Bruxelles, le 20 juin 2008
RELEX/K.4/MDH REG.D(2008) 508518
VM 0252/08
NOTE A L'ATTENTION DE TOUS LES FONCTIONNAIRES, AGENTS
TEMPORAIRES ET AGENTS CONTRACTUELS AFFECTES HORS COMMUNAUTE
Objet: |
Allocation Scolaire de type "B" –
Demande d'attribution – Avances
- année scolaire 2008/2009 [En application de l'article 3 de l'Annexe
VII, de l'article 15 de l'Annexe X, et des dispositions générales
d'exécution] |
Il est rappelé à l'ensemble des fonctionnaires, agents temporaires et
agents contractuels affectés hors Communauté que la demande d'attribution
de l'allocation scolaire doit être renouvelée pour chaque enfant à
charge et pour chaque année scolaire au moyen du formulaire ci-joint
(annexe 1)
. Sont concernés par cet exercice, les enfants âgés de cinq
ans au moins et fréquentant régulièrement et à plein temps une école
primaire ou secondaire ou un établissement d’enseignement supérieur.
Le formulaire dûment rempli et signé, accompagné des attestations et
pièces justificatives originales, doit être renvoyé au service
compétent [RELEX/K.4] au plus tard le 15 novembre 2008 pour les
étudiants de l'hémisphère Nord, le 15 mars 2009 pour ceux de l'hémisphère
Sud (délais de rigueur). Au cas où le formulaire n'aurait pas été
renvoyé avant les dates précitées, le versement des allocations devra être
suspendu.
Jusqu'à examen des demandes pour l'année considérée, les allocations
continueront à être payées sur base de l'année scolaire précédente. Toute
modification qui sera jugée ultérieurement nécessaire sera effectuée
rétroactivement au premier jour du mois au cours duquel le changement est
intervenu.
Nous vous rappelons qu'une avance (80%) sur les frais scolaires
importants peut être autorisée sur demande du/de la
fonctionnaire/agent temporaire/agent contractuel – veuillez consulter la
note RELEX/K.2 n° 514734/VM 150/04 du 07.06.2004, relative aux règles. Les
avances sur frais scolaires ne seront accordées que si le dossier de
l'année scolaire précédente (certificats de scolarité et avances
éventuelles) est en ordre.
Afin d'éviter tout retard dans l'examen de leur demande, les intéressé(e)s
sont invité(e)s à s'assurer que les documents fournis sont clairs et
complets.
Tout dossier incomplet qui parvient à notre service sera renvoyé au
fonctionnaire accompagné de la note, dont vous trouverez un modèle en
annexe 2.
Tableau récapitulatif des démarches administratives à effectuer par le
fonctionnaire/agent temporaire/ agent contractuel pour l’octroi de
l’allocation scolaire du type "B":
ACTION
|
Demande annuelle
+
certificat scolaire |
Remboursement
des frais scolaires |
Avance
sur frais
scolaires |
Régularisation
de l’avance sur
frais scolaire |
DELAI
|
15 novembre pour
l'hémisphère nord
15 mars pour
l'hémisphère sud |
Demandes à introduire
sur base trimestrielle, semestrielle ou annuelle |
Demandes à introduire
sur base de la totalité des frais annuels pour autant que ces frais
dépassent la moitié du salaire de base mensuel |
6 mois à partir de la
réception du paiement de l'avance |
DOCUMENTS A JOINDRE |
Demande d'attribution et
les certificats originaux de scolarité (portant le cachet officiel de
l'établissement scolaire) |
Originaux des factures
et preuves de paiement |
Facture pro-forma de
l'école mentionnant les délais de paiement |
Originaux des factures
et preuves de paiement |
En ce qui concerne les demandes de dépassement du plafond,
celles-ci doivent être introduites avec la demande d'attribution de
l'allocation scolaire 2008/2009. Ces demandes doivent être
accompagnées d'une note justificative motivée (coûts des établissements
sur place, manque de choix, impératifs pédagogiques impérieux, etc…) et de
toutes pièces pouvant être utiles au traitement de celles-ci.
Après comparaison de l'ensemble des demandes de dépassement de plafond,
les décisions seront prises sur la base des disponibilités budgétaires.
Pour tout dépassement de plafond accordé, l'AIPN déterminera un montant
forfaitaire qui peut aller jusqu'à 100% des coûts éligibles (voir DGE).
Les décisions seront prises sur base des critères suivants:
- Niveau de prix et disponibilité des établissements scolaires
primaires et secondaires au lieu d'affectation
- Respect du principe de continuité des études
- Situation familiale
- Le montant des coûts éligibles excédant le plafond dépasse > 50 % du
salaire de base
- Uniquement pour les fonctionnaires en recyclage: l'enfant doit se
trouver dans les 4 dernières années des études secondaires.
Veuillez noter que les demandes d’attribution ainsi que les demandes de
remboursements des frais de scolarité ne peuvent être traitées que sur
base des documents originaux. Il est donc inutile d’envoyer des copies
avancées par fax ou par mail.
J'invite également tous les fonctionnaires, agents temporaires et agents
contractuels affectés hors Communauté à prendre connaissance des
dispositions générales d'exécution relatives à l'octroi de l'allocation
scolaire (article 3 de l'annexe VII du Statut)
http://www.cc.cec/guide/publications/infoadm/2004/ia04053_fr.html
et
des mesures complémentaires, spécifiques aux fonctionnaires/agents
temporaires/agents contractuels affectés dans les pays tiers et concernant
notamment le plafond de remboursement de scolarité (article 15 de l’Annexe
X) http://www.cc.cec/statut/anglais/ann149.htm.
Thierry de Saint Maurice
« signé »
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