EXERCICE D’EVALUATION DU PERSONNEL 2007
(1)
Période de référence: du 1er janvier au 31
décembre 2006
L’évaluation portant sur la période de référence couvrant l’année
civile 2006 est le cinquième exercice se déroulant selon le nouveau
système mis en place en avril 2002.
Les dispositions générales d’exécution (DGE) de l'article 43 du statut
adoptées par la Commission le 23 décembre 2004, restent d’application
pour cet exercice d’évaluation.
Vous trouverez ci-dessous, un rappel des principes qui régissent
l’évaluation, une explication des modifications apportées par rapport à
l’exercice précédent et une description des différentes étapes de la
procédure d’évaluation.
- PRINCIPES GENERAUX
Chaque année, la Commission évalue les performances de son
personnel. Cette évaluation fait l’objet d’un rapport individuel,
appelé rapport d’évolution de carrière (REC). Le REC est établi à
partir de l’application informatique Sysper2. Le modèle de rapport
est accessible à l’adresse suivante :
http://www.cc.cec/pers_admin/appraisal/forms_fr.html.
Qui doit être évalué ?
- Tous les fonctionnaires et agents temporaires ayant été en
activité ou détachés dans l’intérêt du service, pendant au moins
un mois en continu au cours de l’année 2006, doivent être
évalués.
- Les exceptions:
- Pour les titulaires de poste(2) qui ont
quitté définitivement les institutions communautaires en
2006 ou qui seront amenés à les quitter en 2007, un rapport
ne doit être établi qu'à la condition qu'ils en fassent la
demande expresse à leur évaluateur.
- Les fonctionnaires ou agents temporaires occupant des
fonctions de directeur général ou équivalent et de directeur
ou équivalent font l’objet d’une évaluation, selon des
modalités particulières et ne sont pas concernés par cet
exercice annuel.
Quelle est la période couverte par le nouvel exercice
d’évaluation ?
La période de référence qui fait l’objet de l’évaluation est celle
allant du 1er janvier 2006 au 31 décembre 2006.
Sur quoi porte l’évaluation ?
L’évaluation porte sur 3 volets :
- Le rendement est évalué par une note de zéro à dix :
des objectifs individuels assortis de critères d’évaluation sont
fixés pour chaque titulaire de poste ; l’évaluation du rendement
est faite sur la base du degré de réalisation de ces objectifs,
en tenant compte du contexte de travail.
- Les compétences sont évaluées par une note de zéro à
six. Des standards applicables à l’ensemble des services de la
Commission () ont été établis par la DG ADMIN, avec l’appui du
comité paritaire de suivi de l’évaluation et de la promotion.
Ces standards doivent être nécessairement utilisés par tous les
services. Ils peuvent néanmoins être complétés pour couvrir des
aspects qui sont spécifiques à chaque direction générale. Pour
les titulaires de poste qui assument des fonctions
d’encadrement, les compétences relatives au leadership, à la
gestion des personnes et à la gestion des ressources financières
doivent également être évaluées.
- La conduite dans le service est évaluée par une note
de zéro à quatre. L’évaluation de la conduite couvre des aspects
comme la capacité à travailler avec d’autres, la motivation ou
la culture de service. L’évaluation doit être faite à partir de
standards communs applicables à l’ensemble des services,
auxquels peuvent être ajoutés, le cas échéant, des standards
spécifiques, développés par la direction générale.
http://www.cc.cec/pers_admin/appraisal/2007_exercise_fr.html#6
Dans le cas où des objectifs n’auraient pas pu être fixés pour
l’année 2006 pour l’ensemble des tâches assurées, l’évaluation du
rendement sera complétée à partir d’éléments dont a connaissance le
titulaire de poste, comme la description de poste ou des plannings
existants.
L’attention du personnel est attirée sur le fait que le mérite
individuel des fonctionnaires ayant bénéficié d’une promotion
prenant effet en 2006 est apprécié relativement à celui des
fonctionnaires du grade vers lequel ils ont été promus. Ceci peut
conduire à ce qu’un niveau de performances identique à celui
constaté au titre de l’année 2005, donne lieu à une appréciation des
mérites différente dans le grade supérieur.
Quelles sont les règles d’application ?
Les dispositions générales d’exécution de l’article 43 du statut
adoptées par la Commission le 23 décembre 2004, restent
d’application pour les rapports annuels couvrant l’année 2006 et les
rapports intermédiaires qui devront être établis en 2007.
