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EXERCICE D'EVALUATION 2008
Période de référence: du 1er
janvier au 31 décembre 2007
Un projet de
décision révisant les dispositions générales d'exécution (DGE) de
l'article 43 et de l'article 45 du statut sera adopté par la Commission
prochainement. Il était initialement prévu que ces DGE révisées seraient
d'application pour l'exercice d'évaluation portant sur la période de
référence couvrant l'année 2007. Toutefois, afin d'assurer l'entrée en
vigueur du nouveau système dans les meilleures conditions possibles, il
a été décidé de reporter sa mise en œuvre d'une année. L'exercice
d'évaluation et l'exercice de promotion 2008 seront donc menés sur la
base des DGE de l'article 43 et des DGE de l'article 45 adoptées par la
Commission, le 23 décembre 2004.
L’évaluation portant sur la période de référence couvrant l’année civile
2007 sera par conséquent le sixième exercice se déroulant selon le
système mis en place en avril 2002.
Vous trouverez ci-dessous, un rappel des principes qui régissent
l’évaluation et une description des différentes étapes de la procédure
d’évaluation.
- PRINCIPES GENERAUX
Chaque année, la Commission évalue les performances de son personnel(1)
. Cette évaluation fait l’objet d’un rapport individuel, appelé
rapport d’évolution de carrière (REC). Le REC est établi à partir de
l’application informatique Sysper2. Le modèle de rapport est
accessible à l’adresse suivante :
http://www.cc.cec/pers_admin/appraisal/forms_fr.html.
Qui doit être évalué ?
- Tous les fonctionnaires et agents temporaires ayant été en
activité ou détachés dans l’intérêt du service, pendant au moins un
mois en continu au cours de l’année 2007, doivent être évalués.
- Les exceptions:
- Pour les titulaires de poste(2) qui ont quitté définitivement les
institutions communautaires en 2007 ou qui seront amenés à les
quitter en 2008, un rapport ne doit être établi qu'à la condition
qu'ils en fassent la demande expresse à leur évaluateur.
- Les fonctionnaires ou agents temporaires occupant des fonctions de
directeur général ou équivalent et de directeur ou équivalent font
l’objet d’une évaluation, selon des modalités particulières et ne
sont pas concernés par cet exercice annuel.
Quelle est la période couverte par le nouvel exercice d’évaluation ?
La période de référence qui fait l’objet de l’évaluation est celle
allant du 1er janvier 2007 au 31 décembre 2007.
Sur quoi porte l’évaluation ?
L’évaluation porte sur 3 volets :
- Le rendement est évalué par une note de zéro à dix : des objectifs
individuels assortis de critères d’évaluation sont fixés pour chaque
titulaire de poste; l’évaluation du rendement est faite sur la base
du degré de réalisation de ces objectifs, en tenant compte du
contexte de travail.
- Les compétences sont évaluées par une note de zéro à six. Des
standards applicables à l’ensemble des services de la Commission ont
été établis par la DG ADMIN, avec l’appui du comité paritaire de
suivi de l’évaluation et de la promotion. Ces standards doivent être
nécessairement utilisés par tous les services. Ils peuvent néanmoins
être complétés pour couvrir des aspects qui sont spécifiques à
chaque direction générale. Pour les titulaires de poste qui assument
des fonctions d’encadrement, les compétences relatives au
leadership, à la gestion des personnes et à la gestion des
ressources financières doivent également être évaluées.
- La conduite dans le service est évaluée par une note de zéro à
quatre. L’évaluation de la conduite couvre des aspects comme la
capacité à travailler avec d’autres, la motivation ou la culture de
service. L’évaluation doit être faite à partir de
standards communs
applicables à l’ensemble des services, auxquels peuvent être
ajoutés, le cas échéant, des standards spécifiques, développés par
la direction générale.
Dans le cas où des objectifs n’auraient pas pu être fixés pour
l’année 2007 pour l’ensemble des tâches assurées, l’évaluation du
rendement sera complétée à partir d’éléments dont a connaissance le
titulaire de poste, comme la description de poste ou des plannings
existants.
L’attention du personnel est attirée sur le fait que le mérite
individuel des fonctionnaires ayant bénéficié d’une promotion
prenant effet en 2007 est apprécié relativement à celui des
fonctionnaires du grade vers lequel ils ont été promus. Ceci peut
conduire à ce qu’un niveau de performances identique à celui
constaté au titre de l’année 2006, donne lieu à une appréciation des
mérites différente dans le grade supérieur.
Quelles sont les règles d’application ?
Les dispositions générales d’exécution de l’article 43 du statut
adoptées par la Commission le 23 décembre 2004, restent
d’application pour les rapports annuels couvrant l’année 2007.
Des dispositions spécifiques sont prévues pour le personnel affecté
au service extérieur de la Commission, pour le personnel relevant de
la partie recherche du budget général et le personnel détaché auprès
de la représentation du personnel.
