EXERCICE DE PROMOTION 2005

L’exercice de promotion 2005 sera le troisième organisé selon les modalités décidées par la Commission en 2002. La présente information administrative rappelle les principes qui régissent ces modalités. Elle s’attachera plus particulièrement à présenter les principaux changements ou précisions introduits par les dispositions générales d’exécution (DGE) de l’article 45 du statut, adoptées le 23 décembre 2004).

• RAPPEL : LES CARACTERISTIQUES DU SYSTEME DE PROMOTION EN VIGUEUR DEPUIS 2003
• NOUVEAUTES DE L’EXERCICE DE PROMOTION 2005
• CALENDRIER DE L’EXERCICE DE PROMOTION 2005
• ANNEX: Seuils de promotion indicatifs applicables en 2005
   

1. RAPPEL : LES CARACTERISTIQUES DU SYSTEME DE PROMOTION EN VIGUEUR DEPUIS 2003
   
   Le nouveau système de promotion a été appliqué pour la première fois, en 2003. L’ensemble de l’exercice de promotion est désormais géré par le biais du module « Promotion » de Sysper 2. Chaque fonctionnaire a accès individuellement à son dossier promotion par le biais d’un mot de passe personnel et secret. Ce dossier comporte notamment l’information sur l’attribution des points de priorité reçus au titre de l’exercice ainsi que sur sa situation personnelle quant aux points de priorité et aux points de mérite accumulés.
   
   1.1. Les principes du système de promotion en vigueur depuis 2003
    
   • Les fonctionnaires accumulent, au fil des exercices de promotion, des points de mérite et des points de priorité. L’ensemble de ces points est versé dans un sac à dos.
      
   • A chaque exercice de promotion sont promus :
      
     • tous les fonctionnaires dont le sac à dos contient plus de points que le seuil de promotion⁽¹⁾ ;
        
     • les fonctionnaires dont le sac à dos contient un nombre de points égal au seuil de promotion, pour autant que les possibilités budgétaires le permettent. A cet effet, un mécanisme de départage des ex-aequo sur proposition des comités de promotion est prévu.
        
   • Le sac à dos des fonctionnaires promus est réduit du nombre de points correspondant au seuil de promotion.

   L’ensemble des principes qui régissent le nouveau système de promotion sont explicités de manière détaillée dans l’information administrative n° 34-2003 du 02 mai 2003.
   
   1.2. Comment sont accumulés les points de mérite et de priorité ?
   
   Chaque année, un fonctionnaire se voit attribuer des points de mérite et éventuellement des points de priorité.
    

   • Les points de mérite sont ceux qui résultent de la note figurant dans le rapport annuel d’évolution de carrière (REC). Cette note est comprise entre 0 et 20. Un fonctionnaire ayant obtenu une note de 12 dans le REC couvrant l’année 2004, se verra attribuer 12 points de mérite pour l’exercice de promotion 2005.
     
     Toutefois, cette règle générale peut souffrir d’exceptions par exemple lorsqu’un fonctionnaire dispose de plusieurs REC couvrant chacun une partie de l’année précédente, lorsqu’il a changé de catégorie ou qu’il n’a pas été en activité pendant la totalité de la période de référence. Dans ces cas de figure, les points de mérite sont calculés au prorata de la période prestée dans le grade.
      
   • Il y a plusieurs catégories de points de priorité :
      
     • Les points de priorité « direction générale » : ils sont attribués par les directeurs généraux, dans la limite du contingent disponible (voir point 1.3.), aux fonctionnaires jugés les plus méritants, selon les modalités suivantes:
        
       • les fonctionnaires ayant fait la preuve de leurs mérites exceptionnels, peuvent recevoir de 6 à 10 points de priorité.
          
       • les autres fonctionnaires peuvent quant à eux bénéficier d’un maximum de 4 points.

       Les fonctionnaires dont le dernier REC comporte une appréciation faible ou insuffisant ne peuvent pas bénéficier de points de priorité.
       
       Les critères établis pour l’attribution de ces points doivent être portés à la connaissance du personnel de la direction générale concernée. Ils seront communiqués à la DG ADMIN qui en informera le comité du personnel.
        
       Les propositions d’attribution des points de priorité par les directeurs généraux (« les intentions formelles ») seront publiées par la DG ADMIN (voir point 3 calendrier de l’exercice de promotion).
       
