BEURTEILUNGSVERFAHREN 2008
(1)
Beurteilungszeitraum: 1. Januar 2007 –
31. Dezember 2007
Die Kommission
wird in kürze
einen Entwurf über Änderungen der Allgemeinen Durchführungsbestimmungen
der Kommission zu den Artikeln 43 und 45 des Statuts annehmen. Es war
ursprünglich vorgesehen, das Beurteilungsverfahren für das Jahr 2007 nach
den überarbeiteten Durchführungsbestimmungen durchzuführen. Um eine
bestmögliche Einführung des neuen Systems zu gewährleisten wurde jedoch
beschlossen, die Einführung um ein Jahr zu verschieben. Das Beurteilungs-
und Beförderungsverfahren für 2008 wird daher basierend auf den
Allgemeinen Durchführungsbestimmungen vom 23. Dezember 2004 durchgeführt.
Das Verfahren für den Beuteilungszeitraum, der sich mit dem Kalenderjahr
2007 deckt, ist das sechste Verfahren nach dem Beurteilungssystem vom
April 2002.
Nachstehend werden die für die Beurteilung geltenden Kriterien sowie die
einzelnen Phasen der Beurteilung beschrieben.
LISTE DER FUNKTIONEN FÜR DAS
LEISTUNGS-NACHWEISVERFAHREN
STATISTISCHE ANGABEN ZU FRÜHEREN BEURTEILUNGS-
UND BEFÖRDERUNGSVERFAHREN
- ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN
Jedes Jahr beurteilt die Kommission die Leistungen ihres Personals.
Jeder Beurteilte erhält einen Bericht, die so genannte Beurteilung der
beruflichen Entwicklung (BBE). Die BBE wird mit Hilfe der DV-Anwendung
Sysper2 erstellt. Ein Muster des Beurteilungsbogens kann unter
http://www.cc.cec/pers_admin/appraisal/forms_en.html abgerufen
werden.
Wer muss beurteilt werden?
- Alle Beamten und Bediensteten auf Zeit, die 2007 mindestens einen
Monat lang ununterbrochen im aktiven Dienst standen oder im
dienstlichen Interesse abgeordnet waren.
- Ausnahmen:
- Stelleninhaber(2) , die
2007 endgültig aus den Gemeinschaftsorganen ausgeschieden sind oder
die 2008 endgültig ausscheiden, werden nur beurteilt, wenn sie ihrem
Beurteilenden ausdrücklich mitteilen, dass sie dies wünschen.
- Beamte und Bedienstete auf Zeit, die die Funktion eines
Generaldirektors oder Direktors bzw. eine gleichwertige Funktion
innehaben, werden nach gesonderten Bestimmungen beurteilt und sind
von dem jährlichen Verfahren nicht betroffen.
Welchen Zeitraum betrifft das neue Beurteilungsverfahren?
Bezugszeitraum für die Beurteilung ist der Zeitraum zwischen dem 1.
Januar 2007 und dem 31.Dezember.2007.
Was wird beurteilt?
Es werden drei Aspekte beurteilt:
- Die Leistung, für die zwischen null und zehn Punkte vergeben
werden: Für jeden Stelleninhaber sind individuelle Zielvorgaben sowie
Beurteilungskriterien festgelegt worden; die Leistung ist daran zu
messen, inwieweit diese Ziele unter Berücksichtigung des
Arbeitsumfelds verwirklicht worden sind.
- Die Befähigung, für die der Stelleninhaber zwischen null und sechs
Punkte erhält. Die GD ADMIN hat mit Unterstützung des zuständigen
Paritätischen Ausschusses Beurteilungskriterien ausgearbeitet, die für
alle Dienste der Kommission gelten. Diese Kriterien sind von allen
Diensten anzuwenden. Allerdings können weitere Kriterien hinzukommen,
mit denen spezifische Aspekte der einzelnen Generaldirektionen
berücksichtigt werden. Bei Führungskräften müssen auch die
Managementqualitäten sowie die Fähigkeit zur Personal- und
Finanzverwaltung beurteilt werden.
