CODIFICATION DE L'ACCÈS À INTRACOMM, L'INTRANET DE LA COMMISSION EUROPÉENNE

• Introduction
• Quels types de contenus trouve-t-on sur IntraComm?
• Qui peut accéder à quoi?
• Qu'en est-il en pratique?

Introduction 

IntraComm est l'intranet de la Commission européenne et constitue à ce titre l'un de ses principaux instruments de communication interne. Depuis 2001, l'accès à IntraComm, qui était initialement réservé au personnel de la Commission, a progressivement été étendu à d'autres groupes et catégories de personnes ayant un besoin d'accès légitime, notamment les autres institutions et organes de l'UE et le personnel retraité.

Cette opération a été menée dans le cadre du projet «e-Commission» et présente les avantages suivants:

• indépendance par rapport à la situation géographique et à la distance;
   
• réduction des retards dans les communications;
   
• fonctionnalités étendues d'archivage des documents;
   
• possibilités de recherche dans les informations disponibles;
   
• réalisation d'économies dans le cadre de la publication et de la diffusion des données;
   
• renforcement de la coopération entre les institutions européennes en matière administrative et dans d'autres domaines;
   
• amélioration et facilitation de l'accès aux informations pour les personnes ayant un besoin d'accès légitime.

Quels types de contenus trouve-t-on sur IntraComm?

Les contenus figurant sur IntraComm peuvent être classés en trois catégories:

1. les informations «freely available», qui regroupent la majorité des informations stockées sur l'intranet (par exemple les règles administratives et juridiques, telles que les informations administratives et le statut). Ces informations sont accessibles à tous les utilisateurs d'IntraComm;
    
2. les informations «core staff only», uniquement accessibles au personnel en activité et aux groupes assimilés mentionnés au point a) ci-après. Cette catégorie concerne une minorité des informations disponibles sur IntraComm. Il s'agit généralement des services et contenus faisant partie de l'espace de travail interne de la Commission, ainsi que des informations achetées à l'extérieur et protégées par des droits d'auteur. Les décisions relatives aux droits d'accès à ces informations sont prises par la DG responsable du contenu;
    
3. les informations «owner protected», que l'on trouve dans des zones d'IntraComm auxquelles seules les personnes autorisées par le propriétaire peuvent accéder au moyen du mot de passe adéquat. Par exemple, le mot de passe ECAS, de plus en plus utilisé au niveau de la Commission, permet de limiter l'accès à certaines données aux utilisateurs ayant préalablement reçu une autorisation ad hoc. Les décisions relatives aux droits d'accès à ces informations sont prises par la DG responsable du contenu.
   
   Aux fins de la présente information administrative, l'expression «full access» se réfère à l'accès cumulé aux informations visées aux points 1) et 2) ci-dessus («freely available» + «core staff only»).

Qui peut accéder à quoi? 

Le directeur général du personnel et de l’administration a décidé:

1. que les groupes d'utilisateurs suivants bénéficient d'un «full access» à IntraComm:
    
   • tous les membres du personnel de la Commission européenne en activité, y compris le personnel en congé de maternité;
      
   • les fonctionnaires de la Commission détachés dans l'intérêt du service ou à leur propre demande;
      
   • les fonctionnaires de la Commission en congé parental ou familial;
      
2. que les groupes d'utilisateurs suivants bénéficient d'un accès à IntraComm limité aux informations relevant de la catégorie «freely available»:
    
   • les membres du personnel des autres institutions de l'UE et des organes associés (uniquement à partir de leur lieu de travail) ¹ ;
      
   • les bénéficiaires du régime de pension/d'allocation de l'UE. Ce groupe comprend tous les utilisateurs bénéficiant de l'une des quatre prestations suivantes, prévues à l'annexe VIII du statut:
      
     • la pension d'ancienneté;
        
     • l'allocation d'invalidité;
        
     • la pension de survie;
        
     • l'indemnité de retrait d'emploi dans l'intérêt du service;
        
   • les anciens fonctionnaires de la Commission ayant droit à l'indemnité de «dégagement» ²;
      
   • les fonctionnaires de la Commission en congé de convenance personnelle (CCP);
      
   • les fonctionnaires de la Commission en congé pour service militaire.

Qu'en est-il en pratique? 

Les identifiants IntraComm des personnes appartenant au groupe d'utilisateurs mentionné au point a) ci-dessus sont gérés directement par l'unité des ressources humaines de la DG dont relèvent ces personnes, qui ne doivent donc entreprendre aucune démarche pour avoir accès à IntraComm.

En ce qui concerne les groupes d'utilisateurs mentionnés au point b) ci-dessus:

• l'assistance de première ligne au personnel des «autres institutions de l'UE» et des «organismes associés» est assurée par l'organisation informatique dont relève ce personnel. Il convient de noter que les membres du personnel des autres institutions/des agences/des organes de l'UE ne peuvent accéder à IntraComm que par l'intermédiaire du réseau TESTA II1 et que l'accès depuis un endroit autre que leur lieu de travail n'est pas pris en charge techniquement par la Commission;
   
• l'assistance de première ligne aux bénéficiaires du régime de pension/d'allocation de l'UE et aux fonctionnaires de la Commission en congé de convenance personnelle, à leur propre demande ou pour service militaire, est assurée par les services suivants:

Les services mentionnés ci-dessus agiront en tant qu'intermédiaires pour les groupes susmentionnés et, en ce qui concerne l'enregistrement de ces utilisateurs, en tant que médiateurs vis-à-vis des services intervenant dans la fourniture de l'accès (DIGIT, unités RH de chaque DG, PMO).

L'ADMIN/D/5 traite exclusivement des questions de principe concernant l'accès de chacun des groupes mentionnés ci-dessus. Les personnes qui rencontrent des difficultés pour obtenir leurs droits d'accès doivent prendre contact avec les services responsables qui figurent dans le tableau ci dessus. Ceux-ci s'efforceront de garantir que les droits d'accès des groupes en question sont mis en œuvre en temps utile et/ou maintenus afin d'assurer une communication efficace entre les bénéficiaires de l'accès et la Commission.

Par souci d'exhaustivité, il est utile de rappeler que différents groupes de personnel accèdent à IntraComm via des serveurs mandataires différents. Ces serveurs sont les suivants:

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Footnotes

⁽¹⁾ Cette disposition s'étend au personnel travaillant pour les autres institutions de l'UE, les agences de l'UE et les organes périphériques à vocation communautaire de l'UE (par exemple le Collège d'Europe, l'institut universitaire européen de Florence, etc.). Dans ce dernier cas, les demandes d'accès de seront examinées au cas par cas. Toute institution, toute agence ou tout organe de l'UE souhaitant avoir accès à IntraComm doit être intégré dans le réseau de transmission des données, désigné sous l'acronyme TESTA II. Il s'agit d'un réseau européen sécurisé s'inscrivant dans le cadre du projet financé par l'UE sur l'«Échange de données entre administrations». La plupart des institutions et agences de l'UE sont connectées à TESTA II. Leur personnel pourra donc avoir accès au site IntraComm. Une liste mise à jour des organisations connectées à TESTA II est disponible sur IntraComm.

⁽²⁾ Par «dégagement», on entend la «cessation des fonctions au titre de l'article 4 du règlement CE n° 1746/2002».

⁽³⁾ Une liste mise à jour est accessible sur IntraComm.