       Les points de priorité « reconnaissant le travail accompli dans l’intérêt de l’institution » : les comités de promotion peuvent proposer d’attribuer des points de priorité aux fonctionnaires ayant accompli des tâches dans l’intérêt de l’institution et qui ne figurent pas dans la liste de leurs activités normales. La liste des tâches concernées se trouve à l’annexe I des DGE de l’article 45 (adoptées par la Commission le 23 décembre 2004. 2 points au maximum par fonctionnaire peuvent être attribués à ce titre et par année.
       
       Il appartient à l’évalué de déclarer dans son REC, les activités qu’il a accomplies et le nombre de jours qu’il y a consacré. Un menu déroulant reprenant les activités pouvant donner lieu à l’octroi de ces points (y compris une liste exhaustive des comités paritaires) a été prévu à cette fin.
       
       Par ailleurs, la DG ADMIN a demandé à l’Office européen de sélection du personnel et à chaque Président de comité paritaire, un relevé détaillé des fonctionnaires de la Commission ayant participé à leurs travaux.
       Les propositions relatives à ces points de priorité seront portées à la connaissance du personnel, avant la réunion des comités de promotion (voir point 3 calendrier de l’exercice de promotion). Les fonctionnaires pourront ainsi introduire un recours devant le comité compétent s’ils estiment que le nombre de points de priorité qu’il est envisagé de leur octroyer, ne reflète pas les travaux dans l’intérêt de l’institution qu’ils ont accomplis en 2004.
        

     • Les points de priorité de transition « AIPN » : des points dits de transition seront attribués par l’autorité investie du pouvoir de nomination (AIPN) aux fonctionnaires dont l’ancienneté de grade au 1er janvier 2005 excède l’ancienneté moyenne de grade des fonctionnaires promus en 2004. Le nombre de ces points dépendra de la note de mérite obtenue par le fonctionnaire, au titre de l’année 2003. Il ne peut excéder 4 points et est calculé conformément au tableau figurant au point 2.3. des DGE de l’article 45.
        
     • Les points de priorité de transition « comités de promotion » : les comités de promotion pourront proposer d’attribuer jusqu’à 3 points de priorité pour pallier d’éventuels problèmes de transition entre l’ancien et le nouveau système de promotion.
        
     • Les points de priorité d’appel « comités de promotion »: les comités de promotion peuvent proposer d’attribuer des points de priorité d’appel aux fonctionnaires qui ont contesté le nombre de points de priorité « direction générale » obtenus et qui ont introduit un recours devant le comité. Le comité doit avoir considéré le recours justifié et motiver sa proposition. Il n’y pas de limite prévue quant au nombre de points d’appel qui peuvent être attribués.
        

   1.3. Comment sont calculés les contingents de points de priorité « direction générale » ?
   
   Chaque direction générale ou service peut disposer, pour un grade donné, d’un contingent de points de priorité égal à 2,5 fois le nombre de fonctionnaires appartenant au grade en question (au 31 décembre 2004) et pour lesquels la direction générale a:
    

   • finalisé le ou les REC couvrant l’année 2004 ;
      
   • fixé des objectifs validés pour l’année 2005 ;
      
   • établi une carte de formation couvrant au moins l’année 2005.

   Le contingent de points de priorité est réduit si, pour le grade concerné, la moyenne des notes de mérite dépasse de plus d’un point la moyenne des notes de mérite attendue. Les directions générales peuvent toutefois demander des dérogations. Ces demandes de dérogations sont examinées par un groupe paritaire, présidé par le directeur général de la DG ADMIN et composé de 4 membres représentant l’administration et 4 membres désignés par le comité du personnel, représentant le personnel.
   
   Il est rappelé que la moyenne attendue par grade des notes de mérite, visée à l’article 8 des dispositions générales d’exécution de l’article 43 du statut a été fixée à 14,25, pour l’exercice d’évaluation et de promotion 2005.
   
   1.4. Comment sont établis les seuils de promotion?
   
   Le seuil de promotion n’est pas fixé a priori. Un seuil de promotion est constaté, au terme de l’exercice annuel de promotion, pour chaque grade concerné, par les comités de promotion et l’AIPN. Il est fonction des disponibilités budgétaires et du résultat de l’attribution des points par les directions générales.
   