Des dispositions spécifiques sont prévues pour le personnel affecté
au service extérieur de la Commission, pour le personnel relevant de
la partie recherche du budget général et le personnel détaché auprès
de la représentation du personnel.
http://www.cc.cec/pers_admin/appraisal/2007_exercise_fr.html#7
- MODIFICATIONS PAR RAPPORT A L’EXERCICE 2006
Comme indiqué au point III, pour ce nouvel exercice, la moyenne des
notes de mérite attendue pour chaque grade est fixée à 14,65.
Une seule modification a été apportée au formulaire du rapport
d'évolution de carrière et, par voie de conséquence, à l'application
informatique "Sysper2". Elle concerne l'évaluation du potentiel dans
le cadre des procédures de certification et d'attestation.
- Procédure de certification : les fonctionnaires du
groupe de fonctions des AST sans restriction de carrière
(fonctionnaires ex B*) qui souhaitent se porter candidats à
cette procédure doivent, lorsqu'ils remplissent leur
auto-évaluation, demander à leur évaluateur de compléter une
rubrique "potentiel".
Cette rubrique a été modifiée par l'ajout d'une question qui
concerne notamment les fonctionnaires n'ayant pas été en mesure
d'assumer des fonctions de niveau "Administrateurs".
L'évaluateur pourra indiquer, le cas échéant, à quelles
occasions le titulaire a démontré son potentiel à devenir un bon
administrateur de par son rendement, ses aptitudes et/ou sa
conduite dans le service.
- Pour rappel, la rubrique « potentiel » figurant dans le REC
ne devra être remplie que si le titulaire de poste en fait la
demande explicite dans son autoévaluation.
- L'évaluateur devra nécessairement indiquer, à partir d’un
menu déroulant, les fonctions majoritairement effectuées par des
administrateurs assumées par le titulaire de poste au cours de
l’année 2006. Il pourra aussi indiquer à quelles occasions le
titulaire a démontré son potentiel à devenir un bon
administrateur de par son rendement, ses aptitudes et/ou sa
conduite dans le service.
- Il appartiendra au validateur de décider, sur la base des
commentaires introduits par l’évaluateur, si le titulaire de
poste a démontré ou non son potentiel à devenir un bon
administrateur.
Reconduction et procédure de certification: en cas de
reconduction, la rubrique "potentiel" telle qu'établie dans le REC
précédent sera elle aussi considérée comme reconduite: si le
fonctionnaire s'était vu reconnaître le potentiel d'assumer des
fonctions de niveau "Administrateurs", il sera supposé avoir
également démontré son potentiel au cours de l'année 2006; dans
l'hypothèse contraire, une reconduction du rapport précédent
signifiera que le fonctionnaire n'a pas été en mesure de démontrer
son potentiel en 2006.
Procédure d'attestation: les fonctionnaires AST concernés par
la procédure d'attestation (fonctionnaires ex C* et ex D*) ne
doivent plus demander l'évaluation de leur "potentiel" dans le cadre
du REC. A compter de l'exercice d'attestation qui sera lancé à la
mi-2007, toutes les données nécessaires à la procédure d'attestation
seront collectées dans le cadre de l'acte de candidature, y compris
celles se rapportant au potentiel. En cas de reconduction, la
rubrique "potentiel" du rapport précédent ne sera donc pas prise en
considération pour l'exercice d'attestation lancé mi-2007.
- DEROULEMENT DE L’EXERCICE D’EVALUATION
Dans la plupart des directions générales, l’exercice d’évaluation
couvrant l’année 2006 sera lancé le 15 janvier 2007. Les REC annuels
devraient être finalisés, en règle générale, fin avril au plus tard.
Pour le personnel affecté au service extérieur, une procédure et des
délais spécifiques sont prévus.
Les contingents de points de priorité octroyés aux directions
générales dans le cadre de l'exercice de promotion seront calculés
sur la base des REC annuels clôturés à la date du 15 juin 2007.
Qui assume les fonctions d’évaluateur, de validateur et
d’évaluateur d’appel ?
En règle générale, l’évaluateur est le chef d’unité du titulaire de
poste, le validateur, le directeur et l’évaluateur d’appel, le
directeur général.
L’évaluateur est le chef d’unité en place au 31 décembre 2006. Les
fonctions de validateur et d’évaluateur d’appel sont assumées par le
directeur et le directeur général, en place au moment où ils doivent
intervenir dans la procédure.
Quelles sont les étapes de la procédure d’évaluation ?
La procédure d’évaluation est gérée par l’application informatique
Sysper 2. Les titulaires de poste qui se trouvent dans
l’impossibilité durable d’avoir accès à Sysper 2 pourront toutefois
recourir à d’autres formes de communication écrite.
