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EXERCICE D'EVALUATION ET DE PROMOTION 2009
Période de référence:
du 1er janvier au 31
décembre 2008
Cette information administrative explique les différents aspects du nouveau
système d'évaluation et de promotion(1).
Cet exercice d’évaluation et de promotion est mené sur base des nouvelles dispositions
générales d’exécution (DGE)
de l’article
43 et
de l’article
45 du statut, adoptées par la Commission le 18 juin 2008.
Le nouveau système d'évaluation et de promotion repose sur les principes suivants:
les notes de mérite sont remplacées par cinq niveaux de performance (IA, IB,
II, III, et IV) qui résument l'évaluation des performances annuelles des fonctionnaires
et des agents temporaires. Afin de faciliter l'évaluation harmonisée du rendement,
des compétences et de la conduite dans le service du personnel de la Commission,
de nouveaux standards communs d'évaluation sont d'application pour l'exercice
en cours.
L'évaluation influence directement la promotion car, à chaque niveau de performance
(sauf celui (IV) pour lequel la performance du/de la titulaire n'a pas atteint
le niveau de prestation attendu) correspond une fourchette de trois points de
promotion qui sont attribués sur base de critères précis. Ces points de promotion
sont dorénavant les seuls points pris en compte pour l'exercice de promotion.
La plupart des seuils de promotion étant fixes et connus à l'avance, les fonctionnaires
peuvent facilement prévoir l'évolution de leur carrière.
Les exercices d'évaluation et de promotion se déroulant simultanément, la nouvelle
structure des comités paritaires d'évaluation et de promotion allège les procédures
d'appels. En effet, tous les appels contre les rapports d'évaluation et contre
les points de promotion sont traités en une seule phase par deux comités paritaires
d'évaluation et de promotion organisés centralement (comité AD et comité AST).
Les comités sont aussi chargés de surveiller le bon déroulement des exercices
d'évaluation et de promotion.
- PRINCIPES GENERAUX DE L'EVALUATION
Chaque année, les performances du personnel de la Commission sont évaluées.
Cette évaluation fait l’objet d’un rapport individuel, appelé rapport d’évaluation,
établi à partir de l’application informatique Sysper2.
1.1 Qui doit être évalué ?
Tous les fonctionnaires et agents temporaires (titulaires de poste) ayant
été en activité(2) ou détachés dans l’intérêt du service, pendant au moins un
mois en continu au cours de l’année 2008, doivent être évalués. Les agents
contractuels sont évalués suivant d'autres règles.
Les exceptions:
- Pour les titulaires de poste qui ont quitté définitivement les institutions
communautaires en 2008 ou qui seront amenés à les quitter en 2009, un rapport
ne doit être établi qu'à la condition qu'ils/elles en fassent la demande
écrite à leur évaluateur.
- Les titulaires de poste occupant des fonctions de directeur général
ou équivalent et de directeur ou équivalent ne sont pas concernés par cet
exercice annuel. Ils/elles font l’objet d’une évaluation selon des modalités
particulières.
1.2 Quels sont les outils de l'évaluation ?
1.2.1 Les objectifs et les critères d'évaluation
Les évaluateurs s’assurent que chaque fonctionnaire et agent temporaire
dispose d’objectifs, ceux-ci constituant la base de l'évaluation du rendement.
Les objectifs doivent s’aligner sur le programme de travail de la direction
générale et de l'unité et sur la description de poste du/de la titulaire.
Ils doivent être assortis de critères à partir desquels les résultats seront
évalués ainsi que des conditions dans lesquelles ils sont censés être atteints.
1.2.2 Les standards communs d'évaluation
Des standards communs d’évaluation sont d'application obligatoire dans
l’ensemble des services de la Commission. Ces standards communs d'évaluation
ont été révisés par la direction générale Personnel et Administration, après
consultation des différents services et du comité paritaire de suivi de l'évaluation
et de la promotion. Ils ont été publiés à l'attention du personnel dans
l'IA
n° 22-2008 afin d'être pris en compte dès l'exercice d'évaluation 2009.
Les standards s’appliquent à l’évaluation du rendement, des compétences et
de la conduite dans le service. Ils ont pour objet d'harmoniser l'évaluation
au sein d'une direction générale, de faciliter le dialogue entre l'évaluateur
et l'évalué et d'assurer la comparabilité des appréciations données dans l'ensemble
des directions générales. Si nécessaire, les standards peuvent être complétés
au début de la période de référence par les directions générales, en accord
avec la DG ADMIN, pour couvrir des aspects spécifiques liés à leur mission.
Dans ce cas, ils doivent être publiés à l’attention du personnel de la direction
générale au début de la période de référence.
Une seule description par standard reflète le niveau de performance attendu
pour chaque titulaire. L’évaluateur choisit, parmi l’éventail de standards
à sa disposition, ceux qui s’appliquent au/à la titulaire. L'évaluateur et
le validateur jugeront si le/la titulaire de poste a atteint, dépassé le niveau
décrit ou, au contraire, ne l'a pas atteint et décideront en conséquence de
l'appréciation à donner.
1.3 Quelle est la période couverte par le nouvel exercice d’évaluation
?
La période de référence qui fait l’objet de l’évaluation est celle allant
du 1er janvier 2008 au 31 décembre 2008.
En cas de mobilité d'un(e) titulaire de poste ou d'un évaluateur au cours
de la période de référence, l'évaluateur rédige dans Sysper2 une contribution
qui sera prise en compte par l'évaluateur responsable du rapport annuel. Pour
l'exercice 2009, les contributions des évaluateurs figurent dans les rapports
simplifiés ou intermédiaires établis au cours de l'année 2008.
