Règle 7 - Accessibilité

1. Recommandation

Le site IntraComm doit être accessible par l'ensemble du personnel de la Commission ainsi que par certains groupes de partenaires clés.

2. Justification

IntraComm est avant tout un outil de travail et un vecteur d'information pour le personnel de la Commission en activité. Tous les membres du personnel peuvent y accéder qu'ils se trouvent dans leur bureau, à leur domicile ou en mission. Cet outil doit également pouvoir être utilisé par le personnel en poste dans les différents lieux de travail de la Commission au sein de l'Union ainsi que dans ses délégations.

IntraComm devrait également être accessible, autant que faire se peut, au personnel souffrant d'un handicap physique.

Le personnel des autres institutions, agences et organes de l'UE ainsi que différents groupes non actifs du staff de la Commission - tels que les retraités, etc. - ont accès à la plupart des fonctionnalités d'IntraComm.

3. Description

L'accessibilité est examinée ci-après sous les trois aspects suivants:

Les exigences techniques en matière d'accès sont traitées au chapitre 5

3.1. Permissions d'accès

3.1.1 Types d'utilisateurs - types d'accès

Tableau synoptique : "Qui a accès à quoi ?" pdf - 19 KB [19 KB] English (en)

L'URL à utiliser pour avoir accès au site est différente selon le groupe d'utilisateurs (personnel de la Commission en activité, retraités et membres du personnel des autres institutions de l'UE). Le chapitre 1 présente une vue d'ensemble.

Accès du personnel depuis le domicile ou en mission

La responsabilité d'expliquer au fonctionnaire comment se connecter à IntraComm en dehors des locaux de la Commission revient à l'IRM local. Un guide de la connexion peut toutefois être consulté sur IntraComm .

Accès des fonctionnaires retraités

Il existe également un site internet pour les fonctionnaires retraités.

Accès à partir des autres institutions/agences/organes de l'UE

Toute institution, toute agence ou tout organe de l'UE souhaitant avoir accès à IntraComm doit être intégré dans un réseau de transmission des données, désigné sous l'acronyme TESTA II. Il s'agit d'un réseau européen sécurisé s'inscrivant dans le projet financé par l'UE sur l'« échange de données entre administrations ».

La plupart des institutions pdf - 11 KB [11 KB] English (en) et agences pdf - 14 KB [14 KB] English (en) de l'UE sont connectées à TESTA II. Leur personnel aura donc accès au site IntraComm.

3.1.2 Sous-sites protégés par mot de passe

Les membres du personnel accédant à IntraComm à partir de leur lieu de travail peuvent normalement consulter les informations d'IntraComm sans avoir à introduire leur login et leur mot de passe. Toutefois, des zones protégées par login et mot de passe peuvent être créées si un producteur d'information souhaite publier des informations à l'intention d'un groupe restreint de membres du personnel de la Commission. Toute demande de création de zone protégée doit être transmise à l' équipe IntraComm par l'intermédiaire du webmestre de la DG.

3.1.3 Accès réservé au personnel de la Commission

Les producteurs d'information peuvent souhaiter, pour des raisons de confidentialité, de droits d'auteur ou d'autres raisons impératives, interdire l'accès à certains répertoires de leur sous-site pour les utilisateurs hors Commission, c'est-à-dire les utilisateurs des autres institutions, agences ou organes de l'UE. Pour ce faire, il suffit d'ajouter un /i/ dans l'URL/chemin d'accès.

Exemple: http://www.cc.cec/home/dgserv/sg/i/college/index.cfm

Les tentatives d'accès non autorisé généreront le message suivant :

La page que vous essayez d'ouvrir est classée « à usage interne uniquement ». Cela signifie que seuls les membres du personnel de la Commission en activité sont habilités à consulter cette page.

Quelques pages de l'Intranet de la Commission sont réservées à un usage interne, soit en raison des règles relatives aux droits d'auteur, soit en raison de la sensibilité des informations contenues dans ces pages.

