Numérisation des dossiers personnels

Par cette Information Administrative, nous vous informons de l’abandon progressif du format papier pour les dossiers personnels au profit d’un format totalement numérique (électronique).

Les services administratifs de la Commission gèrent le dossier personnel de chaque fonctionnaire et agent statutaire (art. 26 du Statut).

Il s’agissait, jusqu’à présent, d’un dossier sous forme d’une compilation de documents sous format papier (p.ex. décisions de l’Autorité Investie du Pouvoir de Nomination - AIPN, documents relatifs à d'éventuelles formations externes, etc.), et de documents électroniques (p.ex. rapport d’évolution de carrière) – voir IA n° 22-2004 du 01.04.2004. Ces documents proviennent soit des services AIPN de la Commission, soit du fonctionnaire lui-même.

Dans le cadre de la simplification administrative et de l’utilisation accrue des technologies de l’information et de la communication, les services administratifs procèdent actuellement à la numérisation de l’ensemble des dossiers personnels.

Cette opération permettra :

• d’augmenter la sécurité des dossiers (éviter toute perte / destruction),
• d’en améliorer la disponibilité (en vous permettant désormais la consultation à distance de votre dossier)
• d’octroyer des droits d’accès plus sélectifs aux services autorisés.

Attention : pour la rectification des données vous devrez toujours vous adresser aux responsables du traitement, à savoir l’ADMIN.B.3 pour Bruxelles, l’ADMIN.C.2 pour Luxembourg, la RELEX.K.4 pour les délégations et le JRC.B.1 pour le CCR.

A partir du mois d’avril 2006 pour Bruxelles (à partir du deuxième semestre 2006 pour les autres centres de gestion), les membres du personnel dont le dossier aura été numérisé disposeront d’un accès sécurisé à leur propre dossier à partir de leur PC (via le portail « Sysper 2 »). Des autorisations sont également délivrées par les responsables du traitement aux gestionnaires habilités (ADMIN, PMO) exclusivement pour les besoins de leur gestion sur les dossiers ou parties de dossiers qui les concernent.

Chaque personne dont le dossier sera rendu accessible, sera individuellement prévenue via e-mail de la disponibilité de son dossier et aura un délai de 3 mois à partir de cette notification pour récupérer ses documents originaux. A terme – fin 2006 - l’ensemble des dossiers personnels sera numérisé et tout nouveau document sera directement introduit sous forme numérisée.

Vous trouverez plus d’informations (comment/où consulter, base juridique, gestion, responsabilités, etc.) dans les pages Dossiers personnels sur le site Pers Admin: (http://www.cc.cec/pers_admin/cond_empl/pers_file/index_fr.html).

Les mesures techniques et organisationnelles appropriées ont été prises pour assurer un niveau de sécurité adéquat au regard des risques présentés par le traitement et compte tenu de la nature des données à caractère personnel à protéger, et pour garantir la confidentialité de ces données. A cet égard, le traitement a reçu un avis favorable du Contrôleur européen de la protection des données. Une déclaration spécifique de confidentialité sera accessible au niveau de l’application de consultation (Sysper 2).