La procédure d’évaluation est organisée autour des étapes suivantes:
- Statistiques relatives aux exercices d’évaluation et de
promotion précédents (voir point IV ci-dessous)
- Moyenne attendue par grade des notes de mérite
La moyenne par grade des notes de mérite qui devrait être
constatée par chaque direction générale, au vu des exercices
d’évaluation antérieurs, est fixée à 14,65 pour l’exercice
d’évaluation relatif à l’année 2006.
Cette moyenne attendue ne doit constituer ni une instruction, ni
un élément réduisant le pouvoir d’appréciation et l’indépendance
de l’évaluateur dans l’appréciation de chaque évalué, par
rapport aux standards applicables.
- Définition des standards d’évaluation
Les standards d’évaluation ont pour finalité d’harmoniser
l’évaluation au sein d’une direction générale, de faciliter le
dialogue entre évaluateur et évalué et d’assurer une meilleure
comparabilité des appréciations données.
Comme indiqué ci-dessus, des standards communs ont été établis
par la DG ADMIN, avec l’appui du comité paritaire de suivi de
l’évaluation et de la promotion, pour l’évaluation des
compétences et de la conduite. Ces standards communs doivent
être utilisés pour les 2 rubriques concernées. Ils peuvent
toutefois être complétés par des standards spécifiques à la
direction générale.
Les standards communs sont accessibles à l’adresse suivante :
http://www.cc.cec/pers_admin/appraisal/2007_exercise_fr.html#6
- L’autoévaluation
Suite à la demande de l’évaluateur, le titulaire de poste doit
établir une autoévaluation, dans un délai de huit jours
ouvrables. Il est fortement recommandé que le titulaire de poste
utilise les standards d’évaluation lors de cette étape cruciale.
Le titulaire de poste doit indiquer dans son autoévaluation s'il
a été élu à la représentation du personnel, ou bien désigné ou
délégué par celle-ci. Il doit dans ce cas séparer son
autoévaluation en deux sections distinctes, afin que
l'évaluateur consulte le groupe ad hoc uniquement sur la partie
relative aux activités effectuées dans le cadre des fonctions
exercées en tant qu'élu, désigné ou délégué.
Ceci ne s'applique pas aux fonctionnaires détachés à temps plein
ou à 50% en qualité de représentants du personnel, pour qui
d'autres dispositions sont prévues, en particulier
l'établissement d'un REC en bonne et due forme, par le groupe
ad-hoc.
- Le dialogue formel
Au plus tard dix jours ouvrables après la communication de
l’autoévaluation, l’évaluateur tient un dialogue avec le
titulaire de poste, qui porte sur l’évaluation des prestations
du titulaire de poste pendant l’année 2006, la fixation des
objectifs et la définition d’une carte de formation couvrant au
moins l’année 2007.
L’autoévaluation et les standards d’évaluation doivent être
systématiquement utilisés lors de ce dialogue.
L’évaluateur doit donner au titulaire de poste une indication de
la note de mérite qu’il envisage de lui attribuer, sous forme
d’une fourchette d’une amplitude maximale d’un point.
Les objectifs fixés pour l’année 2007 doivent être cohérents
avec le programme de travail de la direction générale et de
l’unité.
L'évaluateur consulte le groupe ad hoc si le titulaire de poste
a mentionné dans l'autoévaluation ses activités en tant qu'élu,
désigné ou délégué à la représentation du personnel.
A l’issue du dialogue, l’évaluateur rédige un projet de rapport,
tenant compte de l'avis du groupe ad hoc le cas échéant.
- Les deux phases de concertation
Lorsque dans une direction et pour un grade donné, au moins deux
tiers des projets de rapports d’évolution de carrière ont été
rédigés par les évaluateurs, le validateur doit se concerter
avec les évaluateurs pour procéder à la comparaison des mérites
et à l’harmonisation des notes de mérite proposées.
Le directeur général se concerte également avec les validateurs
afin de procéder à la même vérification au niveau de l’ensemble
de la direction générale.
- L’établissement du rapport d’évolution de carrière
Après ces concertations, l’évaluateur et le validateur
finalisent le rapport d’évolution de carrière. Celui-ci est
porté à la connaissance du titulaire de poste. Le titulaire
dispose de cinq jours ouvrables pour accepter le rapport sans
formuler d’observations, pour l’accepter tout en y ajoutant des
commentaires ou pour le refuser, en motivant son refus.