   En pratique, un classement des fonctionnaires est établi, en fonction du nombre de points accumulés : le premier dans la liste est celui qui dispose du plus grand nombre de points. Si les disponibilités budgétaires permettent de promouvoir 100 fonctionnaires du grade X au grade Y, les 100 fonctionnaires dont le sac à dos contient le plus de points sont promus. Le seuil de promotion constaté est le nombre de points accumulés par le fonctionnaire ayant le 100^ième rang dans cette liste.
   
   Compte tenu de ce mécanisme, il est impossible de déterminer au début de l’exercice, quel sera le seuil de promotion définitif pour un grade donné.
   
   Toutefois, la DG ADMIN réalise, en début d’exercice, sur la base de simulations statistiques, une estimation des seuils qui n’a, par définition, qu’une valeur indicative. Les seuils de promotion indicatifs pour 2005 figurent en annexe à cette information administrative.
   
   1.5. Qui est promu ?
   
   Les fonctionnaires disposant d’un total de points supérieur au seuil de promotion sont promus, pour autant qu’ils soient dans les conditions statutaires requises (minimum d’ancienneté dans le grade et en activité). Il existe toutefois une exception majeure à cette règle : les fonctionnaires qui ont une note inférieure à 10 dans leur dernier REC ne peuvent pas être promus, même s'ils ont accumulé un nombre de points supérieur au seuil de promotion.
   
   Par ailleurs, les fonctionnaires qui ont accumulé un nombre de points exactement identique au seuil de promotion peuvent éventuellement être promus. Si les possibilités budgétaires ne permettent pas de promouvoir tous les fonctionnaires ayant atteint ce seuil, le comité de promotion propose parmi ces ex aequo, ceux qui peuvent faire l’objet d’une promotion en recourant à des critères subsidiaires comme l’ancienneté dans le grade et des considérations liées à l’égalité des chances ou à la nature des fonctions exercées. Les fonctionnaires ayant un total de points identique (quelle que soit l’origine de ces points) sont en effet réputés avoir le même mérite.
   
   1.6. Quelles sont les voies de recours possibles ?
   
   Pour rappel, les dispositions générales d’exécution de l’article 43 du statut (évaluation du personnel) prévoient des voies de recours pour les fonctionnaires qui contestent le contenu de leur REC, notamment la note de mérite obtenue. Un comité paritaire d’évaluation est en particulier mis en place, à cette fin, auprès de chaque direction générale⁽²⁾ .
   
   Lors l’exercice de promotion proprement dit, les fonctionnaires qui contestent le nombre de points de priorité « direction générale » ou le nombre de points de priorité « pour travaux dans l’intérêt de l’institution », qu’il est proposé de leur attribuer, peuvent introduire un recours devant le comité de promotion compétent, selon les modalités suivantes :
    

   • Après l’attribution des points de priorité par les directeurs généraux, la DG ADMIN porte à la connaissance du personnel, des listes reprenant grade par grade, les fonctionnaires à qui il est proposé d’attribuer des points de priorité « direction générale » et ceux qui pourraient se voir octroyer des points de priorité « pour travaux dans l’intérêt de l’institution ». Les fonctionnaires sont alors invités à consulter leur dossier de promotion.
      
   • A compter de la publication de ces listes, les fonctionnaires disposent d’un délai de cinq jours ouvrables pour saisir le comité de promotion compétent. Cette saisine se fait par le biais de Sysper 2.
      
   • Les comités de promotion⁽³⁾ , au nombre de 3, ont pour rôle :
      
     • de faire des propositions en matière d’attribution de certains points de priorité (cf. point 1.2. ci-dessus) ;
        
     • d’examiner les éventuels recours individuels présentés par les fonctionnaires ;
        
     • de départager les éventuels ex-aequo (cf. point 1.5 ci-dessus)
        
   • Les points éventuellement attribués par l’AIPN, suite aux travaux des comités de promotion, sont repris dans le dossier de promotion de chaque fonctionnaire. En outre, la DG ADMIN publie les listes des fonctionnaires les plus méritants après comité de promotion⁽⁴⁾ , les listes des fonctionnaires à qui ont été attribués des points pour travaux dans l’intérêt de l’institution et les listes des fonctionnaires promus.