1.4 Le rapport d’évaluation et les cinq niveaux de performance
Le rapport d'évaluation(3) sert à recueillir les informations se rapportant aux
prestations individuelles d'un(e) titulaire de poste pendant une période de
référence.
Le/la titulaire dispose d'une rubrique dans laquelle il/elle insère son autoévaluation.
Le rapport se divise ensuite en trois rubriques, permettant à l'évaluateur
d'apprécier sous forme de commentaires qualitatifs :
- Le rendement : évalué au regard des objectifs individuels assortis de
critères d’évaluation qui sont fixés pour chaque titulaire de poste au début
de la période de référence; l’évaluation du rendement consiste à indiquer
dans quelle mesure le/la titulaire de poste a atteint ses objectifs, en
tenant compte du contexte de travail. Pour cette rubrique, des standards
communs d’évaluation portant sur la gestion, la planification, la réalisation
et la qualité du travail doivent également être utilisés.
- Les compétences : évaluées sur base des standards communs d’évaluation
qui concernant la communication, la négociation, l’analyse des problèmes
et la mise en œuvre de solutions, ou la prise en compte de l’environnement
de travail. Pour les titulaires de poste qui assument des fonctions d’encadrement,
les compétences relatives au leadership, à la gestion des personnes et à
la gestion des ressources financières doivent également être évaluées.
- La conduite dans le service qui décrit le comportement du/de la titulaire
de poste dans son environnement de travail. Les standards communs d'évaluation
couvrent des aspects tels que la capacité à travailler en équipe, la culture
de service, l’engagement dans le travail, le développement personnel et
le leadership.
Ces commentaires qualitatifs sont synthétisés par un des cinq niveaux de
performance suivants:
| IA |
®
La performance du/de la titulaire a constamment dépassé le niveau de prestations
attendu*. |
| IB |
®
La performance du/de la titulaire a fréquemment dépassé le niveau de prestations
attendu*. |
| II |
®
La performance du/de la titulaire a atteint le niveau de prestations attendu*. |
| III |
®
La performance du/de la titulaire a partiellement atteint le niveau de
prestations attendu*. |
| IV |
®
La performance du/de la titulaire n'a pas atteint le niveau de prestations
attendu*. |
* quant au rendement, aux compétences et à la conduite dans le service.
Pour chaque direction générale, des pourcentages maxima s’appliquent aux niveaux
de performance IA (8% des fonctionnaires de chaque grade) et IB (22% des fonctionnaires
de chaque grade). Le résultat de l’application de ces pourcentages étant systématiquement
arrondi à l’unité supérieure, une deuxième vérification du respect des pourcentages
s’opère au niveau de chaque groupe de fonction.
1.5 Evaluation de la démonstration du potentiel pour les besoins de la
procédure de certification
Les fonctionnaires du groupe de fonctions AST sans restriction de carrière
qui souhaitent se porter candidats à la procédure de certification doivent,
lorsqu'ils/elles remplissent leur autoévaluation, demander à leur évaluateur
de compléter une rubrique "potentiel".
Pour rappel, la rubrique "potentiel" figurant dans le rapport d’évaluation
ne doit être remplie que si le/la titulaire de poste en fait la demande explicite
dans son autoévaluation.
L'évaluateur indique, à partir d’un menu déroulant, quelles fonctions de niveau
Administrateur (voir référentiel
sur la page
"certification, exercice 2008"), le/la titulaire de poste a assumées
au cours de l’année 2008. Il/elle indique, le cas échéant, à quelles occasions
le/la titulaire a démontré son potentiel à devenir administrateur de par son
rendement, ses compétences et/ou sa conduite dans le service.
Il appartient au validateur de décider, sur la base des commentaires introduits
par l’évaluateur, si le/la titulaire de poste a démontré ou non son potentiel
à devenir administrateur.
1.6 Quelles sont les règles d’application ?
Les
dispositions générales d’exécution de l’article 43 du statut adoptées
par la Commission le 18 juin 2008 s’appliquent aux rapports d’évaluation annuels
couvrant l’année 2008 des fonctionnaires et des agents temporaires, tant pour
le budget fonctionnement que pour le budget recherche de la Commission.
Pour le personnel affecté au service extérieur de la Commission, la décision
de la Commission du 19 décembre 2008 relative aux modalités d'évaluation et de promotion
s'applique.
- PRINCIPES GENERAUX DE LA PROMOTION
Un exercice de promotion est organisé chaque année. Il comprend l'attribution
de points de promotion et l'établissement d'une liste des fonctionnaires promus.
Les points de promotion sont les seuls points pris en compte pour la promotion.
Tous les autres types de points, tels que les points de priorité attribués
par les directions générales (PPDG), les points de priorité dans l'intérêt
de l'institution (PPII), les points de compensation pour congé de convenance
personnelle ou pour retard de carrière ont été supprimés.
2.1 Qui participe à l'exercice de promotion ?
Sont concernés par l'exercice de promotion tous les fonctionnaires rémunérés
sur les crédits du budget général, à l’exception des fonctionnaires des grades
AST11, AST7/C et AST5/D, ainsi que les fonctionnaires des grades supérieurs
au grade AD13.
Il n'y a pas d'exercice de promotion pour les agents temporaires, ni pour
les agents contractuels (l'exercice de reclassement des agents contractuels
est régi par des règles particulières).
