Bruxelles, le 9 juillet 2009
RELEX/K.4 – AK Ares(2009) 163323
VM 0293/09

NOTE A L'ATTENTION DE TOUS LES FONCTIONNAIRES, AGENTS TEMPORAIRES ET AGENTS CONTRACTUELS AFFECTES DANS LES PAYS TIERS

Il est rappelé à l'ensemble des fonctionnaires, agents temporaires et agents contractuels affectés dans les pays tiers que la demande d'attribution de l'allocation scolaire doit être renouvelée pour chaque enfant à charge et pour chaque année scolaire au moyen du formulaire ci-joint (annexe 1). Sont concernés par cet exercice, les enfants âgés de cinq ans au moins et fréquentant régulièrement et à plein temps une école primaire ou secondaire ou un établissement d’enseignement supérieur.

Le formulaire dûment rempli et signé, accompagné des attestations et pièces justificatives originales, doit être renvoyé au service compétent [RELEX/K.4] au plus tard : le 15 novembre 2009 pour les étudiants de l'hémisphère Nord (HN) ; et le 15 mars 2010 pour ceux de l'hémisphère Sud (HS) (délais de rigueur). Au cas où le formulaire n'aurait pas été renvoyé avant les dates précitées, le versement des allocations devra être suspendu.

Jusqu'à examen des demandes pour l'année considérée, les allocations continueront à être payées sur base de l'année scolaire précédente. Toute modification qui sera jugée ultérieurement nécessaire sera effectuée rétroactivement au premier jour du mois au cours duquel le changement est intervenu.

Nous vous rappelons qu'une avance (80%) sur les frais scolaires importants peut être autorisée sur demande du/de (la) fonctionnaire / agent temporaire / agent contractuel – veuillez consulter la note RELEX/K.4 n° 514734/VM 150/04 du 07.06.2004, relative aux règles, en annexe 3 . Les avances sur frais scolaires ne seront accordées que si le dossier de l'année scolaire précédente (certificats de scolarité et avances éventuelles) est en ordre.

Afin d'éviter tout retard dans l'examen de leur demande, les intéressé(e)s sont invité(e)s à s'assurer que les documents fournis sont clairs et complets.

Tout dossier incomplet qui parvient à notre service sera renvoyé au fonctionnaire accompagné de la note dont vous trouverez un modèle en annexe 2 .

Tableau récapitulatif des démarches administratives à effectuer par le fonctionnaire / agent temporaire / agent contractuel pour l’octroi de l’allocation scolaire du type "B" :

En ce qui concerne les demandes de dépassement du plafond, celles-ci doivent être introduites avec la demande d'attribution de l'allocation scolaire 2009/2010. Ces demandes doivent être accompagnées d'une note justificative motivée (coûts des établissements sur place, manque de choix, impératifs pédagogiques impérieux, etc…) et de toutes pièces pouvant être utiles au traitement de celles-ci.

Après comparaison de l'ensemble des demandes de dépassement de plafond, les décisions seront prises sur la base des disponibilités budgétaires. Pour tout dépassement de plafond accordé, l'AIPN déterminera un montant forfaitaire qui peut aller jusqu'à 100% des coûts éligibles (voir les dispositions générales d'exécution -- DGE).

Les décisions seront prises sur base des critères suivants:

• Niveau de prix et disponibilité des établissements scolaires primaires et secondaires au lieu d'affectation
   
• Respect du principe de continuité des études
   
• Situation familiale
   
• Le montant des coûts éligibles excédant le plafond dépasse > 50 % du salaire de base
   
• Uniquement pour les fonctionnaires en recyclage : l'enfant doit se trouver dans les 4 dernières années des études secondaires.

Veuillez noter que les demandes d’attribution ainsi que les demandes de remboursements des frais de scolarité ne peuvent être traitées que sur base des documents originaux. Il est donc inutile d’envoyer des copies avancées par fax ou par mail.

J'invite également tous les fonctionnaires, agents temporaires et agents contractuels affectés dans les pays tiers à prendre connaissance des dispositions générales d'exécution relatives à l'octroi de l'allocation scolaire (article 3 de l'annexe VII du Statut) http://www.cc.cec/guide/publications/infoadm/2004/ia04053_fr.html et des mesures complémentaires, spécifiques aux fonctionnaires / agents temporaires / agents contractuels affectés dans les pays tiers et concernant notamment le plafond de remboursement de scolarité (article 15 de l’Annexe X) http://www.cc.cec/statut/anglais/ann149.htm.

Thierry de Saint Maurice
« signé »

Annexes:

1) Demande d'attribution et formulaire pour le remboursement de transport privé (Annexe 1). 2) Note "type" pour le renvoi d'un dossier incomplet (Annexe 2). 3) Note RELEX/K.2 n° 514734/VM 150/04 du 7/6/2004 (Annexe 3).