Digitalisierung der Personalakten

Mit der vorliegenden Verwaltungsmitteilung möchten wir Sie darüber informieren, dass die Personalakten in Papierform schrittweise abgeschafft werden und künftig ausschließlich in digitaler (elektronischer) Form verfügbar sind.

Die Personalakte des Beamten oder Statutsbediensteten wird von den Verwaltungsdienststellen der Kommission geführt (Artikel 26 des Statuts).

Die bisherigen Akten bestanden sowohl aus Unterlagen in Papierform (z. B. Entscheidungen der Anstellungsbehörde, Dokumente über eventuelle externe Schulungen) als auch aus elektronischen Dokumenten (z. B. Beurteilung der beruflichen Entwicklung) – siehe Verwaltungsmitteilung Nr. 22-2004 vom 1.4.2004. Diese Unterlagen stammen entweder von den Dienststellen der Anstellungsbehörde der Kommission oder vom Beamten selbst.

Im Rahmen der Verwaltungsvereinfachung sowie der verstärkten Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien führen die Verwaltungsdienststellen derzeit eine Digitalisierung der Personalakten durch.

Dies ermöglicht

• einen besseren Schutz der Akten (vor Verlust/Zerstörung),
• einen leichteren Zugriff darauf (durch die künftige Möglichkeit der Fernabfrage Ihrer Personalakte),
• die Gewährung selektiverer Zugangsrechte für die ermächtigten Dienststellen.

Wichtiger Hinweis: Zur Berichtigung der Daten wenden Sie sich bitte immer an die für diese Verarbeitungen verantwortlichen Referate, nämlich ADMIN.B.3 für Brüssel, ADMIN.C.2 für Luxemburg, RELEX.K.4 für die Delegationen und JRC.B.1 für die GFS.

Ab April 2006 für Brüssel (ab 2. Semester 2006 für die anderen Verwaltungszentren) werden die Beamten und Bediensteten, deren Akte bereits digitalisiert ist, von ihrem PC aus über einen gesicherten Zugang auf ihre eigene Personalakte zugreifen können (über das Portal „Sysper 2“). Auch befugte Sachbearbeiter (ADMIN, PMO) erhalten von den für die Verarbeitung Verantwortlichen Zugang zu Akten oder Aktenteilen, für die sie zuständig sind. Dieser darf jedoch nur zu Verwaltungszwecken genutzt werden.

Jede Person, deren Akte zugänglich gemacht wird, wird individuell per E-Mail über die Verfügbarkeit ihrer Akte informiert und kann innerhalb von drei Monaten ab dieser Benachrichtigung ihre Originalunterlagen abholen. Ab Ende 2006, wenn alle Personalakten digitalisiert sind, wird jedes neue Dokument direkt in digitalisierter Form eingegeben.

Weitere Informationen (Möglichkeiten der Einsichtnahme, Rechtsgrundlage, Verwaltung, Zuständigkeiten usw.) finden Sie auf den Seiten über die Personalakten auf der Intranetseite Pers Admin : (http://www.cc.cec/pers_admin/cond_empl/pers_file/index_fr.html).

Um einen ausreichenden Schutz vor den Risiken aufgrund der Verarbeitung und der Natur der zu schützenden personenbezogenen Daten sowie die Vertraulichkeit dieser Daten zu gewährleisten, wurden entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen. In dieser Hinsicht gab der Europäische Datenschutzbeauftragte im Rahmen der vorgeschriebenen Vorabkontrolle eine positive Stellungnahme zu der Verarbeitung ab. Bei Nutzung der Abfrageanwendung (Sysper 2) kann eine spezielle Datenschutzerklärung abgerufen werden.