- Die dienstliche Führung, für die zwischen null und vier Punkte
vergeben werden. Die Beurteilung der dienstlichen Führung deckt
Aspekte wie Fähigkeit zur Teamarbeit, Motivation und
Dienstleistungskultur ab. Die Beurteilung muss aufgrund
gemeinsamer
Kriterien erfolgen, die für alle Dienste gelten und zu denen
gegebenenfalls spezifische, von der Generaldirektion ausgearbeitete
Kriterien hinzugefügt werden können.
Falls nicht für alle wahrgenommenen Aufgaben für das Jahr 2007 Ziele
festgelegt werden konnten, werden zur Vervollständigung der
Leistungsbeurteilung Gegebenheiten herangezogen, von denen der
Stelleninhaber Kenntnis hat, beispielsweise die Stellenbeschreibung
oder laufende Planungen.
Es ist zu beachten, dass die Verdienste von Beamten, die 2007
befördert worden sind, unter Bezugnahme auf die Verdienste der Beamten
gewürdigt werden, die bereits den Dienstgrad besitzen, in den die
Beförderung erfolgt ist. Das kann zur Folge haben, dass bei der
Beurteilung der Verdienste ein im Vergleich zum Vorjahr gleich
gebliebenes Leistungsniveau in der höheren Besoldungsgruppe zu einem
anderen Ergebnis führt.
Welche Bestimmungen gelten für das Verfahren?
Für die jährlichen Beurteilungen des Jahres 2007 sind die von der
Kommission am 23. Dezember 2004 angenommenen Allgemeinen
Durchführungsbestimmungen zu Artikel 43 des Statuts maßgeblich.
Für die in den Außendienst der Kommission eingewiesenen Bediensteten,
für die aus Forschungsmitteln des Gesamthaushaltsplans besoldeten
Bediensteten und für die zur Personalvertretung abgeordneten
Bediensteten gelten
gesonderte
Bestimmungen.
- ABLAUF DES
BEURTEILUNGSVERFAHRENS
In den meisten Generaldirektionen wird das Beurteilungsverfahren für das
Jahr 2007 am 4. Februar 2008 eingeleitet. Die jährlichen Beurteilungen
der beruflichen Entwicklung sollten in der Regel bis Ende Mai
abgeschlossen sein. Für das Personal des Außendienstes sind gesonderte
Verfahren und Fristen vorgesehen.
Die Kontingente der Prioritätspunkte, die den Generaldirektionen im
Beförderungsverfahren zugebilligt werden, werden auf der Grundlage der
zum 25 Juni 2008 abgeschlossenen jährlichen Beurteilungen der
beruflichen Entwicklung berechnet.
- Wer nimmt die Aufgaben des beurteilenden Beamten, des
gegenzeichnenden Beamten und des Berufungsbeurteilenden wahr?
Beurteilender ist in der Regel der Referatsleiter des Stelleninhabers,
gegenzeichnender Beamter der Direktor und Berufungsbeurteilender der
Generaldirektor.
Die Beurteilung wird von dem am 31.Dezember 2007 amtierenden
Referatsleiter erstellt. Die Aufgaben des gegenzeichnenden Beamten und
des Berufungsbeurteilenden werden von dem Direktor und dem
Generaldirektor wahrgenommen, die in dem Zeitpunkt, in dem sie in dem
Verfahren tätig werden müssen, zuständig sind.
- Die einzelnen Phasen des Beurteilungsverfahrens
Die Beurteilungen werden in der DV-Anwendung Sysper 2 erstellt.
Stelleninhaber, die dauerhaft keinen Zugang zu Sysper 2 haben, können
sich jedoch anderer Formen der schriftlichen Kommunikation bedienen.
Das Beurteilungsverfahren umfasst die folgenden Phasen:
- Statistiken über die vorangegangenen Beurteilungs- und
Beförderungsverfahren (siehe Punkt IV)
- Voraussichtlicher Durchschnittswert der Gesamtnoten in den
einzelnen Besoldungsgruppen
Der Durchschnittswert der Gesamtnoten in den einzelnen
Besoldungsgruppen, den jede Generaldirektion anhand der vorherigen
Beurteilungsverfahren feststellen sollte, wird für das
Beurteilungsverfahren 2007 auf 14,65 festgelegt.