- DEROULEMENT DE L’EXERCICE D’EVALUATION
Dans la plupart des directions générales, l’exercice d’évaluation
couvrant l’année 2007 sera lancé le 4 février 2008. Les REC
annuels devraient être finalisés, en règle générale, fin mai 2008 au
plus tard. Pour le personnel affecté au service extérieur, une
procédure et des délais spécifiques sont prévus.
Les contingents de points de priorité octroyés aux directions
générales dans le cadre de l'exercice de promotion seront calculés
sur la base des REC annuels clôturés à la date du 25 juin 2008.
Qui assume les fonctions d’évaluateur, de validateur et d’évaluateur
d’appel ?
En règle générale, l’évaluateur est le chef d’unité du titulaire de
poste, le validateur, le directeur et l’évaluateur d’appel, le
directeur général.
L’évaluateur est le chef d’unité en place au 31 décembre 2007. Les
fonctions de validateur et d’évaluateur d’appel sont assumées par le
directeur et le directeur général, en place au moment où ils doivent
intervenir dans la procédure.
Quelles sont les étapes de la procédure d’évaluation ?
La procédure d’évaluation est gérée par l’application informatique
Sysper 2. Les titulaires de poste qui se trouvent dans
l’impossibilité durable d’avoir accès à Sysper 2 pourront toutefois
recourir à d’autres formes de communication écrite.
La procédure d’évaluation est organisée autour des étapes suivantes:
- Statistiques relatives aux exercices d’évaluation et de promotion
précédents (voir point IV ci-dessous)
- Moyenne attendue par grade des notes de mérite
La moyenne par grade des notes de mérite qui devrait être constatée
par chaque direction générale, au vu des exercices d’évaluation
antérieurs, est fixée à 14,65 pour l’exercice d’évaluation relatif à
l’année 2007.
Cette moyenne attendue ne doit constituer ni une instruction, ni un
élément réduisant le pouvoir d’appréciation et l’indépendance de
l’évaluateur dans l’appréciation de chaque évalué, par rapport aux
standards applicables.
- Définition des standards d’évaluation
Les standards d’évaluation ont pour finalité d’harmoniser
l’évaluation au sein d’une direction générale, de faciliter le
dialogue entre évaluateur et évalué et d’assurer une meilleure
comparabilité des appréciations données.
Comme indiqué ci-dessus,
des standards communs ont été établis par
la DG ADMIN, avec l’appui du comité paritaire de suivi de
l’évaluation et de la promotion, pour l’évaluation des compétences
et de la conduite. Ces standards communs doivent être utilisés pour
les 2 rubriques concernées. Ils peuvent toutefois être complétés par
des standards spécifiques à la direction générale.
- L’autoévaluation
Suite à la demande de l’évaluateur, le titulaire de poste doit
établir une autoévaluation, dans un délai de huit jours ouvrables.
Il est fortement recommandé que le titulaire de poste utilise les
standards d’évaluation lors de cette étape cruciale.
Le titulaire de poste doit indiquer dans son autoévaluation s'il a
été élu à la représentation du personnel, ou bien désigné ou délégué
par celle-ci. Il doit dans ce cas séparer son autoévaluation en deux
sections distinctes, afin que l'évaluateur consulte le groupe ad hoc
uniquement sur la partie relative aux activités effectuées dans le
cadre des fonctions exercées en tant qu'élu, désigné ou délégué.
Ceci ne s'applique pas aux fonctionnaires détachés à temps plein ou
à 50% en qualité de représentants du personnel, pour qui d'autres
dispositions sont prévues, en particulier l'établissement d'un REC
en bonne et due forme, par le groupe ad-hoc.
- Le dialogue formel
Au plus tard dix jours ouvrables après la communication de
l’autoévaluation, l’évaluateur tient un dialogue avec le titulaire
de poste, qui porte sur l’évaluation des prestations du titulaire de
poste pendant l’année 2007, la fixation des objectifs et la
définition d’une carte de formation couvrant au moins l’année 2008.
L’autoévaluation et les standards d’évaluation doivent être
systématiquement utilisés lors de ce dialogue.
L’évaluateur doit donner au titulaire de poste une indication de la
note de mérite qu’il envisage de lui attribuer, sous forme d’une
fourchette d’une amplitude maximale d’un point.
Les objectifs fixés pour l’année 2008 doivent être cohérents avec le
programme de travail de la direction générale et de l’unité.
L'évaluateur consulte le groupe ad hoc si le titulaire de poste a
mentionné dans l'autoévaluation ses activités en tant qu'élu,
désigné ou délégué à la représentation du personnel.
A l’issue du dialogue, l’évaluateur rédige un projet de rapport,
tenant compte de l'avis du groupe ad hoc le cas échéant.