2.2 Les points de promotion et leurs critères d'attribution
Un fonctionnaire peut se voir attribuer
- 10, 11 ou 12 points de promotion, si sa performance correspond au niveau
de performance IA;
- 7, 8 ou 9 points de promotion, si sa performance correspond au niveau
de performance IB;
- 4, 5 ou 6 points de promotion, si sa performance correspond au niveau
de performance II;
- 1, 2 ou 3 points de promotion, si sa performance correspond au niveau
de performance III;
- aucun point de promotion, si sa performance correspond au niveau de
performance IV.
Sont éligibles aux points de promotion :
- les fonctionnaires qui étaient l'année précédant l'exercice de
promotion en position d'activité (y compris en congé de maladie, de
maternité, parental ou familial, en congé pour service militaire,) ou
détachés dans l'intérêt du service;
- les fonctionnaires stagiaires dont le stage est arrivé à échéance au
plus tard le 31 décembre 2008.
Au début de chaque année, le directeur général établit, après consultation
des directeurs et des chefs d'unité, les critères selon lesquels les points
de promotion seront attribués. Ces critères tiennent compte des quatre éléments
suivants :
- l'évaluation qualitative couvrant l'année précédant l'exercice de promotion;
- l'utilisation dans l'exercice des fonctions de langues autres que la
langue dont le fonctionnaire a justifié posséder une connaissance approfondie
lors de son recrutement;
- le niveau de responsabilités exercées durant la période de référence;
- les tâches accomplies dans l'intérêt de l'institution, pour autant qu'elles
ne fassent pas partie des activités habituelles du fonctionnaire. Ces tâches
ne donnent plus lieu à l'attribution de PPII mais figurent néanmoins parmi
les critères à prendre en considération pour l'attribution des points de
promotion.
Ces tâches sont les suivantes :
- Président/membre d'un jury de concours ou d'un comité paritaire de sélection
d'agents temporaires,
- Assesseur d'un jury,
- Correcteur d'épreuves de concours
- Président/membre d'un comité paritaire.
Les critères détaillés relatifs à l'attribution des points de promotion
sont communiqués au personnel par chaque direction générale.
Pour chaque fonctionnaire, l'information concernant l'utilisation des langues
et le niveau de responsabilités est incluse dans le rapport d'évaluation.
S'agissant des tâches accomplies dans l'intérêt de l'institution, l'information
sera collectée centralement par la DG ADMIN auprès d'EPSO, des Présidents
des comités paritaires et des directions générales. La liste des fonctionnaires
ayant participé aux tâches reprises ci-dessus fera l'objet d'une publication
par le biais d'une information administrative.
2.3 Les seuils de promotion
2.3.1 Tous les grades, à l'exception des grades de fin de carrière
(AD12, AST10, AST6/C et AST4/D)
Les DGE de l'article 45 du statut prévoient un "plan de convergence" pour
la période 2008-2011. Il précise à quel rythme doit s'opérer la transition
des vitesses "historiques" de promotion constatées sur la période
2000-2004 vers les vitesses qui découlent des taux multiplicateurs repris
à l'annexe IB du statut.
Le plan de convergence mentionne pour chaque année le temps d'attente moyen
dans le grade avant promotion. Ce temps d'attente est la base à partir de
laquelle est calculé le seuil de promotion selon la formule suivante :
Temps d'attente moyen x nombre moyen de
points de promotion distribués par fonctionnaire = seuil de promotion.
L’avantage d’une telle approche est qu’elle permet de déterminer, à l’avance,
la valeur du seuil de promotion.
Tous les fonctionnaires qui disposent d'un nombre de points supérieur
ou égal au seuil de promotion et qui remplissent les conditions spécifiées
au point 2.6 sont promus.
| |
Seuils de promotion 2009 |
|
AD13 |
30 |
|
AD11 |
30 |
|
AD10 |
27 |
|
AD09 |
24 |
|
AD08 |
23 |
|
AD07 |
18 |
|
AD06 |
18 |
|
AD05 |
18 |
|
AST09 |
30 |
|
AST08 |
31 |
|
AST07 |
24 |
|
AST06 |
24 |
|
AST05 |
24 |
|
AST04 |
18 |
|
AST03 |
18 |
|
AST02 |
18 |
|
AST01 |
18 |
|
AST05.C |
35 |
|
AST04.C |
27 |
|
AST03.C |
24 |
|
AST02.C |
24 |
|
AST03.D |
27 |
2.3.2 Les grades de fin de carrière (AD12, AST10, AST6/C et AST4/D)
Pour les grades de fin de carrière, il n'existe pas de temps d'attente
moyen historique.
Pour ces grades, les seuils annuels sont annoncés lors du lancement officiel
de l'exercice mais ils restent indicatifs jusqu'à la fin de l'exercice de
promotion. En promouvant le nombre fixé de fonctionnaires, le seuil définitif
est déterminé par le nombre de points obtenu par le dernier fonctionnaire
promu.
Si les possibilités budgétaires ne permettent pas de promouvoir tous les fonctionnaires
qui ont accumulé un nombre de points exactement identique au seuil, le comité
paritaire d'évaluation et de promotion propose parmi les fonctionnaires à
égalité de points (ex aequo), ceux qui peuvent faire l'objet d'une promotion
en recourant à des critères subsidiaires comme l'ancienneté dans le grade
et des considérations liées à l'égalité des chances ou à la nature des fonctions
exercées.
Le statut prévoit toutefois une augmentation graduelle des taux annuels de
promotion pour les grades de fin de carrière jusqu'en 2011, ce qui signifie
que le nombre de promotions augmentera de manière significative dans les années
à venir.
| |
Seuils indicatifs 2009 |
|
AD12 |
48 |
|
AST10 |
52 |
|
AST06.C |
47 |
|
AST04.D |
52 |
2.4 L'accumulation des points dans le sac à dos
Le fonctionnaire accumule dans un sac à dos les points de promotion (de
1 à 12) octroyés chaque année en fonction de son rapport d'évaluation et des
critères d'attribution des points de promotion fixés par le directeur général.
