COMMUNICATION AU PERSONNEL

UTILISATION ACCEPTABLE DES SERVICES TIC⁽¹⁾ DE LA COMMISSION (ÉQUIPEMENT INFORMATIQUE, COURRIER ÉLECTRONIQUE ET SYSTÈME D'ACCÈS INTERNET, TÉLÉPHONE, TÉLÉFAX ET GSM)

Il est rappelé aux membres du personnel que le matériel informatique, le courrier électronique et l'accès Internet ainsi que le téléphone, l'équipement GSM et téléfax ont été installés par la Commission aux fins d’une utilisation officielle. Toutefois, l'utilisation personnelle de ces équipements est autorisée, aussi longtemps qu'elle reste purement occasionnelle et ne constitue pas un usage important du matériel à des fins privées.

En ce qui concerne le téléphone et le GSM, l'utilisation personnelle occasionnelle est autorisée aux frais de l'utilisateur. Un code d'accès personnalisé doit être utilisé pour chaque communication privée. Ce code peut être fourni sur demande et le coût des appels privés est retenu sur le salaire de l'utilisateur. Comme la possibilité de disposer d’un code d'accès pour effectuer des communications privées sur GSM n'est pas encore généralisée, les utilisateurs de GSM appartenant à la Commission doivent clairement indiquer leurs appels privés sur les relevés mensuels.

En ce qui concerne les messages électroniques, le personnel de la Commission devra veiller à ne pas diffuser largement des messages électroniques à caractère privé à un nombre important et souvent non sélectionné de correspondants ou même de transmettre des demandes d'adresses pour diffuser plus largement un message. Ces limites s'appliquent quelque soit le contenu des messages (à titre d'exemples: spectacles, bienfaisance, campagnes politiques, messages à fins commerciales,…) afin de protéger la capacité du serveur et de maintenir le bon fonctionnement du service.

Compte tenu du fait que les serveurs de la Commission sont utilisés par ses agents tant directement depuis leurs postes au bureau que par accès à distance, leur attention est également attirée sur le fait que les courriers électroniques et autres messages transmis via le serveur de la Commission affichent généralement l'adresse électronique de la personne émettrice suivi de cec.eu.int/ec.europa.eu en suffixe, ce qui fait le lien avec la Commission.

Les services TIC de la Commission susmentionnés ne doivent pas être utilisés à des fins illégales ou irrégulières, d’une manière susceptible de perturber le fonctionnement du service lui-même ou dans un sens contraire aux intérêts des Communautés.

En outre, l’attention des membres du personnel est attirée sur:

• les obligations fixées dans le statut et le régime applicable aux autres agents des Communautés européennes et, notamment, l'article 12 du statut qui prévoit qu'un fonctionnaire s'abstient de tout acte et de tout comportement qui puissent porter atteinte à la dignité de sa fonction. Par conséquent, tout abus lié à l'utilisation personnelle des services TIC mis à la disposition du membre du personnel est interdit (voir le rapport sur le travail de l’office d’investigation et de discipline (IDOC)⁽²⁾ et la jurisprudence pertinente);
   
• les règles spécifiques fixées dans la décision 2001/844/CE de la Commission (dispositions en matière de sécurité) sur la création, le traitement et la diffusion des informations classifiées de l’UE⁽³⁾;
   
• l’article 5 de la décision de la Commission sur la protection des systèmes d'information⁽⁴⁾;
   
• les 15 recommandations importantes d'Optim@il pour un usage optimal du courrier électronique à la Commission européenne⁽⁵⁾.

La Commission vérifie l'utilisation des services TIC, comme décrit ci-après.

La DG DIGIT fournit à chaque Direction générale des statistiques anonymes sur l'utilisation des services TIC suivants : accès Internet, téléphone et GSM.

Chaque Directeur général désigne, au sein de ses services, une personne de contact responsable du traitement des questions concernant l'utilisation du téléphone, du téléfax, du portable et d'Internet. Le Directeur général informe son personnel de cette désignation.

La personne susmentionnée examine les statistiques, qui sont anonymes.

En cas de soupçon d'abus concernant les services TIC, le Directeur général concerné peut soumettre une demande motivée au Directeur général de la DG ADMIN en vue d’ouvrir une enquête sur l'utilisation des TIC par un membre particulier du personnel.

Conformément à la décision de la Commission du 16 juin 2005 relative à l'exercice des pouvoirs dévolus par le statut à l'Autorité investie du pouvoir de nomination, le Directeur général de la DG ADMIN, en accord avec le Secrétaire général, donne le cas échéant les instructions nécessaires pour mener l’enquête demandée, après consultation du délégué à la protection des données. En cas d'urgence, cette consultation a lieu dès que possible après l'ouverture de l’enquête. L’enquête est conduite par l’IDOC et si nécessaire avec l’assistance de la Direction en charge de la sécurité de la DG ADMIN (ADMIN/DS) et la DG DIGIT, conformément aux procédures d’investigation et de discipline existantes⁽⁶⁾ et au règlement n°45/2001 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel⁽⁷⁾.

Dans le cadre de son enquête, l’IDOC peut lever l'anonymat de données spécifiques et limitées (trafic et/ou contenu d’une boîte aux lettres électronique, accès aux pages web, appels GSM/téléphone, transmissions de fax etc.).

Toute enquête sur des abus concernant les services TIC peut conduire, le cas échéant, à une action disciplinaire, sans préjudice des autres dispositions concernant l'Office européen de lutte antifraude (OLAF).

Par la présente communication, les membres du personnel de la Commission sont informés de la volonté de l'autorité compétente de donner plus strictement suite aux violations des règles rappelées ci-dessus.

La présente communication remplace celles publiées dans l'information administrative n°88 2002 sur l'utilisation acceptable du courrier électronique de la Commission et dans l'information administrative n°32-2006 sur l'utilisation de l'Internet et du courrier électronique.
 

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FOOTNOTES

⁽¹⁾ Technologies de l'information et de la communication 

⁽²⁾ http://www.cc.cec/guide/publications/infoadm/2004/ia04027_en.html 

⁽³⁾ http://www.cc.cec/security/references_and_library/legislation_en.html 

⁽⁴⁾ Décision de la Commission concernant la protection des systèmes d'information – C(95)1510(EN) :  http://www.cc.cec/softline/u/services/security/dssi/decisions/home.htm 

⁽⁵⁾ http://www.cc.cec/home/dgserv/digit/everybody/e_mail/use_email/brochure/index_en.htm 

⁽⁶⁾ Décision de la Commission sur la conduite des enquêtes administratives et des procédures disciplinaires : http://www.cc.cec/sg_vista/cgi-bin/repository/getdoc.cgi?full_file_name=COMM_NATIVE_C_2004_1588_F4_EN_DISCIPLINE.doc 

⁽⁷⁾ Règlement n° 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel (JO L 8, 12 janvier 2001, p.1).