DIENSTANWEISUNG

ZULÄSSIGE VERWENDUNGSWEISE DER IKT-DIENSTE⁽¹⁾ DER KOMMISSION (PCS, E-MAILS UND INTERNET-ZUGÄNGE, TELEFON, FAX-ANSCHLÜSSE UND FUNKTELEFONE)

Das Personal wird daran erinnert, dass PCs, E-Mail- und Internet-Zugänge, Telefone, Funktelefone und Fax-Anschlüsse von der Kommission für dienstliche Zwecke bereitgestellt wurden. Diese Geräte können jedoch privat genutzt werden, solange sich dies auf eine gelegentliche Nutzung beschränkt und die Geräte nicht intensiv privat genutzt werden.

Telefone und Funktelefone können gelegentlich auf Kosten des Benutzers privat genutzt werden. Ein persönlicher Zugangs-Code ist für jedes private Telefongespräch zu verwenden. Dieser Code wird auf Antrag zur Verfügung gestellt, und die Kosten privater Gespräche werden vom Gehalt des Benutzers einbehalten. Da Zugangs-Codes für private Gespräche auf Funktelefonen noch nicht allgemein zugänglich sind, müssen die Benutzer von Funktelefonen der Kommission ihre privaten Gespräche auf den monatlichen Abrechnungen angeben.

Im Zusammenhang mit der Nutzung des E-Mail-Systems sollten es die Bediensteten der Kommission unterlassen, E-Mails mit privatem Inhalt an eine Vielzahl von Adressaten oder wahllos zu versenden sowie zur breit gestreuten Weiterleitung einer Nachricht aufzufordern. Diese Beschränkung findet unabhängig vom Inhalt der jeweiligen Nachricht (z. B. Unterhaltung, wohltätige Zwecke, politische Kampagnen oder kommerzielle Anzeigen etc.) Anwendung. Sie dient dem Schutz der Server-Kapazitäten und der Sicherstellung des ordnungsgemäßen Dienstbetriebes.

Da die Server der Kommission sowohl direkt vom Arbeitsplatz aus als auch per Fernzugriff von außerhalb genutzt werden können, wird darauf hingewiesen, dass E-Mails oder andere Nachrichten, die über den Server der Kommission versandt werden, normalerweise die E-mail-Adresse des Absenders bei der Kommission mit der Endung cec.eu.int bzw. ec.europa.eu angeben und hierdurch eine Verbindung zur Kommission hergestellt wird.

Die IKT-Dienste der Kommission dürfen nicht für illegale oder ordnungswidrige Zwecke genutzt werden, die das Funktionieren des Dienstes selbst beeinträchtigen oder den Interessen der Kommission schaden könnten.

Die Mitarbeiter werden insbesondere an folgendes erinnert:

• die Pflichten nach dem Beamtenstatut und den Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Gemeinschaften insbesondere in Artikel 12, nach denen der Beamte „sich jeder Handlung und jedes Verhaltens enthält, die dem Ansehen seines Amtes abträglich sein könnten“. Jeder Missbrauch bei der persönlichen Nutzung der den Mitarbeitern zur Verfügung gestellten IKT-Dienste ist daher verboten (siehe Tätigkeitsbericht des Untersuchungs- und Disziplinaramts (IDOC)⁽²⁾und einschlägige Rechtsprechung);
   
• die detaillierten Vorschriften im Beschluss 2001/844/EG der Kommission (Sicherheitsvorschriften der Kommission) über die Erstellung, Bearbeitung und Weitergabe von EU-Verschlusssachen;⁽³⁾
   
• Artikel 5 des Beschlusses der Kommission über den Schutz der Informationssysteme⁽⁴⁾;
   
• die Optim@il Top 15 Leitlinien für einen effizienten E-Mail-Gebrauch in der Europäischen Kommission⁽⁵⁾.

