VERÖFFENTLICHUNG VON FOTOS IM HANDBUCH DER DIENSTSTELLEN IM INTRANET

Mit dieser Mitteilung sollen die Mitarbeiter darüber informiert werden, dass sie seit dem 20.12.2006 ihr Foto (z.B. das Foto auf ihrem Dienstausweis oder ein anderes Passfoto) über das Kommissionsintranet (IntraComm) im internen Handbuch der Dienststellen (Guide des Services) veröffentlichen können, auf das auch die anderen EU-Organe und Einrichtungen Zugriff haben.

Weshalb sollte ich mein Foto veröffentlichen?

Das Handbuch der Dienststellen wird von den Mitarbeitern der EU-Organe und Einrichtungen bei ihren zahlreichen Tätigkeiten sehr häufig konsultiert.

Gegenwärtig enthält das Handbuch der Dienststellen, das für den Dienstgebrauch bestimmt ist, eine Reihe von Informationen über die Kommissionsmitarbeiter, wie Kontaktdaten, Verwaltungseinheit und kurze Stellenbeschreibungen, die von verschiedenen Datenbanken abgerufen werden.

Um dieses wichtige Instrument zu verbessern, bietet die GD ADMIN den Mitarbeitern nun an, in den persönlichen Kontaktdaten auch ihr Foto zu veröffentlichen. Sowohl für die Mitarbeiter als auch für Arbeit der Kommission bietet dies mehrere Vorteile:

• Bilder sind Botschaften: In einer großen, komplexen, mehrsprachigen, multikulturellen und auf verschiedene Standorte verteilten Organisation wie der Kommission kann die interne Kommunikation und Zusammenarbeit deutlich verbessert werden, wenn Sie mit Ihren Kollegen auch Gesichter verbinden. Fotos spielen daher eine ganz wichtige Rolle. So können Sie bei Besprechungen die einzelnen Teilnehmer leichter erkennen.
   
• Doppelarbeiten vermeiden: Ein klares Beispiel dafür, dass die Mitarbeiter mit Namen auch gerne Gesichter verbinden, ist die wachsende Anzahl der Verzeichnisse, in denen einzelne GDs/Abteilungen Fotos ablegen („Who is who") und anderen GDs via Intranet zur Verfügung stellen. Wird dies zentral gesteuert, so können Doppelarbeiten vermieden und Kosten gespart werden.
   
• Mehr Offenheit und Transparenz

Am einfachsten und günstigsten ist es, für die Einträge ins Handbuch der Dienststellen die im Sicherheitsdienst der GD ADMIN hinterlegten Fotos zu verwenden.

Die diesbezügliche Verwendung der Fotos wurde vom Generaldirektor der GD ADMIN genehmigt. Gemäß Artikel 6 und Artikel 5 Buchstabe d der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft ist jedoch Ihre ausdrückliche Zustimmung notwendig.

Wie kann ich mein Foto ins Handbuch der Dienststellen einbinden?

Ganz einfach: Sie Erstens müssen Sie der Speicherung des Fotos ihres Dienstausweises zustimmen und zweitens die Veröffentlichung im Handbuch der Dienststellen veranlassen.

Beides kann über Sysper2 ausgeführt werden.

Bitte beachten Sie, dass ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung keine Veröffentlichung erfolgt (nur Sie können den Vorgang einleiten). Sie können sich auch jederzeit umentscheiden und Ihr aktuelles Foto aus dem Handbuch der Dienststellen entfernen oder austauschen.

Es wurden verschiedene Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um den Missbrauch der Fotos auszuschließen. Neben den allgemeinen Sicherheitsmaßnahmen für die im IntraComm gespeicherten Daten wurde auch eigens sichergestellt, dass Ihr Foto weder heruntergeladen noch verändert werden kann. Details zu den Sicherheitsvorkehrungen finden Sie in der geänderten Vertraulichkeitserklärung für das Handbuch der Dienststellen.

Aufgrund der technischen Komplexität dieser Erweiterung des Handbuchs der Dienststellen, werden die Photos der Dienstausweise erst Anfang 2007 schrittweise im System verfügbar sein. Allerdings haben alle Mitarbeiter von Anfang an die Möglichkeit, ein eigenes Photo zu verwenden.

Welche Nutzungsbedingungen gelten für die GDs?

Da alle Kommissionsdienststellen über das IntraComm Zugriff auf das Handbuch der Dienststellen haben, treten bei der Nutzung für ähnliche GD-interne Zwecke (z. B. „Who is who“) keine datenschutzrechtlichen Probleme auf. Schließlich beachten alle GDs die Vorschriften und Beschränkungen, die in der Meldung beim Datenschutzbeauftragten und in der Datenschutzerklärung für die Veröffentlichung des Handbuchs der Dienststellen im IntraComm festgelegt sind.

Einen gesonderten Vermerk über die Nutzungsbedingungen einschließlich der technischen Leitlinien erhalten Sie auf Anfrage vom Referat DG DIGIT B.3.

Bemerkungen zum Datenschutz

Das Handbuch der Dienststellen speichert keine Daten sondern präsentiert Daten, die in anderen Systemen gespeichert sind. Eine Ausnahme bilden hier lediglich die Daten, die mit ausdrücklicher Zustimmung des Betroffenen gespeichert wurden (wie beispielsweise die Photos). Ein Betroffener kann jederzeit eine früher erteilte Zustimmung zurückziehen, wodurch die betroffenen Datensätze gelöscht werden. Darüber hinaus werden Daten nur während der Dauer eines Beschäftigungsverhältnisses bei der Europäischen Kommission gespeichert. Weitergehende Informationen zum Datenschutz entnehmen Sie bitte der Vertraulichkeitsklausel und der Anmeldung beim Datenschutzbeauftragtem. Zusätzlich können Sie sich auch an den Europäischer Datenschutzbeauftragter zu wenden, falls ihre Fragen nicht zufrieden stellend beantwortet werden.