   A l’issue de la procédure de promotion, les fonctionnaires peuvent en outre introduire une réclamation auprès de l’autorité investie du pouvoir de nomination, au titre de l’article 90, paragraphe 2, du statut pour contester :
    

   • le fait qu’ils n’ont pas été promus ;
      
   • le calcul des points de mérite sur la base des notes figurant dans les REC concernés (la contestation des notes de mérite elles-mêmes se fait dans un autre cadre, celui de l’exercice d’évaluation comme indiqué ci-dessus) ;
      
   • le nombre total de points de priorité obtenus lors de l’exercice, quel que soit le type de points concernés.
      
2. NOUVEAUTES DE L’EXERCICE DE PROMOTION 2005
   
   Les principales nouveautés résultent de l’entrée en vigueur, le 1^er mai 2004, du nouveau statut des fonctionnaires.
   
   2.1. La nouvelle structure de carrière
   
   L’exercice de promotion 2005 se fera dans le cadre de la structure de carrière telle que prévue à l’article 2 de l’annexe XIII du statut.
   Le tableau ci-dessous indique la correspondance entre les anciens grades et les grades intermédiaires qui sont en vigueur depuis le 1^er mai 2004 et jusqu’au 30 avril 2006 :
   

   

   
   2.2. Un exercice de promotion qui pour la première fois, concerne les fonctionnaires des grades A*12, B*10, C*6 et D*4
   
   Jusqu’à présent, les fonctionnaires des grades A*12 (ex A4), B*10 (ex B1), C*6 (ex C1) et D*4 (ex D1) étaient exclus des exercices de promotion.
   
   Or, une nouvelle possibilité de promotion est prévue par le statut pour les fonctionnaires appartenant à ces grades dits de fin de carrière. Elle sera mise en œuvre pour la première fois, lors de cet exercice 2005.
   
   Pour rappel, une première allocation de points de priorité a été organisée au titre de l’année 2004, pour ces fonctionnaires. Les intentions des directeurs généraux ont été publiées par la DG ADMIN, le 25.05.2005 (Voir informations administratives n° 36-2005).
   
   Dans le cadre de l’exercice de promotion 2005, les fonctionnaires des grades A*12, B*10, C*6 et D*4 pourront se voir attribuer, de nouveau, des points de priorité « direction générale », au titre cette fois de l’année 2005. Ils pourront également recevoir des points de priorité pour des activités accomplies en 2004, dans l’intérêt de l’institution et des points de transition, s’ils remplissent les conditions prévues par les DGE de l’article 45.
   
   Les fonctionnaires concernés pourront introduire un recours devant les comités de promotion, contre les intentions formelles d’attribution de points de priorité au titre des années 2004 et 2005, ainsi que contre les propositions d’octroi de points pour travaux dans l’intérêt de l’institution.
   
   2.3. Le congé parental et le congé familial considérés comme période d’activité
   
   Les articles 42 bis et 42 ter du statut introduisent deux nouveaux types de congé : le congé parental et le congé familial. Aux fins de l’exercice de promotion, ces deux congés seront considérés comme période d’activité. Ceci signifie que pour le calcul des points de mérite, aucun prorata sur la note de mérite ne sera appliqué.
    
3. CALENDRIER DE L’EXERCICE DE PROMOTION 2005
   
   Le calendrier de l’exercice de promotion 2005 est le suivant :
    
   • Mois de mai :
      
     • Les points de mérite calculés selon les modalités décrites ci-dessus ainsi que les points de priorité de transition « AIPN » seront rendus accessibles à chaque fonctionnaire dans Sysper 2 (dossier de promotion « 2005 »).
        
   • Mois de juin :
      
     • Les directions générales introduisent leurs éventuelles demandes de dérogation, en cas de dépassement de plus d’un point de la moyenne attendue des notes de mérite couvrant l’année 2004.
        
     • Les directions générales portent à la connaissance de leur personnel, les critères d’attribution des points de priorité.
        
     • Le groupe paritaire d’examen des demandes de dérogation se réunit pour examiner les éventuelles demandes de dérogation.
        
     • Les directions générales soumettent leurs propositions d’attribution des points de priorité aux comités paritaires d’évaluation.
        
   • Mois de juillet :
      
     • La DG ADMIN publie les intentions formelles d’attribution des points de priorité, les listes des fonctionnaires les plus méritants et les propositions d’attribution des points pour travaux dans l’intérêt de l’institution.
        