Bei diesem voraussichtlichen Durchschnittswert handelt es sich weder
um eine Anweisung noch um einen Wert, der die Beurteilungsbefugnis
und die Unabhängigkeit des Beurteilenden einschränkt, wenn dieser
die einzelnen Bediensteten anhand der geltenden Kriterien bewertet.
- Festlegung der Beurteilungskriterien
Der Sinn der Beurteilungskriterien besteht darin, die Beurteilung
innerhalb einer Generaldirektion zu harmonisieren, den Dialog
zwischen Beurteilendem und Beurteiltem zu erleichtern und eine
bessere Vergleichbarkeit der vorgenommenen Beurteilungen
sicherzustellen.
Wie bereits weiter oben ausgeführt, hat die GD ADMIN mit
Unterstützung des Paritätischen Begleitausschusses für Beurteilung
und Beförderung gemeinsame Kriterien zur Beurteilung von Befähigung
und dienstlicher Führung aufgestellt. Diese gemeinsamen Kriterien
müssen beim Ausfüllen der beiden entsprechenden Unterabschnitte
zugrunde gelegt werden. Allerdings können spezifische Kriterien der
Generaldirektion hinzugefügt werden.
Selbstbeurteilung
Der Stelleninhaber muss nach Aufforderung durch den Beurteilenden
innerhalb von acht Arbeitstagen eine Selbstbeurteilung erstellen.
Dem Stelleninhaber wird nachdrücklich empfohlen, in dieser
entscheidenden Phase von den Beurteilungskriterien auszugehen.
Der Stelleninhaber muss in seiner Selbstbeurteilung angeben, ob er
in die Personalvertretung gewählt oder von dieser benannt oder
entsandt wurde. Wenn das der Fall ist, muss er die Selbstbeurteilung
in zwei gesonderte Abschnitte aufteilen, damit der Beurteilende die
Ad-hoc-Gruppe ausschließlich mit dem Teil befasst, der sich auf
Tätigkeiten bezieht, die der Stelleninhaber als gewählter, benannter
oder entsandter Personalvertreter ausgeübt hat.
Dies gilt nicht für Beamte, die während ihrer gesamten oder der
Hälfte ihrer Arbeitszeit für ihre Aufgaben als Personalvertreter
freigestellt werden. Für diese Beamten gelten andere Bestimmungen
(unter anderem wird ihre Beurteilung von der Ad-hoc-Gruppe
erstellt).
- Förmliches Gespräch
Der Beurteilende führt spätestens zehn Arbeitstage nach Abgabe der
Selbstbeurteilung mit dem Stelleninhaber ein Gespräch über die
Beurteilung der Leistungen des Stelleninhabers im Bezugsjahr 2007,
über die Festlegung der Zielvorgaben und über die Erstellung eines
Fortbildungsplans, der sich mindestens auf das Jahr 2008 erstreckt.
Dieses Gespräch muss stets auf der Grundlage der Selbstbeurteilung
und der für die Generaldirektion festgelegten Beurteilungskriterien
erfolgen.
Der Beurteilende muss dem Stelleninhaber einen Hinweis auf die
Gesamtnote geben, die er ihm zu erteilen beabsichtigt; dabei gibt er
eine Notenspanne mit einer Bandbreite von höchstens einem Punkt an.
Die Zielvorgaben für 2008 müssen mit dem Arbeitsprogramm der
Generaldirektion und des Referats in Einklang stehen.
Der Beurteilende hört die Ad-hoc-Gruppe, wenn der Stelleninhaber in
seiner Selbstbeurteilung Tätigkeiten angibt, die er als gewählter,
benannter oder entsandter Personalvertreter ausgeübt hat.
Im Anschluss an den Dialog mit der Ad-hoc-Gruppe erstellt der
Beurteilende den Entwurf der Beurteilung, der die Stellungnahme der
Ad-hoc-Gruppe berücksichtigt.