- Les voies d’appel
En cas de refus du rapport, le validateur doit organiser un
second dialogue avec le titulaire de poste, dans un délai de dix
jours ouvrables. Le titulaire de poste peut se faire assister
par un autre fonctionnaire. En outre, si le titulaire de poste,
l’évaluateur ou le validateur en fait la demande, l’évaluateur
participe également au second dialogue. A l’issue de ce
dialogue, le validateur confirme le rapport ou le modifie dans
les cinq jours ouvrables. Le rapport est porté à la connaissance
du titulaire de poste qui dispose de dix jours ouvrables pour
l’accepter ou le refuser, en motivant son refus.
Le refus vaut saisine du comité paritaire d’évaluation. Le
comité examine l’appel dans un délai de 10 jours ouvrables. Il
ne se substitue ni à l’évaluateur, ni au validateur mais vérifie
le respect de la procédure et examine dans quelle mesure le
rapport a été établi conformément aux standards d’évaluation
définis pour la direction générale concernée. La composition des
Comités Paritaires d'évaluation (CPE) sera disponible dans les
semaines qui viennent.
L’avis du comité paritaire est porté à la connaissance du
titulaire de poste, de l’évaluateur, du validateur et de
l’évaluateur d’appel. Lorsqu’il a été adopté suite à un vote,
cet avis fait état des positions majoritaires et minoritaires
qui se sont exprimées. Dans un délai de cinq jours ouvrables,
l’évaluateur d’appel confirme ou modifie le rapport.
L’évaluateur d’appel doit motiver sa décision s’il s’écarte des
recommandations figurant dans l’avis du comité paritaire
d’évaluation.
Le rapport est alors clôturé et porté à la connaissance du
titulaire de poste. A ce stade de la procédure, en cas de
désaccord, ce dernier a toujours la faculté d’introduire une
réclamation auprès de l’autorité investie du pouvoir de
nomination, au titre de l’article 90 du statut.
- Des dispositions spécifiques pour les titulaires de poste
ayant le même grade que leur évaluateur
Lorsqu’un chef d’unité appartient au même grade que le titulaire
du poste, le validateur participe au dialogue, si le titulaire
de poste, l’évaluateur ou le validateur en fait la demande. Le
validateur doit obligatoirement faire part de ses observations
écrites dans la partie du rapport réservée à cette fin. Le
comité paritaire d’évaluation accorde une attention particulière
aux appels formés par un titulaire de poste appartenant au même
grade que son évaluateur. Enfin si, suite à cet appel, le comité
paritaire n’est pas en mesure de rendre un avis ou ne rend pas
un avis unanime, l’évaluateur d’appel doit organiser un dialogue
avec le titulaire de poste avant de confirmer ou modifier le
rapport.
- STATISTIQUES RELATIVES AUX DERNIERS EXERCICES D’EVALUATION ET
DE PROMOTION
Des statistiques détaillées relatives aux exercices d’évaluation
et de promotion 2006 peuvent être consultées en annexes :
- L'annexe II reprend les taux de promotion constatés (nombre de
fonctionnaires promus sur nombre de fonctionnaires dans le
grade).
- L’annexe III indique la distribution des notes de mérite par
grade.
- L’annexe IV reprend la distribution des points de priorité «
direction générale », par direction générale et par grade
promouvable.
- L’annexe V reprend une série d’informations sur l’ancienneté
de grade, l’âge et le profil de carrière des promus.
- L'annexe VI indique la distribution des points de priorité
accordés pour des activités dans l’intérêt de l’Institution, par
Direction générale.
L’attention du personnel est attirée sur les points suivants :
- La population prise en compte pour les statistiques relatives
aux notes de mérite est celle affectée à la direction générale
concernée, au 31 décembre 2005.
- Par souci de confidentialité, les statistiques ne sont pas
reprises lorsque pour un grade donné, l’effectif est inférieur à
3 ou lorsque la distribution des notes de mérite permet de
déduire la note de mérite obtenue par des personnes
individuelles. Par exemple, si au sein d’une direction générale,
pour un grade donné, toutes les personnes ont obtenu la même
note de mérite, chaque personne relevant de ce grade peut en
déduire la note obtenue par les autres. Il en va de même si une
personne a obtenu une note de X et toutes les autres une note Y.
La personne ayant obtenu la note X peut déduire la note de
mérite des autres.
- La population prise en compte pour les statistiques relatives
aux points de priorité est celle affectée à la direction
générale concernée au 31 décembre 2005, et appartenant aux
grades pouvant bénéficier de points de priorité.
- Les statistiques relatives aux fonctionnaires promus lors de
l’exercice 2006 couvrent les fonctionnaires rémunérés sur la
partie fonctionnement du budget général, dont le grade
permettait, en 2006, une promotion au grade supérieur et qui
étaient affectés dans les services de la Commission et les
Offices (y inclus l’OLAF), à la date du 31 décembre 2005.