     • Fin juillet : délai pour l’introduction des recours devant les comités de promotion.
        
   • Mois de septembre :
      
     • Réunions des comités de promotion.
        
   • Mois d’octobre :
      
     • La DG ADMIN publie les listes des plus méritants après comités de promotion, les listes des promus et la liste des fonctionnaires à qui ont été attribués des points pour travaux dans l’intérêt de l’institution.

Des informations complémentaires sur l’exercice de promotion peuvent être trouvées à l’adresse suivante : http://www.cc.cec/pers_admin/promotions/index_fr.html

ANNEXE

Seuils de promotion indicatifs applicables en 2005

Comme indiqué au point 1.4. ci-dessus, les seuils de promotion définitifs ne sont constatés qu’à la fin de l’exercice de promotion. C’est en effet le nombre de promotions disponibles et la liste finale triée par total des points par grade qui permettent de les déterminer.

Les seuils de promotion indicatifs que la DG ADMIN est tenue de publier avant l’exercice de promotion sont le résultat d’une estimation statistique. Cette dernière est faite sur base d’un nombre d’hypothèses sur le déroulement de l’exercice. Elle est à ce titre la meilleure estimation disponible.

Les résultats sont obtenus à partir du groupe le plus nombreux des fonctionnaires du budget de fonctionnement mais sont valables pour les autres budgets.

Comme les années précédentes, les seuils indicatifs pourraient être dépassées de 0,5 à 1 point.

Les grades de base A*7, B*5 et C*2 ont dorénavant un seuil fixe : tous ceux qui arrivent ou dépassent leur seuil seront promus dans la mesure des disponibilités budgétaires. Par ailleurs, les autres seuils augmentent dans des proportions plus faibles que ce qui avait été constaté entre l’exercice de promotion 2003 et l’exercice de promotion 2004.

Les seuils indicatifs ainsi que quelques informations de référence sont repris ci-dessous.

Légende du tableau:

• Colonne (1) : seuil indicatif pour l’exercice de promotion 2005.
   
• Colonne (2) : ancienneté moyenne dans le grade des promus, constatée pour la période 2000-2004.
   
• Colonne (3) : le seuil stabilisé théorique est obtenu en multipliant l’ancienneté moyenne dans le grade des promus (colonne 2) par 17. 17 est une bonne estimation du nombre moyen de points attribué chaque année⁽⁵⁾ . Le seuil stabilisé théorique donne la valeur maximale qu’est susceptible d’atteindre le seuil pour le grade concerné, lors de la phase transitoire. Il est probable que pour la plupart des grades, cette valeur maximale ne sera jamais atteinte. Cette information n’est pertinente que pour les fonctionnaires recrutés avant le 1er mai 2004. Pour les autres fonctionnaires, les seuils de promotion découleront de la mise en œuvre des dispositions de l’article 6 du statut.
   
• Colonne (4) : seuil indicatif 2005 exprimé en pourcentage du seuil stabilisé théorique.
   
• Colonne (5) : seuil de promotion définitif constaté en 2004.
   
• Colonne (6) : différence entre le seuil indicatif pour 2005 et le seuil de promotion définitif 2004.

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Footnotes

⁽¹⁾ A l’exception toutefois de certains cas particuliers comme les fonctionnaires qui ne sont pas en position d’activité à la Commission lors de l’adoption des décisions de promotion, les fonctionnaires ayant obtenu une note de mérite inférieure à 10 lors du dernier exercice d’évaluation, les fonctionnaires faisant l’objet de procédures disciplinaires, etc.

⁽²⁾ Au début du lancement de l’exercice de promotion, cette voie de recours est donc en principe épuisée.

⁽³⁾ Il existe trois comités de promotion : un pour la catégorie A*, un pour la catégorie B* et un pour les catégories C* et D*. En outre, un sous-comité de promotion pour le personnel rémunéré sur les crédits de la partie recherche du budget général a été également mis en place.

⁽⁴⁾ Listes qui reprennent pour chaque grade les noms des fonctionnaires auxquels il ne manque pas plus de cinq points pour atteindre le seuil de promotion et les noms des fonctionnaires qui ont atteint ou dépassé ce seuil.

⁽⁵⁾ Tous les points sont pris en compte pour effectuer cette estimation.