- Die beiden Konzertierungsphasen
Wenn die Beurteilenden in einer Direktion für die jeweilige
Besoldungsgruppe mindestens zwei Drittel der Beurteilungsentwürfe
erstellt haben, stimmt sich der gegenzeichnende Beamte mit den
beurteilenden Beamten ab, um die Leistungen zu vergleichen und die
vorgeschlagenen Gesamtnoten zu harmonisieren.
Der Generaldirektor wiederum stimmt sich mit den gegenzeichnenden
Beamten ab, um diese Überprüfung auf der Ebene der gesamten
Generaldirektion durchzuführen.
- Fertigstellung der Beurteilung der beruflichen Entwicklung
Nach diesen Konzertierungen stellen der beurteilende und der
gegenzeichnende Beamte die Beurteilung der beruflichen Entwicklung
fertig. Die Beurteilung wird dem Stelleninhaber zur Kenntnis
gebracht. Dieser kann innerhalb von fünf Arbeitstagen die
Beurteilung ohne Bemerkungen annehmen, er kann sie mit Anmerkungen
versehen und annehmen und er kann sie unter Angabe einer Begründung
ablehnen.
- Einspruchsmöglichkeiten
Lehnt der Stelleninhaber seine Beurteilung ab, so muss der
gegenzeichnende Beamte innerhalb von zehn Arbeitstagen ein zweites
Gespräch mit ihm führen. Der Stelleninhaber kann sich durch einen
anderen Beamten unterstützen lassen. Auf Bitte des Stelleninhabers,
des Beurteilenden oder des gegenzeichnenden Beamten nimmt auch der
Beurteilende an dem zweiten Gespräch teil. Nach diesem Gespräch
bestätigt der gegenzeichnende Beamte binnen fünf Arbeitstagen die
Beurteilung oder ändert sie ab. Die Beurteilung wird dem
Stelleninhaber zur Kenntnis gebracht; dieser muss sie binnen zehn
Arbeitstagen annehmen oder unter Angabe von Gründen ablehnen.
Eine Ablehnung führt automatisch zur Befassung des Paritätischen
Evaluierungsausschusses. Der Ausschuss prüft den Einspruch innerhalb
von zehn Arbeitstagen. Er übernimmt weder die Rolle des
Beurteilenden, noch die Rolle des gegenzeichnenden Beamten, sondern
überprüft, ob das Verfahren eingehalten wurde und ob die Beurteilung
entsprechend den für die betreffende Generaldirektion festgelegten
Beurteilungskriterien erfolgt ist. Die Zusammensetzung der
Paritätischen Evaluierungsausschüsse wird in den kommenden Wochen
bekannt gegeben.
Die Stellungnahme des Paritätischen Evaluierungsausschusses wird dem
Stelleninhaber, dem Beurteilenden, dem gegenzeichnenden Beamten und
dem Berufungsbeurteilenden zur Kenntnis gebracht. Wurde die
Stellungnahme in einer Abstimmung angenommen, so sind darin die
Standpunkte anzugeben, die von der Mehrheit und der Minderheit
geäußert wurden. Der Berufungsbeurteilende bestätigt innerhalb von
fünf Arbeitstagen die Beurteilung oder ändert sie. Wenn er von den
Empfehlungen in der Stellungnahme des Paritätischen
Evaluierungsausschusses abweicht, muss er seine Entscheidung
begründen.
Damit gilt die Beurteilung als abgeschlossen und wird dem
Stelleninhaber zur Kenntnis gebracht. In dieser Verfahrensphase kann
der Stelleninhaber, der mit seiner Beurteilung nicht einverstanden
ist, gemäß Artikel 90 des Statuts Beschwerde bei der
Anstellungsbehörde einlegen.