Die Kommission wird die Nutzung der IKT-Dienste wie folgt überwachen:

GD DIGIT stellt allen Generaldirektionen Statistiken über die Nutzung der IKT-Dienste zur Verfügung (Internetzugang, Telefon und Funktelefone); diese Statistiken sind anonym.

Jeder Generaldirektor benennt in seiner/ihrer Abteilung bzw. seinen/ihren Abteilungen eine Kontaktperson zur Klärung von Fragen bezüglich der Nutzung von Telefonen, Fax-Geräten, Funktelefonen und des Internets und unterrichtet die Mitarbeiter darüber. Die genannte(n) Person(en) überprüft (überprüfen) die Statistiken.

Im Falle eines Verdachts auf Missbrauch der IKT-Dienste kann der betreffende Generaldirektor dem Generaldirektor der GD ADMIN einen begründeten Antrag auf Einleitung einer Untersuchung wegen der Nutzung der IKT durch einen bestimmten Mitarbeiter vorlegen.

Gemäß der Entscheidung der Kommission vom 16. Juni 2005 über die Ausübung der durch das Statut verliehenen Befugnisse durch die Ernennungsbehörde erteilt der Generaldirektor der GD ADMIN im Einvernehmen mit dem Generalsekretär gegebenenfalls die nötigen Anweisungen zur Durchführung der beantragten Untersuchung nach Anhörung des Datenschutzbeauftragten. In dringenden Fällen muss diese Anhörung so bald wie möglich nach der Einleitung der Untersuchung erfolgen. Die Untersuchung wird vom IDOC gegebenenfalls mit Unterstützung der Direktion Sicherheit der GD ADMIN (ADMIN/DS) und der GD DIGIT gemäß den geltenden Untersuchungs- und Disziplinarverfahren⁽⁶⁾ und der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten.⁽⁷⁾

Im Rahmen der Untersuchung kann das IDOC die Anonymität bestimmter Daten in beschränktem Umfang aufheben (Ein- und Ausgänge und/oder Inhalt eines elektronischen Briefkastens, Zugang zu Internetseiten, Telefon/Funktelefonanrufe, Übertragungen per Telefax, usw.).

Untersuchungen über den Missbrauch von IKT-Diensten können gegebenenfalls zu Disziplinarmaßnahmen führen, unbeschadet der weiteren Befugnisse des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung (OLAF).

Das Personal wird darauf hingewiesen, dass die Anstellungsbehörde beabsichtigt, Verstöße gegen die oben genannten Regeln und Leitlinien zur Nutzung der IT-Ausstattung strenger zu verfolgen.

Diese Dienstanweisung ersetzt die in den Verwaltungsmitteilungen Nr. 88-2002 über die zulässige Verwendungsweise des E-Mail-Systems der Kommission und Nr. 32-2006 über die Nutzung des Internets und der elektronischen Mail veröffentlichten Dienstanweisungen.
 

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FOOTNOTES

⁽¹⁾ Informations- und Kommunikationstechnologien

⁽²⁾ http://www.cc.cec/guide/publications/infoadm/2004/ia04027_de.html

⁽³⁾ http://www.cc.cec/security/references_and_library/legislation_en.html 

⁽⁴⁾ Beschluss der Kommission über den Schutz der Informationssysteme – C(95) 1510 (DE): http://www.cc.cec/softline/u/services/security/dssi/decisions/home.htm 

⁽⁵⁾ http://www.cc.cec/home/dgserv/digit/everybody/e_mail/use_email/brochure/index_en.htm

⁽⁶⁾ Beschluss der Kommission die Durchführung von Verwaltungsuntersuchungen und Disziplinarverfahren: http://www.cc.cec/sg_vista/cgi-bin/repository/getdoc.cgi?full_file_name=COMM_NATIVE_C_2004_1588_F4_EN_DISCIPLINE.doc

⁽⁷⁾ Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr (ABl. L 8 vom 12.1.2001, S.1).