Après la promotion, le nombre de points correspondant au seuil de promotion
est déduit du total de points accumulés. Le solde éventuel est reporté pour
les exercices suivants.
2.5 Le calcul des contingents de points de promotion disponibles par niveau
de performance, par grade et par direction générale
Le nombre total de points de promotion dont dispose chaque direction générale
pour chaque grade et niveau de performances est égal à :
Niveau de
performance |
Calcul des points de promotion disponibles
par niveau
de performance |
| IA |
10,5 points par fonctionnaire dans le niveau IA |
| IB |
7,5 points par fonctionnaire dans le niveau IB |
| II |
5,1 points par fonctionnaire dans le niveau II |
| III |
2 points par fonctionnaire dans le niveau III |
| IV |
0 point |
Le calcul se fait uniquement par grade; il n’existe aucune possibilité
de transfert de points d’un grade vers un autre grade. Les résultats obtenus
sont arrondis au nombre entier supérieur le plus proche.
Si dans certains grades, le contingent de points disponibles pour un niveau
de performance ne permet pas d'attribuer à au moins un fonctionnaire le nombre
de points de promotion le plus élevé prévu pour le niveau de performance en
question, le directeur général adresse éventuellement une demande de dérogation
à l'intention du comité paritaire d'évaluation et de promotion.
2.6 Qui est promu ?
Un/une fonctionnaire peut faire l'objet d'une décision de promotion si :
- Il/elle a acquis, au plus tard le 31 décembre de l'année de l'exercice
de promotion, le minimum d'ancienneté dans le grade requis par le statut
(deux ans);
- Il/elle a démontré sa capacité à travailler dans une troisième
langue si sa promotion intervient après le 1er mai 2004 et s'il s'agit
de sa première promotion après recrutement.
- Il/elle est en position d'activité (y compris en congé de maladie,
de maternité, parental ou familial et en congé pour service militaire)
ou détachement dans l'intérêt du service) à la date de l'adoption des
décisions de promotion par l'Autorité Investie du Pouvoir de Nomination
(AIPN);
- sa performance ne correspond pas au niveau IV (insuffisance professionnelle).
Toute décision de promotion d'un fonctionnaire faisant l'objet d'une procédure
disciplinaire est suspendue jusqu'à ce que soient connus les résultats de
cette procédure.
2.7 Dates d'effet de la promotion
Les promotions prennent effet le 1er janvier de l'année de l'exercice
de promotion. Si à cette date, le fonctionnaire ne possède pas l'ancienneté
minimale requise, la promotion prend effet le premier jour du mois qui suit
celui au cours duquel cette ancienneté est acquise.
2.8 Démonstration de la capacité à travailler dans une troisième langue
Pour plus de détails une information administrative supplémentaire
sera publiée en janvier.
Tous les fonctionnaires dont la première promotion après recrutement prend
effet après le 30 avril 2006 sont tenus de démontrer leur capacité à travailler
dans une troisième langue.
| Nouveau ! |
A partir de l'exercice 2009, le niveau requis est
le niveau 6 des cours de langues interinstitutionnels. |
Si un/une fonctionnaire a atteint le niveau 4 (niveau requis pendant la
phase de transition qui s'est achevée le 31 décembre 2008) mais qu'il/elle
n'a pas été promu(e), il/elle est tenu(e) de démontrer, avant promotion, avoir
atteint le niveau 6.
2.9 Quelles sont les règles d'application ?
Les dispositions générales d'exécution de l'article 45 du statut adoptées
par la Commission le 18 juin 2008 s'appliquent à la promotion des fonctionnaires
relevant tant du budget de fonctionnement que du budget de recherche.
A l'exception de l'article 9, paragraphe 3, ces dispositions générales ne
s'appliquent pas à la promotion résultant d'une nomination suite à la publication
d'un avis de vacance conformément à l'article 29, paragraphe 1 (a) (iii) du
statut (poste de management).
- DEROULEMENT DE L'EXERCICE D'EVALUATION ET DE PROMOTION
A partir de cette année, l’exercice d’évaluation et l’exercice de promotion
se déroulent simultanément. L’exercice couvrant l’année 2008 sera lancé le
7 janvier 2009. Les rapports d’évaluation annuels devraient être finalisés,
en règle générale, le 20 mai 2009 au plus tard, permettant ainsi à
l’AIPN de prendre les décisions de promotion fin juillet 2009. Pour le personnel
affecté au service extérieur, une procédure et des délais spécifiques sont
prévus.
La procédure d’évaluation et de promotion est gérée par l’application informatique
Sysper2, système électronique sécurisé. Chaque fonctionnaire dispose d'un
dossier d'évaluation et d'un dossier de promotion qui font partie intégrante
de son dossier personnel. Il/elle y accède au moyen d'un mot de passe personnel
et secret. Le dossier d'évaluation comporte l'ensemble des rapports d'évaluation
établis dans Sysper2, et le dossier de promotion reprend notamment des informations
sur le nombre de points de promotion attribués au titre de l'exercice en cours
ainsi que le nombre total de points de promotion accumulés. Les titulaires
de poste qui se trouvent dans l’impossibilité durable d'accéder à Sysper2
pourront recourir à d’autres formes de communication écrite.