- Sonderbestimmungen für Stelleninhaber, die derselben
Besoldungsgruppe angehören wie der Beurteilende
Ist der Referatsleiter in dieselbe Besoldungsgruppe eingestuft wie
der Stelleninhaber, so nimmt der gegenzeichnende Beamte an dem
Gespräch teil, wenn der Stelleninhaber, der Beurteilende oder der
gegenzeichnende Beamte dies wünschen. Der gegenzeichnende Beamte
muss in der eigens dafür vorgesehenen Rubrik des
Beurteilungsformulars seine Bemerkungen eintragen. Der Einspruch
eines Stelleninhabers, der derselben Besoldungsgruppe angehört wie
der Beurteilende, wird vom Paritätischen Evaluierungsausschuss
besonders aufmerksam geprüft. Ist der Paritätische
Evaluierungsausschuss nach diesem Einspruch nicht dazu in der Lage,
eine Stellungnahme abzugeben oder gibt er seine Stellungnahme nicht
einstimmig ab, so muss der Berufungsbeurteilende mit dem
Stelleninhaber ein Gespräch führen, bevor er die Beurteilung
bestätigt oder abändert.
- BEURTEILUNG DES NACHWEISES DES POTENZIALS ZUR BEFÄHIGUNG DER
TEILNAHME AN DEM
LEISTUNGSNACHWEISVERFAHREN
Die Beamten, die Mitglieder der Funktionsgruppe AST ohne
Laufbahnbeschränkung sind (ex B* Beamte) und sich für dieses Verfahren
bewerben möchten, müssen bei der Selbstbeurteilung den Beurteilenden
auffordern, die Rubrik "Potenzial" auszufüllen.
Der Unterabschnitt "Potenzial" in der Beurteilung ist nur auszufüllen,
wenn der Stelleninhaber in seiner Selbstbeurteilung ausdrücklich darum
ersucht.
Die Beurteilenden müssen mit Hilfe eines Dropdownmenüs angeben, welche
Aufgaben der Funktionsgruppe Administration der Stelleninhaber 2007
überwiegend wahrgenommenen hat (siehe Anhang I). Der Beurteilende kann
gegebenenfalls angeben, bei welcher Gelegenheit der Stelleninhaber den
Nachweis dafür erbracht hat, dass er aufgrund seiner Leistung, seiner
Befähigung und seiner dienstlichen Führung befähigt ist, Aufgaben der
Funktionsgruppe Administration überzeugend wahrzunehmen.
Der gegenzeichnende Beamte entscheidet anhand der Bemerkungen des
Beurteilenden, ob der Stelleninhaber sein Potenzial nachweisen konnte,
Aufgaben der Funktionsgruppe Administration überzeugend wahrzunehmen.
Aufrechterhaltung der Beurteilung und Leistungsnachweisverfahren
Wird die Beurteilung des Vorjahres aufrechterhalten, gilt dies
gleichermaßen für die Rubrik "Potenzial": Es wird davon ausgegangen,
dass ein Beamter, dem im Vorjahr das Potenzial für die Wahrnehmung von
Ausgaben der Funktionsgruppe Administration zuerkannt wurde, dieses
Potenzial 2006 ebenfalls unter Beweis gestellt hat; ist das Gegenteil
der Fall, wird bei der Aufrechterhaltung der Beurteilung davon
ausgegangen, dass der Beamte auch 2007 nicht imstande war, dieses
Potenzial unter Beweis zu stellen.
- STATISTIKEN ÜBER DIE VORANGEGANGENEN BEURTEILUNGS- UND
BEFÖRDERUNGSVERFAHREN
Detaillierte Statistiken über das Beurteilungs- und
Beförderungsverfahren 2007 sind als Anhänge beigefügt:
- Anhang II enthält die Beförderungsquoten (Anteil der beförderten
Beamten an der Zahl der Beamten der Besoldungsgruppe).
- Anhang III gibt die Verteilung der Gesamtnoten nach
Besoldungsgruppen an.
- Anhang IV gibt Aufschluss über die Verteilung der Prioritätspunkte
der Generaldirektion, aufgeschlüsselt nach Generaldirektionen und
Besoldungsgruppen, aus denen eine Beförderung möglich ist.
- Anhang V enthält Informationen über Dienstalter in der
Besoldungsgruppe, Alter und Laufbahnprofil der Beförderten.
- Annex VI enthält Informationen über das durchschnittliche
Dienstalter sowie die benutzten Standardabweichungen zur Bestimmung
der Laufbahnprofile für jede Besoldungsgruppe.
- Anhang VII gibt Aufschluss über die Prioritätspunkte für
Tätigkeiten im Interesse des Organs, die in den einzelnen
Generaldirektionen verteilt wurden.