- Les deux phases de concertation
Lorsque dans une direction et pour un grade donné, au moins deux
tiers des projets de rapports d’évolution de carrière ont été
rédigés par les évaluateurs, le validateur doit se concerter avec
les évaluateurs pour procéder à la comparaison des mérites et à
l’harmonisation des notes de mérite proposées.
Le directeur général se concerte également avec les validateurs afin
de procéder à la même vérification au niveau de l’ensemble de la
direction générale.
- L’établissement du rapport d’évolution de carrière
Après ces concertations, l’évaluateur et le validateur finalisent le
rapport d’évolution de carrière. Celui-ci est porté à la
connaissance du titulaire de poste. Le titulaire dispose de cinq
jours ouvrables pour accepter le rapport sans formuler
d’observations, pour l’accepter tout en y ajoutant des commentaires
ou pour le refuser, en motivant son refus.
- Les voies d’appel
En cas de refus du rapport, le validateur doit organiser un second
dialogue avec le titulaire de poste, dans un délai de dix jours
ouvrables. Le titulaire de poste peut se faire assister par un autre
fonctionnaire. En outre, si le titulaire de poste, l’évaluateur ou
le validateur en fait la demande, l’évaluateur participe également
au second dialogue. A l’issue de ce dialogue, le validateur confirme
le rapport ou le modifie dans les cinq jours ouvrables. Le rapport
est porté à la connaissance du titulaire de poste qui dispose de dix
jours ouvrables pour l’accepter ou le refuser, en motivant son
refus.
Le refus vaut saisine du comité paritaire d’évaluation. Le comité
examine l’appel dans un délai de 10 jours ouvrables. Il ne se
substitue ni à l’évaluateur, ni au validateur mais vérifie le
respect de la procédure et examine dans quelle mesure le rapport a
été établi conformément aux standards d’évaluation définis pour la
direction générale concernée. La composition des Comités Paritaires
d'évaluation (CPE) sera disponible dans les semaines qui viennent.
L’avis du comité paritaire est porté à la connaissance du titulaire
de poste, de l’évaluateur, du validateur et de l’évaluateur d’appel.
Lorsqu’il a été adopté suite à un vote, cet avis fait état des
positions majoritaires et minoritaires qui se sont exprimées. Dans
un délai de cinq jours ouvrables, l’évaluateur d’appel confirme ou
modifie le rapport. L’évaluateur d’appel doit motiver sa décision
s’il s’écarte des recommandations figurant dans l’avis du comité
paritaire d’évaluation.
Le rapport est alors clôturé et porté à la connaissance du titulaire
de poste. A ce stade de la procédure, en cas de désaccord, ce
dernier a toujours la faculté d’introduire une réclamation auprès de
l’autorité investie du pouvoir de nomination, au titre de l’article
90 du statut.
- Des dispositions spécifiques pour les titulaires de poste ayant le
même grade que leur évaluateur
Lorsqu’un chef d’unité appartient
au même grade que le titulaire du
poste, le validateur participe au dialogue, si le titulaire de
poste, l’évaluateur ou le validateur en fait la demande. Le
validateur doit obligatoirement faire part de ses observations
écrites dans la partie du rapport réservée à cette fin. Le comité
paritaire d’évaluation accorde une attention particulière aux appels
formés par un titulaire de poste appartenant au même grade que son
évaluateur. Enfin si, suite à cet appel, le comité paritaire n’est
pas en mesure de rendre un avis ou ne rend pas un avis unanime,
l’évaluateur d’appel doit organiser un dialogue avec le titulaire de
poste avant de confirmer ou modifier le rapport.
- L'EVALUATION DE LA DEMONSTRATION DU POTENTIEL POUR LES BESOINS
DE LA PROCEDURE DE CERTIFICATION
Les fonctionnaires du groupe de fonctions des AST sans restriction
de carrière (fonctionnaires ex B*) qui souhaitent se porter
candidats à cette procédure doivent, lorsqu'ils remplissent leur
auto-évaluation, demander à leur évaluateur de compléter une
rubrique "potentiel".
Pour rappel, la rubrique « potentiel » figurant dans le REC ne devra
être remplie que si le titulaire de poste en fait la demande
explicite dans son autoévaluation.
L'évaluateur devra nécessairement indiquer, à partir d’un menu
déroulant, les fonctions majoritairement effectuées par des
administrateurs assumées par le titulaire de poste au cours de
l’année 2007 (voir référentiel annexe I). Il pourra indiquer, le cas
échéant, à quelles occasions le titulaire a démontré son potentiel à
devenir un administrateur de par son rendement, ses aptitudes et/ou
sa conduite dans le service.
Il appartiendra au validateur de décider, sur la base des
commentaires introduits par l’évaluateur, si le titulaire de poste a
démontré ou non son potentiel à devenir un bon administrateur.