3.1 Les acteurs de l’évaluation et de la promotion
| Dénomination |
Personne(s) concernée(s) |
| Titulaire de poste |
La personne à évaluer. |
| Evaluateur |
Le supérieur hiérarchique du/de la titulaire
de poste (en règle générale, le chef d'unité)
à la fin de la période couverte par le rapport (31 décembre). |
| Validateur |
Le supérieur hiérarchique direct de
l’évaluateur (en règle générale le directeur);
il est déterminé lors de sa 1ère intervention dans le processus d'évaluation. |
| Evaluateur d'appel |
Dans la plupart des cas, le directeur
général; il est également déterminé lors
de sa première intervention. |
Comité paritaire de
l'évaluation et de
la promotion ou CPEP |
Un comité paritaire par groupe de fonctions
(un pour les AD, un pour les AST), et sept groupes
paritaires de travail par comité (un par groupe de services). |
| Directeur |
Dans le cadre de l'exercice de promotion,
il est déterminé lors de sa 1ère intervention
dans le processus de promotion. |
| Directeur général |
Dans le cadre de l’exercice de promotion,
il établit les intentions formelles d’attribution
des points de promotion. |
Autorité Investie du
Pouvoir de Nomination
AIPN "Promotion" |
Dans le cadre de l'exercice de promotion,
il s'agit du directeur général de
la DG personnel et administration. |
3.2 Quelles sont les étapes de la procédure d’évaluation et de promotion
?
3.2.1 L’autoévaluation
Suite à la demande de l’évaluateur, le/la titulaire de poste doit établir
une autoévaluation, dans un délai de huit jours ouvrables. Pour ce faire,
il utilise les standards communs d’évaluation. Dans la perspective de la procédure
de promotion, le/la titulaire est également invité(e) à commenter son niveau
de responsabilités et à mentionner les langues qu'il/elle utilise effectivement
dans l’exercice de ses fonctions, pour répondre aux besoins du service.
Le/la titulaire de poste doit indiquer dans son autoévaluation s'il/si elle
a été élu(e) à la représentation du personnel, ou désigné(e) par celle-ci.
Il/elle doit dans ce cas séparer son autoévaluation en deux sections distinctes,
afin que l'évaluateur consulte le groupe ad hoc sur la partie relative aux
activités effectuées dans le cadre des fonctions exercées en tant qu'élu ou
désigné. Cette consultation se fait en dehors de Sysper2.
Des dispositions particulières sont prévues par les DGE de l'article 43 et
de l'article 45 pour les fonctionnaires détachés à 100% ou à 50% auprès de
la représentation du personnel.
Les jours d’absences justifiées (missions, congés, maladie, …) sont à décompter
des délais octroyés aux titulaires pendant la procédure.
3.2.2 Le dialogue
Après la réception de l’autoévaluation, l’évaluateur tient un dialogue avec
le/la titulaire de poste. Ce dialogue porte sur l’évaluation de ses performances
pendant l’année 2008, la fixation des objectifs pour l’année en cours et la
mise à jour des besoins en formation couvrant au moins l’année 2009. Les objectifs
fixés pour l’année 2009 doivent être mesurables et cohérents avec le programme
de travail de la direction générale et de l’unité.
Si le/la titulaire de poste a mentionné dans l'autoévaluation ses activités
en tant qu'élu(e) ou désigné(e) à la représentation du personnel, l'évaluateur
doit avoir consulté le groupe ad-hoc. Il doit disposer de l’avis du groupe
ad hoc avant la tenue du dialogue.
Durant le dialogue, l’évaluateur ne fait pas référence à un niveau de performance.
3.2.3 La rédaction du rapport qualitatif par l’évaluateur
Dans les dix jours ouvrables suivant le dialogue, l’évaluateur rédige un projet
de rapport qualitatif, Il dispose pour cela de l’autoévaluation, des éléments
ressortant du dialogue, des objectifs fixés pour la période de référence et
des standards communs d’évaluation. Le cas échéant, il tient compte des rapports
intermédiaires ou rapports simplifiés établis par d'autres évaluateurs au
cours de l'année 2008 (voir point 4.2. ci-après) ainsi que de l'avis du groupe
ad hoc.
3.2.4 L’intervention du validateur et les commentaires éventuels du/de
la titulaire de poste
Après un examen des commentaires figurant dans le rapport et la vérification
de l’application des standards, le validateur confirme ou complète l’évaluation
qualitative et la transmet au/à la titulaire de poste qui dispose ensuite
de cinq jours ouvrables pour réagir. Les commentaires éventuels du/de la titulaire
de poste sont renvoyés au validateur.
3.2.5 La proposition du niveau de performance par le validateur ; la proposition
des points de promotion par le directeur
Sur base des suggestions des évaluateurs et du contenu des évaluations qualitatives,
le validateur propose un niveau de performance pour chaque fonctionnaire et
agent temporaire.
Pour chaque fonctionnaire, le directeur propose des points de promotion en
relation avec le niveau de performance indiqués par les validateurs.
3.2.6 La concertation
Le directeur général, en concertation avec l’encadrement supérieur, identifie,
grade par grade, les fonctionnaires dont le niveau de performance correspond
aux niveaux IA et IB et établit ses intentions formelles provisoires d'attribution
de points de promotion. Ces éléments sont ensuite insérés dans le module Sysper2.
C'est lors de cette concertation que sont répertoriés les grades dans lesquels
le contingent de points disponibles pour un niveau de performance ne permet
pas d'attribuer à au moins un fonctionnaire le nombre de points de promotion
le plus élevé prévu pour le niveau de performance en question. Une demande
de dérogation peut être transmise au comité paritaire d'évaluation et de promotion
afin d'obtenir une augmentation des contingents de points de promotion dans
les grades problématiques.