- L’ancienneté dans le grade pour les fonctionnaires promus est
calculée au jour près, c'est-à-dire en calculant le temps écoulé
entre la date d’effet des promotions 2006 et la date d’entrée
dans le grade.
- L’écart type de la durée moyenne dans le grade des
fonctionnaires promus donne une indication de la dispersion de
la population par rapport à la moyenne : plus l’écart-type est
faible, plus la part des fonctionnaires promus avec une
ancienneté proche de la moyenne est élevée.
- La durée moyenne dans le grade est celle constatée pour les
fonctionnaires promus, rémunérés sur la partie fonctionnement du
budget général, au cours des exercices de promotion 2000 à 2004.
Pour les grades A*12, B*10, C*6 et D*4, l’ancienneté moyenne
prise en compte est l’ancienneté des promus constatés lors de
l'exercice de promotion 2005.
- Un fonctionnaire promu a un « profil normal » en terme de
carrière, si son ancienneté dans le grade est égal à la durée
moyenne 2000-2004 plus ou moins un écart type.
- Un fonctionnaire promu relève du « profil rapide », si son
ancienneté dans le grade est inférieure à la durée moyenne
2000-2004 moins un écart type.
- Un fonctionnaire promu appartient au « profil lent », si son
ancienneté dans le grade est supérieure à la durée moyenne
2000-2004 plus un écart type.
ANNEXE I
REFERENTIEL DES FONCTIONS EFFECTUEES MAJORITAIREMENT PAR LES
ADMNISTRATEURS
Fonctions AD (43)
- Analyse stratégique
- Analyse socio-économique
- Analyse politique
- Analyse économique
- Développement de politiques
- Conception des politiques du personnel
- Suivi des politiques
- Coordination des politiques
- Conception de la législation
- Gestion de la législation
- Analyse et conseils juridiques
- Vérification de la législation et traitement des infractions
- Relations interinstitutionnelles
- Représentation et négociation
- Relations extérieures
- Planification et programmation
- Gestion de programmes
- Gestion de projets/processus
- Gestion de la qualité et évaluation
- Gestion des services IT
- Analyse et conseil techniques
- Direction et planification
- Encadrement du personnel de l’unité
- Gestion des ressources humaines
- Gestion administrative du personnel : supervision des
procédures relatives à la gestion d'équipe (évaluation,
promotion, formation, performance, missions,…) et gestion des
carrières
- Appui, révision et support linguistique
- Traduction
- Interprétation
- Coordination et consultation interne
- Coordination et consultation inter services
- Coordination horizontale
- Informations, communications, publications
- Communication externe
- Communication interne : production de rapports d’information
et conception de sessions d’information (pour les membres de
l’unité, de la hiérarchie, de la Commission, …)
- Gestion de contrat
- Budget et Finance : supervision et contrôle des transactions
financières et budgétaires de l’unité, de l’allocation interne
du budget pour l’unité ainsi que de la productivité des
dépenses.
- Budget et Finance : validation des demandes de paiement,
examen des rapports annuels et de clôture des interventions
- Statistiques
- Assistance technique
- Contrôle et inspection
- Audit interne
- Audit externe
- Travail scientifique et en laboratoire
|
ANNEXE II EXERCICE DE PROMOTION 2006
TAUX DE PROMOTION CONSTATES
ANNEXE III EXERCICE D'EVALUATION 2006
DISTRIBUTION DES NOTES DES RAPPORTS ANNUELS RELATIFS A L’ANNEE 2005
(FONCTIONNAIRES)
ANNEXE IV EXERCICE DE PROMOTION 2006
DISTRIBUTION DES POINTS DE PRIORITE « DIRECTION GENERALE »
ANNEXE V EXERCICE DE PROMOTION 2006
ANCIENNETE
DE GRADE, AGE ET PROFIL DE CARRIERE DES FONCTIONNAIRES PROMUS
(Fonctionnaires rémunérés sur la partie fonctionnement du budget
général)
ANNEXE VI EXERCICE DE PROMOTION 2006
DISTRIBUTION DES POINTS DE PRIORITE ACCORDES POUR DES ACTIVITES
DANS L'INTERET DE L'INSTITUTION, PAR DIRECTION GENERALE
_____________________ Footnotes
(1) Hors fonctionnaires ou agents temporaires occupant des fonctions
de directeur général ou équivalent, et de directeur ou équivalent.
(2) Le terme « titulaire de poste » désigne indifféremment les
fonctionnaires et les agents temporaires. |