Nous vous prions de bien vouloir nous excuser pour tout désagrément que ce refus d'accès pourrait vous causer et espérons que vous continuerez à trouver utiles et satisfaisantes les nombreuses informations mises à votre disposition.

3.1.4 Accès personnalisé - votre profil IntraComm

Les demandes d'accès plus personnalisé aux informations d'IntraComm impliquent pour l'utilisateur l'obligation de s'identifier lors du premier accès à IntraComm, ou lors d'un éventuel changement de profil.

L'introduction d'une telle identification devrait avoir pour unique but d'offrir des informations personnalisées, par exemple des informations directement liées au domaine de travail ou au lieu de travail de l'utilisateur. (accès à l'Intranet local)

3.2. Accessibilité pour les utilisateurs handicapés

La Commission s'est engagée à appliquer les directrices WAI (initiative d'accessibilité au Web) au niveau de priorité 1 tant pour le serveur Europa que pour son Intranet (IntraComm).

La mise en œuvre des directives WAI a pour objectif de permettre au personnel souffrant d'un handicap physique (comme le personnel malvoyant) d'exploiter les informations publiées sur IntraComm.

Une description détaillée des directives WAI est donnée dans le guide IPG d'Europa, chapitre 7.

Des cours concernant l'initiative WAI pourraient être bientôt proposés aux webmestres ainsi qu'à d'autres membres du personnel intéressés.

L'application des directives WAI n'est pas seulement nécessaire, elle est également logique. Nombre des mesures prescrites pour améliorer l'accessibilité des personnes handicapées améliorent également l'accessibilité des personnes non handicapées.

3.3. Utilisation des métadonnées

3.3.1 Pourquoi des métadonnées?

Les métadonnées sont des données qui décrivent le contenu d'un document web. Elles sont essentielles à la bonne gestion du contenu web. Combinées à des index de sujets contrôlés, les métadonnées permettent également à l'utilisateur web d'effectuer des recherches thématiques sur l'Intranet.

Créer un site web sans métadonnées équivaut à constituer une bibliothèque sans système d'index.

Les métadonnées fournissent des informations permettant :

3.3.2 Métadonnées dans IntraComm

Toutes les pages doivent comporter des métadonnées. Il convient de les stocker dans la partie <HEAD> du document.

IntraComm utilise les balises Méta définies par le groupe de travail " Dublin Core " et approuvées par le consortium W3C. Toutefois, seul un sous-ensemble de balises (celles définies plus bas) est obligatoire. Pour consulter la liste complète des métadonnées identifiées dans l'ensemble des éléments de métadonnées du Dublin Core (voir Dublin Metadata Core Element Set)

En dehors de ces métadonnées obligatoires, le producteur d'information peut introduire d'autres métadonnées considérées nécessaires à des fins de gestion (par exemple, "DateAlarm", "WritePermission", "Version"). Il est toutefois interdit d'inclure dans les métadonnées toute information ayant trait aux firmes participant à la conception, à la production et à la mise à jour des pages web d'IntraComm.

Les documents PDF et Word doivent également comporter des métadonnées (à remplir dans 'File' > 'Properties'). Voir Annexe 2

Pour générer des métadonnées, et plus particulièrement pour déterminer le bon code de classification et de type, un outil Metabuilder a été créé à utiliser pour IntraComm et Europa. Ce Metabuilder est développé afin d'aider le webmaster à générer des métadonnées, ceci durant une période de transition avant qu'un outil similaire soit intégré au Web Content Management.

3.3.3 Métadonnées obligatoires

Sur IntraComm, seules 7 balises Méta du sont obligatoires :

Les instructions pour l'insertion des métadonnées figurent à l' annexe 2.

Veuillez noter qu'à l'inverse du site Europa, la présence des métadonnées " Reference " et " Keywords " n'est pas requise. De même que la métadonnée " Date " est obligatoire, ce qui n'est pas le cas sur Europa.