3.2.7 La consultation du comité paritaire d’évaluation et de promotion
Les comités paritaires d’évaluation et de promotion se réunissent dans un
délai de cinq jours ouvrables suivant la transmission par la DG ADMIN de l’analyse
statistique des propositions des directions générales. Les comités disposent
de huit jours ouvrables pour adresser des recommandations éventuelles aux
directions générales. Ces recommandations sont portées à la connaissance du
personnel par voie d’Information Administrative.
Les comités paritaires examinent également les demandes de dérogation introduites
par les directions générales. En cas d'avis positif du comité, les contingents
de points de promotion sont adaptés en conséquence dans SYSPER2.
3.2.8 Finalisation des rapports d’évaluation et des points de promotion
Suite aux recommandations du comité paritaire d’évaluation et de promotion,
le directeur général peut confirmer ou modifier la liste des fonctionnaires
pouvant se voir reconnaître le niveau de performance IA ou IB, et confirmer
ou modifier ses intentions formelles d'attribution des points de promotion.
La DG ADMIN vérifie ensuite le respect des pourcentages maxima prévus pour
les niveaux IA et IB et des contingents de points de promotion disponibles.
Dès réception de l’accord de la part de la DG ADMIN, les validateurs valident
tous les rapports d’évaluation par groupe de fonction. Par cette action, les
rapports sont transmis aux titulaires de poste.
Simultanément, le directeur général valide les listes de promotion, et rend
les dossiers de promotion accessibles aux titulaires.
3.2.9 L’acceptation ou le refus du rapport et/ou des points de promotion
par le/la titulaire de poste
Le/la titulaire de poste dispose de 8 jours ouvrables pour accepter – avec
ou sans commentaires – ou refuser son rapport d’évaluation et/ou ses points
de promotion. L’acceptation clôture le rapport, le refus le fait passer en
phase d’appel.
3.2.10
Règles spécifiques pour le service extérieur
Chaque titulaire de
poste a deux validateurs qui assument conjointement ce rôle. En cas de
désaccord entre le premier et le deuxième validateur, la décision finale
revient au deuxième validateur.
Le comité de direction du service extérieur identifie sur proposition du
directeur général de la direction générale des Relations extérieures et
sur base des évaluations qualitatives individuelles ceux dont la
performance au cours de la période de référence correspond aux niveaux IA
et IB. Il approuve également les intentions formelles provisoires
relatives à l'attribution des points de promotion.
3.3 Calendrier de l'exercice général
| Acteurs |
Actions
|
Délais |
Calendrier 2009 |
| ADMIN |
Lancement de l'exercice par
voie d'Information Administrative |
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7 janvier |
DG +
management |
Echange de vue sur les
performances démontrées dans la DG, dans chaque grade au cours de la
période de référence. |
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12 janvier |
| DG |
Publication des standards
communs d'évaluation et des éventuels standards propres à la direction
générale pour l'année suivante. |
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fin février
au plus tard |
| Communication des critères
d'attribution points de promotion |
| Evaluateur ou Responsable
Ressources Humaines |
Création des rapports dans
Sysper2 |
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à partir du 8 janvier |
| Titulaire de poste
|
Autoévaluation |
8 jours ouvrables |
jusqu'au 4 février
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| Titulaire de poste + Evaluateur
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Dialogue : évaluation des
prestations pendant la période de référence, fixation des objectifs pour
l'année, mise à jour des besoins en formation |
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4 - 20 février |
| Evaluateur |
Projet de rapport qualitatif
(pas d'indication de niveau de performance), révision et validation des
objectifs |
Dialogue + 10 jours ouvrables
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25 février -6 mars |
| Validateur |
Vérification de
l’application des standards communs, comparaison des mérites,
confirmation ou modification des commentaires; transmission du rapport
qualitatif au/à la titulaire de poste sans indication de niveau de
performance. |
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13 mars au plus tard |
| Titulaire de poste
|
Observations éventuelles
pour le validateur, ou renvoi au validateur sans commentaire |
5 jours ouvrables |
20 mars au plus tard |
| Validateur |
Suite aux observations du/de
la titulaire de poste, confirmation, ajouts ou correction du rapport.
Proposition de niveaux de performance via une liste dans Sysper2.
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25 mars au plus tard |
| Directeurs + Directeurs
Généraux Adjoints |
Propositions relatives aux
intentions formelles d'attribution de points de promotion |
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25 mars au plus tard |
| Concertation DG + Validateurs
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Identification grade par
grade, des niveaux de performance IA (8%) et IB (22%) |
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30 mars – 3 avril |
| Directeur Général + directeurs
|
Intentions formelles provisoires
relatives à l'attribution des points de promotion dans les dossiers de
promotion, via une liste dans Sysper2 |
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| DGs |
Délai pour la soumission
des propositions des niveaux et des points dans Sysper2 |
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8 avril |
| ADMIN |
Transmission des statistiques
aux comités paritaires |
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17 avril au plus tard |
| CPEP AD |
Vérification du bon
déroulement de l’exercice pour le groupe de fonction AD;
recommandations éventuelles au directeur général et à DG ADMIN,
transmission de l'analyse du Comité au personnel. |
8 jours ouvrables |
22 avril |
| CPEP AST |
Vérification du bon
déroulement de l’exercice pour le groupe de fonction AST;
recommandations éventuelles au directeur général et à DG ADMIN;
transmission de l'analyse du Comité au personnel. |
23 avril |
| Directeur Général + Validateurs
|
Eventuellement, nouvelle
concertation sur base des recommandations du CPEP |
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27 – 30 avril |
| Directeur Général |
Confirmation ou
modification des niveaux de performance IA et IB;
confirmation ou modification des listes des points de promotion dans les
dossiers de promotion, via une liste dans Sysper2 |
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15 mai au plus tard |
| ADMIN |
Vérification du respect des
pourcentages et des points par rapport aux points disponibles par grade
et par niveau de performance; accord pour finalisation des rapports par
le validateur, et des listes de points par DG |
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20 mai au plus tard |
| Validateur |
Validation des rapports et
des niveaux de performance, et transmission du rapport au/à la titulaire.
