de priorité au personnel relevant des catégories B* et C* sont formulées par le directeur du SE, sur l’initiative des chefs de délégation concernés et après consultation, le cas échéant, des autres évaluateurs de la famille RELEX. Cette consultation a lieu dans le cadre du comité de gestion du SE.
    
4. Les dispositions des paragraphes 1 à 3 ne s’appliquent pas aux agents temporaires visés à l’article premier, paragraphe 1.

Article 9 : Dispositions finales

La présente décision remplace la décision adoptée par la Commission, le 27 décembre 2002. En ce qui concerne les modalités d’évaluation, elle s’applique aux rapports qui doivent être établis à compter du 1er janvier 2005. En ce qui concerne les modalités de promotion, elle s’applique à compter de l’exercice de promotion 2005.

Fait à Bruxelles, le 06.04.2005.

Par la Commission
S. KALLAS
Vice-Président de la Commission

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Footnotes

¹ JO L 56 du 4.3.1968. Règlement modifié en dernier lieu par le règlement (CE, Euratom) no 723/2004 (JO L 124 du 27.4.2004, p. 1).

² Décision C(2002) 4867/5 du 27.12.2002, modifiée par la décision C(2004) 844 du 20.02.2004.

³ A compter du 1er mai 2006, toute référence à la catégorie A* devra s’entendre comme une référence au groupe de fonctions AD.

⁴ A compter du 1er mai 2006, toute référence à la catégorie A* devra s’entendre comme une référence au groupe de fonctions AD.

⁵ A compter du 1er mai 2006, toute référence à la catégorie B* ou à la catégorie C* devra s’entendre comme une référence au groupe de fonctions AST.

⁶ sont considérées comme faisant partie de la famille Relex les DG suivantes : Relations extérieures, EuropeAid, Trade, Elargissement, Développement, Echo.