PHOTOS DANS LE GUIDE DES SERVICES SUR INTRACOMM

La présente information administrative a pour objet d'informer le personnel que, à partir du 20/12/2006, il peut autoriser l'affichage de sa photo d'identité (à savoir la photo qui apparaît sur le badge de sécurité qui donne accès aux bâtiments de la Commission ou toute autre photo d'identité) dans le Guide des services qui est disponible sur IntraComm, l'Intranet de la Commission, et qui est également accessible aux autres institutions et organes communautaires.

Pourquoi afficher votre photo d'identité ?

Le Guide des services est un outil de référence largement utilisé qui offre un service global pour les multiples tâches de l'institution.

Actuellement, le Guide des services destiné à une utilisation interne propose un éventail d'informations professionnelles sur le personnel de la Commission (les coordonnées de la personne, l'entité administrative et une brève description du poste) extraites de plusieurs bases de données.

La DG ADMIN souhaite améliorer cet outil particulièrement utile en permettant au personnel d'ajouter sa photo d'identité (s'il le souhaite) à ses coordonnées personnelles. Cette initiative présente plusieurs avantages pour le personnel, mais également pour le travail au sein de la Commission.

• Elle permet de reconnaître ses collègues : dans une grande organisation comme la Commission, complexe, multilingue, multiculturelle et dispersée géographiquement, être capable d'identifier la personne avec qui vous travaillez peut améliorer considérablement l'efficacité de la communication et de la collaboration entre collègues. L'affichage des photos y contribuera largement, notamment en permettant de reconnaître ses collègues dans les réunions.
   
• Elle évite les doubles emplois : la tendance croissante à créer de nouveaux répertoires de photos dans les DG/services/unités ("Who is who") et à les afficher sur l'Intranet de la DG illustre parfaitement le besoin qu'éprouvent les collèges de se reconnaître entre eux. La mise en place d'un outil central évitera les doubles emplois dans les DG et permettra de travailler plus efficacement.
   
• Elle encourage l'ouverture et la transparence en général.

La manière la plus efficace et la plus simple d'ajouter les photos du personnel au Guide des services est de joindre à chaque dossier individuel la photo d'identité détenue par la Direction Sécurité de la DG ADMIN.

Cette nouvelle utilisation de cette photo a été acceptée par le directeur général de la DG ADMIN, mais elle requiert également votre autorisation expresse, conformément aux articles 6 et 5, point d), du règlement (CE) n° 45/2001 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires.

Comment ajouter votre photo d'identité au Guide des services sur IntraComm

Ajouter votre photo à votre dossier dans le Guide des services est très simple. Vous acceptez que votre photo (de votre carte de service ou toute autre photo d'identité) soit stockée dans Sysper2 ; et donc publiée dans le Guide des services sur IntraComm.

Ceci est exécuté via l'application Sysper2.

Notez qu'aucune action ne sera entreprise sans votre autorisation expresse (par défaut, votre photo ne sera pas affichée). Vous pourrez changer d'avis à tout moment et décider de revenir à la situation actuelle (c'est-à-dire pas de photo dans le Guide des services) ou de changer votre photo.

Diverses mesures de sécurité ont été mises en place pour éviter toute utilisation abusive des photos, à savoir des mesures communes à toutes les données stockées sur IntraComm, mais aussi des mesures spécifiques visant à empêcher le téléchargement ou la modification de votre photo. Ces mesures sont détaillées dans la déclaration concernant le caractère confidentiel des données personnelles du Guide des services sur IntraComm.

En raison de cette amélioration importante du Guide des services, techniquement complexe, la mise à disposition des photographies des cartes de service sera progressive à partir de 2007. Néanmoins, l'ensemble du personnel a la possibilité de télécharger une photo de son choix, et ceci dès à présent.

Conditions de réutilisation par les DG

Etant donné que tous les services de la Commission ont accès aux données du Guide des services sur IntraComm, la réutilisation de ces données à des fins similaires dans des applications internes aux DG (à savoir pour le "Who is who" des DG) ne soulève aucun problème supplémentaire de confidentialité, pour autant que les DG concernées respectent totalement les dispositions et les restrictions décrites dans la notification au délégué à la protection des données et dans la déclaration concernant le caractère confidentiel des données personnelles pour le Guide des services sur IntraComm.

Une note d'information spécifique sur les conditions de réutilisation comprenant les directives techniques peut être obtenue sur demande à la DG DIGIT.B.3.

Remarques sur la protection des données

Le Guide des services ne stocke pas de données et représente uniquement les données dans les autres systèmes. La seule exception est celle qui est donnée avec le consentement explicite de la personne concernée par le traitement de ses données dans Sysper2 (par exemple les photos). La personne concernée peut à tout moment révoquer son accord et les données seront ainsi effacées. De plus, dans tous les cas, les données personnelles sont stockées uniquement pendant que la personne est active administrativement parlant. Pour plus de détail sur la protection des données, veuillez consulter la déclaration spécifique de confidentialité et la notification au délégué à la protection des données. Vous avez également la possibilité de saisir le Contrôleur européen de la protection des données si toute question que vous vous posez ne reçoit pas une réponse adéquate de la part de votre organisation.