|
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20 mai au plus tard |
| Directeur Général |
Validation des listes des
points dans les dossiers de promotion, et transmission du dossier de promotion
au/à la titulaire |
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20 mai au plus tard |
| Titulaire
de poste |
Accepte le rapport,
avec ou sans commentaire = clôture du rapport |
Refuse le rapport,
et lance un recours
au CPEP |
8 jours ouvrables
|
5 juin au
plus tard |
| Accepte les
points de promotion attribués |
Refuse le nombre
de points, et
lance un recours au CPEP |
3.4 Quelles sont les étapes de la phase d'appel ?
3.4.1 L’appel au comité paritaire d’évaluation et de promotion
Le/la titulaire de poste peut contester son rapport d'évaluation, le niveau
de performance, ou les points de promotion qui lui ont été octroyés. L’appel
peut être lancé indifféremment à partir du rapport d’évaluation, ou du dossier
de promotion. Chaque volet de l’appel doit être dûment motivé.
En cas d’appel contre le rapport, le/la titulaire peut demander un deuxième
dialogue – optionnel – avec son validateur. Celui-ci doit être organisé dans
les 8 jours ouvrables suivant la saisine du comité. Que le dialogue ait été
demandé ou non, le validateur dispose de dix jours ouvrables suivant la saisine
du comité pour rendre un avis sur l’appel. Cet avis est transmis au/à la titulaire
de poste qui dispose de cinq jours ouvrables pour réagir si nécessaire aux
commentaires du validateur. Le rapport est ensuite transmis au comité paritaire
d’évaluation et de promotion.
3.4.2 Les travaux du comité paritaire d’évaluation et de promotion
Deux comités paritaires d'évaluation et de promotion sont institués: un pour
les fonctionnaires et agents temporaires du groupe de
fonctions AD, et un pour ceux du groupe de fonctions AST.
Les comités paritaires examinent individuellement tous les appels. En cas
d'appel contre le rapport d'évaluation, les comités n'ont pas vocation à se
substituer aux acteurs: ils vérifient le respect de la procédure et examinent
dans quelle mesure le rapport a été établi conformément aux standards d’évaluation
définis pour la direction générale concernée.
En cas d'appel contre les points de promotion, les comités vérifient le respect
des critères d'attribution des points de promotion.
Les membres des comités adoptent un avis qui porte sur tous les volets de
l'appel et qui contient une conclusion opérationnelle motivée, avec recommandation
à l'évaluateur d'appel et/ou à l'AIPN; les positions minoritaires exprimées,
si l'avis n'a pas été adopté à l'unanimité. En cas de partage égal de voix,
aucun avis n'est adopté, ce qui doit être signalé.
Si l'appel porte uniquement sur le rapport d'évaluation, l'avis du comité
est inséré dans le rapport. Si l'appel concerne les points de promotion, l'avis
du comité est inséré dans le dossier de promotion.
L'avis est porté à la connaissance du/de la titulaire de poste, de l'évaluateur,
du validateur et de l'évaluateur d’appel, par l'intermédiaire de Sysper2.
La composition des comités paritaires d'évaluation et de promotion et des
groupes de travail dont le rôle est de préparer les délibérations des comités
sera portée à la connaissance du personnel en temps utile.
3.4.3 La décision de l'évaluateur d'appel, en cas d'appel contre le rapport
L'évaluateur d’appel dispose de 5 jours ouvrables, après réception de l'avis
du comité, pour confirmer ou modifier le rapport. Si sa décision ne suit pas
l'avis du comité, celle-ci doit être motivée.
Si le/la titulaire de poste et l’évaluateur ou le validateur ont le même grade,
l'évaluateur d'appel porte une attention particulière à l'examen de cet appel
lorsque le comité n'a pas émis d'avis ou lorsque cet avis a donné lieu à un
vote.
Le rapport est alors clôturé et porté à la connaissance du/de la titulaire
de poste. A ce stade de la procédure, en cas de désaccord, ce dernier a la
faculté – endéans les trois mois - d’introduire une réclamation auprès de
l’AIPN, au titre de l’article 90 du statut.
3.4.4 La décision de l'AIPN, en cas d'appel contre les points de promotion
Après réception de l’avis du comité paritaire d’évaluation et de promotion,
et simultanément aux travaux de l’évaluateur d’appel, l’AIPN promotion (directeur
général ADMIN) attribue le nombre final de points de promotion aux fonctionnaires
ayant fait un appel contre les points de promotion, ainsi qu’à ceux pour lesquels
l’évaluateur d’appel a modifié le niveau de performance.
En cas de désaccord, le fonctionnaire a la faculté – endéans les trois mois
- d’introduire une réclamation auprès de l’AIPN, au titre de l’article 90
du statut.