Folgendes ist zu beachten:
ANHANG I
FUNKTIONEN, DIE ÜBERWIEGEND VON MITGLIEDERN DER
FUNKTIONSGRUPPE ADMINISTRATION WAHRGENOMMEN WERDEN
Funktionen AD (43)
- Strategische Analyse
- Sozio-ökonomische Analyse
- Politische Analyse
- Wirtschaftliche Analyse
- Politikentwicklung
- Konzeption der Personalpolitik
- Politiküberwachung
- Politische Koordinierung
- Ausarbeitung von Rechtstexten
- Ausarbeitung von Durchführungsvorschriften und anderen
Regelungen
- Rechtliche Analyse und Beratung
- Prüfung der Vereinbarkeit mit dem Gemeinschaftsrecht,
Ahndung von Verstößen
- Interinstitutionelle Beziehungen
- Vertretung und Verhandlungen
- Außenbeziehungen
- Planung und Programmplanung
- Programm-Management
- Projekt- und Prozess-Management
- Qualitätsmanagement und Evaluierung
- IT-Systemverwaltung
- Technische Analyse und Beratung
- Leitung und Planung
- Personalführung auf Referatsebene
- Personalführung und -verwaltung
- Personalverwaltung: Überwachung der Verfahren
(Beurteilung, Beförderung, Fortbildung, Leistung, Dienstreisen)
und Laufbahnmanagement
- Hilfe, Überprüfung und sprachliche Unterstützung
- Übersetzung
- Dolmetschen
- Koordinierung und interne Konsultation
- Koordinierung und dienststellenübergreifende Konsultation
- Horizontale Koordinierung
- Information, Kommunikation, Veröffentlichung
- Externe Kommunikation
- Interne Kommunikation Ausarbeitung von
Informationsberichten und Planung von Informationssitzungen (für
die Mitglieder des Referats, der Hierarchie, der Kommission …)
- Vertragsmanagement
- Haushalt und Finanzen Überwachung und Kontrolle der
Finanz- und Haushaltsvorgänge des Referats, der referatsinternen
Mittelzuweisungen sowie der Ausgabenproduktivität
- Haushalt und Finanzen Validierung der
Auszahlungsanträge, Prüfung der Jahresberichte und des Abschlusses
von Maßnahmen
- Statistik
- Technische Hilfe
- Kontrolle und Prüfung
- Internes Audit
- Externes Audit
- Wissenschaftliche Arbeit und Laborforschung
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ANHANG II
BEFÖRDERUNGSVERFAHREN 2007
BEFÖRDERUNGSQUOTEN
ANHANG III
BEURTEILUNGSVERFAHREN 2007
VERTEILUNG DER GESAMTNOTEN DER BEURTEILUNGEN FÜR DAS JAHR 2006 (BEAMTE)
ANHANG IV
BEFÖRDERUNGSVERFAHREN 2007
VERTEILUNG DER PRIORITÄTSPUNKTE
ANHANG V
BEFÖRDERUNGSVERFAHREN 2007
DIENSTALTER IN DER BESOLDUNGSGRUPPE, ALTER UND LAUFBAHNPROFIL DER
BEFÖRDERTEN BEAMTEN
(Aus Verwaltungsmitteln des Gesamthaushaltsplans besoldete Beamte)
ANNEXE VI
BEFÖRDERUNGSVERFAHREN 2007
DEFINITION DER LAUFBAHNPROFILE
ANHANG VII
BEFÖRDERUNGSVERFAHREN 2007
VERTEILUNG DER PRIORITÄTSPUNKTE FÜR TÄTIGKEITEN IM INTERESSE DES ORGANS,
AUFGESCHLÜSSELT NACH GENERALDIREKTIONEN
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Footnotes
(1) Außer für die Beamten oder
Bediensteten auf Zeit, die die Funktion eines Generaldirektors bzw. eines
Direktors oder eine gleichwertige Funktion innehaben.
(2) Der Begriff Stelleninhaber
bezieht sich gleichermaßen auf Beamten und auf Bedienstete auf Zeit
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