Reconduction et procédure de certification: en cas de reconduction,
la rubrique "potentiel" telle qu'établie dans le REC précédent sera
elle aussi considérée comme reconduite: si le fonctionnaire s'était
vu reconnaître le potentiel d'assumer des fonctions de niveau
"Administrateur", il sera supposé avoir également démontré son
potentiel au cours de l'année 2007; dans l'hypothèse contraire, une
reconduction du rapport précédent signifiera que le fonctionnaire
n'a pas été en mesure de démontrer son potentiel en 2007.
- STATISTIQUES RELATIVES AUX DERNIERS EXERCICES D’EVALUATION ET DE
PROMOTION
Des statistiques détaillées relatives aux exercices d’évaluation et
de promotion 2007 peuvent être consultées en annexes :
- L'annexe II reprend les taux de promotion constatés (nombre de
fonctionnaires promus sur nombre de fonctionnaires dans le grade).
- L’annexe III indique la distribution des notes de mérite par
grade.
- L’annexe IV reprend la distribution des points de priorité «
direction générale », par direction générale et par grade
promouvable.
- L’annexe V reprend une série d’informations sur l’ancienneté de
grade, l’âge et le profil de carrière des promus.
- L'annexe VI indique l'ancienneté moyenne et les écarts-types
utilisés pour chacun des grades pour définir les profils de
carrière.
- L'annexe VII indique la distribution des points de priorité
accordés pour des activités dans l’intérêt de l’Institution, par
Direction générale.
L’attention du personnel est attirée sur les points suivants :
ANNEXE I
REFERENTIEL DES FONCTIONS EFFECTUEES MAJORITAIREMENT PAR LES
ADMINISTRATEURS
Fonctions AD (43)
- Analyse stratégique
- Analyse socio-économique
- Analyse politique
- Analyse économique
- Développement de politiques
- Conception des politiques du personnel
- Suivi des politiques
- Coordination des politiques
- Conception de la législation
- Gestion de la législation
- Analyse et conseils juridiques
- Vérification de la législation et traitement des infractions
- Relations interinstitutionnelles
- Représentation et négociation
- Relations extérieures
- Planification et programmation
- Gestion de programmes
- Gestion de projets/processus
- Gestion de la qualité et évaluation
- Gestion des services IT
- Analyse et conseil techniques
- Direction et planification
- Encadrement du personnel de l’unité
- Gestion des ressources humaines
- Gestion administrative du personnel :
supervision des procédures relatives à la gestion
d'équipe (évaluation, promotion, formation, performance,
missions,…) et gestion des carrières
- Appui, révision et support linguistique
- Traduction
- Interprétation
- Coordination et consultation interne
- Coordination et consultation inter services
- Coordination horizontale
- Informations, communications, publications
- Communication externe
- Communication interne : production de
rapports d’information et conception de sessions
d’information (pour les membres de l’unité, de la
hiérarchie, de la Commission, …)
- Gestion de contrat
- Budget et Finance : supervision et contrôle
des transactions financières et budgétaires de l’unité,
de l’allocation interne du budget pour l’unité ainsi que
de la productivité des dépenses.
- Budget et Finance : validation des demandes
de paiement, examen des rapports annuels et de clôture
des interventions
- Statistiques
- Assistance technique
- Contrôle et inspection
- Audit interne
- Audit externe
- Travail scientifique et en laboratoire
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ANNEXE II
EXERCICE DE PROMOTION 2007
TAUX DE PROMOTION CONSTATES
ANNEXE III
EXERCICE D'EVALUATION 2007
DISTRIBUTION DES NOTES DES RAPPORTS ANNUELS RELATIFS A L’ANNEE 2006
(FONCTIONNAIRES)
ANNEXE IV
EXERCICE DE PROMOTION 2007
DISTRIBUTION DES POINTS DE PRIORITE « DIRECTION GENERALE »
ANNEXE V
EXERCICE DE PROMOTION 2007
ANCIENNETE DE GRADE, AGE ET PROFIL DE CARRIERE DES FONCTIONNAIRES
PROMUS
(Fonctionnaires rémunérés sur la partie fonctionnement du budget
général)
ANNEXE VI
EXERCICE DE PROMOTION 2007
DEFINITION DES PROFILS DE CARRIERE
ANNEXE VII
EXERCICE DE PROMOTION 2007
DISTRIBUTION DES POINTS DE PRIORITE ACCORDES POUR DES ACTIVITES DANS
L'INTERET DE L'INSTITUTION, PAR DIRECTION GENERALE
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Footnotes
(1) Hors fonctionnaires ou agents
temporaires occupant des fonctions de directeur général ou équivalent,
et de directeur ou équivalent
(2) Le terme « titulaire de poste » désigne indifféremment les
fonctionnaires et les agents temporaires. |