3.5 Calendrier de la phase d'appel
| Acteurs |
Appel contre le rapport
|
Appel contre les points de promotion
|
Délais |
Calendrier 2009 |
| Titulaire de poste |
Lancement de l'appel contre le rapport
|
Lancement de l'appel contre les points
de promotion |
|
5 juin au plus tard |
| Titulaire de poste + Validateur
|
Deuxième dialogue optionnel avec le
validateur |
|
8 jours ouvrables après lancement de
l'appel |
16 juin au plus tard |
| Validateur |
Avis du validateur sur l'appel |
|
10 jours ouvrables après lancement
de l'appel |
19 juin au plus tard |
| Titulaire de poste |
Commentaires du/de la titulaire sur
l'avis du validateur |
|
5 jours ouvrables |
26 juin au plus tard |
| CPEP |
Adoption de l'avis par le comité paritaire
d'évaluation et de promotion à l'attention de l'évaluateur d'appel et/ou
de l'AIPN |
|
|
| Evaluateur d'appel |
Décision de l'évaluateur
d'appel sur le rapport = finalisation du rapport |
|
5 jours ouvrables |
24 juillet au plus tard |
| AIPN |
|
Décision de l'AIPN sur les points de
promotion |
|
24 juillet au plus tard |
| ADMIN |
|
Publication par voie d'Information
Administrative de la liste des promus |
|
31 juillet au plus tard |
- DISPOSITIONS TRANSITOIRES POUR L'EXERCICE D'EVALUATION ET DE PROMOTION
2009
4.1 Le recalcul des sacs à dos
Pour plus de détails une information administrative supplémentaire
sera publiée en janvier.
Avec la mise en œuvre du nouveau système, chaque fonctionnaire conserve les
droits acquis dans son sac à dos. Les points accumulés à la fin 2008 sont recalculés en tenant compte du nombre moyen de points distribués par fonctionnaire
dans le système en application jusqu'au 31 décembre 2008, d'une part (17 points)
et dans le nouveau système, d'autre part (6 points). Les résultats obtenus
sont arrondis au nombre entier supérieur le plus proche.
Le sac à dos est converti dans le nouveau système en multipliant les points
accumulés par le ratio 6/17ème.
Pour les fonctionnaires qui n'ont pas encore été promus et dont le sac à dos
comprend encore les 9 points de stage forfaitaires, deux ratios différents
s'appliquent. Pour les 9 points de stage, un prorata de 6/12ème est appliqué
(12 car 9 points pour 9 mois correspondent à 12 points pour un an). Pour le
solde du sac à dos, le prorata normal de 6/17ème est utilisé.
Les résultats obtenus sont arrondis au nombre entier supérieur le plus
proche.
4.2 Rapports intermédiaires et simplifiés établis pendant l'année 2008
Tous les rapports intermédiaires et simplifiés établis au cours de l’année
2008 et régis par les DGE de l’article 43 du statut adoptées par la Commission
le 23 décembre 2004 sont à prendre en compte par l’évaluateur responsable
du rapport annuel au titre de contributions à ce rapport. Dans ce contexte,
seuls les commentaires figurant dans ces rapports seront utilisés, les notes
de mérite n’étant plus d’application. Si une reconduction intermédiaire a
été établie au cours de l’année 2008, les commentaires figurant dans le rapport
annuel couvrant l’année 2007 feront office de contribution au rapport annuel.
4.3 Rapports de stage établis pendant l'année 2008
Les fonctionnaires ou agents temporaires disposant d'un rapport de fin
de stage établi pendant l'année 2008 – que la période de stage ait débuté
en 2007 ou en 2008 – participent à l'exercice annuel d'évaluation et de promotion.
Si le stage a débuté en 2007, le rapport d'évaluation annuel doit couvrir
la période allant du 1er janvier 2008 au 31 décembre 2008. Un prorata des
points de promotion sera ajouté aux points de promotion de l'année 2008, en
fonction des jours d'activité prestés en 2007 dans le cadre du stage.
Si le stage a débuté et s'est terminé dans le courant de l'année 2008 (au
plus tard le 31 décembre 2008), le rapport d'évaluation annuel doit couvrir
la période à partir du début du stage jusqu'au 31 décembre 2008.
4.4 Points pour dépassement de la durée théorique maximale dans le grade
La durée théorique de promotion vise à indiquer pour chaque fonctionnaire,
sous forme d’une fourchette, dans quels délais il/elle devrait être théoriquement
promu(e). Elle permet en particulier d’identifier des phénomènes de « décrochage
», c'est-à-dire des cas de fonctionnaires ayant des notes de mérite convenables
mais dont les perspectives de promotion s’éloignent au fil des exercices.
Les points pour dépassement de la durée théorique maximale dans le grade sont
octroyés, une seule fois en 2009, aux fonctionnaires dont l'ancienneté
de grade est supérieure à la durée théorique maximale dans le grade. Ils/elles
recevront (compte tenu des notes de mérite obtenus dans le grade depuis leur
dernière promotion et d'une allocation supposée de points de priorité) un
nombre de points selon la formule suivante :
Sur base de la durée théorique
maximale dans le grade, le/la titulaire aurait dû être promu(e) en
|
Nombre de points octroyés |
| 2005 ou plus tôt; |
4 points |
| 2006 |
3 points |
| 2007 |
2 points |
| 2008 |
1 point |
Pour les fonctionnaires concernés, ces points ont déjà été ajoutés au sac-à-dos
: ils figurent sous la rubrique "autres".
___________________
Footnotes
(1) Deux Informations Administratives
supplémentaires traiteront (a) de la conversion des sacs à dos et (b) de la
démonstration de la troisième langue avant une première promotion après
recrutement.
(2)
Les périodes
de congé de maladie, de maternité, familial, parental, ou pour raisons de
service militaire sont considérées comme périodes d’activité.
(3) Le terme « rapport d’évaluation »
remplace l'ancien terme « rapport d'évolution de carrière » (REC).
|
